Você está cansado de se perder no caos de seus novos projetos? Você gostaria de tornar seu trabalho mais organizado e eficiente? Você está procurando uma solução que agilize as tarefas de suas equipes e garanta que todos permaneçam na mesma página?
Não procure mais, porque os modelos de plano de trabalho irão ajudá-lo a fazer exatamente isso. Eles atuam como seu plano de ação durante todo o projeto, ajudando você a ter uma visão geral, as datas de vencimento e quaisquer dependências que possam impedi-lo de atingir seus objetivos.
Nesta postagem do blog, falaremos sobre o que são modelos de plano de trabalho e o que constitui um bom modelo. Em seguida, compartilharemos nossos 10 principais modelos para Hive, Microsoft e Google Docs. Pronto para otimizar seus planos de trabalho como nunca antes? Vamos mergulhar!
10 melhores modelos de plano de trabalho
O que é um modelo de plano de trabalho?
Um modelo de plano de trabalho é uma ferramenta que descreve as tarefas e atividades necessárias para atingir objetivos específicos. É uma estrutura que ajuda indivíduos ou equipes a organizar, planejar, comunicar e priorizar seu trabalho de forma eficaz. Os modelos de plano de trabalho normalmente incluem seções como metas e objetivos do projeto, prazos, alocação de recursos, indicadores de desempenho e possíveis obstáculos ou riscos.
Os modelos de plano de trabalho são comumente usados em gerenciamento de projetos, pesquisa, educação, negócios e muitos outros campos. Eles podem ser personalizados para as necessidades de diferentes projetos ou tarefas grandes e ajudam indivíduos ou equipes a projetar metas alcançáveis, criar etapas de ação, monitorar o progresso e fazer os ajustes necessários para garantir uma conclusão bem-sucedida.
Usar um modelo de plano de trabalho pode economizar tempo e esforço, pois fornece um plano de projeto claro para a tarefa em questão. Também melhora a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, pois todos podem ver as tarefas e os prazos e têm um entendimento compartilhado do que precisa ser alcançado.
Um modelo de plano de trabalho é uma ferramenta valiosa de gerenciamento de projetos que facilita o planejamento e a execução eficazes de tarefas ou projetos. Ao usar um modelo de plano de trabalho, indivíduos ou equipes podem aumentar sua produtividade, eficiência e desempenho geral.
O que torna um bom modelo de plano de trabalho?
Um bom modelo de plano de trabalho deve ser abrangente e adaptado ao projeto ou tarefa específica. Deve incluir todas as etapas e prazos necessários, bem como as responsabilidades atribuídas e os recursos necessários para concluir a tarefa. Deverá também permitir flexibilidade e adaptabilidade em caso de transições ou obstáculos inesperados.
- Apresentação clara e concisa. Deve ser fácil de ler, visualmente atraente e estruturado de maneira lógica. Isso melhora a comunicação e garante que os membros da equipe estejam em sintonia em relação a cronogramas, objetivos e estratégias.
- Alocação adequada de recursos. Mostrar como distribuir tempo, pessoal e materiais também é essencial. Um bom modelo deve fornecer tempo suficiente para cada atividade e dividir tarefas complexas em subtarefas gerenciáveis.
- Monitoramento e avaliação contínuos. O progresso e o desempenho devem ser avaliados regularmente em relação ao plano e os ajustes feitos em conformidade. Isso ajuda a identificar obstáculos e áreas de melhoria, garantindo a conclusão bem-sucedida da tarefa.
Uma boa ferramenta de gestão de carga de trabalho deve ser abrangente, clara e estruturada, fornecer recursos e prazos suficientes e ser atualizada regularmente para obter os melhores resultados.
10 modelos de plano de trabalho
Quer você seja gerente, líder de equipe ou empresário, ter um plano de trabalho bem elaborado é essencial para o sucesso. Um bom plano de trabalho ajudará você a se manter no caminho certo e a manter seus projetos organizados, permitindo que você tome melhores decisões sobre a melhor forma de alocar recursos e gerenciar cronogramas.
Mas criar planos eficazes do zero pode ser demorado e difícil. É por isso que compilamos esta lista dos principais modelos de plano de trabalho – para que, independentemente do tipo de projeto ou empreendimento comercial que você tem em mente, haja uma solução fácil em mãos.
Desde simples listas de tarefas até roteiros mais elaborados com marcos, esses modelos fornecem todos os recursos necessários para um planejamento eficiente sem nenhum esforço ou despesa extra.
