Você já se envolveu em um projeto até os joelhos e percebeu que não tinha certeza do que o projeto deveria alcançar, quais tarefas precisam ser concluídas para chegar lá e quem é responsável por elas?
Não se preocupe; todos nós já estivemos lá. É por isso que os modelos de escopo de projeto são um salva-vidas absoluto para gerentes de projeto.
Os modelos de escopo do projeto são ferramentas essenciais para qualquer gerente de projeto que deseja planejar e executar um projeto bem-sucedido. Eles fornecem um esboço claro dos objetivos, entregas, cronogramas e orçamento do projeto, permitindo que os gerentes de projeto definam o escopo e garantam que todos os envolvidos entendam suas funções e responsabilidades.
Esteja você gerenciando um projeto de pequena ou grande escala, usar um modelo para definir seu escopo de trabalho pode economizar tempo e esforço, fornecendo uma estrutura para planejar e executar seu projeto. Nesta postagem do blog, falaremos sobre o que é um modelo de escopo de projeto e o que é um bom modelo. Em seguida, compartilharemos 10 de nossos modelos de escopo de projeto favoritos para que você possa escolher a melhor solução para sua equipe.
10 modelos de escopo de projeto
O que é um modelo de escopo de projeto?
Um modelo de escopo de projeto é um documento abrangente que ajuda os gerentes de projeto a organizar os detalhes e componentes críticos de um novo projeto. É essencialmente o seu plano de projeto completo.
Esses modelos normalmente incluem uma série de informações projetadas para garantir a conclusão bem-sucedida de um projeto. Alguns dos componentes mais comuns são:
- O propósito e a visão do projeto
- Partes interessadas e seus requisitos
- Critérios para o sucesso
- Membros da equipe do projeto e suas funções e responsabilidades
- Marcos específicos para concluir tarefas
- Riscos associados ao projeto e abordagens para mitigá-los
Além disso, um modelo de escopo do projeto descreverá os objetivos, resultados, controles do projeto, tarefas, custos e o cronograma do projeto. Com esta estrutura abrangente implementada antes de iniciar um projeto, é mais provável que as equipes trabalhem de forma eficiente e colaborativa em direção aos seus objetivos.
O que torna um bom modelo de escopo de projeto?
Os modelos de escopo do projeto não precisam apenas ter as informações necessárias escritas acima; eles também precisam ser fáceis de usar, simples de atualizar e compartilhar e focar na coleta de informações concisas, mas completas. Aqui estão alguns elementos que constituem bons modelos de escopo:
- Descreve com precisão a visão do projeto: Uma declaração do escopo do projeto com uma descrição do propósito do projeto, as partes interessadas relevantes e os critérios para o sucesso
- Detalha todas as informações do projeto de missão crítica: Inclui objetivos, resultados, membros da equipe e suas funções e responsabilidades, marcos do projeto, estimativas de custos e um cronograma proposto
- Identifica quaisquer riscos potenciais do projeto: Com estratégias ou planos para mitigá-los
- Detalha os detalhes do orçamento: Planejar a redução de custos ou contratempos no cronograma, maneiras de interpretar o orçamento e parâmetros de cronograma que podem afetar o custo total do projeto
- Usa um formato de modelo flexível: Fácil de fazer alterações e revisões com uma experiência de usuário simples e sem frustrações para todos os membros da equipe que precisam fazer referência ao escopo
Um bom modelo deve ser abrangente o suficiente para fornecer os detalhes e o contexto mais importantes que a equipe precisa para começar, mas conciso o suficiente para que você não precise ler todo o material para chegar às partes mais críticas. Estes modelos de planeamento estratégico devem proporcionar clareza e não aumentar a confusão.
Em última análise, o melhor modelo para sua equipe e seus projetos será aquele que dá às partes interessadas a ideia mais clara do que precisam fazer para que todos os envolvidos possam trabalhar em direção a um resultado bem-sucedido.
10 modelos de escopo de projeto que você deve experimentar
Usar um modelo de escopo é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos em seu arsenal. Isso pode economizar tempo e esforço, ao mesmo tempo que minimiza o risco de falha do projeto. Com um modelo bem elaborado, os gerentes de projeto podem ter certeza de que terão uma abordagem abrangente e estruturada de planejamento, garantindo que seu projeto seja entregue dentro do prazo, do orçamento e do padrão exigido.
Existem muitos tipos diferentes de modelos de escopo de projeto, mas aqui estão nossos 10 favoritos.
1. Modelo de escopo do projeto Hive
Às vezes, o melhor lugar para começar a organizar um novo projeto é em um quadro branco. Mas nos ambientes de trabalho distribuídos de hoje, os membros da equipe geralmente estão localizados do outro lado do país, em vez de na sala. É por isso que criamos o modelo de quadro branco de escopo do projeto Hive. Ele tem todos os benefícios de um quadro branco físico, além de vários outros recursos que o tornam muito mais prático do que o original.
