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5 Lista de verificação de etapas para encerrar projetos (com exemplos)

O encerramento do projeto √© parte integrante do gerenciamento do projeto. √Č a fase final, quando as entregas s√£o testadas em rela√ß√£o aos KPIs e ao escopo, as pontas soltas s√£o resolvidas, as li√ß√Ķes s√£o aprendidas, a transfer√™ncia √© conclu√≠da e um projeto √© aprovado.

De muitas maneiras, o encerramento do projeto √© t√£o importante quanto uma reuni√£o inicial e o escopo do trabalho (SOW). √Č algo para o qual os gerentes devem reservar tempo, para garantir que as entregas do projeto foram conclu√≠das conforme o esperado e que o projeto foi executado com sucesso.

Nesta postagem, orientaremos voc√™ em um processo passo a passo para encerrar um projeto e forneceremos cinco modelos √ļteis que voc√™ pode usar para agilizar o processo de encerramento de projeto para sua equipe.

Simplificando o processo de encerramento do projeto para sua equipe

O que é encerramento do projeto?

Quer um projeto seja interno ou esteja sendo entregue de forma colaborativa por terceiros, como uma empresa de desenvolvimento de software ou uma agência de marketing, ele deve sempre terminar com uma fase de encerramento do projeto.

O encerramento do projeto √© a fase final de miss√£o cr√≠tica no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Marca o fim de um projeto, o √ļltimo indicador-chave de desempenho antes que qualquer entrega possa come√ßar a causar impacto em uma organiza√ß√£o.

Por exemplo, se o objetivo é implementar um novo software de gestão de relacionamento com o cliente numa organização empresarial, isso pode levar tempo, especialmente se estiverem envolvidos fornecedores ou consultores terceiros.

No entanto, vale a pena dedicar o tempo necess√°rio: a maioria dos projetos (de qualquer tamanho) funciona muito melhor quando h√° um software de gerenciamento de projetos para manter todos concentrados nas tarefas e na mesma p√°gina.

Por que o encerramento do projeto é importante?

Conclus√£o eficazes do projeto podem ajudar a definir a cultura de uma equipe. Tudo o que um membro da equipe ou l√≠der de projeto aprende ao implementar e entregar um projeto ‚Äď sucessos e falhas ‚Äď pode ser levado adiante em projetos futuros.

√Č igualmente importante garantir que a documenta√ß√£o, os ativos e outros produtos sejam repassados ‚Äč‚Äčao cliente e assinados. Caso contr√°rio, o cliente poderia dizer que um projeto n√£o foi conclu√≠do conforme esperado, especialmente se esses ativos estivessem inclu√≠dos no contrato.

O encerramento do projeto envolve responder a algumas perguntas para garantir que tudo esteja encerrado, incluindo:

  • As metas e objetivos foram alcan√ßados?
  • O cliente est√° satisfeito com a documenta√ß√£o e as entregas do projeto?
  • Foi o projeto apropriadamente conclu√≠do dentro do prazo e do or√ßamento?
  • Existem li√ß√Ķes aprendidas sobre gargalos ou problemas no meio do processo que seriam √ļteis para futuras equipes de projeto?
  • Os l√≠deres e gestores seniores ou outras partes interessadas est√£o satisfeitos com os resultados do projeto?
  • Que retorno do investimento pode ser esperado ou que retorno do investimento o cliente ter√° ap√≥s fechar um projeto?
  • Para refer√™ncia futura ‚Äď valeu a pena o tempo, o esfor√ßo e o dinheiro investidos?
  • Agora que foi entregue, as partes interessadas e o pessoal que utilizar√° o produto (por exemplo, uma nova aplica√ß√£o de software) est√£o conscientes dele e treinados?

A maneira como você responde a essas perguntas depende se você está entregando um projeto internamente ou para um cliente. Cada parte abordará esse processo de gerenciamento de projetos de maneira diferente.

O encerramento do projeto √© importante porque determina se o projeto foi um sucesso ou um fracasso e o que pode ser aprendido. Muitas vezes, os projetos s√£o medidos apenas com base em padr√Ķes de or√ßamento e prazos.

