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10 m√©todos para otimizar suas opera√ß√Ķes comerciais

A ideia de fazer melhorias consistentes, regulares e incrementais no trabalho está em toda parte. A Toyota introduziu o Kaizen, a Motorola criou o Six Sigma e as equipes de engenharia Agile usam a melhoria contínua.

O tema geral é a melhoria constante para evitar a estagnação do seu negócio.

Essas melhorias assumem in√ļmeras formas. Poderia ser t√£o simples como transportar determinados produtos para o balc√£o de compras por impulso de um supermercado ou reorganizar toda a linha de montagem para reduzir o desperd√≠cio.

De qualquer forma, sempre há espaço para melhorias. Você pode criar eficiências significativas prestando atenção aos seus processos e otimizando-os regularmente.

Continue lendo e aprenda como usar conceitos e m√©todos de otimiza√ß√£o de processos para agilizar suas opera√ß√Ķes comerciais.

Otimiza√ß√£o de processos: 10 m√©todos para otimizar suas opera√ß√Ķes comerciais

O que é otimização de processos?

A otimização de processos é a atividade contínua de observar, compreender, melhorar, testar e simplificar processos de negócios para maximizar os resultados de negócios desejados, como rendimento, eficiência, produtividade, lucratividade ou redução de custos/desperdícios.

Tipos de otimização de processos

Dependendo do processo, escala, impacto, etapas envolvidas e objetivos de negócios, existem vários métodos de otimização de processos. Alguns dos tipos mais comuns de otimização de processos são:

Otimização de pontos

Algumas situa√ß√Ķes podem ser otimizadas rapidamente ‚Äď identificando lacunas e tomando medidas imediatas para corrigi-las. Por exemplo, se um gerente de projeto encontrar algumas tarefas perdidas, ele poder√° criar uma lista de verifica√ß√£o.

Otimização do sistema

Alguns outros precisam de uma abordagem mais estratégica. Um gerente de engenharia que implanta dezenas de microsserviços na nuvem pode querer estudar todo o processo cuidadosamente para compreender as etapas interligadas e fazer melhorias holísticas.

Otimização enxuta

Tornada popular pela metodologia Kaizen, a otimização enxuta se concentra na redução de desperdícios. Isso geralmente é conseguido com automação, colaboração e simplificação de fluxos de trabalho.

Otimização de mineração de processos

Visto na engenharia e desenvolvimento de software, utiliza dados e monitoramento contínuo para identificar gargalos e ineficiências.

Otimização Seis Sigma

Isso normalmente se concentra na consist√™ncia, usando dados para identificar defeitos e varia√ß√Ķes.

Modelagem e simulação de processos

Como uma das etapas mais comumente usadas na maioria dos programas de otimiza√ß√£o de processos, envolve a visualiza√ß√£o e o teste ativo de v√°rias vers√Ķes de melhorias de processos para identificar a melhor.

Independentemente do tipo, as etapas fundamentais no projeto de otimiza√ß√£o eficaz de processos permanecem constantes. √Č isso que discutiremos a seguir.

Técnicas de Otimização de Processos

1. Identifique e priorize os processos a serem otimizados

Todo processo tem potencial para ser otimizado. Um bom analista de negócios saberá o que otimizar e quando. Como prática recomendada, comece fazendo as seguintes perguntas às equipes do projeto.

  • Quais processos de neg√≥cios demoram muito?
  • Quais processos falham com muita frequ√™ncia?
  • Onde ocorre o desperd√≠cio?
  • Quais equipes aguardam informa√ß√Ķes/aprova√ß√Ķes etc.?
  • Quais processos n√£o produzem resultados que atendam aos padr√Ķes estabelecidos na organiza√ß√£o?

Essas perguntas devem fornecer uma lista de processos que precisam ser otimizados. Depois de ter isso, comece a priorizar. Ao fazer isso, considere três fatores: esforço envolvido, interrupção esperada e resultados potenciais.

Se voc√™ est√° apenas come√ßando a otimizar os processos de neg√≥cios na organiza√ß√£o, talvez queira priorizar aqueles que exigem esfor√ßo moderado, causam interrup√ß√Ķes m√≠nimas e fornecem resultados m√©dios a altos.

