Liderando uma equipe?
Provavelmente, você passa muito tempo pensando em como se comunica ou se está fazendo isso bem. Nenhuma surpresa aí. Afinal, a comunicação eficaz é a base de uma dinâmica de equipe saudável.
Estudos também destacaram a importância da comunicação, incluindo descobertas como:
Para criar uma estratégia de comunicação eficaz para o local de trabalho, os líderes precisam compreender e considerar os tipos de habilidades de comunicação que melhor se adequam à situação dada. Embora alguns modos de comunicação possam parecer óbvios, o diabo está nos detalhes de como você aplica cada abordagem e começa a aprender dicas de linguagem corporal.
Para ajudá-lo a ajustar a forma como sua equipe se comunica, considere 12 estratégias de comunicação que trazem muitas vantagens, independentemente do tamanho da sua equipe. 🚀
12 exemplos de estratégias de comunicação para o local de trabalho
Por que as estratégias de comunicação são importantes?
Embora não seja necessário ser um cientista espacial para descobrir por que as estratégias de comunicação para o local de trabalho são tão importantes, vale a pena destacar os benefícios.
- Distribua melhor o conhecimento indispensável: A criação de canais abertos para uma comunicação eficaz no local de trabalho, tais como reuniões agendadas regularmente, boletins informativos da empresa e avaliações de desempenho, fornecerá aos funcionários o conhecimento necessário para compreenderem as suas funções e como gerir as suas responsabilidades. Uma estratégia de comunicação aberta oferece às equipes melhores oportunidades para atingir seus KPIs. 📈
- Incentive a resolução colaborativa de problemas: Promover um ambiente de colaboração em equipe e solução de problemas no local de trabalho, incentivando os funcionários a debater ideias e encontrar soluções juntos. 🧠
- Realize apenas reuniões eficazes e necessárias: Uma das formas mais comuns de comunicação em equipe é por meio de reuniões. Mas reuniões desnecessárias e improdutivas são prejudiciais para uma comunicação eficaz. É por isso que você deve se concentrar apenas nos pontos críticos de discussão, que você precisa delinear antes da ligação ou reunião. ⏰
- Incentive o alinhamento: Um grande problema para equipes remotas é o desalinhamento devido aos vários fusos horários. O plano de comunicação do seu projeto deve considerar maneiras de fortalecer os relacionamentos da equipe — sejam eles membros remotos ou não — alinhando todos regularmente. 👯
- Construa confiança e mantenha a transparência: A transparência é fundamental para qualquer estratégia de comunicação na gestão de uma equipe. Estabeleça um ambiente de escuta ativa para construir confiança. 🤝
12 estratégias de comunicação
Sem uma comunicação clara da equipe, os projetos não cruzam a linha de chegada e o crescimento estagna. É por isso que conhecer e implementar as estratégias de comunicação que melhor funcionam para a sua equipe é fundamental para o seu sucesso.
Vamos mergulhar em nossas 12 principais estratégias de comunicação que você pode começar a usar com sua equipe imediatamente:
1. Use vários tipos de comunicação
Sua equipe deve ter várias maneiras de se comunicar, incluindo conversas pessoais, e-mail, chamadas telefônicas, videochamadas e ferramentas de chat. O uso de uma variedade de métodos faz com que todos na equipe estejam na mesma página e tenham acesso às informações de que precisam.
Por exemplo, se você usar soluções de comunicação de equipe como Hive, com a capacidade de marcar e mencionar os membros de sua equipe em tarefas, documentos e muito mais, você permitirá que sua equipe se comunique enquanto trabalha. Isso diminui a troca de contexto, o que facilita o processo de realização do trabalho.
2. Defina regras básicas de comunicação
Defina diretrizes sobre como e quando os membros da equipe devem se comunicar. Isso pode incluir tempos de resposta esperados, como usar diferentes plataformas de comunicação e quem deve receber cópia em determinados e-mails. 📝
Isso também se estende às reuniões, sem dúvida uma das tarefas do local de trabalho que ocupa grande parte dos recursos da sua equipe. Considere estabelecer regras básicas para a comunicação verbal e como os membros devem se comunicar nas reuniões (ou seja, detalhar antecipadamente quaisquer expectativas para o trabalho de preparação).
3. Elimine silos de comunicação
Garantir que todos da equipe estejam incluídos no ciclo de comunicação é difícil quando você não tem as ferramentas digitais que facilitam isso. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver trabalhando com equipes híbridas, o que significa que alguns membros da equipe trabalham remotamente e no escritório.
Ninguém deve ficar de fora da conversa, por isso uma boa comunicação elimina silos. Sua estratégia de comunicação deve envolver uma pequena seleção de ferramentas de comunicação no local de trabalho, para que você não se sobrecarregue com muitas ferramentas de negócios.
