Se você já se sentiu atolado na tediosa tarefa de gerenciar vendedores, fornecedores e suas informações cruciais manualmente, este guia é para você! Desvendaremos o poder e a simplicidade do uso de modelos de lista de fornecedores para agilizar suas operações de negócios e elevar sua eficiência a novos patamares.
No mundo acelerado e dinâmico dos negócios, é indispensável ter uma lista de fornecedores bem organizada e atualizada. No entanto, acompanhar uma infinidade de fornecedores, seus detalhes de contato, catálogos de produtos e métricas de desempenho pode rapidamente se tornar uma tarefa árdua.
Quer você seja uma pequena startup ou uma empresa bem estabelecida, gerenciar seus fornecedores de maneira eficaz é crucial para operações tranquilas, gerenciamento contínuo da cadeia de suprimentos e execução de projetos bem-sucedida!
10 modelos gratuitos de lista de fornecedores para gerenciar contatos
O que é um modelo de lista de fornecedores?
Um modelo de lista de fornecedores registra e organiza todas as empresas que você paga para produzir trabalho, fornecer suprimentos ou oferecer serviços em seu nome. Dependendo de suas necessidades, os melhores modelos de fornecedores podem ajudá-lo a atingir metas como:
- Classificar fornecedores potenciais em categorias padronizadas, como preços e capacidade de trabalhar com você
- Criação de um formulário de contrato mais padronizado para fornecedores novos e atuais
- Avaliar fornecedores atuais com base em trabalhos anteriores realizados para sua organização
- Padronizando suas auditorias de fornecedores para criar um ambiente justo e previsível para os fornecedores
- Organizando contatos de fornecedores em uma única folha de referência
- Simplificando o gerenciamento de eventos por meio de um recurso central para planejamento de eventos e gerenciamento de fornecedores
Imagine como a execução do seu projeto se torna muito mais fácil quando você padroniza todos esses recursos em um modelo de lista de fornecedores, especialmente para trabalhos que dependem de parceria com fornecedores. Assim como os modelos SOP, esse nível de padronização economiza tempo de todos e permite parcerias mais estratégicas.
Mas, claro, isso só é verdade se você encontrar o certo modelo de lista de fornecedores para sua organização.
O que torna um bom modelo de lista de fornecedores?
Os melhores modelos de lista de fornecedores compartilham algumas características comuns:
- Fácil de usar: O tempo de integração desnecessário diminui sua produtividade, portanto, qualquer pessoa da sua equipe deve poder entrar e usar ou atualizar o modelo imediatamente
- Integração: Os modelos que não se integram às suas ferramentas de gerenciamento e priorização de trabalho correm o risco de viver isolados, onde ninguém pode encontrá-los, e de se tornarem difíceis de atualizar
- Flexibilidade: Os melhores modelos de lista de fornecedores são mais do que apenas planilhas e devem ser flexíveis o suficiente para ajustar seu formato para melhor atender às informações que armazenam
- Costumização: Procure modelos que permitam atualizar e personalizar campos e colunas individuais para que correspondam à sua situação e organização
- Minimalismo: Quanto menos informações desnecessárias o modelo incluir, mais fácil será para você e sua equipe encontrar rapidamente as informações necessárias
Um modelo de lista de fornecedores é tão bom quanto o trabalho que seu design elimina. Ao avaliar modelos de lista de fornecedores, procure essas características para garantir que sua implementação melhorará sua produtividade.
10 modelos de lista de fornecedores para usar em 2023
Não existem dois modelos de lista de fornecedores iguais. Cada modelo de lista de fornecedores abaixo cobre a variedade de informações que você pode precisar, desde contratos padrão até modelos de tarefas de auditoria, listas de contatos e modelos de gerenciamento de eventos.
Mas eles têm uma coisa em comum: um foco a laser em ajudá-lo a realizar uma tarefa específica relacionada ao gerenciamento de fornecedores com mais eficiência sempre que ela surgir. É por isso que os amamos e os escolhemos para esta lista.
1. Modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores Hive
Procurando avaliar vários fornecedores quanto à viabilidade de parceria com sua empresa? O modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores Hive está aqui para ajudar.
Este modelo de lista de fornecedores é uma planilha simples projetada para ajudá-lo a avaliar diferentes fornecedores com base em critérios padrão, como estrutura organizacional, viabilidade, logística, pontualidade e capacidade de resposta. Você pontua cada fornecedor de acordo com esses critérios usando um 1-5 escala e, em seguida, conduzi-los por diferentes estágios de revisão antes de fechar o negócio.
A beleza deste modelo de lista de fornecedores é sua capacidade de personalização. Por exemplo, você pode substituir dinamicamente diferentes critérios com base no que é mais importante para sua organização e processos individuais. Ele também funciona como um modelo de lista de contatos de fornecedores, permitindo adicionar um e-mail, número de contato e site de cada fornecedor para agilizar o acompanhamento.
Na verdade, permite que você vá ainda mais fundo. Você pode solicitar que membros individuais da equipe enviem suas opiniões sobre um determinado fornecedor por meio do formulário de avaliação de fornecedor. O modelo então contabiliza esses números para fornecer uma visão geral abrangente de cada parceiro potencial no pipeline.
2. Modelo de contrato de fornecedor Hive
Cada fornecedor com quem você trabalha precisa de um acordo formal. O acordo deve descrever o escopo do trabalho, prazos, condições de pagamento e outros detalhes importantes. A melhor parte do modelo de contrato de fornecedor Hive é que você não precisa criar nenhum desses elementos do zero.
Em vez disso, você pode usar um formulário padrão para especificar os termos de suas relações comerciais. Adicione alguma marca específica da empresa na parte superior, ajuste o modelo para corresponder ao serviço que você deseja adquirir e você estará pronto para começar.
Flexibilidade é o nome do jogo. Por exemplo, você pode ajustar o modelo de lista de fornecedores para levar em conta situações em que precisará envolver diferentes fornecedores, como patrocinadores em uma feira comercial. A partir daí, a duplicação requer apenas ajustes individuais mínimos.
Não deixe que as complexidades dos contratos com fornecedores atrapalhem o processo de tornar seus relacionamentos com fornecedores mais eficientes. Use o modelo de contrato de fornecedor para começar com o pé direito com cada parceiro que você contratar.
3. Lista mestre de fornecedores Hive
Embora os dois primeiros modelos sejam essenciais para compras, você também precisa gerenciar seus relacionamentos atuais com fornecedores. É aí que entra o modelo de lista mestre de fornecedores ClickUP.
A lista mestre de fornecedores começa com um formulário de fornecedor onde você insere informações gerais, como nome e informações de contato. A partir daí, a lista de contatos do fornecedor preenche sua lista mestra de parceiros potenciais e futuros em uma visualização de tabela simples. É claro que você ainda pode fazer ajustes nessa visualização à medida que as informações do fornecedor mudam.
Você também não precisa tratar cada fornecedor da sua lista mestre de fornecedores como iguais. Se você tiver fornecedores aprovados ou preferenciais, marque essas organizações individuais como prioritárias e elas aparecerão na visualização Fornecedores prioritários.
Procurando parceiros específicos para um local? A visualização Localização do fornecedor pode ajudá-lo com base nas informações de endereço de correspondência inseridas.
O modelo de lista de fornecedores também inclui campos personalizados para que você possa organizar suas listas de fornecedores usando categorias como Qualidade de serviço e Tipo de suprimentos. Por fim, você pode atribuir um status a cada fornecedor com base no relacionamento deles com você, incluindo fornecedores novos, em andamento, completos ou desligados.
Como acontece com qualquer recurso Hive, você pode personalizar este modelo de fornecedor para atender às suas necessidades comerciais específicas.
4. Modelo retrô de fornecedor Hive
A avaliação do fornecedor é tão importante para relacionamentos anteriores e atuais quanto para a aquisição de novos prestadores de serviços. O modelo Hive Vendor Retro facilita a realização dessas avaliações.
