Ninguém quer se atrasar para uma reunião ou entregar uma tarefa muito além do prazo original. Essas coisas são ruins e têm um efeito negativo nas pessoas ao nosso redor. Muitas vezes esses contratempos não são intencionais – são apenas o resultado de uma má gestão do tempo.
Embora você não possa passar de não confiável a ultraconfiável da noite para o dia, mudar suas técnicas de gerenciamento de tempo ajuda muito a ser mais feliz, mais produtivo e mais realizado no trabalho.
O que você realmente precisa são as técnicas corretas de gerenciamento de tempo. É hora de dizer adeus ao sentimento de sobrecarga e olá ao sentimento de organização, foco e capacidade. ✨
Vamos mergulhar.
15 técnicas de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade da sua equipe
Por que as técnicas de gerenciamento de tempo são importantes?
Todos nós precisamos de maneiras que nos ajudem a administrar o tempo de maneira eficaz. Seja em casa ou no trabalho, as habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais se você quiser cumprir sua lista de tarefas.
A gestão do tempo no local de trabalho é especialmente importante. Quando você se depara com diversas tarefas, pessoas que dependem de você e prazos urgentes, você precisa encontrar uma maneira de manter o foco e a produtividade.
Isso se torna ainda mais relevante quando você trabalha em equipe.
Benefícios de técnicas eficazes de gerenciamento de tempo para equipes
Ser capaz de concluir sua lista de tarefas no prazo não afeta apenas você. É uma grande vitória para o resto da sua equipe também. O oposto também é verdadeiro: ficar para trás pode ter um efeito dominó no restante da equipe ou do projeto.
Seja melhorando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, priorizando tarefas ou usando alguns métodos simples de bloqueio de tempo, os efeitos positivos do gerenciamento adequado do tempo são muito benéficos.
Equipes com estratégias essenciais para gerenciar seu tempo desfrutam de benefícios como:
- Oferecendo trabalho de maior qualidade e mais focado em tarefas urgentes
- Sentimentos de confiança e confiabilidade em sua programação diária
- Um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
- Menos procrastinação com bloqueio de tempo eficaz
- Relações de trabalho mais fortes em todas as suas tarefas
- Níveis mais altos de produtividade para priorizar tarefas
- Menor probabilidade de esgotar seus níveis de energia em trabalho profundo
Quando sua equipe consegue priorizar todas as tarefas, realizar tudo e trabalhar de forma produtiva, elas se tornam um grande trunfo para sua organização. Se você ou os membros de sua equipe estão lutando para se manter produtivos ou ficando para trás, considere experimentar ferramentas de gerenciamento de tempo.
O software certo combinado com algumas técnicas eficientes de gerenciamento de tempo pode fazer toda a diferença.
15 das técnicas de gerenciamento de tempo mais eficientes
Não faltam técnicas de gerenciamento de tempo por aí. Para algumas pessoas, marcar tarefas em blocos de tempo funciona; para outras, trata-se de enfrentar primeiro a tarefa mais desafiadora.
Para ajudá-lo a encontrar as dicas e ferramentas certas para você, aqui estão algumas das estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes que existem.
1. Defina metas SMART
Sem um objetivo real em mente, é fácil se distrair, procrastinar e ter que correr para terminar sua tarefa dentro do prazo. Definir metas SMART ajuda você a entender no que se concentrar, para que possa trabalhar nas tarefas de maneira lógica. 🎯
Estabeleça metas com a estratégia SMART em mente:
- Específico: Saiba qual objetivo ou resultado você deseja alcançar
- Mensurável: Ser capaz de acompanhar o progresso da meta
- Atingível: Alcançável com os recursos que você tem (ou aos quais pode ter acesso)
- Relevante: Ajuda você a atingir uma meta ou prioridade geral
- Tempo limite: Tenha um prazo realista que você possa cumprir
É fácil criar metas no Hive. As metas Hive ajudam você a definir metas SMART onde você pode visualizar o progresso. Você também pode usar Hive para adicionar datas de vencimento às tarefas, para que possa ver rapidamente o que está acontecendo com suas tarefas e objetivos.