4. Tenha um facilitador designado
Designar uma pessoa para facilitar o processo de comunicação e garantir que todos transmitam seus pontos de vista em tempo hábil. Sempre procure manter as reuniões produtivas e focadas.
Mas se você quiser dar um passo adiante, atribua a responsabilidade a alguém da equipe para manter a comunicação sob controle após as reuniões. Um facilitador designado ajuda na apropriação da tarefa e preenche as lacunas.
5. Use ferramentas de colaboração em tempo real
Comunique-se facilmente com as diversas ferramentas de projeto integradas do Whiteboard, perfeitas para brainstorming e troca de ideias.
Ferramentas de colaboração em tempo real, como Hive Mind Maps, Whiteboards e Docs, oferecem uma ótima maneira para as equipes se comunicarem entre si e trabalharem em projetos simultaneamente.
Pense nos quadros brancos como uma caixa de areia onde as equipes usam tipos de comunicação visual e escrita para compartilhar e refinar ideias. A melhor parte é que as ferramentas do Whiteboard são fáceis de usar e personalizáveis o suficiente para que as equipes possam consultá-las e editá-las conforme avançam.
6. Estabeleça metas claras para a equipe
Ter metas claras e mensuráveis é essencial para que as equipes permaneçam no caminho certo e garantam que todos estejam trabalhando para atingir os mesmos objetivos. Os recursos de metas do Hive facilitam definir, rastrear e atingir as metas da equipe com bastante visibilidade.
Crie metas rastreáveis conectadas às suas tarefas de trabalho para que você possa medir metas e visualizar cronogramas. Em termos de estilos de comunicação, utiliza comunicação escrita e visual para manter sua equipe conectada nos objetivos.
7. Incentive a comunicação bidirecional
Para uma comunicação eficaz, deve ser uma via de mão dupla. Quando dizem: “São precisos dois para dançar o tango”, isso também vale para a comunicação no local de trabalho. 💃
Incentive os membros da equipe a fazer perguntas e compartilhar suas ideias abertamente. Isso ajuda a construir uma equipe mais unificada que trabalha com as mesmas ideias e feedback.
8. Use aplicativos de compartilhamento de tela
Aplicativos de compartilhamento de tela, como a ferramenta Clip do Hive, são extremamente úteis para equipes remotas. Eles permitem que os membros da equipe compartilhem seu trabalho em tempo real, garantindo que todos estejam alinhados e possam colaborar.
Claro, também existem ferramentas como o Zoom, que permitem que as equipes compartilhem suas telas em tempo real. 💻
É uma questão de descobrir qual combinação de ferramentas ameniza quaisquer problemas no fluxo de trabalho de uma equipe. Dessa forma, a transferência de informações se torna muito fácil e o gerenciamento de mudanças acontece de forma eficaz.
9. Divida tópicos complexos
Divida tópicos complexos em partes menores para torná-los mais fáceis de entender. Isso inclui dissecar os problemas em tarefas menores e mais gerenciáveis, para que você possa se concentrar em um aspecto de cada vez.
Apresentações, documentos, modelos, matrizes e ferramentas como quadros brancos são úteis para dividir tarefas complexas e cronogramas de projetos para que nada passe despercebido.
Uma vantagem de usar essas ferramentas é que todas elas tornam seus esforços de detalhamento referenciáveis, para que as equipes estejam sempre atualizadas.
10. Centralize seus esforços de comunicação
Centralize, centralize, centralize. Freqüentemente, os esforços de comunicação da equipe são desperdiçados devido a alguns erros no gerenciamento da equipe. Isso pode acontecer devido a uma variedade de coisas como:
- Uma pilha de tecnologia desarticulada
- Nenhuma estrutura referenciável sobre como os projetos devem ser abordados
- Documentos desconectados vivendo em muitas plataformas separadas
Quando a comunicação é centralizada, as equipes controlam melhor suas conversas, tarefas e projetos em um único espaço. Isso reduz a troca de tarefas e de contexto e ajuda a manter sua equipe focada no que é importante.
É importante ter em mente que as estratégias de comunicação – quando bem utilizadas – ajudam as equipes a progredir no trabalho em si, em vez de se perderem em tarefas gerenciais. Um grande passo nessa direção começa com a centralização da forma como você comunica e compartilha informações.
11. Faça reuniões regulares de equipe
Realizar reuniões regulares de equipe é uma ótima maneira de garantir que todos estejam atualizados em suas tarefas e em sincronia entre si. As reuniões de equipe também oferecem uma ótima oportunidade para discussão aberta e colaboração.
Qualquer coisa que não seja óbvia é esclarecida e as equipes podem trazer à tona todo e qualquer problema potencial. As reuniões regulares da equipe são principalmente verbais, mas você não deve se esquecer de adicionar comunicação visual e escrita para transmitir seus pontos de vista.
