Sejamos honestos:
O planejamento do evento é difícil.
Há o planejamento, a emissão de ingressos, a organização dos assentos, o envolvimento dos participantes do evento e muito mais. Como planejador de eventos, lidar com tudo isso pode ser como tentar impedir que seu cachorro mastigue seus sapatos. É impossível!
No entanto, um software de gerenciamento de eventos de qualidade pode realmente simplificar as coisas para você. Neste artigo, destacaremos como o software gratuito de gerenciamento de eventos pode ajudá-lo a realizar seus eventos sem problemas.
Vamos começar esse evento!
Como escolher o melhor software de gerenciamento de eventos?
Antes de chegarmos à nossa lista de ferramentas de planejamento de eventos, você precisa saber o que procura em uma ferramenta ou solução de software de gerenciamento de eventos.
Além disso, você pode aprender mais sobre gerenciamento de projetos de eventos aqui.
Aqui estão algumas perguntas que você pode se fazer para fazer a escolha certa:
- Este software gratuito para eventos permite que você colabore com várias partes interessadas do evento, como participantes, patrocinadores e fornecedores?
- A tecnologia do evento é adequada para um evento presencial ou virtual, ou ambos?
- A ferramenta de planejamento de eventos precisa ter ferramentas de marketing integradas para ajudar você ou seu expositor a atrair mais visitantes?
- O software de planejamento de eventos é fácil de usar para todos os níveis de organizadores de eventos?
- O software permite que você acompanhe seu progresso e conquistas?
- O aplicativo oferece suporte a integrações de mídia social ou outras formas de marketing de mídia social?
- E o mais importante, é uma ferramenta completa de gerenciamento de eventos que pode reunir as informações relacionadas ao evento sob o mesmo teto?
Pare um minuto e pense bem. 🤔
Isso o ajudará a encontrar a ferramenta certa para o trabalho.
O tipo que tem todos os recursos que você precisa e nada outro.
Tem suas respostas?
Tudo bem então, vamos dar uma olhada em alguns softwares de gerenciamento e planejamento de eventos.
Principal 7 Software gratuito de gerenciamento de eventos
Aqui estão os sete melhores softwares gratuitos de gerenciamento de eventos que você pode ter hoje:
1. Clique para cima
O primeiro é o Hive, um dos softwares de gerenciamento de projetos mais bem avaliados do mundo.
Com Hive, você pode agilizar todos os processos de planejamento de eventos e gerenciamento de participantes. De graça!
Principais recursos do Hive
A. Agende eventos e tarefas com Visualização do calendário
Ter dois acompanhantes para um casamento pode resultar em um episódio de TV hilário.
Mas no planejamento de eventos?
É um pesadelo!
Evite essas situações embaraçosas e mantenha seu planejamento e itinerário atualizados com a visualização de calendário do Hive.
Use-o para planejar, agendar e até mesmo gerenciar recursos para o seu evento e visualizá-lo em um calendário.
Hive também permite integrar seus aplicativos de calendário favoritos, como Google Calendar, Outlook, Apple Calendário, etc
Como alternativa, verifique a visualização da Linha do tempo para mapear todo o seu evento e atribuir tarefas no mesmo local.
B. Façam as coisas juntos usando Vários cessionários
Quer se trate de debater temas de eventos ou de limpar depois da festa, algumas coisas só precisam de um equipe para intensificar.
Para tais tarefas, você tem vários cessionários do Hive. Use-o para atribuir tarefas a mais de uma pessoa e até mesmo a uma equipe inteira.
Deixe o trabalho em equipe começar!
C. Sugira alterações com Prova
Você pode sobreviver a uma avalanche.
Mas você não sobreviverá a um erro ortográfico do nome do seu convidado no cartão de convite.
Certifique-se de que o material do seu evento esteja 100% livre de erros e com aparência perfeita com os recursos de revisão do Hive.
Use-o para adicionar marcadores claros em modelos de design para garantir que você tenha o melhor convite da cidade. 🎉
D. Não perca tarefas importantes com Lembretes e Prioridades
Imagine esquecer de pegar o banner do evento.
Ou substituindo aqueles guardanapos amarelos que a cliente odiava.
Vá em frente e cancele o plano de fim de semana. Suspirar.
Alternativamente, você define Lembretes no Hive e evita tais contratempos em primeiro lugar.
E você sabe o que dizem sobre gerenciamento eficiente… trata-se de acertar as prioridades.
Bem, nós temos exatamente o que você precisa.
Categorize suas tarefas de acordo com prioridades urgentes, altas, normais ou baixas. Dessa forma, sua equipe sabe exatamente como planejar seus dias.