1. Modelo de plano de trabalho Hive
Quando você está começando a usar modelos como parte de seu processo de planejamento de trabalho, às vezes é melhor começar com o básico. É isso que amamos no modelo de plano de trabalho simples do Hive.
Este modelo é o lugar perfeito para começar quando você usa o Hive pela primeira vez para planejar projetos. Ajuda a visualizar facilmente as atividades que devem ser realizadas antes que o projeto seja considerado concluído.
Você pode optar por importar itens e datas de uma lista existente ou começar do zero. Cada atividade pode ser sinalizada com um nível de prioridade diferente e há locais para inserir datas de início e de vencimento para que todos possam ver facilmente o que priorizar e quando.
Este modelo inclui vários campos personalizáveis diferentes para que você possa construir a estrutura de gerenciamento de carga de trabalho certa para seus projetos. A personalização oferecida neste modelo o torna o ponto de partida perfeito para praticamente qualquer projeto ou tarefa.
2. Modelo de plano de trabalho anual Hive
Se você é fã da expressão “Se você falhar em planejar, você planeja falhar”, o modelo de plano de trabalho anual do Hive pode ser seu novo melhor amigo. Para garantir que você, sua equipe ou sua empresa tenham sucesso ao longo do ano, você precisa de uma abordagem focada no processo para o planejamento de longo prazo, com muitos marcos ao longo do caminho.
Este modelo tem 5 seções para ajudar a orientar o estabelecimento de metas de longo prazo e acompanhar seu progresso à medida que você avança. O modelo ajudará você e sua equipe a se responsabilizarem por seus objetivos ao longo do tempo. Dessa forma, você estará plantando as sementes do sucesso desde o início, levando a marcos oportunos do projeto e alcançando seus objetivos de longo prazo..
3. Modelo de plano de trabalho do projeto Hive
Às vezes, gerenciar um projeto é mais complexo do que apenas escrever uma lista de atividades que precisam ser concluídas e o status de cada uma delas. Quando você precisar de um pouco mais de detalhes, o modelo de plano de trabalho do projeto do Hive pode ajudar.
Pense neste modelo como uma versão expandida do nosso Plano de Trabalho Simples modelo. Junto com os campos padrão como nome da tarefa, data de início e vencimento e duração, este modelo também oferece uma visão detalhada sobre se sua equipe está ou não atingindo seus marcos.
Campos adicionais neste modelo mostram como sua equipe está cumprindo o cronograma definido.
- Atrasos (dias): rastreia quais marcos apresentam pontos críticos;
- Campo de agendamento: Exibe verde (no alvo), âmbar (atrasos menores) ou vermelho (atrasos significativos); e
- Esforço: Mostra o nível de esforço para concluir a tarefa, desde 1-5.
Os campos de agendamento deste modelo o tornam especialmente útil ao analisar retroativamente um projeto para ver onde você pode ter calculado mal o tempo ou o esforço necessário para concluir uma determinada atividade. Dessa forma, você pode ajustar e criar um cronograma mais preciso para o próximo projeto.
4. Modelo de plano de trabalho remoto Hive
As equipes remotas enfrentam desafios únicos quando se trata de colaboração em projetos de grupo. Plano de trabalho remoto do Hive Modelo só para eles.
Sem trabalharem próximos uns dos outros, as equipes remotas precisam ser mais intencionais em manter todos na mesma página com o gerenciamento de projetos. Também pode ser complicado descobrir quais solicitações de projeto são importantes para a empresa como um todo e quais seriam boas de ter, mas não são importantes no esquema geral das coisas. Isso faz com que encontrar as ferramentas certas para trabalhar em casa seja fundamental para o sucesso da equipe remota.
Este modelo classifica cada projeto com base no seu impacto organizacional para mostrar sua importância para a empresa.
- Projetos de baixa importância: Podem ou não ser realizadas dependendo da carga de trabalho da equipe, pois não impactam significativamente a organização.
- Projetos de alta importância: Devem ser perseguidos, uma vez que fazer impactar significativamente a organização.
O modelo também contém um local para escrever a meta do projeto (“aumentar a participação da equipe em 90%” ou “gerar 200 novos clientes”, por exemplo), o orçamento do projeto e o custo real, o nível de esforço e um link para as entregas do projeto, para que cada pessoa que trabalha na tarefa tenha total visibilidade do contexto do trabalho e dos arquivos relevantes.