12. Priorize 1-sobre-1 comunicação
Os líderes de equipe não devem se esquecer de priorizar a comunicação individual. Para colher os benefícios dessas reuniões, você precisa de fortes habilidades de comunicação em seu local de trabalho.
Comece agendando reuniões regulares com os membros da equipe para discutir tópicos específicos. Use esse tempo para dar feedback positivo regularmente para que os membros da equipe se sintam seguros e apreciados. Aqui, você começará a aprender dicas de linguagem corporal e outras comunicações não-verbais.
As reuniões individuais dão aos membros da equipe a oportunidade de fazer perguntas, compartilhar ideias e se atualizar sobre quaisquer problemas. Realize essas reuniões regularmente e certifique-se de definir regras básicas de comunicação claras.
Se precisar de ajuda para iniciar uma cadência de reunião individual, você pode usar um modelo Hive para começar mais rápido! Configure e acompanhe facilmente seu 1-sobre-1 reuniões com o Hive 1-sobre-1 modelo!
Tipos de estratégias de comunicação
Geralmente, existem quatro estratégias principais de comunicação a serem consideradas ao trabalhar com sua equipe. Vamos detalhar cada estratégia de comunicação para que você saiba o que funcionaria melhor para sua situação ou função:
Comunicação verbal
Quando os funcionários usam linguagem verbal para trocar informações, eles estão usando comunicação verbal. Quer seja uma conversa cara a cara, uma apresentação ou uma reunião Zoom, seu objetivo é comunicar-se de forma eficaz por meio de interações verbais.
Para obter a melhor comunicação individual, você deve considerar suas habilidades verbais, como explicar ideias de maneira eficaz, ir direto ao ponto e manter os ouvintes envolvidos.
Comunicação não verbal
A comunicação não verbal ocorre quando os funcionários transmitem mensagens sem o uso de palavras. Isso inclui linguagem corporal, expressões faciais, gestos ou até mesmo contato visual. De todas as estratégias de comunicação, esta é muitas vezes a mais importante de compreender.
A comunicação não verbal fornece contexto para a mensagem verbal. E, em última análise, ajuda você a captar dicas não-verbais dos funcionários. Nem todo mundo vai querer se comunicar diretamente por meio de uma conversa.
Com o surgimento da comunicação virtual, pode ser muito mais desafiador captar a linguagem corporal, o tom de voz e outras dicas não-verbais que são mais fáceis de ver pessoalmente.
É por isso que as câmeras são incentivadas a estar ligadas quando você está em uma chamada de equipe do Zoom. Compreender a comunicação não verbal é importante para a comunicação remota porque ajuda a fornecer contexto e minimiza os riscos de mal-entendidos.
Comunicação escrita
E-mails, memorandos, boletins informativos, notas e até símbolos são exemplos perfeitos de comunicação escrita. Muitas estratégias de comunicação eficazes são aplicadas simplesmente por meio da escrita – tudo, desde as palavras que você escolhe, a estrutura das frases e a forma como sua escrita é organizada, conta ao se comunicar dessa forma.
No local de trabalho, os funcionários trocam informações por meio de documentos escritos que assumem diversos formatos. Esse tipo de comunicação é benéfico porque permite um registro permanente da conversa para que todos possam consultá-la e revisá-la facilmente.
Ter um único sistema de base de conhecimento para trabalhar facilita o compartilhamento com vários colegas e elimina o potencial de interpretações erradas. Essa estratégia de comunicação também é uma excelente forma de os gestores delegarem tarefas e responsabilidades.
Bônus: software de comunicação interna!
Comunicação visual
Recursos visuais como diagramas, gráficos, vídeos, fotografias e muito mais são usados para transmitir mensagens por meio da comunicação visual. Das estratégias de comunicação mais eficazes, esta é benéfica porque ajuda a quebrar conceitos complexos e torná-los mais fáceis de compreender.
Recursos visuais – como Hive Whiteboards – ajudam a adicionar contexto à mensagem, tornando-a mais fácil de compreender. É por isso que existem livros ilustrados. Além disso, esse tipo de estratégia de comunicação permite explicar conceitos complexos, tomar decisões mais rápidas, aumentar o envolvimento em reuniões e é facilmente referenciável.
Use estratégias de comunicação com sua equipe no Hive
Usar as ferramentas, estratégias e métodos de comunicação corretos ajudará a melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. O objetivo é garantir que todos trabalhem em direção aos mesmos objetivos e isso é melhor feito através de uma estratégia de comunicação sólida.
Melhor ainda, o uso de ferramentas de colaboração em tempo real para centralizar a comunicação da equipe garantirá que todos tenham acesso às informações de que precisam. Hive oferece uma ampla gama de recursos para fazer exatamente isso!
Use as ferramentas de colaboração em tempo real do Hive, recurso de rastreamento de metas, extensão de gravação de tela e modelos de reunião para ajudar as equipes a permanecerem alinhadas e produtivas.
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