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10 modelos RFI de nível superior para coletar dados de fornecedores

Ficando fantasma por fornecedores? N√£o √© voc√™ ‚Äď √© o seu RFI. ūü§∑

Nenhum projeto come√ßa com todos os equipamentos e suprimentos necess√°rios j√° instalados. Para obter um hardware espec√≠fico ou um novo software, voc√™ deve seguir o processo de aquisi√ß√£o padr√£o, que come√ßa com a solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes de fornecedores ou prestadores de servi√ßos.

Para formalizar o processo, primeiro voc√™ precisa enviar um documento de Solicita√ß√£o de Informa√ß√Ķes (RFI) ao fornecedor, e ele o utiliza para determinar se deseja trabalhar com voc√™.

Os modelos RFI são essenciais se você deseja causar uma boa impressão nos fornecedores com aparência e tom mais profissionais. Ter um processo padronizado para seu documento RFI também prepara você e os processos de aquisição de suas equipes para o sucesso.

Esses documentos possuem campos pr√©-projetados para captura formal de dados, tornando o processo de coleta de informa√ß√Ķes r√°pido e f√°cil para ambas as partes. N√£o sabe onde encontrar o modelo perfeito? Estamos protegendo voc√™!

N√≥s escolhemos o 10 modelos de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes mais funcionais isso tornar√° a comunica√ß√£o com os fornecedores muito f√°cil.

10 modelos pr√°ticos de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes (RFI)

O que √© uma solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes?

Uma Solicita√ß√£o de Informa√ß√Ķes √© um documento formal usado por gerentes de projetos e tarefas, bem como por equipes de planejamento, para perguntar a potenciais fornecedores se eles t√™m capacidade para fornecer os servi√ßos ou materiais necess√°rios para um determinado projeto.

O documento também pode ser utilizado para consultar um produto, item ou serviço já adquirido. A maioria das RFIs são delineado ao longo destas cinco categorias:

  1. Nome e informa√ß√Ķes de contato da empresa solicitante
  2. Uma vis√£o geral do projeto que precisa de suprimentos
  3. Consultas sobre o produto ou servi√ßo prospectado (capacidades do produto, experi√™ncia e pre√ßo) ‚Ěď
  4. Um prazo para envio de respostas
  5. Instru√ß√Ķes contextuais

Normalmente voc√™ envia a RFI para v√°rios fornecedores e cria listas de fornecedores para coletar informa√ß√Ķes e comparar op√ß√Ķes com base em seus crit√©rios de sele√ß√£o. Como os fornecedores podem responder no mesmo documento, ele serve como registro da troca de informa√ß√Ķes.

Por que você precisa de um modelo RFI

Para escrever uma planilha RFI perfeita, voc√™ precisa estar focado e direto. √Č por isso que gestores experientes contam com modelos de RFI elaborados por especialistas para fazer o trabalho pesado. ūüŹčÔłŹ

Um modelo RFI agiliza o processo de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes de fornecedores. Segue a estrutura formalizada para extrair informa√ß√Ķes. Suas se√ß√Ķes definidas garantem consist√™ncia, clareza e concis√£o em sua comunica√ß√£o externa e economizam tempo e esfor√ßo.

Usando ofertas de modelos de Solicita√ß√£o de Informa√ß√Ķes in√ļmeros benef√≠cios, Incluindo:

  • Costumiza√ß√£o: Eles s√£o facilmente edit√°veis ‚Äč‚Äčpara atender aos requisitos exclusivos de cada cen√°rio de aquisi√ß√£o, mantendo ao mesmo tempo uma estrutura uniforme
  • Compara√ß√£o f√°cil: Formatos padronizados simplificam o processo de compara√ß√£o de respostas de fornecedores, auxiliando na sele√ß√£o mais r√°pida
  • Documenta√ß√£o: Os modelos facilitam o acompanhamento de todas as conversas que voc√™ tem com os fornecedores, servindo como uma descri√ß√£o detalhada ou prova de que voc√™ fez sua escolha de maneira justa
  • Redu√ß√£o de custos: Ajudam a reduzir os custos administrativos associados aos exerc√≠cios de aquisi√ß√£o, simplificando o processo RFI