Isso ajuda a fazer altera√ß√Ķes sem perturbar o carrinho da Apple enquanto demonstra resultados.

Se voc√™ tiver um programa maduro de otimiza√ß√£o de fluxo de trabalho, poder√° escolher processos de neg√≥cios que exijam muito esfor√ßo e causem grandes interrup√ß√Ķes, ao mesmo tempo em que oferecem resultados elevados. O risco de interrup√ß√£o pode valer a pena, considerando os resultados que produzir√°.

2. Analise e mapeie o processo atual

Ao executar a etapa anterior, você deve ter entendido os princípios básicos do processo. Agora é hora de analisá-lo mais detalhadamente.

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Liste cada etapa do processo com o máximo de detalhes possível. Fale com as equipes do projeto. Se eles colaborarem com outros departamentos, fale com eles também.

Anote cada inadequação/ineficiência em cada etapa. Por exemplo, em um processo de contas a pagar, o upload de faturas para o sistema ERP pode demorar muito, tornando-o pronto para automação. No departamento de marketing, alguns designs podem não ser da marca, exigindo melhores medidas de controle de qualidade.

Pergunte por que o processo √© do jeito que √©. Muitas vezes, as equipes de opera√ß√Ķes alteram os processos existentes sem compreender claramente o processo atual.

Isto pode ter efeitos desastrosos em outras partes do processo ou em outros processos conectados.

Depois de documentar essa an√°lise, mapeie os processos visualmente. Inclua processos relacionados para compreender todo o cen√°rio.

Use um gráfico de Gantt para distribuí-lo por um período de tempo. Isso nos ajuda a ver esses processos com clareza e a distribuí-los em vários cenários.

3. Brainstorming de melhorias nos processos de negócios

Pense nas v√°rias melhorias que voc√™ pode fazer nos processos de neg√≥cios ineficientes. Pe√ßa sugest√Ķes √† equipe do projeto ‚Äď muitas vezes, eles sabem melhor o que precisam.

Inspire-se em outros departamentos que j√° possam ter resolvido este problema. Explore todas as solu√ß√Ķes poss√≠veis.

Um mapa mental s√≥lido √© uma √≥tima maneira de documentar todas essas ideias sem temer uma p√°gina em branco ou restri√ß√Ķes de linhas e colunas.

4. Priorize melhorias

Discuta cada um em detalhes assim que tiver uma lista de poss√≠veis otimiza√ß√Ķes de processo. Identifique os que t√™m maior probabilidade de resolver o problema e entregar o resultado desejado, mantendo-se dentro das restri√ß√Ķes operacionais e or√ßament√°rias.

Por exemplo, se o problema for atrasos causados ‚Äč‚Äčpelo carregamento manual de faturas em papel para o ERP, a potencial melhoria do processo poder√° ser:

  • Implementa√ß√£o de um programa de digitaliza√ß√£o baseado em IA que extrai dados automaticamente e atualiza o ERP. Isso √© alto custo, alto esfor√ßo e ROI discut√≠vel
  • Adicionar mais pessoal para fazer a entrada de dados √© caro e n√£o escalon√°vel
  • Solicitando a todos os fornecedores que enviem faturas digitais por e-mail. Isso √© de baixo custo, alto esfor√ßo e tem um longo ciclo de mudan√ßa

Com base nas suas prioridades e restri√ß√Ķes, escolha a solu√ß√£o certa para voc√™.

5. Teste as melhorias do processo

Antes de implementar as melhorias no processo, teste-as em menor escala. Voc√™ pode fazer isso aplicando as altera√ß√Ķes a um pequeno conjunto de usu√°rios ou por um curto per√≠odo.

Monitore as respostas do usu√°rio √†s melhorias. Me√ßa os resultados. Colete feedback qualitativo e quantitativo de todas as partes interessadas para garantir que suas inten√ß√Ķes sejam atendidas.

6. Implementar e melhorar

Se o seu teste for bem-sucedido, implemente-o em toda a organização enquanto se prepara para o gerenciamento de mudanças.

