O planejamento de recursos e o gerenciamento de projetos são duas faces da mesma moeda. 🪙
Aqui está o TL; DR: Um plano de recursos mapeia exatamente o que precisa ser gerenciado para um projeto. Simples, certo?
Bem, não exatamente. Um recurso pode ser muitas coisas, como pessoas, tecnologia, matérias-primas e equipamentos – só para citar alguns. Além disso, cada recurso tem seu próprio custo, conjunto de dependências, processos e restrições.
Considerando equipes multifuncionais, superiores e partes interessadas do projeto para se manterem informados, seu humano os recursos provavelmente estão espalhados por departamentos ou níveis. E quanto à tecnologia necessária para concluir seu projeto? Talvez você já o possua – ou talvez ele precise ser construído ou comprado.
E assim, o planejamento de recursos fica complicado. 😳
Embora cada projeto seja único, existem padrões comuns entre eles que podem e deveria ser repetido. É por isso que os modelos de planejamento de recursos são revolucionários para os gerentes de projeto. O planejamento de recursos pode nunca ser fácil, mas certamente pode ser muito mais fácil. E nós mostraremos como! 🙌🏼
Considere este artigo como seu sistema de suporte ao planejamento de recursos, detalhando exatamente o que é um modelo de planejamento de recursos, o que precisa ser incluído nele e, para o grand finale, 10 ótimos exemplos para ajudá-lo a começar.
O que é um modelo de planejamento de recursos?
Um plano de recursos ajuda a gerenciar e alocar os recursos necessários para concluir um projeto. Também pode garantir as práticas de gerenciamento de recursos mais eficientes e eficazes em toda a organização! Esses recursos incluem as instalações, equipamentos, ativos reais e muito mais.
E se isso não bastasse, aqui está a parte complicada: seu plano de recursos deve estar perfeitamente alinhado com seu cronograma e orçamento para evitar gastos excessivos durante a fase de execução.
De modo geral, existem dois tipos de recursos:
Os recursos armazenáveis estão simplesmente disponíveis até serem esgotados, enquanto os recursos não armazenáveis devem ser reabastecidos periodicamente ou usados apenas em momentos específicos.
Dito isto, é fundamental lembrar que tudo o que você precisa para executar seu projeto é um recurso. Isso inclui materiais, ferramentas, equipamentos e até mesmo sua equipe! Isso é muito para ficar por dentro e por que é tão importante organizar seus recursos com bastante antecedência com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de recursos designada, ERP ou modelo de planejamento de recursos de projeto.
Um modelo de planejamento de recursos é um modelo para aquelas questões candentes que todo gerente de projeto se pergunta:
- Como posso garantir que o projeto seja concluído sem sobrecarregar minha equipe?
- Como podemos entregar isso no prazo e dentro do orçamento?
Dependendo do software de gerenciamento de projetos preferido da sua equipe, seu modelo de planejamento de recursos pode incluir fórmulas, tabelas pré-construídas, visualizações de projetos ou painéis para agilizar o processo de configuração e fornecer insights ao longo do caminho.
10 modelos de planejamento de recursos
É difícil escolher apenas um modelo de planejamento de recursos quando há tantos para escolher, mas esses 10 cobrirão todos os recursos que você possa precisar!
Principalmente se sua empresa já investiu em produtos Microsoft ou Google para criar seus fluxos de trabalho, disponibilizamos diversas opções para ajudá-lo a encontrar a solução certa! Mas não se preocupe apenas com o custo – alguns dos modelos mais valiosos desta lista são tão poderosos quanto econômicos! Também conhecido como grátis. 😎
Acesse qualquer um desses 10 modelos diretamente desta postagem para aprimorar seus processos de planejamento e observar como os recursos começam a fluir! 🤩
1. Modelo de planejamento de recursos Hive
O gerenciamento adequado da carga de trabalho deve garantir que tanto o cliente quanto a equipe do projeto estejam cientes de seu escopo e responsabilidades, bem como fornecer um cronograma claro para quando as tarefas precisam ser concluídas para cumprir os prazos!
