O que as conferências de trabalho, os casamentos e a festa de aniversário do seu cachorro têm em comum?
Eles começaram com um modelo flexível de planejamento de eventos…provavelmente!
O planejamento de eventos não é pouca coisa. Assim como no gerenciamento de qualquer projeto complexo, há uma série de peças móveis que devem se unir perfeitamente para realizar um evento de sucesso – mesmo os virtuais!
Seja para garantir o local, o catering, administrar o orçamento, formar a lista de convidados ou enviar convites, você precisará de mais do que uma lista de verificação média para organizar tudo sem deixar alguns cabelos grisalhos no processo. 👴🏼
Os melhores modelos irão ajudá-lo a executar todos esses elementos e mais alguns. Com múltiplas visualizações, status de tarefas e recursos personalizáveis integrados, seu modelo perfeito irá aliviar a dor durante o processo de planejamento para que você possa simplesmente aproveitar o evento quando ele chegar!
E estamos aqui para ajudar! Com 10 modelos detalhados de planejamento de eventos para tudo, desde happy hours virtuais até a próxima conferência em toda a empresa.
Por que o planejamento de eventos é importante?
Eventos bem planejados podem fazer maravilhas pela sua reputação, pelo moral da empresa, pelo envolvimento da comunidade, e mais!
E um evento mal planejado? Bem, isso pode fazer mais mal do que bem para todos os envolvidos.
Os eventos são uma ótima maneira de se conectar com sua comunidade, retribuir aos seus funcionários, incentivar o networking e atrair mais negócios. Eles são uma extensão da sua empresa e cada pequeno detalhe reflete os valores e filosofias fundamentais da sua marca como um todo.
Sem pressão, certo? 😅
Isso não é para assustar você! É para lembrar que os melhores acontecimentos vêm do coração e, por mais estressante que seja o processo de planejamento, os eventos devem ser divertidos. Mostrar que você dedica tempo e esforço para criar uma experiência significativa para um grupo de pessoas que você aprecia é um gesto realmente impactante.
Pode ser tão grande quanto uma conferência virtual ou tão pequeno quanto um almoço de equipe, mas sua próxima ocasião exigirá um processo específico e completo de gerenciamento de projeto de evento.
10 modelos de planejamento de eventos para Hive, Microsoft Office e Excel
Com listas de convidados, fornecedores, ingressos, palestrantes e organização de assentos para supervisionar, você precisará de um software poderoso de planejamento de eventos para gerenciar seu progresso, manter o controle das tarefas e visualizar datas críticas em um calendário personalizável.
O modelo perfeito aprimorará os recursos da sua ferramenta de planejamento de eventos com elementos pré-construídos e personalizáveis, como calendários, listas, status de tarefas e visualizações de fluxo de trabalho. Sem falar que seu template ideal também será 100% gratuito.
Aqui estão 10 de nossos modelos de planejamento de eventos favoritos para Hive, Microsoft Office e Excel que marcam todas as caixas. 📦
1. Modelo de resumo de evento por Hive
O modelo de resumo do projeto de evento da Hive ajuda as equipes de eventos a planejar, rastrear e organizar projetos. Com este modelo, sua equipe de eventos pode criar um esboço do projeto de forma rápida e eficiente.
O modelo inclui tarefas para cada fase do evento, desde o pré-planejamento até a avaliação pós-evento. Cada tarefa e subtarefa é estruturada com responsáveis, datas de vencimento e horas estimadas para monitoramento de esforço. O modelo garante que cada fase do evento seja planejada minuciosamente, sem perder etapas importantes ou pontos de comunicação.
Além disso, você poderá atribuir responsabilidades e definir prazos para cada tarefa. Esta é a maneira perfeita de garantir que todas as tarefas
2. Modelo de planejamento de grandes eventos da Hive
Embora o modelo anterior seja um excelente recurso para planejadores de eventos que lidam com vários eventos, este modelo de planejamento de grandes eventos da Hive foi criado para aqueles que planejam grandes eventos independentes, como eventos esportivos, festivais de música, conferências e muito mais.