  • Eduque todas as partes interessadas sobre as mudan√ßas que voc√™ fez
  • Convide-os a fazer perguntas e responder de forma proativa
  • Configure um sistema para resolver quaisquer problemas que eles possam enfrentar devido √† otimiza√ß√£o do processo que voc√™ implementou
  • Projete as m√©tricas e mecanismos para medir os resultados em escala

Mais importante ainda, monitore como cada usu√°rio est√° adotando o novo processo. Identifique oportunidades potenciais para otimiz√°-lo ainda mais. Mantenha sua caixa de entrada aberta para coment√°rios.

Benefícios e desafios da otimização de processos

A otimização de processos pode ser uma tarefa complexa. Envolve fazer mudanças pequenas, mas significativas, nos processos que as pessoas seguem diariamente, muitas vezes de forma subconsciente. Toda otimização de processo apresenta algum nível de interrupção.

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A √ļnica diferen√ßa entre os bem-sucedidos e os outros √© que os resultados dos primeiros superam os efeitos da disrup√ß√£o. Uma boa otimiza√ß√£o de processos pode benefici√°-lo de qualquer uma das seguintes maneiras.

Benefícios da otimização de processos

Minimizando ineficiências: Na maioria das vezes, o benefício mais significativo da otimização de processos é a eliminação de ineficiências. Reduz tempo, esforço manual, perda de rendimento, etc., para permitir que as equipes façam mais com menos.

Poupança de custos: Processos otimizados minimizam desperdícios e evitam perdas de produtividade como parte do processo. Isso economiza custos para a organização.

Por exemplo, se um desenvolvedor estiver esperando seis horas para que um ambiente de nuvem seja provisionado, reduzir isso pode economizar produtividade e remuneração.

Melhorando a qualidade: Um processo robusto é a base de uma produção de boa qualidade. A otimização dos processos garante o cumprimento de todos os procedimentos de qualidade, melhorando o produto final.

Promovendo a colaboração: embora um processo seja normalmente uma série de etapas, muitos envolvem várias pessoas ou equipes trabalhando juntas.

Um processo otimizado precisa de compartilhamento contínuo de conhecimento e transferências entre eles. A otimização contínua de processos permite isso, promovendo uma colaboração mais forte.

Mitigando riscos: O benefício frequentemente ignorado da otimização de processos é a sua capacidade de reduzir significativamente os riscos. Nos serviços financeiros, um processo bem otimizado pode prevenir fraudes.

Na √°rea da sa√ļde, pode salvar vidas. No software, pode minimizar viola√ß√Ķes de seguran√ßa e fortalecer as posturas de privacidade, confidencialidade, seguran√ßa e conformidade.

Uma intervenção operacional que possa proporcionar benefícios tão excepcionais não é isenta de desafios. Vamos explorar o que você provavelmente encontrará em sua jornada de otimização de processos e como superá-los.

Desafios da otimização de processos

Vis√£o limitada do processo: Muitas vezes, as pessoas fazem altera√ß√Ķes em processos que consideram ineficientes. Assim, eles fazem altera√ß√Ķes sem compreender seu impacto nas pessoas, nos processos e nos fluxos de trabalho conectados.

Imagine mudar a cafetaria para a esplanada para poupar iluminação sem considerar o facto de não ter acesso para cadeiras de rodas. Tais mudanças podem ter consequências contraproducentes.

Complexidade do processo: Nem todos os processos s√£o simples e sequenciais. Portanto, mudar uma etapa pode fazer com que o restante dos processos complexos entre em colapso como uma pilha de cartas.

Resistência à mudança: As pessoas muitas vezes resistem à mudança, mesmo que não a rejeitem abertamente. Eles podem subconscientemente continuar a seguir o antigo processo, causando ineficiências para si e para os outros.

ROI insuficiente: A maioria dos programas de otimização de processos busca um retorno sobre o investimento por meio do aumento de vendas, produtividade, velocidade, etc. Os processos de negócios que não conseguem tornar esses retornos aparentes podem ser ignorados, perdendo oportunidades significativas.

Falta de ades√£o da lideran√ßa: Mudan√ßas pequenas e incrementais muitas vezes est√£o fora do radar da lideran√ßa empresarial. Isso torna essas otimiza√ß√Ķes de processos mais dif√≠ceis de implementar e aplicar.