O modelo universal de planejamento de recursos Hive foi projetado para ajudar a agilizar a alocação de recursos e o gerenciamento de tarefas, fornecendo uma estrutura padronizada para todo o seu trabalho. O recurso Campos Personalizados do Hive organiza os detalhes mais importantes para que todos tenham acesso às mesmas informações:
- Orçamentos Alocados, Orçamentos Restantes, e Custos reais: Escolha sua moeda preferida
- Equipes: Mantenha as responsabilidades claras com as equipes designadas por marca, grupo ou departamento
- Duração do Projeto (Dias): Adicione a quantidade total de dias fornecidos para o projeto
- Notas de recursos: Acompanhe detalhes importantes sobre todos os seus recursos
- Clientes: Acompanhe vários clientes
- Coordenador de projeto: Designe o PC para supervisionar o projeto do início ao fim*
*Se você tem uma equipe de coordenadores de projeto, temos uma visão do projeto criada especialmente para você. Confira o modelo #4!
2. Modelo de carga de trabalho de planejamento de recursos Hive
Se você está enfrentando uma temporada de cargas de trabalho desequilibradas em sua equipe, há uma maneira de dissipar a névoa. E basta uma configuração única. (Mas fizemos isso por você.) 😉
Ao levar em consideração as capacidades e habilidades de cada funcionário ou equipe, os gerentes de projeto podem criar cronogramas que maximizam a eficiência e minimizam os fatores de risco ao longo do caminho. Com essa abordagem, as equipes estarão mais bem equipadas para cumprir prazos e, ao mesmo tempo, entregar resultados de alta qualidade ao longo do ciclo de vida do projeto.
A visualização de Gantt neste modelo Hive permite visualizar diferentes projetos para que você possa ver o impacto que uma mudança pode ter em outros cronogramas. Isto não só ajudará a minimizar as interrupções, mas também garantirá que os projetos continuem no caminho certo.
Dica profissional: Leve o planejamento da capacidade de recursos para o próximo nível usando o Perfis e Meu trabalho recursos do Hive! Os perfis oferecem uma janela sobre as responsabilidades de cada pessoa para que você possa adicionar lembretes, fazer ajustes ou ver no que eles farão a seguir.
3. Modelo de cronograma de planejamento de recursos Hive
Para garantir a conclusão bem-sucedida de um projeto, é importante que um líder de equipe considere os riscos potenciais ao criar seus planos de recursos. Isso inclui:
- Avaliar a disponibilidade de recursos em diferentes momentos
- Compreender e abordar as restrições de recursos
- Antecipar quaisquer possíveis interrupções ou atrasos
Quaisquer edições feitas em projetos e tarefas diretamente na visualização da linha do tempo do Hive enviarão atualizações a todos os envolvidos. Depois que o trabalho for atribuído, os membros da equipe poderão monitorar facilmente por dia ou semana para verificar a disponibilidade de recursos.
A visualização Linha do tempo visualiza a quantidade de trabalho atribuída a cada membro da equipe durante um período selecionado – uma semana, duas semanas ou um mês. Além disso, este modelo o ajudará a avaliar se determinadas tarefas se beneficiariam se fossem divididas entre vários funcionários ou se deveriam ser atribuídas a um único indivíduo. Isso é útil para terceirização de agência decisões também porque dará uma visão melhor do que você tem disponível.
Aprenda a diferença entre gráficos de Gantt e cronogramas!
4. Modelo de planejamento de recursos do coordenador de projeto Hive
Os coordenadores de projetos têm suas próprias pendências e tarefas separadas dos projetos. Este modelo é uma ótima ferramenta de planejamento de recursos para uma equipe de coordenadores de projeto alinhar o trabalho uns dos outros.
Por exemplo, um coordenador de projeto está organizando um plano de recursos para uma atualização de produto de alta prioridade que inclui desenvolvedores específicos, arquitetos de sistemas, marketing e outros membros da equipe durante todo o mês de julho.
Com essas informações prontamente disponíveis, as equipes estarão mais bem equipadas para ajustar rapidamente seus planos, se necessário, sem comprometer seus prazos ou adicionar reuniões extras.
Confira nossa lista de ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho para aumentar a produtividade da equipe!