E. Economize tempo com modelos de equipe
Hive tem vários modelos de planejamento de eventos pré-construídos para todos os tipos de equipes, incluindo gerenciamento de eventos, CRM, design, finanças e muito mais.
Use um deles para criar instantaneamente um sistema de gerenciamento de eventos ou fluxo de trabalho para o seu próximo evento e economizar um tempo valioso. ⌚
Você sempre pode criar seu próprio processo de planejamento e modelá-lo para reutilização futura.
Não se esqueça de usar Status de Tarefas Personalizadas para tornar seu fluxo de trabalho o mais personalizado possível.
Prós do Hive
Contras do Hive
- Não é possível exportar painéis
Mas não se preocupe!
Nossa equipe atua quase 24×7 para garantir que sempre abordaremos suas sugestões e resolveremos suas preocupações.
Confira nosso roteiro de desenvolvimento para ver o que está reservado!
Preços Hive
Hive tem três opções de preços:
- Plano Gratuito para Sempre (melhor para uso pessoal)
- Plano Ilimitado (melhor para equipes pequenas ($7/membro por mês)
- Plano de negócios (melhor para equipes de médio porte (US$ 12/membro por mês)
- Plano Empresarial Plus (melhor para várias equipes (US$ 19/membro por mês)
Avaliação do usuário Hive
- Capterra: 4.7/5 (mais de 2.000 avaliações)
- G2: 4.7/5 (mais de 2300 avaliações)
Use o modelo de planejamento de festa do Hive para o seu próximo evento!
2. Mesas Sociais
Outro software gratuito de gerenciamento de eventos é o Social Tables. Sua especialidade é a diagramação de eventos, que permite organizar os assentos do seu local.
Nenhum participante do evento fica sem assento!
A Social Table também é ótima para gerar leads diretamente no site do seu evento. O software ainda possui um aplicativo de check-in móvel para agilizar o registro do evento.
Então está perfeito?
Claro, se você não se importa com a falta de tarefas, prazos ou integrações com ferramentas de comunicação como Zoom, Gmail, etc.
Ah, e eles também não têm um aplicativo Android.
Sentimos vocês, usuários do Android.
Principais recursos das tabelas sociais
- Permite fazer upload de plantas baixas em PDF
- Permite realizar diagramação de eventos 3D personalizada
- Permite gerenciar convidados e seus detalhes
Prós das mesas sociais
- Suporta colaboração em equipe em tempo real e atualizações sobre check-ins dos participantes
- Permite visualizar análises para descobrir o pico de participação em eventos
- Permite que os clientes visualizem as edições feitas em diagramas de eventos em tempo real
Contras das mesas sociais
- A versão gratuita permite apenas um evento ativo por vez e uma planta baixa por evento
- Sem modo off-line
- Não é ideal para gerenciamento de tarefas
As Mesas Sociais oferecem duas opções de preços:
- Essencial (grátis): 150 vagas para participantes, uma conta de usuário e colaboração em tempo real
- Profissional ($ 199/mês): 250 vagas para participantes, suporte por e-mail e dois eventos ativos
Avaliação do usuário nas Mesas Sociais
- Capterra: 4.5/5 (26 comentários)
- G2: 4.4/5 (mais de 100 avaliações)
3. Damasco Selvagem
O próximo é Wild Apricot.
Alguém está com vontade de um damasco agora? 😋
Bem, desejos à parte, Wild Apricot é um software de registro de eventos online e um bom concorrente nesta lista de ferramentas gratuitas de gerenciamento de eventos.
Ele fornece as ferramentas certas para o envolvimento dos participantes antes, durante e depois do evento.
No entanto, para um software de gerenciamento de eventos, o Wild Apricot não tem como atribuir tarefas aos membros da sua equipe.
Felizmente, ao contrário do Social Tables, o software possui um aplicativo móvel de eventos para dispositivos iOS e Android. Mas há um problema.
O aplicativo móvel de eventos não é gratuito. 🤷
Principais recursos do damasco selvagem
- Permite personalizar formulários de registro
- Permite promoção automatizada de eventos por e-mail
- Permite rastrear e cobrar taxas de registro
Prós de damasco selvagem
- Relatórios automáticos sobre receitas de eventos
- Banco de dados de associação on-line para membros
- Ferramentas de marketing de eventos, como criadores rápidos de sites com modelos compatíveis com dispositivos móveis
Contras do damasco selvagem
- Nenhum processamento de pagamento online na versão gratuita
- Sem agendamento de tarefas ou atribuição de habilidades
- Não Windows ou aplicativo para Mac
Preços de damasco selvagem
Wild Apricot tem seis opções de preços:
- Livre: inclui 50 contatos, importação de banco de dados e registro de convidados
- Pessoal ($ 40/mês): inclui 100 contatos, venda de ingressos on-line e lembretes automatizados
- Grupo ($ 50/mês): inclui 50 contatos, hospedagem do site do evento na AWS, aplicativo para membros e administrador
- Comunidade (US$ 90/mês): inclui 500 contatos, integração com WordPress e faturas automáticas por e-mail
- Profissional ($ 160/mês): inclui 2.000 contatos, preços de loja online somente para membros, arrastar e soltar para construção de site
- Rede (US$ 290/mês): inclui 5.000 contatos, gerador automático de faturas e registro em lista de espera
Avaliação do usuário de damasco selvagem
- Capterra: 4.5/5 (mais de 500 avaliações)
- G2: 4.1/5 (26 comentários)
4. Alfaiate de ingressos
O número quatro da lista é Ticket Tailor.