O sucesso envolve mais do que apenas n√ļmeros. Atingimos a marca de qualidade? Esmagamos nossos objetivos de neg√≥cios? Esses fatores s√£o muito importantes se voc√™ quiser tirar o projeto do papel.

Tipos de encerramento de projeto

Existem v√°rios tipos de encerramento de projeto que podem ser implementados dependendo das circunst√Ęncias e objetivos espec√≠ficos do projeto. Aqui est√£o alguns tipos comuns:

  1. Fechamento Normal: Este √© o tipo padr√£o e mais comum de encerramento de projeto, onde o projeto √© conclu√≠do conforme planejado, todas as entregas s√£o produzidas e todos os objetivos e metas s√£o alcan√ßados. A equipe do projeto conclui todas as tarefas restantes, realiza revis√Ķes e aprova√ß√Ķes finais e encerra formalmente o projeto.
  2. Fechamento prematuro: Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos, isso significa que você poderá marcar cada item de ação como concluído. Infelizmente, nem toda fase de encerramento do projeto termina desta forma. Alguns projetos são encerrados antes de saírem do papel. Quando um projeto é cancelado quando está prestes a começar, isso é conhecido como fechamento prematuro.
  3. Fechamento Parcial: Às vezes, um projeto pode ser parcialmente encerrado quando determinados componentes ou fases foram concluídos com sucesso, mas outros ainda estão em andamento. Este tipo de encerramento permite uma abordagem faseada, onde as peças concluídas são fechadas enquanto o restante trabalho continua. Ajuda a gerenciar dependências e priorizar recursos de forma eficaz.
  4. Encerramento de Consolida√ß√£o: Nos casos em que v√°rios projetos relacionados estejam sendo executados simultaneamente, poder√° ser realizado um fechamento de consolida√ß√£o. Isto envolve consolidar os resultados, aprendizados e recursos de v√°rios projetos em um √ļnico processo de encerramento. Ajuda a garantir consist√™ncia, transfer√™ncia de conhecimento e utiliza√ß√£o eficiente de recursos em todos os projetos.
  5. Fechamento de suspens√£o: Se um projeto precisar ser temporariamente suspenso devido a fatores externos ou restri√ß√Ķes operacionais, ser√° realizado um encerramento de suspens√£o. O projeto √© suspenso at√© que as circunst√Ęncias permitam sua retomada. Durante o encerramento, a equipe documenta o status do projeto, os recursos e quaisquer a√ß√Ķes necess√°rias exigidas na retomada.
  6. Falha no fechamento: Infelizmente, nem todos os projetos s√£o bem-sucedidos. Um encerramento falhado ocorre quando um projeto n√£o consegue atingir os seus objetivos ou entregar os resultados desejados. Nesses casos, o projeto √© encerrado sem atingir os objetivos pretendidos. √Č crucial realizar uma an√°lise completa das raz√Ķes do fracasso, documentar as li√ß√Ķes aprendidas e determinar quaisquer componentes recuper√°veis ‚Äč‚Äčou poss√≠veis ajustes para projetos futuros.
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Agora vamos nos aprofundar nas etapas a serem seguidas ao fechar um projeto.

5 Etapas para concluir o processo de encerramento do projeto

Aqui estão cinco etapas que as equipes de gerenciamento de projetos devem seguir ao encerrar um projeto e obter a aprovação de clientes e partes interessadas.

1. Implementar tarefas de conclus√£o

Pontas soltas sempre precisam ser resolvidas durante os est√°gios finais de qualquer projeto.

