Criar conteúdo de alta qualidade nunca é um empreendimento individual.
Para trocar ideias de conteúdo e cooperar na criação, avaliação e distribuição de conteúdo, diversos cérebros de múltiplas equipes devem se unir.
Mesmo que uma única pessoa lidere sua equipe de conteúdo, ela precisará de um processo claro para se comunicar com indivíduos de outras equipes, documentar seus procedimentos e fornecer um local semelhante a uma biblioteca para todas as informações que produzem.
Tudo isso fala de uma coisa: a necessidade de colaboração de conteúdo ou o ato de gerenciar todos os aspectos da geração e distribuição de conteúdo em um único local.
Mas como você pode reunir todas as suas atividades de conteúdo em um só lugar? Este blog explicará como. Você saberá o que é colaboração de conteúdo, por que sua equipe precisa dela e quais ferramentas podem ajudá-lo a facilitá-la.
O que é colaboração de conteúdo?
Quando vários indivíduos colaboram em um único conteúdo, série ou produção de conteúdo mais amplo, isso é chamado de colaboração de conteúdo. Esse tipo de conteúdo é conhecido como conteúdo colaborativo.
Por exemplo, sua equipe de marketing e departamento de atendimento ao cliente podem colaborar em um artigo de blog, ou dois criadores de conteúdo de vídeo de empresas diferentes podem colaborar para apresentar uma série de webinars ou conferência online.
Os projetos também podem ser organizados de diversas maneiras.
Os recursos colaborativos podem ser dispersos ao longo do processo, como um e-book criado e promovido de forma colaborativa. Eles podem se concentrar predominantemente em uma parte do processo geral, como uma equipe de promotores para o lançamento de uma campanha.
Como pode ser visto, as colaborações de conteúdo são adaptáveis. Você pode organizá-lo da maneira que melhor se adequar aos objetivos de seus colaboradores.
Importância das plataformas de colaboração de conteúdo
Uma plataforma de colaboração de conteúdo pode ser um ativo valioso para qualquer empresa. Mesmo se você utilizar um processador colaborativo como o Google Docs, é necessária uma abordagem mais completa. Como resultado, você poderá colaborar em projetos adicionais.
A colaboração em equipe também pode ajudá-lo a aprender como aumentar a cooperação em equipe. Se você conseguir descobrir isso, sua equipe será mais produtiva.
Considere algumas das vantagens mais essenciais da colaboração de conteúdo.
1. Para se manter atualizado
Você e os membros da sua equipe podem permanecer atualizados sobre os vários aspectos do seu projeto se usarem ferramentas de colaboração de conteúdo. Uma solução de colaboração online decente oferece suporte à edição em tempo real, permitindo que sua equipe trabalhe em um único arquivo em diferentes sistemas.
Isso significa que você não terá que se preocupar com o fato de seus funcionários não concluírem suas tarefas. Se você tiver algum tempo livre, poderá examinar o documento ativo enquanto ele está sendo trabalhado.
A colaboração de documentos pode ser significativamente mais difícil sem uma plataforma de colaboração de conteúdo. Na sua ausência, você teria que fazer seus próprios ajustes e depois compartilhar o documento atualizado com seu colega para que ele pudesse fazer a sua parte, e você não saberia o status enquanto ele estivesse trabalhando nele.
2. Poupa tempo
A colaboração de conteúdo também pode ajudar você e sua equipe a economizar tempo. Em seus sistemas, vários usuários podem abrir o mesmo documento. Para discutir o que fazer com o projeto, a equipe pode usar uma ferramenta como o Microsoft Teams.
No entanto, o documento ativo também pode servir como fórum de discussão. As pessoas podem imediatamente comentar e fornecer sugestões sobre o documento. Então, em vez de esperar por uma reunião ou resposta por e-mail, outras pessoas poderão fazer essas modificações imediatamente.