5. Modelo de carga de trabalho do funcionário Hive
Ao atribuir trabalho às equipes do projeto, os gerentes devem considerar tanto a quantidade de recursos disponíveis quanto as necessidades do projeto. É importante garantir que as equipes não fiquem sobrecarregadas com trabalho ou tarefas atribuídas além de suas capacidades.
Insira o modelo de carga de trabalho do funcionário Hive! Gerencie a carga de trabalho da sua equipe e planeje projetos futuros definindo semanalmente a capacidade dos membros da sua equipe.
Este modelo inclui duas visualizações de carga de trabalho—Individual e Equipe—junto com campos personalizados para você começar com o essencial:
- Cessionário: Membro da equipe responsável pela tarefa
- Prioridade: Urgente, Altoe Normal indicador de prioridade
- Tempo Estimativa: Tempo alocado para cada tarefa ou subtarefa
- Equipe: Equipe à qual pertencem a tarefa e o responsável
- Data de vencimento: Data para terminar
6. Modelo de planejamento de recursos retroativos Hive
O planejamento retroativo de recursos é uma abordagem de gerenciamento de projetos que começa no objetivo final e trabalha retroativamente para identificar e alocar recursos para cada tarefa necessária para alcançar o resultado desejado.
Este método é uma forma eficaz de as equipes se manterem organizadas e, ao mesmo tempo, garantir que tenham tudo o que precisam, quando precisam. Ao trabalhar na ordem inversa, as equipes podem identificar rapidamente quaisquer riscos potenciais.
Faça o layout do seu plano de projeto com eficiência e visualize o trabalho no modelo de planejamento de recursos retroativos Hive. Se você é novo nessa abordagem, não se preocupe! O modelo tem um guia de primeiros passos com etapas práticas e instruções sobre como colocá-lo em funcionamento. ⚒️
7. Modelo de planejamento de conta Hive
O planejamento de contas é uma estratégia essencial de gerenciamento de recursos que garante que as empresas tenham os recursos necessários para atingir suas metas e objetivos específicos. Este tipo de planejamento de recursos envolve:
- Tomar decisões sobre a melhor forma de alocar ou realocar recursos para maximizar a eficiência e otimizar o desempenho
- Examinando a base de recursos atual de uma empresa
- Avaliando pontos fortes e fracos
O modelo de planejamento de conta Hive é o modelo de gerenciamento que você deseja para visibilidade das partes interessadas e das equipes diretamente envolvidas. Possui visualizações pré-construídas e campos personalizados para obter uma visão completa de cada conta, incluindo:
- Os campos personalizados: Estágio da conta, Por mês Receita, Conta Saúde, Contatoe Equipe
- Visualização do quadro de contas por estágio: Todas as contas organizadas por cada etapa
- Visualização da lista de contas: Todas as contas agrupadas por status
8. Modelo de alocação de recursos Hive
O modelo de alocação de recursos Hive é uma ferramenta estratégica para equipes de marketing e criação alocarem fundos, designar membros da equipe, encontrar materiais ou serviços necessários para um projeto e garantir que os orçamentos sejam cumpridos sem sacrificar a qualidade. ✨
Ele vem com diferentes visualizações para analisar os recursos de vários ângulos, sem o trabalho administrativo extra:
- Visualização do quadro do processo de entrega: projetos agrupados por Etapas do projeto
- Visualização de lista por clientes: projetos agrupados por Cliente nome
- Visualização de lista por projetos: projetos agrupados por Tipo de entrega
- Visualização da carga de trabalho da equipe: carga de trabalho de cada equipe por um intervalo de tempo em um determinado período
- Visualização da carga de trabalho do líder de equipe: carga de trabalho de cada líder de equipe em um determinado período
9. Modelo de planejamento de recursos do Excel
Este modelo do Microsoft Excel para planejamento de recursos oferece um formato bem organizado para separar os recursos da equipe. Este modelo padrão cobre os detalhes necessários para começar a prever com precisão os recursos necessários para tarefas futuras, permitindo assim um melhor gerenciamento de tempo e economia de custos no longo prazo.
Se você procura mais do que uma planilha independente, experimente outros modelos gratuitos de planejamento de recursos da Hive para poder colaborar com equipes em um só lugar!