Com 16 status de tarefas personalizados e quatro tipos de visualização de projeto incluídos, esta pasta de modelo tem tudo que você precisa para executar eventos de médio porte com listas separadas para gerenciar seus fornecedores abrangentes, listas de verificação, RSVPs e orçamentos.
Além disso, no verdadeiro estilo Hive, este modelo aplica automaticamente um Guia de Introdução para cobrir os prós e contras e o que fazer para fazer este modelo realmente brilhar.
3. Modelo de orçamento para planejamento de eventos por Hive
É quase assustador como é fácil estourar o orçamento do seu evento. 👻🥲
Especialmente quando você está ansioso para retribuir à sua equipe ou planejando vários eventos ao mesmo tempo, as faturas começam a voar! O modelo de orçamento de evento da Hive pode parecer uma novidade, mas na verdade é uma parte essencial (e profundamente satisfatória) da realização de seu próximo evento.
Este modelo ajuda você a manter o controle quando se trata de seus gastos, estabelecendo datas de vencimento, estabelecendo itens de ação importantes e gerenciando o processo de seleção de locais em listas pré-construídas.
Você também pode ficar de olho nas próximas despesas com três status personalizados para compras restantes Pendência, Em andamentoou Completo. 💸
4. Modelo de gerenciamento de eventos por Hive
O modelo de gerenciamento de eventos da Hive é o trampolim para seu modelo de planejamento de eventos (consulte a recomendação #1). 🤪
Com listas de eventos separadas, três status personalizados, tags e seis visualizações de fluxo de trabalho incluídas nesta pasta, você pode organizar vários eventos ao mesmo tempo – e entregá-los dentro do orçamento!
Os campos personalizados são onde este modelo realmente atinge seu objetivo, com oito categorias para filtrar, classificar e agrupar tarefas por vários itens relacionados ao orçamento. Você pode até adicionar dados como porcentagens de progresso, status de pagamento e localização à visualização do seu fluxo de trabalho para obter mais informações rapidamente.
5. Modelo de documento de planejamento de eventos por Hive
Repita depois de mim: Esta é a sua lista de verificação definitiva de eventos. 🗣
Você encerrou suas tarefas, finalizou as faturas, enviou os convites e agora está pronto para participar do evento pelo qual tanto trabalhou! Este modelo de documento de planejamento de eventos da Hive é a lista de verificação do dia que cobre tudo – sério, tudo.
No seu documento, você encontrará páginas separadas por categorias, incluindo Informações gerais, Detalhes de configuração, Lista de convitese Lista de vendedores. Precisa de uma página extra? Sem problemas! Copie páginas facilmente, adicione novas ou crie subpáginas para personalizar ainda mais seu modelo em uma hierarquia visual organizada.
Em cada página, a formatação é criada automaticamente para ajudá-lo a distribuir e acessar informações essenciais o mais rápido possível. Com listas de verificação que você pode eliminar quando concluídas (até mesmo em seu dispositivo móvel), tabelas pré-construídas para sua lista de convidados e dicas do Slash Command, este Hive Doc é o guia definitivo para acalmar seu nervosismo no planejamento de eventos.
6. Modelo de rastreador de planejamento de eventos do Microsoft Office
Este modelo de rastreador de planejamento de eventos da Microsoft ajuda você a ficar por dentro das informações do evento em uma pasta de trabalho do Excel com diferentes planilhas para os parâmetros do projeto, detalhes do projeto e totais do projeto. Cada planilha possui uma tabela ou gráfico modificável para determinar quantos recursos ou quanto do seu orçamento você já usou por evento.
Este é um ótimo modelo para comparar os resultados financeiros de vários projetos, caso você precise apresentar as descobertas às partes interessadas ou reavaliar seu orçamento. É menos uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e mais um atalho para comparar rapidamente os totais gerais com os custos planejados iniciais, incluindo tempo, equipe, orçamento geral e logística.
7. Modelo de planejador de eventos e festas para Excel
Se você preferir ver todas as informações do seu evento organizadas em formato de planilha, este modelo de planejador de eventos e festas para Excel é a escolha certa. Melhor para eventos de pequeno e médio porte, este modelo de planilha única é dividido em seções para adicionar informações dos convidados, arranjos musicais, decorações, suprimentos, notas e muito mais. Cada seção possui uma série de colunas relacionadas para informar se um item foi concluído ou não, bem como um detalhamento cumulativo de seu orçamento e custos esperados.