10 modelos e formul√°rios RFI √ļteis para experimentar

H√° uma grande variedade de modelos RFI dispon√≠veis online e reunimos a nata da colheita para voc√™! Temos op√ß√Ķes f√°ceis de usar de fornecedores l√≠deres como Hive e TemplateLab. D√™ uma olhada em seus recursos exclusivos abaixo. ūüĎÄ

1. Modelo RFI padr√£o Hive

Mantenha o foco e a organiza√ß√£o para qualquer iniciativa RFI ou processo de aquisi√ß√£o com o modelo RFI padr√£o Hive. Este modelo RFI vers√°til e gratuito ajuda voc√™ a coletar dados de todos os tipos de fornecedores, manter as respostas centralizadas e fazer compara√ß√Ķes justas e cont√≠nuas. ‚öĖÔłŹ

Para utilizar o documento, basta baix√°-lo e criar um Formul√°rio de ingresso RFI para potenciais fornecedores. Adicione quantos detalhes desejar, como nome do solicitante, departamento e data de vencimento. Envie o formul√°rio e acompanhe-o por meio de status como Nova Solicita√ß√£o, Confirma√ß√£o, Cancelado, Conclu√≠do e Entrega. Compare as respostas recebidas atrav√©s de m√ļltiplas visualiza√ß√Ķes personaliz√°veis.

O Lista de solicita√ß√Ķes A visualiza√ß√£o exibe RFIs organizadas por categoria, como Problema, Sugest√£o e Modifica√ß√£o. H√° tamb√©m o Conselho de Processo RFI visualiza√ß√£o, que representa visualmente as solicita√ß√Ķes como cart√Ķes em um quadro Kanban. Esses cart√Ķes s√£o agrupados por status e prioridade para melhor visualiza√ß√£o das tarefas.

Mova uma solicitação de um estágio para outro com uma ferramenta simples de arrastar e soltar. Ou defina critérios de avaliação em seus status para um processo simplificado.

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No Calendário de cronograma de entrega Na visualização, o foco principal está nas datas de vencimento de cada solicitação, proporcionando uma visão rápida do que foi honrado ou ignorado. Você pode reprogramar prazos clicando no botão Prazo na tela.

2. Modelo de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes Hive

Procurando uma maneira descomplicada de coletar dados de fornecedores ou contratados com maior clareza? Basta procurar o modelo de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes Hive, um poderoso formul√°rio RFI projetado especificamente para construir um processo de coleta de informa√ß√Ķes f√°cil de seguir, mas consistente. ūüßź

Use este modelo para coletar dados de fornecedores como qualifica√ß√Ķes, materiais e pre√ßos com facilidade. Voc√™ pode gerenciar dados de v√°rios contratados por meio de uma √ļnica interface e acompanhar o progresso com atualiza√ß√Ķes em tempo real, como altera√ß√Ķes na programa√ß√£o, tempos de resposta ou pre√ßos.

Esse recurso √© especialmente ben√©fico em setores como constru√ß√£o e manufatura, onde mudan√ßas frequentes de custos podem causar estragos nos or√ßamentos. Acompanhe as respostas RFI por meio de quatro visualiza√ß√Ķes amig√°veis:

  1. Visualização do formulário de envio de RFI: Ajuda a verificar detalhes de RFI, como título e descrição, nome do projeto, escopo e prioridade
  2. Visualização da lista de registros de RFI: Fornece um resumo de todos os seus dados RFI agrupados por status e oferece campos personalizados para Resposta, Mudança no custo e Mudança no cronograma
  3. Visualização do quadro do projeto: Mostra RFIs agrupadas por nome de projeto, melhorando a correspondência departamental
  4. Visualização da tabela de escopo RFI: Exibe RFIs classificados por escopo, permitindo que os gerentes decidam a aprovação necessária (se houver)

Recomendamos usar Email no Hive para enviar um documento RFI aos fornecedores sem mover plataformas.

3. Modelo de aquisição Hive

Adquirir mercadorias de fornecedores no prazo e na quantidade certa √© uma tarefa estressante que exige planejamento e colabora√ß√£o meticulosos. Confie no modelo de aquisi√ß√£o Hive para tornar todo o processo um passeio no parque! ūüĆ≥

Quando se trata de aquisição de matérias-primas, este modelo de espaço de trabalho cobre tudo, desde o planejamento e coordenação até a execução de tarefas, aceitação de propostas de preços, supervisão de estoque e padronização do processo de entrega.