10. Modelo de planejamento de recursos do Planilhas Google
Os modelos de planejamento de recursos no Planilhas Google são outra ótima opção para equipes que usam o Google Workspace. Este modelo ajuda a construir uma estrutura analítica de vários níveis para cobrir todas as partes do gerenciamento de recursos. Se você estiver familiarizado com os gráficos de Gantt, apreciará a navegação limpa e a configuração inicial para começar imediatamente.
Dica profissional: integre o Google Drive ao Hive para navegar em seus drives pessoais e de equipe sem sair do Hive Workspace! Você também tem a opção de incorporar planilhas em tarefas, comentários, documentos, visualizações e widgets do painel do Hive! 🤩
Bônus: software de estrutura analítica do trabalho!
Recursos essenciais em seu modelo de plano de recursos
TBH, há muito que depende do sucesso do seu modelo de planejamento de recursos. 👀
Seu modelo estabelece as bases para um planejamento preciso de recursos antes e durante o projeto. Os modelos mais úteis são facilmente personalizáveis e construíveis para que você possa adicionar detalhes para projetos mais complexos ou retirar algumas camadas para solicitações mais simples. Além disso, eles serão compatíveis com as ferramentas e técnicas favoritas do seu gerente de projeto, incluindo gráficos de Gantt, visualização de calendário, agendamento, dependências de tarefas, planejamento de capacidade, nivelamento de recursos e muito mais. 😮
Com o número infinito de modelos inundando todas as pesquisas do Google, é crucial ter uma ideia do que você está procurando antes de iniciar seu processo de pesquisa. Em vez de verificar as listas de recursos com todos os outros modelos, atenha-se a esses quatro fatores essenciais e você não ficará desapontado!
- Várias visualizações: Diferentes projetos exigem diferentes maneiras de visualizar fluxos de trabalho e gerenciar recursos. Várias visualizações de projeto para estruturar suas tarefas como uma lista, calendário de recursos, fluxograma ou quadro Kanban são recursos inestimáveis, especialmente para membros da equipe que estruturam suas cargas de trabalho de maneiras mais específicas
- Relatórios e insights: embora seja importante iniciar o planejamento de recursos antes do início do projeto, painéis detalhados e recursos de relatórios ajudarão você a se manter atualizado durante a conclusão do projeto! Procure palavras-chave como instante e tempo real para garantir que seu modelo forneça dados atualizados e confiáveis
- Costumização: um modelo de planejamento de capacidade de recursos pode fornecer o modelo, mas você precisa ser capaz de torná-lo seu. Não existem duas equipes iguais e você não deve ser forçado a seguir um processo diferente devido ao estilo de modelo escolhido. Além disso, existem tantos modelos por aí que você não deveria ter que comprometer os processos que já definiu – isso desperdiça um tempo precioso!
- Integrações: múltiplas integrações ajudarão você a adotar um modelo de planejamento de recursos mais rapidamente e a encontrar mais valor nele a longo prazo. As integrações ampliam a funcionalidade de qualquer ferramenta ou software. Verifique se os aplicativos que você já usa estão alinhados com seu novo modelo
Comece o planejamento de recursos com modelos Hive personalizados
Ah, os modelos não tornam as coisas difíceis um pouco mais fáceis? 🥰
E um modelo Hive? Bem, muito mais fácil, na verdade!
Hive é a única plataforma de produtividade poderosa o suficiente para fornecer soluções completas para equipes de todos os setores – um sonho tornado realidade para gerentes de projeto encarregados de planejar recursos, fluxos de trabalho e resultados para projetos de qualquer tamanho!
Esteja você supervisionando cargas de trabalho entre a equipe ou desenvolvendo novos projetos em um Hive Whiteboard colaborativo, o Hive tem todos os recursos necessários para aprimorar seus processos de planejamento sem suar muito.
Acesse vários recursos de planejamento de alocação de recursos, uma vasta biblioteca de modelos, mais 1.000 integrações e tarefas ilimitadas ao se inscrever no plano Free Forever do Hive.
E quando estiver pronto para explorar ainda mais funcionalidades, desbloqueie a visualização de carga de trabalho, relatórios personalizados e muito mais com opções pagas por apenas US$5! 💸
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