Um projeto desorganizado leva ao caos – e o caos leva a um trabalho abaixo da média. 😵💫
Os gerentes de projeto já têm muito que fazer, você não precisa reinventar a roda para entregar um trabalho de alta qualidade com rapidez, eficiência e prazo. ⚙️
Em vez disso, concentre seus esforços em sua equipe e em suas cargas de trabalho, contando com uma solução dinâmica de gerenciamento de projetos projetada para fazer o trabalho pesado para você.
Isso não é novidade—nós sabemos como um software de gerenciamento de projetos adequado pode melhorar os níveis de estresse de qualquer gerente de projeto diariamente, mas essas ferramentas são tão poderosas quanto as pessoas que as utilizam! Sério, de que adianta investir em todos esses recursos se você não sabe como integrá-los aos seus fluxos de trabalho e compartilhá-los com a equipe?
É aí que os modelos entram em jogo. 🙌🏼
Hoje em dia existe um modelo para tudo e eles podem ser recursos poderosos para agilizar alguns dos aspectos mais demorados do gerenciamento de projetos, como o desenvolvimento de novas ideias, o planejamento de projetos inteiros e o gerenciamento de fluxos de trabalho.
Se você está enfrentando exatamente esses pontos problemáticos, procurando uma atualização em seus processos atuais ou simplesmente precisa fazer as coisas andarem o mais rápido possível, este blog é para você. Vasculhamos um mar de modelos para trazer a você esta lista selecionada de 10 modelos de matriz para gerenciar, organizar e agir em seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos, desde o brainstorming até a execução. 📈
O que é um modelo de matriz?
Os modelos de matriz ajudam a organizar e priorizar suas ideias de acordo com a viabilidade do projeto e o valor do usuário. Também conhecido como modelo de matriz, o ajudará a criar o processo e o sistema de gerenciamento para determinar quais projetos potenciais têm maior probabilidade de acontecer e ter sucesso.
A boa notícia é que, não importa seu estilo de trabalho, você poderia usar um diagrama de matriz para qualquer caso de uso.
Você pode adicionar colunas ou linhas extras ao seu diagrama de matriz para acomodar coisas como grandes conjuntos de dados, detalhes adicionais, mídia ou contexto. Mas nada é obrigatório, é tudo uma questão de fazer o que funciona melhor para você!
Planilhas, tabelas e diagramas são estruturas excelentes para construir sua matriz, o que torna ferramentas como Microsoft Excel e PowerPoint destinos comuns para esses recursos. Mas só porque essas ferramentas são populares não significa que sejam as mais funcionais, intuitivas ou flexíveis. 👀
Em parte, é por isso que os modelos de matriz são pontos de partida tão essenciais. Eles estabelecem a base para ajudá-lo a começar a usar essas ferramentas com mais eficiência e, mais importante, ajudam você a criar seu diagrama de matriz com mais rapidez!
PS, incluímos modelos para Excel, PowerPoint e muito mais, para que você não precise alterar seu software preferido para começar a aproveitar ao máximo seu modelo de matriz. 🙂
Mas como é realmente um bom modelo de matriz? E quais são os elementos essenciais que você precisa saber antes de fazer o download? Nós vamos te mostrar. 🤓
O que procurar em seu próximo modelo de matriz
Os melhores modelos de matriz são:
- Customizável
- Colaborativo
- Fácil de editar
- Altamente visual
- Intuitivo de usar e ler
Essas podem parecer qualidades óbvias, mas é mais difícil do que parece encontrar modelos que se destaquem em cada uma dessas áreas.
Se o seu modelo não for personalizável, então TBH não é um modelo. Os modelos de matriz fornecem uma estrutura pronta para construir seu diagrama de matriz. Eles não apenas fornecem espaço para você preencher os detalhes do seu projeto adequadamente, mas também o instruem sobre quais informações vão para onde.
Um dos principais benefícios de criar um diagrama matricial é visualizar e transmitir claramente suas principais prioridades em ordem de urgência, importância e viabilidade. Com qualquer um dos modelos de matriz a seguir, você poderá começar a classificar ou filtrar suas ideias de projeto para investir seu tempo da maneira mais valiosa.
Então, sem mais delongas, vamos começar.
10 modelos de matriz que todo gerente de projeto precisa
Os diagramas de matriz pesam o risco potencial em relação à recompensa potencial de qualquer ideia. Em teoria, você poderia até criar um diagrama de matriz para determinar qual desses modelos é o certo para você!