2. Experimente bloquear o tempo para trabalhar em suas tarefas mais importantes
A maioria de nós tem uma ideia aproximada de quanto tempo uma tarefa pode levar. Use isso a seu favor e use o bloqueio de tempo para ajudá-lo a se manter produtivo e organizado.
O bloqueio de tempo funciona atribuindo blocos de tempo a tarefas específicas. Durante esse período específico, você trabalha apenas nessa tarefa e evita distrações de outras áreas. Esta é uma ótima maneira de manter o foco, evitar a procrastinação e ter a melhor mentalidade para um trabalho profundo. 👀
Muitas pessoas consideram o bloqueio de tempo útil quando na verdade precisar períodos de trabalho profundo. Você pode agendar um horário em seu calendário para se concentrar em uma tarefa desafiadora e, em seguida, preencher outras áreas ao seu redor com tarefas menos desafiadoras.
Concentrar-se no trabalho profundo também ajuda você a trabalhar com seus níveis de energia – tenha um bloco de tempo dedicado quando estiver mais energizado e deixe tarefas administrativas ou menores para quando estiver cansado ou precisar de uma pausa.
Aqui no Hive, temos muitos modelos úteis de bloqueio de tempo. Você encontrará modelos para ajudá-lo a planejar seus dias, semanas e meses, com visualizações de calendário e lista que complementam a forma como você deseja ver sua programação da melhor forma.
3. Coma aquele sapo
Comer aquele sapo é uma estratégia de gerenciamento de tempo que envolve priorização. Com essa técnica, você se concentra primeiro nas tarefas mais importantes ou exigentes – e não passa para mais nada até que esteja concluído.
Se você é um procrastinador, esta pode ser a estratégia certa para você. Ao se forçar a enfrentar primeiro a tarefa mais valiosa, você não será capaz de evitá-la.
Em vez disso, você gasta seus níveis de energia mais valiosos para concluí-lo primeiro e depois obtém a satisfação de saber que já fez o trabalho mais difícil e pode relaxar mentalmente pelo resto do dia realizando tarefas mais fáceis. 🏖️
Abra caminho para o sucesso com este método usando o recurso Prioridades do Hive. Analise sua lista de tarefas e dê a elas um sinalizador de prioridade. Atribua uma única tarefa em sua agenda diária como urgente e faça dela o seu “sapo” para o dia de trabalho.
4. Experimente a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower foi introduzida pelo Presidente Dwight Eisenhower como uma forma de categorizar tarefas para compreender a sua importância. Ainda hoje é uma técnica popular de gerenciamento de tempo, pois ajuda você a visualizar o que é mais importante.
Essa abordagem de gerenciamento de tempo envolve dividir suas tarefas nestes quadrantes:
- Urgente e importante
- Não urgente, mas importante
- Urgente, mas não importante
- Não é urgente e nem importante
Considerar se sua tarefa é urgente e/ou importante ajuda você a decidir se deve priorizá-la ou não. As tarefas urgentes devem ser realizadas primeiro – especialmente se também forem importantes.
Trabalhe nas tarefas em ordem de urgência e saiba que é improvável que você consiga concluí-las todas. Este exercício também pode ajudá-lo a identificar onde você precisa delegar ou solicitar mais recursos. 🙌
Construir sua própria matriz de Eisenhower pode ser demorado, mas felizmente já criamos um poderoso modelo de matriz de Eisenhower Hive para ajudar a acelerar o processo. Adicione à sua lista de tarefas e você estará no caminho certo para um melhor gerenciamento de tempo e tarefas.
5. Tente fazer as coisas (GTD)
Nossas mentes estão constantemente ocupadas, o que pode dificultar a compreensão do que fazer a seguir. Popular de David Allen Fazendo as coisas O método (GTD) ajuda você a processar seus objetivos e tarefas, para que você possa descobrir um caminho prático a seguir.