As principais entregas do projeto terão sido concluídas, portanto, certifique-se de que itens de ação e metas menores não sejam esquecidos. Isso pode incluir o seguinte:

  • Ativos auxiliares e resultados
  • Documenta√ß√£o do projeto e, no caso de entregas de software, guias de produto
  • Qualquer treinamento que precise ser ministrado
  • Arquivos e propriedade intelectual que um cliente possui ap√≥s a conclus√£o foram transferidos
  • Faturas enviadas e pagas
  • Quaisquer outras tarefas administrativas que precisem ser executadas antes de come√ßar o processo de encerramento do projeto

2. Consulte o escopo ou resumo do projeto para garantir que as metas sejam alcançadas

Agora que as pontas soltas foram resolvidas, é hora de verificar novamente o escopo ou resumo original para avaliar se as metas foram alcançadas.

O sucesso do projeto é medido em função de vários critérios e indicadores-chave de desempenho. Em alto nível, a maioria dos projetos é avaliada com base em algumas métricas principais:

  • Entregamos o que o cliente esperava?
  • O processo de encerramento do projeto ocorreu dentro do prazo e do or√ßamento?
  • O cliente est√° satisfeito com a qualidade e satisfeito em assinar as entregas?
  • As metas e objetivos comerciais e operacionais foram alcan√ßados?

Desde que a equipe de gerenciamento e a equipe de gerenciamento de projetos envolvidas possam responder sim √† maioria, idealmente, a todas essas perguntas, ent√£o foi um sucesso. Alcan√ßar os objetivos de um projeto pode ser √ļtil se voc√™ quiser trabalhar novamente com a mesma organiza√ß√£o em um novo projeto. ūüõ†ÔłŹ

√Č por isso que um processo post-mortem de desempenho e de encerramento do projeto √© t√£o valioso. Voc√™ pode usar esse tempo para revisar resultados e li√ß√Ķes com o cliente, bem como internamente.

Um gerente de projeto tamb√©m pode usar essas informa√ß√Ķes para uma reuni√£o interna de aprendizado de 360 ‚Äč‚Äčgraus, para que li√ß√Ķes pr√°ticas possam ser aplicadas a futuros documentos, fluxos de trabalho e processos de projetos.

Os membros da equipe apreciarão o feedback e a orientação sobre o desempenho do projeto para melhorar ainda mais na próxima vez.

3. Conclua um relat√≥rio do cliente e uma reuni√£o interna de aprendizado de 360 ‚Äč‚Äčgraus

Os relat√≥rios est√£o entre as partes mais √ļteis do processo de fechamento. Um gerente de projeto deve reservar tempo para dois: um balan√ßo interno, tamb√©m conhecido como reuni√£o de aprendizagem de 360 ‚Äč‚Äčgraus, e um balan√ßo do cliente e reuni√£o de transfer√™ncia.

Procure realizar a teleconferência interna ou sessão presencial antes conversando com o cliente. Dessa forma, todos em seus processos de gerenciamento de projetos estarão na mesma página.

Se algo deu errado durante a fase de encerramento do projeto, √© √ļtil saber quem √© o respons√°vel pelos erros e como os problemas foram resolvidos.

Os gerentes de projeto precisam usar esse tempo para revisar todo o processo com a equipe do projeto, do início ao fim, incluindo os principais marcos.

  • O que deu errado?
  • O que foi bem?
  • Os recursos do projeto foram utilizados de forma eficaz?
  • Qual foi o sucesso da equipe no cumprimento do plano do projeto?
  • O que aprendemos?
  • O que podemos fazer melhor da pr√≥xima vez?
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Documente os resultados da reuni√£o interna para estar mais preparado para a an√°lise da fase de encerramento do projeto com o cliente.

A maioria dos clientes fará perguntas semelhantes às listadas acima. Além disso, eles vão querer avaliar os resultados e entregas em relação ao escopo, resumo inicial, metas e objetivos.

As partes interessadas e os l√≠deres seniores que medem o sucesso do projeto querem, em √ļltima an√°lise, ter certeza de que receber√£o aquilo pelo que pagaram. Se voc√™ quiser ser minucioso, escreva tudo isso em um relat√≥rio de encerramento do projeto para que eles possam compar√°-lo com o plano do projeto.