Embora você possa criar um diagrama de matriz do zero, os modelos ajudam a adicionar informações críticas adicionais, se necessário, e, mais importante, ajudam a construir seu diagrama rapidamente. 💨
Além disso, eles são bonitos de se ver! Ao justificar suas escolhas para superiores ou principais partes interessadas, os modelos de matriz podem servir como um auxílio visual limpo e claro para apresentar ideias rapidamente.
Use qualquer um desses 10 modelos de matriz para trazer um elemento visual e colaborativo ao seu processo de tomada de decisão de gerenciamento de projetos usando Hive, PowerPoint e Google Slides.
1. Modelo de matriz de decisão de grade de suposição por Hive
Esteja você planejando orçamento, gerenciando o departamento ou criando uma campanha de marketing, um modelo de tomada de decisão estratégica é essencial para qualquer pilha de tecnologia. O Hive não é apenas a plataforma de produtividade definitiva para gerenciar esses projetos pesados, mas o modelo de matriz de decisão de grade de suposição da Hive é o modelo definitivo para fazer as escolhas relacionadas com facilidade e confiança.
Este modelo de matriz personalizável e flexível organiza suas ideias entre si com base na certeza e no risco usando os quadros brancos colaborativos do Hive. Neste diagrama pré-construído, você pode adicionar contexto crítico a cada ideia em seu próprio post-it e, em seguida, classificá-las em uma matriz codificada por cores.
Este diagrama de matriz cobre o básico e deixa espaço para você adicionar mais detalhes, cores e mídia à medida que suas ideias evoluem. Além disso, embora o software de quadro branco digital seja uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos, os Hive Whiteboards são a única opção que lhe dá o poder de transformar qualquer ideia diretamente em uma tarefa acionável. O que significa que você pode usar este modelo para priorizar sua ideia principal e criar e atribuir tarefas instantaneamente para construir todo o seu fluxo de trabalho.
Outro grande benefício de usar este modelo Hive? Ele aplica automaticamente um Guia de Introdução Hive Doc para guiá-lo em cada detalhe e garantir que você esteja usando este modelo em sua capacidade máxima.
2. Modelo de matriz de esforço de impacto por Hive
A tomada de decisões estratégicas envolve a definição do problema, a coleta de informações, a identificação de alternativas e o monitoramento dos resultados. O modelo de matriz de esforço de impacto da Hive facilita esse processo, ajudando os gerentes de projeto a identificar a causa raiz dos problemas e a resolver soluções com base no esforço e na probabilidade de impacto.
Também conhecido como matriz de prioridade de ação, esse modelo personalizável é tão popular entre os gerentes quanto entre as equipes, ajudando os membros a priorizar suas tarefas com mais eficiência e a identificar rapidamente onde seu tempo é melhor gasto. Com cargas de trabalho mais estratégicas usando Hive Whiteboards, o modelo de matriz de esforço de impacto ajuda as equipes a otimizar os cronogramas e recursos de seus projetos para atingir seus objetivos e, ao mesmo tempo, reduzir o desperdício de tempo ou esforço.
A versatilidade e o design intuitivo tornam este modelo de matriz valioso para gerentes de projeto, líderes de equipe e scrum masters que buscam maximizar a produtividade da equipe.
O modelo de matriz de esforço de impacto Hive traça atividades em relação a:
- O nível de esforço: Mostrar a capacidade e os recursos necessários para alcançar o resultado desejado
- O nível de impacto: Para determinar quanto valor o resultado terá para o projeto ou empresa
3. Modelo de matriz de mensagens por Hive
Então, você passou meses desenvolvendo um novo produto – agora é hora de compartilhá-lo com o mundo! Antes do lançamento, certifique-se de escolher os canais adequados para atingir seu público-alvo.
O modelo de matriz de mensagens da Hive ajuda você a aproveitar as estratégias de mensagens mais eficazes com um roteiro pré-construído e personalizável para o posicionamento de sua marca.
As empresas muitas vezes recorrem a campanhas promocionais para gerar buzz e entusiasmo em torno de seus produtos antes do lançamento. Este modelo de matriz resume e sistematiza as mensagens da sua marca para garantir que qualquer conteúdo que você divulgue esteja alinhado com sua proposta de valor central.
Esta pasta repleta usa recursos como tags, status personalizados e várias visualizações de projeto para ajudá-lo a cobrir os itens de ação críticos de um lançamento de produto bem-sucedido para e-mail, plataformas sociais, cópia de site e SMS.