O processo GTD acontece em cinco etapas:
- Capture ideias e tarefas
- Esclareça e processe se eles são acionáveis
- Organize em acionáveis e não acionáveis e, em seguida, agrupe por tarefa
- Reflita para ter certeza de que sua lista ainda é relevante
- Envolva-se com sua lista de tarefas e realize tarefas
Este é um sistema de gerenciamento de tempo de processo pesado que requer manutenção, mas pode ser uma maneira valiosa de ajudá-lo a priorizar e seguir em frente, se isso for algo contra o qual você tem dificuldade.
Use seu bloco de notas Hive para ajudá-lo a trabalhar no processo GTD. Quando terminar, converta facilmente suas anotações em tarefas, adicione-as à sua lista de tarefas e priorize-as adequadamente. ✅
Ou use um software de execução com campos personalizados pré-construídos para categorizar itens de trabalho em diferentes contextos. Priorize tarefas com base no contexto, data de vencimento, esforço necessário e muito mais, ao mesmo tempo que simplifica seu processo com documentos colaborativos acessíveis à equipe.
Bônus: Confira nossa lista completa de modelos GTD
6. Use um quadro Kanban
Para ser realmente eficaz no gerenciamento de projetos, você precisa saber exatamente em que estágio estão suas tarefas. É aí que entra a abordagem Kanban. Com um quadro Kanban, você pode visualizar onde seus projetos e tarefas estão no processo, para que você possa lidar proativamente com obstáculos e desafios. 🤩
Um quadro Kanban possui diferentes colunas relacionadas ao status do projeto, como:
- Não foi iniciado
- Iniciado
- Em andamento
- Em revisão
- Preparar
No seu quadro, você pode atribuir tarefas a cada seção ou arrastar e soltar uma tarefa específica na coluna correta. Você pode então ver rapidamente onde está, identificar obstáculos e verificar com os membros da equipe para ter certeza de que estão no caminho certo.
Adicione um quadro Kanban ao seu fluxo de trabalho se quiser ter uma visão melhor do que está acontecendo com seus projetos. Use um de nossos modelos de quadro Kanban e insira seus dados ou personalize-os ainda mais para criar uma maneira totalmente personalizada de gerenciar todas as tarefas e tempo.
7. Acompanhe seu tempo
Você pode pensar que é superprodutivo ou saber que está ficando para trás, mas a única maneira de realmente medir isso é controlar seu tempo. Monitorar seu tempo fornece dados valiosos que você pode usar para mudar para melhor a maneira como você trabalha.
Ao longo do dia você trabalha em tarefas importantes, mas pequenas tarefas e distrações também aparecem. Acompanhar seu tempo ajuda você a ver quanto tempo você gasta verificando as redes sociais, respondendo e-mails, ajudando colegas de trabalho e todas as outras tarefas que você talvez não realize. 📚
Se você já é usuário do Hive, não precisa de uma ferramenta dedicada de monitoramento de tempo para ajudá-lo a ver quanto tempo gasta em cada tarefa.
Nosso recurso integrado de controle de tempo de projeto do Hive oferece uma maneira rápida e simples de controlar seu tempo, criar modelos de controle de tempo, definir estimativas de tempo e visualizar relatórios sobre como você está gastando seu tempo. Você também pode usar nossos modelos de quadro de horários para apresentar uma nova maneira de visualizar o tempo gasto em sua equipe.
8. Aplique o princípio de Pareto
Existe uma regra popular que diz que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Isso é conhecido como análise de Pareto ou princípio de Pareto e é outra forma de abordar seus hábitos de gerenciamento de tempo.
Compreender que apenas uma pequena minoria do seu trabalho o leva adiante o incentiva a identificar essas tarefas que mudam o jogo. Ao encontrá-los, você sabe que deve apostar tudo e focar nessas tarefas para obter os melhores resultados. Dicas de gerenciamento de tempo, como o princípio de Pareto, ajudam você a manter o foco e evitar distrações no trabalho profundo. 👀
Hive é um lugar útil não apenas para registrar sua lista de tarefas, mas também para priorizar suas tarefas importantes. Nosso recurso de tarefas está repleto de opções personalizáveis para ajudá-lo a visualizar o que é relevante, sinalizar suas tarefas mais valiosas e marcá-las quando terminar.