Ele se autodenomina seu aplicativo de gerenciamento de eventos para emissão de ingressos.
Este aplicativo de ingressos para eventos é um dos melhores que você encontrará no mercado de software de gerenciamento de eventos quando se trata de venda de ingressos para eventos gratuitos e pagos.
Esteja você arrecadando fundos, organizando uma conferência acadêmica ou uma festa, você pode vender ingressos para todos esses eventos no Ticket Tailor.
Infelizmente, não é páreo para outros softwares de planejamento.
Você não pode planejar um evento ou criar um fluxo de trabalho com ele. Você pode gerenciar seus ingressos para eventos e participantes diários, mas isso é tudo.
Portanto, se você está procurando mais, talvez precise encontrar uma alternativa.
Principais recursos do Ticket Tailor
- Bilheteria integrada que você pode incorporar ao seu site
- Entrega automatizada de tickets por e-mail personalizável
- Aplicativo de digitalização de ingressos para gerenciamento de dias de eventos
Prós do alfaiate de ingressos
- Múltiplas opções de pagamento para compradores de ingressos
- Suporta inúmeras integrações, incluindo MailChimp, Zapier e Google Analytics
- Permite vender ingressos protegidos por senha para grupos especiais ou VIPs
Contras do alfaiate de ingressos
- Sem aplicativos móveis (eles têm um aplicativo de check-in separado chamado Tazotix)
- Você tem que pagar uma taxa por cada ingresso vendido após os primeiros cinco ingressos
- Só permite a venda de ingressos online em Facebook páginas com mais de 2.000 curtidas
Preços personalizados de ingressos
O Ticket Tailor tem três opções de preços:
- Eventos gratuitos: inclui ingressos grátis para qualquer evento gratuito
- Pré-pagamento ($00,26/ingresso): inclui pagamentos offline, seção de contato com organizadores de eventos e formulário de checkout personalizável
- Pague conforme usar ($00,65/ingresso): inclui tipos de ingressos ilimitados, painel de análise e eventos ilimitados
Avaliação do usuário do Ticket Tailor
- Capterra: 4.9/5 (mais de 300 avaliações)
- G2: 4.9/5 (mais de 50 avaliações)
5. Pod de planejamento
Planning Pod é um excelente software de gerenciamento de eventos. Seu conjunto de recursos principais ajuda no gerenciamento do local e no planejamento do local.
Seja para envolver os participantes, gerenciar check-ins, gerenciar registros ou processar pagamentos on-line, o Planning Pod visa tornar tudo simples.
Porém, o que realmente nos incomoda é a versão gratuita do Planning Pod.
O que não existe.
Nós sabemos. Nós sabemos.
Esta deveria ser uma lista de ferramentas gratuitas.
Mas a ferramenta é bastante conhecida, então não poderíamos deixá-la de fora!
Infelizmente, existem mais problemas.
Seu plano básico apenas apoia dois eventos por vez.
Portanto, se você é um gerente de eventos iniciante com apenas dois eventos, o Planning Pod pode funcionar para você. Para grandes organizadores ou profissionais de eventos, sua busca pela solução certa de gerenciamento de eventos pode não terminar aqui.
Principais recursos do pod de planejamento
- Fornece um construtor de páginas de eventos
- Tem gestão de espaços para casamentos, restaurantes, clubes de golfe, etc.
- Oferece relatórios e painéis de produtividade
Profissionais do pod de planejamento
- Oferece promoção de mídia social para marketing e permite o planejamento de eventos virtuais
- Possui suporte por e-mail e chat
- Oferece registro on-line integrado e formulários de confirmação de presença
Contras do pod de planejamento
- Tecnicamente, você só obtém uma avaliação gratuita de 14 dias; não há plano gratuito
- Sem suporte de integração para os pacotes Essential ou Planner
- Muito caro apenas para um planejador de eventos e software de registro de eventos online
Preços do pod de planejamento
O Planning Pod tem três opções de preços:
- Essencial (US$ 19/mês): inclui usuários ilimitados, registro on-line e lista de participantes
- Planejador (US$ 39/mês): inclui processamento de pagamento de faturas, itinerários e calendários
- Negócios ($ 69/mês): inclui orçamentos, pesquisas e CRM
Avaliação do usuário do pod de planejamento
- Capterra: 4.3/5 (mais de 20 avaliações)
- G2: 4.1/5 (mais de 10 avaliações)
6. nTarefa
A seguir, temos nTarefa – uma ferramenta de gerenciamento de projetos que vai além de um típico software de gerenciamento de eventos.