8. Modelo de planejador de eventos do Word do Microsoft Office
Não é uma garota de planilhas? Sem problemas! Este modelo de planejador de eventos para Microsoft Word o ajudará a obter a mesma estrutura em um documento formatado. Este é um modelo fácil de configurar e editar para cada evento do seu calendário e é melhor usado para rastrear marcos ou atualizações importantes no processo de planejamento de eventos. Ao apresentar o progresso do evento aos gerentes ou partes interessadas, você pode usar este modelo para expressar onde você está no cronograma do projeto e as principais tarefas que ainda precisam ser concluídas.
9. Modelo de marketing de eventos por Hive
Este modelo de marketing de eventos da Hive fornece uma visão geral clara das metas e objetivos do seu evento, bem como uma estrutura organizada para rastrear detalhes do evento, como público-alvo, cronograma do evento, gerenciamento de orçamento e muito mais. Você pode atribuir tarefas a membros específicos da equipe e monitorar o progresso em uma interface fácil de navegar.
Além disso, o modelo de planejamento de eventos do Hive vem com recursos como lembretes, tags e campos personalizados para garantir que seu evento ocorra sem problemas. Com todos os detalhes essenciais do planejamento do evento em um só lugar, você pode ter certeza de que seu evento será um sucesso.
10. Modelo de programação de eventos de cinco dias para Excel
Este modelo de programação de eventos de cinco dias da Microsoft é tão útil para os convidados quanto para o planejador de eventos. As conferências e eventos de networking geralmente duram vários dias e podem contar com dezenas de palestrantes, almoços programados, atividades – e intervalos mínimos.
Essa planilha única de itinerário pode ser mantida em mãos durante o evento e usada pelos organizadores do evento para garantir que cada elemento comece e termine conforme o esperado. E para os convidados, este modelo pode ser editado durante todo o evento ou usado com antecedência para planejar cada dia em torno dos palestrantes ou sessões mais esperados.
Como utilizar um modelo de planejamento de eventos
O planejamento eficiente de eventos começa com um software de gerenciamento de projetos gratuito que pode acompanhar seu processo, estabelecer detalhes importantes do seu evento e ajudá-lo a comunicar atualizações a todos os envolvidos.
Pense em seu modelo de planejamento de eventos ideal como uma estrutura a ser colocada em cima de sua ferramenta de gerenciamento de projetos para fornecer a você e à equipe um ponto de partida claro desde o início.
Os modelos são mais do que apenas um recurso plug-and-play para verificar novamente o seu trabalho. Para aproveitá-los ao máximo, seus modelos de planejamento de eventos devem oferecer suporte durante todas as tarefas relacionadas a eventos com recursos dinâmicos como automação de fluxo de trabalho, status de tarefas personalizáveis e visualizações flexíveis de projetos.
Além disso, o planejamento de eventos é um trabalho colaborativo. Portanto, um modelo que não pode ser sincronizado em vários dispositivos ou compartilhado com colaboradores fora do seu espaço de trabalho causará alguns obstáculos ao longo do caminho.
DRo planejamento do evento pode ser estressante. Mas com o modelo certo? Há esperança. 💜
Os melhores modelos são personalizáveis, totalmente gratuitos e anexados a um software de gerenciamento de eventos projetado para centralizar seu trabalho, unir a equipe e manter o andamento.
Como Hive. 🙂
Hive é a plataforma de produtividade completa para planejadores de eventos, equipes e partes interessadas debaterem, colocarem em prática suas ideias e dar vida aos eventos usando um único espaço de trabalho colaborativo. Com um rico conjunto de recursos totalmente personalizáveis, 15 visualizações exclusivas de fluxo de trabalho e mais 1Com .000 integrações, o Hive ajuda as equipes a acessar o trabalho em aplicativos e agilizar qualquer processo.
Inscreva-se hoje no plano Free Forever do Hive para acessar centenas de modelos pré-construídos para cada caso de uso – incluindo dezenas criados especificamente para planejar seu próximo evento. 🪩
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