O modelo de quadro branco do escopo do projeto apresenta:
- Uma placa com 7 componentes incluindo informações, justificativa, escopo, objetivos de negócios, resultados, exclusões e suposições
- Um quadro branco digital flexível que permite personalizar à vontade adicionando ou removendo “notas adesivas”, adicionando texto, hiperlinks, anexos de arquivos, fotos e desenhos à mão livre e compartilhando com outros colegas de equipe para uma colaboração perfeita
Este quadro branco é o lugar perfeito para iniciar a organização do seu projeto. Faça um brainstorming dos grandes elementos do seu projeto antes de passar para outro modelo para obter todos os detalhes.
2. Modelo de escopo de trabalho Hive
Quando terminar de usar nosso modelo de quadro branco (ou se precisar de mais estrutura e detalhes desde o início), use o modelo de escopo de trabalho Hive para planejar totalmente seu projeto do início ao fim.
Este modelo define as tarefas a serem realizadas em um projeto, incluindo objetivos, resultados, cronogramas, marcos e detalhes adicionais. Embora não seja juridicamente vinculativo, serve como um acordo comum entre todas as partes interessadas sobre o que é necessário para concluir o projeto com sucesso.
3. Modelo de escopo de trabalho do site Hive
Se o projeto para o qual você procura um template é o desenvolvimento de sites, você está com sorte! Projetamos o modelo de escopo de trabalho do site Hive apenas para você.
O modelo de escopo de trabalho do site apresenta:
- Uma seção de histórico e objetivos que inclui informações de contato da sua empresa e do cliente, detalhes de alto nível do projeto, uma declaração de propósito e problema, visão geral do projeto e lista de metas e objetivos do projeto
- Seção de escopo de trabalho e tarefas que detalha o escopo do projeto em 3 fases: 1) design e desenvolvimento de sites; 2) arquitetura da informação, e 3) configuração de host e domínio. Observe que essas fases podem ser editadas para se adequarem ao seu escopo específico. Também possui uma seção para listar todas as tarefas associadas ao 3 fases
- Entregáveis, componentes e requisitos seção com tabelas para organizar e visualizar facilmente todas as entregas do projeto, o cronograma do projeto e as datas de entrega
- Um preço final, suposições e aceitação onde você pode fornecer estimativas detalhadas de despesas, listar suposições do projeto e obter a aprovação do cliente
Este modelo oferece um plano de jogo de projeto de site claro e organizado que você pode compartilhar com os clientes. Juntos, usem esse visual para trabalhar no processo do projeto e mantê-los informados sobre as atividades atualizadas e em andamento.
4. Modelo de plano de gerenciamento de escopo Hive
O Clique para cima Modelo de plano de gerenciamento de escopo descreve como o escopo de um projeto será definido, validado e controlado ao longo de seu ciclo de vida. Junto com os detalhes padrão do projeto, como objetivos, entregas e cronogramas, os planos de gerenciamento de escopo se concentram em como sua equipe gerenciará o aumento do escopo – fazendo mais do que o planejado originalmente.
O modelo de gerenciamento de escopo apresenta:
- Uma seção de declaração de problema onde você pode identificar e descrever o problema que o projeto resolverá
- Uma seção de oportunidades onde você explicará como capitalizará esse problema e as soluções que planeja trazer para a mesa
- Uma seção de metas do projeto onde você pode listar as conquistas que gostaria que este projeto alcançasse
- Uma seção de escopo onde você pode determinar claramente quais tarefas ou preocupações se enquadram no escopo do projeto e quais não
- Uma seção de aprovações para fazer com que o gerente do projeto e o patrocinador assinem
Deixe este modelo servir como um guia para sua equipe garantir que o projeto continue no caminho certo e que todas as partes interessadas estejam cientes dos limites e objetivos do projeto.
5. Modelo de esboço do escopo Hive
Os desenvolvedores de aplicativos geralmente têm escopos de projeto que diferem significativamente de outros tipos de projetos, por isso criamos o modelo de esboço do escopo do aplicativo Hive apenas para você!
Os recursos do modelo de esboço do escopo do aplicativo:
- Uma seção de histórico do projeto para fornecer uma visão geral rápida do problema ou ponto problemático que o novo aplicativo pretende resolver, o que o aplicativo pretende que seus usuários experimentem e sintam e os objetivos de criação do aplicativo
- Uma seção de requisitos de negócios onde você pode criar uma lista de verificação das tarefas que o aplicativo concluído precisa ser capaz de realizar
- Uma seção de escopo do aplicativo onde você pode listar os diferentes componentes do escopo do projeto (ou seja, plataforma, design UX, análises, página inicial, página de ajuda, etc.) e adicionar notas ou comentários sobre cada requisito
Este modelo de documento de escopo de projeto de aplicativo pode ser utilizado por desenvolvedores de aplicativos para organizar, rastrear e arquivar os requisitos de negócios necessários para criar e executar um aplicativo.