Com listas de tarefas e checklists, esta ferramenta garante que qualquer pessoa que pretenda participar dos seus eventos não passará despercebida ou desocupada, aliás!
Gerencie atividades da vida real, eventos corporativos ou de pequenas e médias empresas e reuniões com funcionários importantes em toda a hierarquia organizacional.
nTask está disponível para usuários nas plataformas Android e iOS.
Principais recursos do nTask
- Crie eventos como tarefas ou listas de tarefas ou inclua-os na lista de verificação de um projeto importante
- Evite riscos por meio de um recurso integrado de gerenciamento de riscos
- Gerenciar convidados e seus detalhes
Prós nTask
- Crie participantes, responsáveis e check-ins por meio de módulos dedicados
- Configure reuniões gerais por meio do recurso de reunião
- Permite cronometrar atividades por meio do sistema de gerenciamento de tempo
nTask contras
- Não é possível classificar tarefas e notas em ordem alfabética
- As reuniões não podem ser editadas após a postagem
- Pode ser um pouco difícil de usar
Preços nTask
- Prêmio ($3/usuário/mês): oferece um número selecionado de recursos
- Negócios ($8/usuário/mês): recursos ilimitados e podem ser cobrados anualmente
- Empresarial e MNC (vendas por contato): soluções com recursos personalizados, etiqueta em branco e muito mais
Avaliação do usuário nTask
- Capterra: 4.2/5 (mais de 90 avaliações)
- G2: 4.4/5 (mais de 15 avaliações)
7. InEvento
InEvento é formado por profissionais de eventos e especialistas em A/V inspirados para ampliar os limites dos webinars e da tecnologia de eventos.
Como um software global de planejamento de eventos, o software da InEvent é capaz de agregar dados fundamentais para medir o ROI, controlar fornecedores e gerenciar orçamentos.
A InEvent também possui aplicativos mobile para iOS e Android, sem falar na possibilidade de realizar sua reunião virtual com sua equipe em ambiente de trabalho.
Como a InEvent oferece suporte a grandes corporações, eles oferecem apenas um teste gratuito de 30 dias.
Principais recursos do InEvent
- Você pode ter uma sala de controle, sessões RTMP simultâneas, patrocinar feiras e salas de videoconferência.
- Gerencie suas informações com CRM, integração e gerenciamento de dados.
- Obtenha relatórios precisos e detalhados em toda a organização.
Prós da InEvent
- Privado 1-1 mensagens de bate-papo.
- Análise de relatórios do Lobby Virtual.
- Estúdio ao vivo disponível.
Contras do InEvent
- Apenas 10 créditos grátis em teste.
Preços InEvent
- Básico ($ 2.990/ano): inclui envolvimento em eventos ao vivo da InEvent e interatividade de vídeo.
- Expresso (US$ 3.990/ano): inclui registro e envolvimento ao vivo, tudo em um único pacote.
- Avançado (entre em contato com vendas): inclui marca personalizada, streaming RTMP e streaming ao vivo simulado.
- Completo (entre em contato com vendas): inclui integrações, suporte de API, vídeo Full HD, suporte de gerente de projeto.
Avaliação do usuário InEvent
- Capterra: 4.5/5 (mais de 20 avaliações)
- G2: 4.5/5 (mais de 100 avaliações)
Torne cada evento agitado com Hive
Como organizadores de eventos, o seu prato já está cheio.
Cada momento pode parecer a um centímetro do caos.
É por isso que você precisa de uma ferramenta de planejamento de eventos ou de um software gratuito de gerenciamento de projetos que possa colocar os principais processos relacionados a eventos no piloto automático.
É aí que entra o Hive.
É incrivelmente poderoso e se adapta a todos os tipos de indústrias. Além disso, é altamente personalizável para ajudá-lo nos pontos em que você está ficando para trás.
Ele está monitorando a distribuição da carga de trabalho entre os membros da sua tripulação? Configurando um fluxo de trabalho? Atribuindo tarefas à equipe do evento?
Hive pode ajudá-lo a fazer tudo em uma única plataforma.
Portanto, obtenha o Hive gratuitamente hoje e organize um evento de sucesso após o outro. Para sempre. 🤝
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