Ele vem com oito visualiza√ß√Ķes diferentes para lhe dar controle sobre todas as etapas cr√≠ticas da aquisi√ß√£o. Por exemplo, a visualiza√ß√£o do Documento de Procedimentos Operativos Padr√£o de Aquisi√ß√£o √© ideal para atribuir fun√ß√Ķes de equipe e definir a matriz de aprova√ß√£o.

Voc√™ ganha v√°rios vis√Ķes focadas no fornecedor‚ÄĒ como o Diret√≥rio mestre de fornecedores e as visualiza√ß√Ķes de risco do fornecedor ‚ÄĒ para categorizar seus fornecedores e contabilizar os riscos de entrega associados a cada um. Use a visualiza√ß√£o N√≠vel do fornecedor para classificar os fornecedores de acordo com a criticidade de seus suprimentos para um projeto.

O modelo vem com um built-in Formul√°rio de solicita√ß√£o de admiss√£o para coletar solicita√ß√Ķes de compras internas. Use status como Aberto, Em Revis√£o, Negocia√ß√£o Ativa e Esclarecimentos Necess√°rios para atualizar sua equipe sobre as tarefas de aquisi√ß√£o em andamento.

Personalize o modelo para controle de tempo, avisos dependentes e rastreamento de marcos usando configura√ß√Ķes do ClickApps.

4. Modelo de processo RFP Hive

Pronto para receber propostas de projetos de licitantes ansiosos? O modelo de processo Hive RFP est√° aqui para ajudar! Este modelo de tarefa simplifica os atributos do projeto e os crit√©rios comuns para avalia√ß√£o de objetivos, facilitando o processo de avalia√ß√£o da proposta. ūüƨԳŹ

A Solicita√ß√£o de Proposta (RFP) √© normalmente usado ao solicitar licita√ß√Ķes ou propostas de potenciais fornecedores ou prestadores de servi√ßos, detalhando como eles planejam executar o projeto se forem selecionados para o trabalho. Este modelo de tarefa incorpora listas de verifica√ß√£o, expectativas e campos personalizados para facilitar um processo de RFP cont√≠nuo e garantir uma parceria confi√°vel com fornecedores.

Normalmente, você pode adicionar detalhes importantes sobre o seu projeto em cinco categorias padrão:

  1. Fase do processo: Apresenta um menu suspenso para selecionar o est√°gio do processo em andamento, como Rascunho, Planejamento ou Revis√£o. Verifique o progresso de suas tarefas e subtarefas usando o recurso de progresso autom√°tico
  2. Orçamento: Especifique o orçamento alocado para toda a tarefa de RFP ou para uma subtarefa específica
  3. Anexos: Um campo de arquivo que armazena as entradas e/ou saídas necessárias de uma subtarefa
  4. Data de premiação: Um campo de data para especificar quando o contrato será concedido
  5. Prazo da proposta: Um campo de data mostrando o prazo para envio de propostas
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Embora o modelo venha com uma lista de verificação pré-fabricada, suas listas de verificação de tarefas e subtarefas são totalmente personalizáveis. Depois de ter suas propostas, use Milestones no Hive para negociar e finalizar negócios.

5. Modelo de declaração de trabalho RFP Hive

Esbo√ßar uma Declara√ß√£o de Trabalho (SOW) do zero √© um grande desafio. Felizmente, o modelo de declara√ß√£o de trabalho de RFP Hive ajuda a moldar propostas abrangentes e profissionais rapidamente. ‚Ź≥

Para os n√£o iniciados, um SOW fornece uma compreens√£o compartilhada das entregas do projeto e das condi√ß√Ķes de pagamento, acrescentando clareza e dire√ß√£o ao projeto. Este modelo Hive Doc amig√°vel para iniciantes vem com campos pr√©-concebidos para escrever um SOW de qualidade com facilidade. Comece definindo os detalhes mensur√°veis ‚Äč‚Äčrelativos ao trabalho necess√°rio, sua dura√ß√£o, os processos envolvidos e os recursos necess√°rios para alcan√ßar cada entrega.