6. Modelo de termo de projeto Hive
Um termo de abertura do projeto documenta o início formal de um projeto, proporcionando ao gerente do projeto autoridade para usar recursos organizacionais para concluí-lo. É uma etapa importante no processo de gerenciamento de projetos, por isso criamos o modelo de termo de abertura do projeto Hive para garantir que você cubra todas as bases necessárias.
O estatuto atua como referência durante todo o ciclo de vida do projeto, garantindo que todos os membros da equipe e partes interessadas estejam alinhados. Ele também fornece uma base para a tomada de decisões, resolução de problemas e gerenciamento de mudanças.
Bônus: Carta da Equipe e modelos de estatuto de equipe!
7. Modelo de plano de execução do projeto Hive
O modelo de plano de execução de projeto Hive pode ajudar a padronizar os procedimentos de planejamento e execução de projetos da sua organização. Ele serve como um guia para os membros da equipe do projeto, permitindo-lhes executar o projeto de forma eficiente e eficaz, garantindo ao mesmo tempo que ele esteja alinhado com o escopo do projeto.
O modelo de plano de execução do projeto apresenta:
- Uma página inicial que lista todas as subcategorias junto com seus proprietários e colaboradores
- 6 seções principais, incluindo escopo do projeto, metas do projeto, especificações, alocação de recursos, cronograma do projeto e plano de comunicação
Observação: este modelo pode ser utilizado como uma ferramenta em sua solução de software de gerenciamento de projetos!
8. Modelo de resultados do projeto Hive
Embora muitos de nossos outros modelos tenham uma seção de entregas, o modelo de entregas do projeto Hive oferece a máxima supervisão e gerenciamento de todas as partes móveis relacionadas ao seu projeto.
O modelo de entregas do projeto apresenta:
- Os campos personalizados que pode ser ajustado às suas preferências, incluindo menus suspensos, uma barra de progresso calculada automaticamente e formatação de células para números, dinheiro, fórmulas e texto simples
- Um modelo totalmente editável e personalizável para que você possa personalizar visualizações, automatizar e adicionar dependências e criar campos de fórmula personalizados que atendam perfeitamente às suas necessidades.
Use este modelo sozinho para gerenciar as subtarefas do seu projeto ou como uma versão mais detalhada da lista de entregas que você cria em um dos modelos de escopo de projeto mais abrangentes.
9. Modelo de declaração de escopo de projeto do Microsoft Word
Embora tenhamos certeza de que o Hive oferece os melhores modelos de escopo de projeto e software de gerenciamento, sabemos que nem sempre você tem permissão para escolher sua própria plataforma de produtividade para uso comercial. Se você está limitado ao Microsoft Office, a boa notícia é que o Microsoft Word possui um recurso pesquisável biblioteca de modelos do Office que pode atender às suas necessidades.
Quando você pesquisa “escopo do projeto” na biblioteca de modelos, várias opções de aparência promissora aparecem, incluindo um modelo de escopo de projeto financeiro, um modelo de planejador de projeto, um relatório de desempenho do projeto e um planejador de cronograma detalhado.
Pode exigir um pouco de trabalho braçal e criatividade, mas com os campos de pesquisa certos, você pode compilar diversos documentos que, quando usados em conjunto, podem ajudá-lo a manter seus projetos visíveis e organizados.
10. Modelo de escopo do projeto em Excel por mapa das partes interessadas
Outra opção dentro do pacote de soluções da Microsoft é esta Modelo de Declaração do Escopo do Projeto projetado para ser usado no Excel. O modelo inclui seções para detalhes do projeto e controle de documentos, descrição do escopo do projeto, descrições do escopo das entregas, critérios de aceitação do projeto, suposições e restrições e exclusões do projeto.
Embora não seja tão fácil de usar quanto os modelos Hive, esta alternativa do Excel, no entanto, cobre os componentes mais críticos do escopo do projeto e fará o trabalho rapidamente.
Otimize os escopos do seu projeto hoje
Os modelos de escopo do projeto fornecem o roteiro valioso que você precisa para unificar sua equipe e fazer com que todos trabalhem em direção ao objetivo comum de um resultado de projeto bem-sucedido. Fornecer essas informações antecipadamente em um formato organizado e claro reduz o risco de atraso no projeto ou falha de comunicação que leva a erros.
Hive oferece o padrão ouro em gerenciamento de projetos e colaboração em equipe. Selecione entre nossa ampla variedade de modelos de gerenciamento para personalizar seu espaço de trabalho de acordo com as necessidades do seu projeto. Divida facilmente seu projeto em subtarefas e atribua membros da equipe a cada uma para garantir que tudo cumpra o cronograma. E quando você precisar colaborar com outras partes interessadas ou membros da equipe, compartilhe facilmente tarefas, adicione comentários e anexe arquivos diretamente no seu espaço de trabalho.
É grátis começar a usar o Hive, então experimente hoje para ver como um pouco de planejamento antecipado do escopo pode levar ao sucesso do projeto no futuro.
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