4. Modelo de matriz de Eisenhower por Hive
O Eisenhower Matrix Template da Hive é um excelente ponto de partida para iniciantes em diagramas de matrizes. Usando quadros brancos Hive e visualização de lista, este modelo ajuda pensadores visuais e solucionadores de problemas a gerenciar tarefas, tempo e ideias.
Na verdade, este modelo simples, mas eficaz, é o favorito entre os gerentes de projeto para priorizar tarefas rapidamente usando campos personalizados e desenvolver ideias desde o estágio de planejamento em seu quadro branco colaborativo.
O modelo de matriz Hive Eisenhower serve como uma fonte de verdade atualizada e confiável em todo o processo de gerenciamento de projetos para ajudar as equipes a entender melhor as prioridades e resultados nos cronogramas de seus projetos.
Nosso diagrama de matriz do quadro branco consiste em quatro quadrantes baseados em Urgência e Importância para que os gerentes de projeto possam efetivamente excluir, delegar, fazerou decidir sobre como avançar com os próximos itens de ação:
- Quadrante 1 é para tarefas importantes ou urgentes
- Quadrante 2 é para tarefas importantes, mas não urgentes
- Quadrante 3 é para tarefas menos importantes, mas urgentes
- Quadrante 4 é para tarefas menos importantes e não urgentes
Bônus: Quadrante da Dívida Técnica
5. Modelo de matriz de prioridade por Hive
Se você está procurando um modelo de amostra de matriz para classificar suas tarefas e garantir que nada importante seja acidentalmente colocado em segundo plano, você precisa do modelo de matriz de prioridade da Hive! Este modelo é uma ferramenta de tomada de decisão para ajudá-lo a se concentrar em metas de longo prazo, fornecendo um esboço para priorizar tarefas urgentes.
O que há de bom neste modelo de matriz de quadro branco é que ele pode ser personalizado e aplicado a praticamente qualquer caso de uso, tornando-o ideal para equipes ocupadas, departamentos inteiros ou gerentes que buscam aumentar a produtividade geral. No verdadeiro estilo de diagrama de matriz, este modelo pré-construído ajuda a analisar tarefas, separando-as em quatro quadrantes:
- Quadrante 1 para tarefas urgentes Faça primeiro
- Quadrante 2 para tarefas importantes, mas não urgentes, que você pode Faça mais tarde
- Quadrante 3 para que tarefas não importantes, mas urgentes, sejam Delegado
- Quadrante 4 para tarefas que podem, em última análise, ser Eliminado
6. Modelo de quadro branco de matriz BCG por Hive
Também conhecido como matriz de participação de crescimento, o modelo de quadro branco da matriz BCG da Hive é uma estrutura de gerenciamento de portfólio para empresas de médio e grande porte gerenciarem suas linhas de produtos.
Este modelo de matriz BCG organiza os produtos do portfólio em categorias gerenciáveis com base em fatores como preço (popularidade), qualidade (premium) e funcionalidade. Este modelo é especialmente útil para gerentes de projeto por sua facilidade de uso e capacidade de transmitir visualmente informações complexas e abstratas.
O crescimento e a participação de mercado são as duas principais métricas para determinar o sucesso de um produto usando este modelo e são representados ao longo dos dois eixos para criar os quatro quadrantes da matriz:
- Vacas leiteiras: Representa produtos com alta participação de mercado, mas em uma categoria de baixo crescimento
- Cães: Representam produtos de baixa participação e baixo lucro em uma indústria madura que deveria ser descontinuada
- Estrelas: São produtos de alto desempenho que exigem investimento constante para superar a concorrência e manter a participação no mercado
- Pergunta Marcas: Os produtos desta categoria precisam de uma análise aprofundada. O investimento pode transformar esses produtos em vacas leiteiras ou fracassar e degenerar em cães
7. Análise das partes interessadas por Hive
Não importa quanto tempo e pesquisa você tenha investido para defender sua nova iniciativa, tudo depende da aprovação das partes interessadas do projeto. 😳
É fundamental garantir a adesão e a aprovação das partes interessadas em seus projetos, sejam elas pares, colegas de trabalho, superiores ou clientes. Suas partes interessadas precisam entender de forma rápida e fácil como seu projeto se enquadra no cenário mais amplo do negócio.
O modelo de matriz de análise de partes interessadas da Hive ajuda equipes e gerentes de projeto a determinar como interagir adequadamente com líderes, clientes ou partes interessadas em potencial com base no poder, influência e interesse.