Como voc√™ pode ver, esses desafios n√£o est√£o na otimiza√ß√£o do processo em si, mas na implementa√ß√£o do mesmo. Com as ferramentas certas de melhoria de processos, voc√™ pode superar esses desafios e agilizar as opera√ß√Ķes. Veja como.

Vivemos em um mundo de sobrecarga de ferramentas. Existem dezenas de ferramentas para colaboração, gerenciamento de projetos, comunicação e assim por diante. Aproveite a pilha de ferramentas certa para melhorar os resultados de seus esforços de otimização de processos.

Colete dados precisos e relevantes

A coleta de dados n√£o √© uma atividade √ļnica. Portanto, voc√™ precisa de uma abordagem sistem√°tica de m√ļltiplas perspectivas para tornar sua coleta de dados eficaz.

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Execute pesquisas para entender as preocupa√ß√Ķes da equipe com o processo que voc√™ deseja otimizar

Use um rastreador de tempo para medir quanto tempo leva cada etapa do processo. O rastreador de tempo Hive √© uma excelente ferramenta para fazer isso. Voc√™ pode iniciar/parar o cron√īmetro ou adicionar manualmente o tempo gasto. Voc√™ pode fazer isso em qualquer lugar: celular, navegador ou aplicativos nativos.

Veja os arquivos do projeto concluído para saber mais sobre como as tarefas são executadas. Analise comentários e listas de verificação para analisar os processos atuais.

Colabore de forma eficaz

Nenhum processo pode ser otimizado com sucesso sem colaboração, seja durante a coleta de dados, o brainstorming de ideias, a implementação da mudança ou a medição de resultados. Faça isso corretamente com ferramentas de colaboração modernas.

Usar Bloco de notas Hive para fazer anota√ß√Ķes e compartilh√°-las com a equipe. O que mais? Use as ferramentas de IA para revis√°-los e resumi-los tamb√©m.

Use ferramentas como Hive Whiteboards para visualizar processos de negócios. Arraste e solte etapas, adicione dependências e torne-as visíveis para que todos possam comentar. Isso cria uma visibilidade abrangente, colocando todos no mesmo quadro!

Voc√™ tamb√©m pode usar Hive Mind Maps para simular melhorias potenciais e permitir que as equipes fa√ßam anota√ß√Ķes tamb√©m.

Debater ideias. Proponha altera√ß√Ķes em um documento, como Hive Docs, convidando membros da equipe para revisar e oferecer feedback. Use o recurso de coment√°rios para debater quaisquer melhorias sugeridas, explorando os pr√≥s e os contras de forma ass√≠ncrona.

Planeje e apresente melhor

Os desafios em torno da resistência à mudança e da adesão da liderança podem ser abordados com um melhor planeamento, apresentação e comunicação. Temos ferramentas para isso!

Use o Visualiza√ß√£o do gr√°fico de Gantt Hive para visualizar o processo ao longo do tempo. Crie visualiza√ß√Ķes antes e depois para mostrar a diferen√ßa que a otimiza√ß√£o do processo faz. Isso ajudar√° as equipes a imaginar as vantagens potenciais de aceitar a mudan√ßa.

Simplifique processos conectados com Depend√™ncias de Hive. Vincule tarefas relacionadas, clientes, pedidos, neg√≥cios, usu√°rios, relat√≥rios de bugs, documentos, etc. Visualize todos os relacionamentos e depend√™ncias em um s√≥ lugar para tomar as decis√Ķes corretas.

Usar Automa√ß√Ķes Hive para fazer o trabalho ocupado. Altere automaticamente os respons√°veis, as prioridades e aplique tags para acelerar o programa de otimiza√ß√£o de processos. Acione tarefas com base em qualquer a√ß√£o ou condi√ß√£o.

Hive √© a √ļnica plataforma de produtividade que re√ļne todo o seu trabalho em um s√≥ lugar. Com o poder de v√°rios recursos integrados projetados para fornecer controle sobre seus processos, √© o melhor lugar para come√ßar seu projeto de otimiza√ß√£o de processos.

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