Se você tem colaborado por e-mail, talvez seja necessário esperar que alguém aprove seu trabalho. Isso pode causar atrasos graves em seu projeto. Mas no caso de colaboração de conteúdo, basta compartilhar o acesso ao documento com o aprovador.
3. Use com todos na equipe
As melhores ferramentas de colaboração de conteúdo são aquelas que todos da sua equipe podem usar. O sistema pode ser utilizado por qualquer pessoa, seja gerente de marketing ou não. Dessa forma, todos podem trabalhar no conteúdo usando a mesma abordagem.
Você deve ser capaz de usar vários arquivos com sua plataforma de colaboração de conteúdo. Assim, sua equipe de mídia social poderá trabalhar com arquivos de processamento de texto, enquanto sua equipe de contabilidade poderá trabalhar com planilhas.
Essa adaptabilidade permite a colaboração entre equipes. Você também não precisa se preocupar em localizar várias ferramentas para cada departamento utilizar.
4. Compartilhe documentos com sua equipe
Em determinadas situações, um projeto pode necessitar da utilização de muitos documentos. Os mesmos problemas surgem ao compartilhar vários documentos por e-mail e ao compartilhar um único documento. Você pode compartilhar todos os documentos necessários ao usar uma plataforma de colaboração de conteúdo.
No início de um projeto, você pode deixar de distribuir um documento. No entanto, enviar esse documento para sua ferramenta de colaboração de conteúdo simplificará esse processo. Todos em sua equipe poderão ler ou modificar qualquer um dos documentos em que você estiver trabalhando.
E, claro, quando alguém modifica algum dos documentos, as alterações ficam visíveis para todos. Se outra pessoa quiser contribuir para o documento, poderá fazê-lo. Tudo que você precisa fornecer é um link, desde que permita o acesso a quem precisa.
5. Proteja seus documentos
Outra vantagem de usar plataformas de colaboração de conteúdo é a capacidade de proteger documentos. Talvez você tenha um relatório financeiro de que todos os seus contadores precisam. No entanto, você não deseja que sua equipe de marketing ou vendas os veja.
A solução correta de compartilhamento de arquivos permitirá que você compartilhe documentos com quem precisa deles. Essas pessoas podem realizar suas tarefas enquanto você não precisa se preocupar em comprometer a segurança da sua empresa.
Quando um novo usuário requer acesso, você pode fornecê-lo a esse indivíduo. Isso é muito mais eficiente do que iniciar uma nova conversa por e-mail com todos os membros da equipe. Isso não apenas economizará seu tempo, mas o novo funcionário poderá começar a trabalhar imediatamente.
6. Melhora o acesso
De acordo com uma pesquisa, quase 97 por cento dos funcionários desejo de trabalhar remotamente. Quando seus funcionários trabalham remotamente, eles só precisam de acesso à ferramenta de colaboração de conteúdo e, depois disso, estão prontos para trabalhar!
Os funcionários não terão que usar o mesmo computador ou ir ao escritório todos os dias para realizar suas tarefas. As soluções de colaboração online são essenciais se você deseja que parte da sua equipe trabalhe remotamente. Os membros da sua equipe não precisarão mais transferir seus documentos de trabalho entre dispositivos para cumprir suas tarefas profissionais.
5 Melhores ferramentas de colaboração de conteúdo em 2022
Você finalmente está pronto para começar a colaborar no conteúdo com sua equipe com mais frequência. Considere as seguintes ferramentas para gerenciar projetos e conteúdos colaborativos:
1. IA LongShot
LongShot é um redator de conteúdo de IA que oferece um modo de equipe que facilita o trabalho conjunto das equipes no conteúdo. Com este modo, todos podem contribuir com suas ideias e sugestões, e então a IA ajudará a transformar essas ideias em peças acabadas.