DICA PRO
E se um projeto n√£o tiver sa√≠do exatamente como planejado? Documentar o que aconteceu e por que √© crucial. Durante um projeto, sempre registre tudo o que acontece em seu software de gerenciamento de projetos, grave reuni√Ķes e liga√ß√Ķes e mantenha c√≥pias de e-mails em sua plataforma tamb√©m. Desta forma, os clientes n√£o poder√£o contestar faturas durante o processo de encerramento do projeto.

4. Garantir que a documentação esteja completa e que as entregas sejam feitas

Você tem um plano para a entrega de um projeto? Se assim for, agora é o momento de colocar este plano em ação como parte do processo de encerramento. Caso contrário, um gerente de projeto deve fazer um plano.

Nesta fase de encerramento do projeto, muitas vezes é simplesmente uma questão de garantir que documentos, arquivos e outros ativos sejam entregues ao cliente conforme esperado. Para entregas de projetos mais complicadas, como software e aplicativos, o ciclo de vida de final do projeto pode envolver testes, treinamento e depuração.

Ao entregar qualquer coisa, desde um site a um software, o cliente precisa saber como funciona. Caso contrário, é como pagar por um carro que você não pode dirigir. Como parte disso, certifique-se de ter fornecido ao cliente tudo o que ele precisa:

  • Acesso de n√≠vel administrativo √†s entregas do projeto
  • Documenta√ß√£o e manuais
  • Treinamento ou materiais de treinamento
  • Propriedade intelectual e outros ativos
  • Acesso a suporte cont√≠nuo conforme necess√°rio

As transfer√™ncias s√£o √ļteis para estabelecer confian√ßa a longo prazo. Ser√° mais f√°cil realizar projetos futuros sabendo que voc√™ concluiu um deles com sucesso. Um relat√≥rio de encerramento do projeto pode ser √ļtil para ajudar a garantir o pr√≥ximo projeto da mesma empresa.

E uma transferência tranquila resulta em clientes mais felizes, menos perguntas após o encerramento e o potencial para garantir o trabalho contínuo. Marque a lista de verificação de encerramento do projeto na ferramenta de documentação do projeto para saber que está concluído.

5. Agradecer a todos os envolvidos e dissolver a equipe do projeto

Com o cliente satisfeito, o projeto conclu√≠do, a entrega realizada e os documentos do projeto repassados, s√≥ falta agradecer a todos e desmontar a equipe do projeto. ūüôĆ

Como gerente de projeto, certifique-se de que cada membro da equipe saiba como foi seu desempenho. Internalize as li√ß√Ķes. Lembre-se de documentar as altera√ß√Ķes no processo e no fluxo de trabalho que voc√™ deseja implementar em projetos futuros.

O mesmo acontece com quaisquer vitórias, atalhos ou novas ferramentas testadas. Se você encontrou algo que ajudará a entregar trabalhos futuros com mais eficiência, poderá incorporar tudo o que aprendeu em fluxos de trabalho e processos no futuro.

Agora você pode reatribuir os membros da equipe a outros projetos, tarefas e clientes.

Para facilitar o gerenciamento de projetos, reunimos esta lista com cinco modelos de encerramento de projetos que vale a pena salvar.

5 Modelos √ļteis de encerramento de projeto

Os modelos s√£o √ļteis para v√°rios cen√°rios, fluxos de trabalho e processos de gerenciamento de projetos. Eles s√£o especialmente valiosos quando voc√™ pode integr√°-los a um software de gerenciamento de projetos, como o Hive.

1. Modelo de visualização de lista de encerramento de projeto Hive

Use este modelo simples de visualização de lista de encerramento de projeto Hive para acompanhar tudo.

Com uma variedade de campos e status personalizados, você pode adicionar este modelo ao Hive e torná-la sua abordagem ideal para encerramentos simples de projetos.

Ele vem equipado com diferentes tipos de visualização, como Gantt, Quadro e Linha do tempo. Portanto, qualquer que seja a forma como sua equipe preferir visualizar e trabalhar nos cronogramas do projeto, ela pode ser facilmente configurada de acordo com suas preferências.