Esta análise abrangente utiliza um diagrama matricial para identificar e priorizar as principais partes interessadas com base na influência e no interesse de cada pessoa. Uma análise das partes interessadas, neste caso, prepara-o para a defesa de que necessita – e para a oposição potencial que poderá encontrar.
Também conhecido como grade de interesse de energia, este modelo de gerenciamento de projeto Hive Whiteboard ajuda você a:
- Obtenha confiança para obter adesão para projetos futuros
- Reúna informações vitais para um projeto de sucesso
- Planeje com antecedência e prepare-se para possíveis contratempos
- Proteja recursos e investimentos para se manter no caminho certo
8. Modelo do PowerPoint – matriz
Esteja você criando uma avaliação de projeto ou um diagrama SWOT, o modelo Matrix PowerPoint fará o trabalho. 💪🏼
Este modelo personalizável realmente brilha se você deseja mostrar processos de desenvolvimento de produtos, destacar o fluxo de informações ou construir diagramas de matriz complexos que avaliam ideias em relação a vários fatores diferentes.
Embora o PowerPoint já tenha estilos de matriz integrados, eles são bastante desatualizados. Este modelo fará com que seu diagrama pareça mais estético e fácil de ler, com a escolha de vários estilos de design para se adequar a diferentes projetos.
9. Modelo de matriz de tomada de decisão para PowerPoint
Como gerente de projeto, você terá muitas escolhas difíceis a fazer, mas este modelo fornece uma estrutura clara para ajudar a eliminar a emoção e as suposições do seu processo de tomada de decisão.
O modelo de matriz de tomada de decisão pode ser usado no PowerPoint ou no Apresentações Google e vem com três designs de slides, tornando-o um recurso visual útil para justificar grandes escolhas para gerentes e partes interessadas em reuniões.
Especialmente ao apresentar avaliações de risco, modelar uma matriz de decisão ponderada ou propor análises de causa raiz, este modelo irá ajudá-lo a chegar e comunicar conclusões viáveis para uma ampla gama de tópicos.
10. Modelo de Matriz de Comunicação
O que é ótimo neste modelo é que ele pode ser usado no Apresentações Google, PowerPoint ou Keynote! O modelo de matriz de comunicação é útil sempre que um gerente de projeto, departamento de RH ou líder de equipe deseja comunicar quem é o responsável por qual estágio de um projeto e os resultados esperados.
Este modelo é ótimo para criar um plano de ação para distribuir em seu departamento. Você pode personalizar cada coluna dependendo do seu caso de uso específico para transmitir itens como itens de ação futuros, áreas de oportunidade ou planejamento orçamentário e, em seguida, detalhar as pessoas envolvidas nas próximas etapas.
Este também é um ótimo visual para adicionar aos seus POPs, detalhando canais de comunicação apropriados e sugestões de diretrizes de comunicação interna com outros departamentos, gerentes ou partes interessadas.
Neste modelo de matriz, diferentes categorias de comunicação interna são organizadas em colunas separadas, incluindo:
- Formatar: Meios de comunicação como e-mail, videochamada, bate-papo e mensagens
- Frequência: Com que frequência você deve enviar mensagens
- Proprietário: Os chefes de departamento responsáveis pelo processamento de solicitações
- Distribuição: Os departamentos envolvidos
- Escalação: Formas de processar e encaminhar dúvidas ou solicitações
Confira esses modelos de plano de comunicação!
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Os modelos de matriz editáveis oferecem às equipes um caminho claro e direto para melhorar a comunicação e a colaboração.
Seja entre as principais partes interessadas ou alguns membros da equipe, esclarecer os objetivos e ideias do projeto aumenta significativamente suas chances de cumprir os prazos – porque, convenhamos, ninguém gosta de trabalhar em um projeto mal comunicado.
Felizmente, Hive oferece os recursos, recursos, integrações e potência necessários para realizar tudo isso e muito mais.
Os modelos de matriz apresentados nesta lista apenas arranham a superfície quando se trata do número de maneiras pelas quais o Hive pode agilizar processos de cima para baixo. Sua biblioteca de modelos cada vez maior atende a todos os casos de uso e, como o Hive inclui muitos recursos poderosos em cada plano de preços, esta ferramenta de produtividade completa oferece soluções completas para toda a sua empresa.
Acesse esses modelos de matriz personalizáveis, um rico conjunto de recursos de colaboração, 1.000 integrações, tarefas ilimitadas e muito mais quando você se inscreve no plano Free Forever do Hive. E desbloqueie ainda mais funcionalidades com planos pagos a partir de apenas US$5.
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