9. Limitar a troca de contexto
Embora algumas pessoas afirmem ser ótimas em multitarefas, geralmente você precisa de períodos de foco profundo para atingir seus objetivos. A mudança de contexto, onde você pula de uma tarefa para outra, introduz momentos de procrastinação e baixa produtividade.
Para algumas pessoas, isso acontece com mais frequência, portanto, hacks de produtividade que ajudam a limitar a mudança de contexto tornam-se inestimáveis. Encontre maneiras de permanecer na zona e limitar a mudança de contexto.
Coloque seu telefone em outro lugar, desligue as notificações, feche windows e aplicativos e fique indisponível para outras pessoas. Crie o tipo de ambiente que promove um trabalho profundo. ✨
Há muitas maneiras pelas quais o Hive pode ajudá-lo a manter o foco e limitar a mudança de contexto. Recupere seu foco gerenciando suas notificações, abra tarefas no modo de tela inteira para evitar distrações e trabalhe off-line para permanecer no modo de foco por mais tempo.
10. Aprenda a dizer não
Esta não é apenas uma técnica de gerenciamento de tempo no trabalho, mas se aplica a toda a sua vida. Aprenda a dizer não, para não ficar sobrecarregado e incapaz de concluir qualquer coisa.
Sempre há mais trabalho a fazer e sempre há um colega de trabalho que precisa da sua ajuda por apenas cinco minutos. Sempre há mais reuniões, mais projetos e mais oportunidades relacionadas ao trabalho. Aprenda a dizer não, proteja seu tempo e dedique sua energia às tarefas que mais importam. 🙌
Nem sempre é fácil dizer não, especialmente ao seu gerente ou a alguém que você deseja ajudar, mas para quem não tem tempo. Tente dizer “Eu adoraria ajudar, mas não posso até a data X” ou “Claro, posso pegar isso, mas o que devo abandonar?”
Essas respostas reforçam o valor do seu tempo e dão ao responsável pela tarefa a oportunidade de redefinir a prioridade de sua própria lista de tarefas.
11. Experimente a caixa de entrada zero
Algumas pessoas usam suas caixas de entrada como uma lista de tarefas. Embora às vezes isso funcione, para outras pessoas a caixa de entrada pode ser uma fonte de pavor. Solicitações concorrentes de informações, distrações intermináveis e conversas que simplesmente não precisam de sua atenção.
Para ajudar a combater a procrastinação, tente zerar a caixa de entrada.
A caixa de entrada zero é onde você limpa sua caixa de entrada no final do dia e pretende mantê-la assim. Comece o dia revisando sua caixa de entrada e categorizando cada item.
Se for uma tarefa pequena, faça-a imediatamente e exclua ou arquive o e-mail. Para outras tarefas que precisam de resposta, mas não imediatamente, arquive-as em uma pasta para serem tratadas mais tarde. Dessa forma, sua caixa de entrada parece organizada e intencional – e não um lugar onde você está sempre lutando para se atualizar. 🌻
12. Use a técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo, continua sendo uma das formas mais populares de realizar tarefas e permanecer produtivo. Essa ferramenta de gerenciamento de tempo envolve trabalhar em blocos de tempo específicos e depois fazer pausas antes de retornar ao que estava fazendo.
Essa técnica de gerenciamento de tempo promove a necessidade de pausas e descanso entre as tarefas e pode ajudar a evitar a procrastinação.
Com a técnica Pomodoro você trabalha 25 minutos e depois toma um 3-5 intervalo de minuto. Depois de fazer isso quatro vezes, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos para descansar, relaxar e se sentir revigorado. Você pode então optar por continuar com essa técnica de gerenciamento de tempo ao longo do dia ou passar a trabalhar em algo diferente.