2. Modelo de visualização de tarefa de encerramento de projeto Hive

O modelo de visualização de tarefas de encerramento do projeto Hive é como uma lista simples de tarefas do projeto que você pode usar no Hive. Use isso como sua lista de verificação de encerramento do projeto para garantir que você capture todas as pontas soltas.

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Adicione o modelo e visualize todo o projeto (ou uma s√©rie de subtarefas), um item da lista de tarefas por vez. Marque-os √† medida que avan√ßa, simples assim – al√©m de fazer o trabalho, √© claro! ūüĎÄÔĽŅ

3. Modelo retr√ī Hive 4Ls

Para quem quer ser um pouco mais expressivo nas tarefas de encerramento de projetos, aqui est√° o Template Retro Hive 4Ls.

Sua equipe pode dizer o que amou, ansiava, detestava e aprendeu com um projeto. Este modelo vem completo com espa√ßo para aprofundar as li√ß√Ķes que uma equipe aprendeu.

Vale a pena preencher os quatro ‚ÄúL‚ÄĚ, especialmente quando os projetos s√£o mais desafiadores, para que a equipe se sinta compreendida, o feedback seja recebido pelo gerente do projeto e li√ß√Ķes valiosas possam ser postas em pr√°tica para trabalhos futuros.

4. Modelo de formul√°rio de feedback Hive

O modelo de formul√°rio de feedback do Hive √© √ļtil para coletar opini√Ķes do cliente quando um projeto √© conclu√≠do e aprovado. Voc√™ pode usar isso para feedback interno e at√© mesmo depoimentos de clientes.

Os clientes geralmente dar√£o feedback nas liga√ß√Ķes de interrogat√≥rio. Mesmo que seja negativo, vale a pena registr√°-lo para que possa ser integrado aos aprendizados do futuro.

Feedback positivo e depoimentos s√£o ainda mais valiosos. Publique-os online com a permiss√£o do seu cliente. Colete esse feedback com o modelo de feedback digital do Hive e incorpore essas li√ß√Ķes em sua ferramenta confi√°vel de gerenciamento de projetos.

5. Modelo de transferência de projeto Hive

Você precisa implementar uma entrega de projeto, mas não sabe por onde começar?

Não se preocupe se não tiver um em seus procedimentos operacionais padrão. Nós ajudamos você com o modelo de transferência de projeto Hive.

Coloque todos os detalhes importantes neste documento para uma transferência bem-sucedida. Inclua itens essenciais como logins e links para pastas, documentação, manuais de treinamento e qualquer outra coisa que um cliente precise após a entrega.

Mantenha todos os seus projetos em andamento e evite atrasos dispendiosos ou falhas de comunicação. Com o modelo de transferência de projeto do Hive, você tem uma solução completa para processos contínuos para cada membro da equipe envolvido.

Simplifique o encerramento de projetos com software de gerenciamento de projetos

Modelos e processos são ferramentas organizacionais valiosas que economizam tempo ao executar uma lista de verificação de encerramento de projeto e itens de ação, como:

  • Todas as tarefas foram conclu√≠das?
  • Todos os resultados e entregas foram aprovados internamente e pelo cliente?
  • Fizemos uma transfer√™ncia e algum treinamento associado para o cliente?
  • O projeto foi encerrado?
  • Todas as tarefas de encerramento do projeto foram realizadas e aprovadas pela ger√™ncia?

Mas para tornar esse processo mais tranquilo para todos, você precisa de um software de produtividade para gerenciar todo o ciclo de vida do projeto, de ponta a ponta. Com o software de produtividade, toda a equipe do projeto é mantida concentrada e responsável.

Se voc√™ conceder acesso a eles, os clientes tamb√©m poder√£o fornecer sugest√Ķes, ideias, feedback e recursos para garantir que um projeto seja entregue e fechado com sucesso.

Cadastre-se hoje mesmo para obter sua conta Hive gratuita para cuidar de todo o ciclo de vida do projeto com um poderoso conjunto de software, tornando o encerramento do projeto um processo mais f√°cil para todos.

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