Se você tiver problemas para navegar em uma seção, o guia integrado do modelo pode ajudar. Por exemplo, se você não tiver certeza do que adicionar ao Autorização seção, o documento irá sugerir que você explique se a execução do seu projeto requer alguma permissão de hardware ou software. Você também pode buscar assistência ao incorporar segmentos como direitos autorais e marcas registradas, privacidade de dados e leis de segurança relevantes para o seu setor.

Hive oferece suporte de IA para uma variedade de tarefas de escrita. Experimente o recurso Hive AI para gerar SOWs, argumentos de venda e propostas rapidamente para um tom e estilo específicos.

Este modelo permite que voc√™ e seu fornecedor editem a Declara√ß√£o de Trabalho (SOW) juntos e fa√ßa revis√Ķes em tempo real atrav√©s de um link compartilh√°vel.

6. Modelo SOP de compra de matérias-primas Hive

O modelo SOP de compras de matérias-primas Hive é outra opção amigável para compras em nossa lista. Ajuda a manter relacionamentos com fornecedores, gerenciar fluxos de trabalho de compras e otimizar níveis de estoque com entregas oportunas e gerenciamento de resíduos.

Este modelo permite definir o procedimento operacional padr√£o (SOP) para manter um fornecimento consistente de mat√©rias-primas, promovendo efici√™ncia operacional com discrep√Ęncias m√≠nimas.

Use as se√ß√Ķes predefinidas deste modelo para escrever seu SOP de maneira eficaz. Voc√™ pode indicar o prop√≥sito e o escopo. Em seguida, descreva as etapas precisas do pedido no Procedimento se√ß√£o.

Se voc√™ estiver delegando a tarefa de aquisi√ß√£o, recomendamos estabelecer padr√Ķes para fornecedores preferenciais, quantidade desejada e custo or√ßado para evitar mal-entendidos. A estrutura inclui uma se√ß√£o de perguntas frequentes personaliz√°vel no final do modelo.

Voc√™ pode armazenar este modelo no Hive Docs para facilitar o acesso de toda a equipe ou anex√°-lo a fornecedores ou contratos de fornecedores com apenas alguns cliques. Depois de fazer um pedido de compra, acompanhe seu progresso nos pain√©is Hive por meio de tags de status como Pedido feito, Esperando aprova√ß√£oe Materiais Recebidos. Voc√™ pode usar automa√ß√Ķes no Hive para ser notificado sobre cen√°rios cr√≠ticos, como baixos n√≠veis de estoque e entregas atrasadas.

7. Modelo de formul√°rio de pedido de fornecimento Hive

V√°rios pedidos recebidos chegam ao mesmo tempo? Simplifique o processo de pedido de suprimentos com o modelo de formul√°rio de pedido de suprimentos Hive. ūüéĀ

Este modelo visa simplificar a carga administrativa que acompanha ciclos de pedidos complexos. Funciona tanto para fornecedores quanto para compradores. Você recebe um Guia de primeiros passos para mostrar como navegar pela ferramenta repleta de recursos, organizar estoque e logística de entrega e colaborar com fornecedores.

O modelo configura um Formul√°rio de pedido de fornecimento pr√°tico para f√°cil entrada de dados. Preencha os campos com informa√ß√Ķes como n√ļmero do pedido de fornecimento, informa√ß√Ķes do solicitante e do fornecedor, departamento e tipo de fornecimento.

Acompanhe o fluxo de seus pedidos de fornecimento/compra com estas tags de status pr√°ticas:

  1. Novo pedido
  2. Pago
  3. Enviar ao fornecedor
  4. Adicionado ao invent√°rio
  5. Completo
  6. Recusado
  7. Fatura recebida
  8. Para aprovação
  9. Em tr√Ęnsito
  10. Suprimentos recebidos

Se voc√™ √© fornecedor, abra o Visualiza√ß√£o da lista de novos pedidos no modelo para ver as solicita√ß√Ķes de pedido mais recentes agrupadas por status. Voc√™ tamb√©m pode obter visibilidade dos pedidos por departamento e acompanhar as datas de vencimento dos pagamentos.