Se seguir os horários normais do aplicativo Pomodoro não funcionar para você, tente o timeboxing. Ele segue um princípio semelhante de trabalhar em blocos de tempo, mas você é livre para atribuir limites de tempo e a duração dos seus intervalos de descanso.
Graças à nossa integração com o aplicativo Pomodone, usar a técnica Pomodoro enquanto você trabalha no Hive é ainda mais fácil. Use a integração para monitorar seu tempo nas tarefas, fazer pausas naturais e ver relatórios sobre como você está trabalhando. 👀
13. Use o método de planejamento rápido
Para pessoas que desejam sair de sua zona de conforto e considerar uma abordagem mais abrangente para gerenciamento de tempo, o livro de Tony Robbins Método de planejamento rápido (RPM) vale a pena considerar.
Essa abordagem incentiva você a explorar seus desejos, propósitos e requisitos, para que possa agir para que isso aconteça. RPM significa:
- Orientado para resultados
- Orientado por um propósito
- Plano de ação massivo
É uma técnica que leva você a observar como as tarefas se enquadram em seu plano geral de trabalho (ou de vida). Com o tempo, pode ajudá-lo a priorizar tarefas e projetos que o levam ao seu destino e dizer não ou delegar as tarefas que não o fazem. 👋
14. Experimente o lote de tarefas
Se você trabalha com muitas tarefas pequenas, o agrupamento de tarefas pode revolucionar sua produtividade e ajudá-lo a produzir mais. O agrupamento de tarefas envolve agrupar tarefas semelhantes e, em seguida, trabalhar com elas todas de uma vez. ⚒️
O lote de tarefas é um antídoto útil se você tem tendência a mudar de contexto. Em vez de alternar entre as tarefas diárias por capricho, você pode atribuir tarefas específicas a um período de tempo e entrar no clima.
Isso não funciona apenas para tarefas: tente agrupar chamadas telefônicas ou agendar todas as suas reuniões para um dia da semana. Isso é ideal para equipes de vendas que tentam atender vários telefonemas ou e-mails ao mesmo tempo.
15. Use inteligência artificial (IA)
Existem centenas de aplicativos de IA surgindo todos os dias. Embora isso possa ser esmagador, também apresenta uma oportunidade interessante: o que você pode automatizar, acelerar ou melhorar com a ajuda da inteligência artificial?
Existem aplicativos com tecnologia de IA que ajudam você a gerar imagens, escrever conteúdo, resumir videochamadas e muito mais. Embora nenhuma IA seja perfeita ainda, esses aplicativos ajudam muito a remover tarefas da sua lista de tarefas. Com essas tarefas menores fora da sua lista, você está livre para se concentrar nas áreas que causam maior impacto.
Ferramentas e recursos alimentados por IA, como Hive AI, ajudam você a levar sua produtividade a novos níveis. Crie itens de ação, resuma notas de reuniões, edite textos, formate conteúdo e faça brainstorming de ideias com a ajuda da inteligência artificial.
Em vez de gastar horas pensando no assunto do e-mail perfeito, peça à nossa IA para fazer sua mágica e fornecer algumas opções. Estamos apenas no começo e há muito mais potencial pela frente para as equipes que investem no poder da IA. 🤩
Prepare-se para o sucesso com estas dicas de gerenciamento de tempo
Mudar a maneira como você pensa e usa o tempo não acontece num instante. Reserve algum tempo para considerar essas técnicas de gerenciamento de tempo, descobrir quais provavelmente funcionarão para você e experimentar.
Você não encontrará a abordagem certa imediatamente, mas sempre aprenderá algo novo sobre si mesmo.
Se você está pronto para transformar seus novos hábitos de gerenciamento de tempo em uma tendência para ser mais produtivo, experimente o Hive gratuitamente.
Hive não é apenas um lugar para controlar seu tempo ou sinalizar a prioridade de seus objetivos – é o centro de produtividade definitivo. Gerencie seu trabalho, colabore com os membros da equipe e adote uma abordagem de trabalho mais organizada.
Explore os tópicos do artigo