Você também pode acompanhar as contribuições de cada membro da equipe para ver quem fez o quê e dar crédito a quem merece. Como a colaboração costuma ser um processo confuso, o modo Equipe de IA LongShot é flexível e adaptável. Então vá em frente e experimente – isso facilita muito a criação de conteúdo!
2. Trello
Se você está procurando uma ferramenta para ajudá-lo a colaborar em projetos de conteúdo, o Trello é uma ótima opção. Com o Trello, você pode criar quadros para organizar seu conteúdo, adicionar cartões com detalhes sobre cada conteúdo e atribuir tarefas aos membros da equipe. Você também pode usar o Trello para deixar comentários e feedback sobre partes do conteúdo, o que facilita o acompanhamento de alterações e edições.
Além disso, o Trello se integra a várias outras ferramentas, o que facilita o compartilhamento de conteúdo com outras pessoas e mantém todos na mesma página. Se você está procurando uma maneira de melhorar seu processo de colaboração de conteúdo, vale a pena conferir o Trello.
3. Co-agendamento
Se você está procurando uma ferramenta de colaboração de conteúdo que possa ajudá-lo a organizar suas ideias e agilizar o processo de edição, dê uma olhada no CoSchedule. Com o CoSchedule, você pode compartilhar facilmente seus documentos com outras pessoas e acompanhar as alterações em tempo real.
A função de bate-papo integrada facilita a discussão de edições e a obtenção de feedback de sua equipe. O melhor de tudo é que o CoSchedule se integra a várias outras ferramentas de produtividade para que você possa manter todo o seu trabalho em um só lugar; vale a pena conferir!
4. Ásana
Criar conteúdo é um esforço de equipe, mas encontrar uma ferramenta que atenda às necessidades de todos pode muitas vezes ser um desafio. É aí que entra a Asana. Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que facilita a colaboração das equipes durante a criação de conteúdo.
Com a Asana, você pode criar tarefas e atribuí-las a membros específicos da equipe. Você também pode definir prazos e adicionar arquivos para que todos tenham todas as informações necessárias para concluir suas tarefas. A Asana facilita ver quem está trabalhando em quê e ainda oferece modelos para ajudar você a começar.
Portanto, se você está procurando uma maneira de ajudar sua equipe a trabalhar em conjunto com mais eficiência, vale a pena conferir o Asana.
5. Canva
Como qualquer profissional de marketing sabe, criar conteúdo de alta qualidade é essencial para gerar leads e vendas. No entanto, criar conteúdo atraente pode ser um desafio, especialmente para equipes ocupadas que já estão sobrecarregadas. O Canva pode ajudar.
Canva é uma ferramenta de design gráfico fácil de usar que facilita a criação de belas imagens e vídeos. Mas não se aplica apenas às equipes de marketing. O Canva pode ser usado por qualquer pessoa da sua organização que precise criar conteúdo, desde RH até atendimento ao cliente.
E por ser baseado na nuvem, vários usuários podem trabalhar no mesmo projeto simultaneamente, facilitando a colaboração. Então, se você está procurando uma maneira de ajudar sua equipe a trabalhar de maneira mais inteligente e não mais difícil, dê uma olhada no Canva.
Conclusão
No mundo dos negócios de hoje, é mais importante do que nunca ter uma equipe de pessoas que possam trabalhar juntas de forma eficaz. Com o advento de novas tecnologias, as empresas agora podem se conectar com pessoas de todo o mundo. Isso significa que as equipes podem estar espalhadas por todo o mundo, dificultando a comunicação eficaz.
As melhores plataformas de colaboração de conteúdo facilitam o compartilhamento de ideias, comentários e edições entre os membros da equipe. Eles também ajudam a manter todos no caminho certo e responsáveis. Se você está procurando uma maneira de melhorar sua estratégia de marketing de conteúdo, considere usar uma plataforma de colaboração de conteúdo.
Quais são alguns dos desafios que você enfrenta ao criar conteúdo como parte de uma equipe? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.