8. Modelo de Solicita√ß√£o de Informa√ß√Ķes sobre Cultura de Seguran√ßa

Os documentos RFI para trabalhos de constru√ß√£o exigem perguntas sobre uma infinidade de especifica√ß√Ķes e refer√™ncias de projetos anteriores. O modelo de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes sobre cultura de seguran√ßa pode ajud√°-lo a buscar dados com refer√™ncias adequadas para itens como desenhos propostos, licen√ßas de constru√ß√£o e quest√Ķes de sa√ļde e seguran√ßa.

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Este modelo f√°cil de usar cont√©m campos padr√£o como n√ļmero RFI, data da solicita√ß√£o e ID do projeto, que voc√™ pode usar para facilitar a colabora√ß√£o com as partes interessadas do projeto. Oferece um dedicado Vis√£o geral da RFI se√ß√£o, permitindo refer√™ncias de imagem e texto.

No que diz respeito √†s quest√Ķes RFI, voc√™ pode ser t√£o detalhado quanto desejar. Para utilizar este modelo, voc√™ precisa se cadastrar na plataforma Safety Culture (antigo iAuditor).

Depois de ter sua conta, voc√™ pode localizar facilmente uma RFI espec√≠fica procurando por seu ID exclusivo. Al√©m disso, voc√™ pode enviar o modelo RFI como um relat√≥rio PDF, export√°-lo para Word, Excel, Planilhas Google e Google Docs ou atribu√≠-lo a um destinat√°rio externo por e-mail. ‚úČÔłŹ

9. Modelo de relat√≥rio de solicita√ß√£o de informa√ß√Ķes (RFI) do Word por TemplateLab

Se voc√™ est√° procurando um RFI altamente detalhado com se√ß√Ķes padronizadas comuns, aproveite as vantagens do modelo Word Request for Information Report (RFI) da TemplateLab.

Esse modelo Word de oito p√°ginas consiste em se√ß√Ķes padr√£o junto com t√≠tulos, subt√≠tulos, um √≠ndice e uma p√°gina inicial de apar√™ncia formal. Tudo que voc√™ precisa fazer √© substituir o texto escrito em vermelho para personalizar o modelo de acordo com sua inten√ß√£o.

Este modelo serve como um guia passo a passo para escrever uma RFI detalhada. Voc√™ recebe instru√ß√Ķes para abordar se√ß√Ķes essenciais, como finalidade da RFI, objetivos, dados b√°sicos, descri√ß√£o do sistema atual e do problema em quest√£o, informa√ß√Ķes solicitadas e informa√ß√Ķes t√©cnicas.

Também é totalmente personalizável, permitindo alterar o estilo, tamanho e cor da fonte, adicionar tabelas e inserir imagens para garantir clareza.

10. Word, o melhor modelo RFI completo da RFP360

Se você não gosta de modelos longos e prolixos, o modelo Word Best All-Around RFI da RFP360 pode ser do seu interesse.

Esteja voc√™ procurando informa√ß√Ķes sobre servi√ßos de consultoria ou tenha em mente um projeto espec√≠fico que requer assist√™ncia, este modelo de RFP √© a sua ferramenta para transmitir requisitos de maneira eficaz aos fornecedores em um formato conciso.

O modelo permite personalizar sua RFI por meio de cinco se√ß√Ķes:

  1. Informa√ß√Ķes da Empresa: Ofere√ßa insights sobre sua organiza√ß√£o ou tipo de setor
  2. Requisitos do fornecedor: Descreva as especifica√ß√Ķes/habilidades que voc√™ procura em fornecedores em potencial
  3. Descrição do Projeto: Forneça detalhes sobre os objetivos do projeto e uma visão geral do desafio
  4. diretrizes de submissão: especifique claramente como você deseja receber e formatar as respostas
  5. Informação requerida: faça uma série de perguntas que investiguem a empresa, a experiência, a solução proposta e os preços do fornecedor

Simplifique o processo de pedido de fornecimento!

Se você estiver em um cenário competitivo centrado no fornecedor, RFIs de qualidade proporcionam uma vantagem estratégica como negócio. Cria uma boa primeira impressão e ajuda você a encontrar parceiros dignos. Felizmente, redigir e enviar formulários RFI de alta qualidade é muito fácil com nossos modelos listados.

Voc√™ pode dar uma olhada na biblioteca de modelos Hive para descobrir mais 1Mais .000 modelos multifuncionais projetados para otimizar suas opera√ß√Ķes comerciais. ūü¶ł

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