5. Modelo de quadro branco de plano de trabalho Hive
O quadro branco é uma ótima maneira de visualizar ideias, discutir estratégias e colaborar com colegas.
O uso de quadros brancos durante as reuniões de equipe oferece uma oportunidade para todos expressarem suas ideias e resolverem os problemas juntos. Mas nos ambientes de trabalho modernos de hoje, sua equipe nem sempre está no mesmo local físico para trabalharem juntos no quadro branco e podem precisar acessar as anotações do quadro branco enquanto estão em trânsito. É por isso que criamos o quadro branco do plano de trabalho do Hive Modelo.
Ele fornece uma referência visual planejada para um projeto em formato digital, mas, assim como um quadro branco físico, você pode “pendurar” anotações, anotar tarefas e mover tarefas.
O quadro branco possui vários recursos para torná-lo igual a um quadro físico – mas melhor!
- Ferramentas de desenho: À mão livre com marcadores de diferentes cores e tamanhos, adicione formas e post-its, texto, setas e mapas mentais e até faça upload de imagens e fotos.
- Biblioteca de modelos: Começar com 9 diferentes modelos predefinidos para organizar e adicionar rapidamente ao seu quadro branco.
- Tarefas, documentos, pessoas e listas: Solte ou marque qualquer um deles de outros painéis ou listas em seu espaço de trabalho Hive.
- Links: Inclua rotas clicáveis para arquivos Figma, sites, Google Docs, planilhas e slides e YouTube.
Esteja você fazendo um brainstorming de ideias ou mapeando processos complexos, este modelo de quadro branco pode ser uma ferramenta útil para levar seu trabalho para o próximo nível.
Bônus: modelos de plano de comunicação
6. Modelo de plano de 12 semanas Hive
Muitas empresas funcionam em ciclos trimestrais de 12 semanas cada. Para aqueles que usam essa abordagem, criamos o modelo de plano de 12 semanas do Hive para garantir que seu próximo trimestre seja ainda melhor que o anterior. Mas, a diversão não para por aí! Este modelo pode ser usado para gerenciar todos os aspectos da sua vida, ajudando você a equilibrar seus objetivos pessoais e profissionais com o plano de produtividade mais eficiente possível.
Nosso modelo de plano de 12 semanas funciona como uma lista gigante de tarefas, onde você pode inserir uma descrição detalhada da tarefa, adicionar quaisquer subtarefas e criar listas de verificação. O modelo também inclui dois campos personalizados:
- Planeje o progresso: preencha automaticamente campos que mostram o quão avançado você está na conclusão da tarefa
- Categoria de atividade: Marque cada categoria com um grupo relevante (ou seja, pessoal, trabalho, família ou finanças)
Use este modelo para “despejar” tudo o que você precisa fazer nas próximas 12 semanas. Em seguida, use os campos do Hive para atribuir pessoas relevantes às tarefas, criar datas de vencimento e priorizar sua lista de acordo com o que precisa ser feito e quando.
7. Modelo de plano de processo Hive
Um plano de processo é essencialmente o seu roteiro passo a passo para alcançar um resultado específico.
Inclui as etapas que você seguirá para cumprir uma meta, as medidas de qualidade e resposta que você terá em vigor e quaisquer planos de reação relevantes. É a melhor maneira de garantir que as expectativas de você (ou de seu cliente) sejam atendidas e é por isso que criamos o modelo de plano de processo do Hive.
Os planos de processos são muitas vezes necessários para fins de conformidade em trabalhos onde o produto ou serviço requer inspeções para garantir a sua qualidade. Este documento oferece campos para detalhar as especificidades das operações do seu negócio.
- Seção para listar ações de melhoria: inclui uma descrição, a entrada e a saída, os métodos usados, os critérios e as ações que precisam ser tomadas se os critérios não forem atendidos.
- Seção para detalhes de revisão do plano de processo: inclui a data da revisão, o histórico de revisões e uma lista de pessoas que aprovaram e reconheceram.
Esteja você lançando um novo produto ou implementando uma nova estratégia de vendas, ter um plano de processo em vigor é crucial. Isso o ajudará a se manter organizado e garantirá que você siga as melhores práticas e protocolos para alcançar o sucesso. Além disso, ter um plano claro pode lhe dar tranquilidade na capacidade de executar sua visão.