Com este modelo de lista de fornecedores, você pode avaliar facilmente os serviços que um determinado fornecedor oferece à sua organização. Além de fornecer uma visão geral básica do acordo, conecta a declaração de trabalho original e os resultados prometidos com os resultados e resultados reais entregues.
Use este modelo para:
- Crie estudos de caso de relacionamentos com fornecedores para referência futura
- Negocie melhores condições antes de uma renovação com base nos resultados reais
- Mostre a novos parceiros em potencial como é um relacionamento bem-sucedido com o fornecedor em seu processo de compra
- Mantenha um registro do trabalho que um fornecedor entregou para eles
A retrospectiva de seu fornecedor pode se tornar uma peça qualitativa crucial para avaliar seus fornecedores e gastar seus recursos organizacionais com sabedoria.
5. Modelo de tarefa de auditoria de fornecedor Hive
Especialmente útil para empresas que dependem de fornecedores múltiplos e regulares, o modelo de tarefa de auditoria de fornecedores Hive se tornará um recurso inestimável. Ele garante que seus fornecedores atendam aos padrões de qualidade da sua organização e mereçam seu lugar na cadeia de suprimentos.
Use este modelo de lista de fornecedores para padronizar o processo de auditoria de seus fornecedores. Siga e documente o plano de auditoria para que você possa gastar menos tempo trabalhando no progresso e mais tempo na avaliação qualitativa necessária para otimizar o relacionamento com os fornecedores.
As organizações em setores com muita regulamentação podem personalizar o modelo para atender às necessidades declaradas de sua área. Auditorias de conformidade, processos e produtos são possíveis como metas de rastreamento, uma vez que você instala este modelo de tarefa e atribui os proprietários de tarefas corretos no Hive.
6. Modelo de espaço de compras Hive
O modelo de aquisição Hive é complexo, mas cada parte dessa complexidade tem seu lugar e permanece fácil de usar. Seus recursos incluem:
- Um diretório de lista mestre de fornecedores que inclui informações básicas de contato em uma lista de contatos de fornecedores, além de campos personalizados, como Risco do fornecedor e Nível do fornecedor
- Um centro de armazenamento para todos os procedimentos operacionais padrão de aquisição que a equipe pode encontrar e consultar facilmente
- Uma visualização personalizada para fornecedores de missão crítica, para que você possa sempre ver seus fornecedores de serviços e produtos mais importantes
- Uma visualização de lista para sua equipe de compras acompanhar tarefas importantes relacionadas ao gerenciamento de fornecedores
- Status personalizados de tarefas e fornecedores, como Esclarecimento necessário, Aberto, Em andamento e Fora para assinatura
Por ser integrado ao Hive, esse modelo de lista de fornecedores também combina perfeitamente com seus modelos de pedido de compra e modelos de RFQ. Torna-se o ponto central para toda a sua equipe de compras, facilitando significativamente a cadeia de fornecedores e gerenciamento de fornecedores.
7. Modelo de pasta Hive Run of Show
Organizar um evento requer um relacionamento especial com os fornecedores para torná-lo um sucesso. O modelo Hive Run of Show simplifica esse processo.
Embora não seja estritamente uma lista de fornecedores, o modelo Run of Show ajuda você a realizar seu evento da maneira mais tranquila possível, inclusive trabalhando com os fornecedores necessários para que ele aconteça.
Além do esboço do evento, o modelo de lista de fornecedores apresenta visualizações personalizadas para tarefas de fornecedores que incluem quaisquer parceiros do evento, juntamente com as tarefas que eles precisarão concluir. Uma visualização Logística de materiais se conecta diretamente a ela, para situações em que os materiais vêm de fontes externas.
Esses recursos aumentam quando você usa Hive como software de planejamento de eventos. Sua equipe pode monitorar tarefas e colaborar no mesmo espaço, com o modelo Run of Show também se conectando diretamente a outros modelos de fornecedores nesta lista.