8. Modelo de plano de trabalho do Microsoft Excel
Embora pensemos que a biblioteca de modelos do Hive oferece tudo o que uma empresa precisa para se manter organizada, sabemos que nem sempre você pode escolher as soluções que deseja usar. Para organizações que exigem o uso de produtos Microsoft e para aquelas que preferem planilhas a documentos do Word, estes Modelos de plano de trabalho do Excel são para você.
O Excel oferece alguns modelos personalizáveis de cronograma e roteiro para ajudá-lo a organizar seus projetos.
- Cronograma do projeto: Crie uma linha do tempo para rastreie cronogramas de projetos, mostrando em qual mês cada tarefa acontecerá. Inclui uma tabela para nome da atividade, datas de início e término. O Excel fornece três modelos detalhados de cronograma de projeto e um modelo de cronograma de projeto de quatro semanas.
- Modelo de plano de trabalho: Mostre seus projetos em 4 fases, incluindo as atividades exigidas em cada uma delas. Os dados são inseridos em outra planilha e, em seguida, preenchidos automaticamente no roteiro visual.
Esses modelos não foram desenvolvidos especificamente para gerenciamento de projetos, mas, em suma, eles ainda permitem que você organize as tarefas mais urgentes do seu projeto e apresente-as visualmente. E se você preferir documentos a planilhas, veja como criar uma linha do tempo usando o Word.
9. Projeto Microsoft Modelo de cronograma do projeto
Se você precisa manter o planejamento do seu projeto dentro do pacote Microsoft, mas deseja uma solução mais abrangente do que os modelos do Excel, considere estes Modelos de plano de trabalho do Microsoft Project.
O Microsoft Project é um programa de software que ajuda você a planejar, agendar e gerenciar projetos. Com recursos como gráficos de Gantt, gerenciamento de recursos e rastreamento de tarefas, o Microsoft Project facilita a organização e o cumprimento dos prazos.
O Project também se integra a outros programas da Microsoft, como Excel e Outlook, para que você possa compartilhar facilmente informações e colaborar com sua equipe. Esteja você planejando um casamento, construindo um prédio ou lançando um novo produto, o Microsoft Project pode ajudá-lo a se manter no caminho certo e realizar o trabalho.
Os modelos de planejamento do projeto ajudam você a organizar tarefas e marcos de uma forma que seja fácil de compartilhar com vários membros da equipe e partes interessadas. Mas para utilizar esses modelos, você terá que se inscrever no serviço.
10. Modelos eFinancial Modelo de plano de projeto simples do Planilhas Google
Para quem não pode escolher suas próprias plataformas de gerenciamento de projetos e cujas empresas usam o Google Workspace, existe Modelos de plano de trabalho do Planilhas Google para você também!
A boa notícia do Planilhas Google é que se você já usou o Microsoft Excel, se sentirá em casa. É uma ferramenta de planilha baseada em nuvem que permite criar, editar e compartilhar pastas de trabalho com outras pessoas em tempo real. O Planilhas Google permite que você colabore com sua equipe em um local centralizado, sem a necessidade de salvar e enviar arquivos.
Para planejar o trabalho, você pode usar o Planilhas Google para definir prazos, acompanhar o progresso, atribuir tarefas e muito mais. Esteja você trabalhando em um projeto com várias pessoas, uma apresentação ou simplesmente precisando organizar sua lista de tarefas diárias, o Planilhas Google pode ajudar a agilizar o processo e tornar sua vida profissional muito mais fácil.
Otimize seu fluxo de trabalho com um modelo de planejamento de projeto hoje mesmo
Priorizar sua carga de trabalho e fazer planos para cumprir suas responsabilidades é fundamental para a melhor produção possível. Felizmente, existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis para ajudá-lo, esteja você procurando uma maneira de organizar o trabalho anualmente, por projeto ou por trimestre.
Podemos ser tendenciosos, mas achamos que a maneira mais fácil de começar a planejar a carga de trabalho é usando Hive. O espaço de trabalho do Hive permite visualizar facilmente suas tarefas, e nossos modelos ajudam você a organizá-las de forma rápida e intuitiva, esteja você trabalhando sozinho ou como parte de uma equipe maior. E quando você precisa colaborar com outros colaboradores, Hive simplifica a obtenção de feedback.
É grátis começar a usar o Hive, então experimente hoje para ver como um pouco de planejamento antecipado pode maximizar sua produção no longo prazo.
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