8. Modelo de documento de planejamento de eventos Hive
Falando em planejamento de eventos, se você está procurando uma visão geral mais detalhada dos fornecedores de seus eventos, o Modelo de planejamento de eventos Hive pode ser sua melhor aposta.
É um documento simples que inclui uma lista de fornecedores em forma narrativa, como fornecedor de local, catering, entretenimento e muito mais.
O modelo o mantém em um espaço central que é fácil de compartilhar com qualquer pessoa envolvida no planejamento do evento. Você pode até criar listas de verificação simples para divulgação e gerenciamento de fornecedores para agilizar o planejamento e a execução de seu evento.
Este é apenas um dos muitos modelos de planejamento de eventos que você pode usar para aumentar a eficiência. É mais adequado para eventos menores, onde manter uma visão geral é mais simples, ou planejamento de conferências virtuais, onde os fornecedores têm um papel menos importante no fluxo geral do evento.
9. Modelo de lista de contatos da empresa Hive
Às vezes, você só precisa de um modelo básico de lista de contatos de fornecedores para manter seu catálogo de endereços virtual atualizado e preciso. Isso é exatamente o que o modelo de lista de contatos da empresa Hive faz.
É uma alternativa poderosa para uma lista de contatos estática. Além de armazenar e acessar facilmente informações de contato, você obtém uma única fonte de verdade que todos os membros da equipe podem consultar. As opções de personalização aprimoram ainda mais o modelo, incluindo:
- Atributos personalizados que permitem adicionar campos, como tipo de fornecedor e principal ponto de contato
- Status, como novo funcionário, regular e probatório, que correspondem aos tipos de fornecedores com os quais você trabalha
- Campos de data que ajudam você a rastrear a origem e a duração de seus relacionamentos com fornecedores
Se você está terceirizando partes de sua organização para fornecedores, esta lista pode realmente ajudar a agilizar suas parcerias. Pode até funcionar como lista de fornecedores preferenciais ou lista de fornecedores aprovados. Sua simplicidade intencional pode beneficiar todos os envolvidos no processo de gerenciamento de fornecedores, desde a liderança sênior até aqueles que estão no local.
10. Modelo de lista de fornecedores do Excel por Spreadsheet.com
Por último, mas certamente não menos importante, o modelo de lista de fornecedores do Excel do Spreadsheet.com oferece outra maneira de gerenciar facilmente seus relacionamentos com fornecedores.
Cada linha do modelo é para um fornecedor específico, com campos personalizados, como produtos ou serviços fornecidos, informações de contato e valor médio do pedido, facilitando a personalização e a classificação de acordo com o tipo de fornecedor. Além disso, você pode anexar itens de estoque e faturas individuais ao modelo para conectar seus fornecedores aos produtos que eles fornecem.
Criado no Microsoft Excel, este modelo é relativamente estático e inflexível em comparação com algumas das alternativas Hive listadas abaixo. Ainda assim, é uma ferramenta útil de gerenciamento de fornecedores para qualquer empresa que procura um modelo rudimentar de lista de contatos de fornecedores, um modelo de lista de preços de fornecedores ou uma lista de fornecedores aprovados.
Pronto para agilizar o gerenciamento de seus fornecedores?
Até os melhores fornecedores se tornam uma dor de cabeça quando você não tem uma maneira fácil de gerenciar seus relacionamentos. Não deixe chegar a esse ponto. Em vez disso, deixe o modelo de lista de fornecedores fazer o trabalho pesado para agilizar e melhorar o gerenciamento de seus fornecedores.
Mas não pare por aí. Você deve ter notado que a maioria dos modelos acima vai direto para o Hive. Há uma razão para isso.
Inscreva-se no Hive e você terá um sistema abrangente de gerenciamento de trabalho projetado para atender às suas necessidades. Gerenciamento de projetos, colaboração em tempo real, rastreamento de SOP ou gerenciamento de fornecedores – você escolhe, o Hive pode ajudar!
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