Não ter funções e responsabilidades definidas no projeto leva a uma infinidade de problemas relacionados ao gerenciamento de projetos – atrasos no cronograma, aumento de custos e desempenho inferior, apenas para citar alguns.
É aí que a matriz RACI, também conhecida como diagrama RACI ou matriz de atribuição de responsabilidades, entra em cena. 🖼️
O modelo RACI ajuda a mapear todas as funções e responsabilidades das partes interessadas, trazendo estrutura e clareza e envolvendo todos da equipe na entrega bem-sucedida do projeto, para que erros de cálculo estejam fora de questão.
É por isso que muitas pessoas do mundo corporativo em vários setores, da saúde à construção, confiam nos gráficos RACI. 🙏
O que é um gráfico de matriz RACI?
A matriz RACI é uma abordagem simples para definir funções e responsabilidades do projeto que ajudam a produzir os resultados desejados.
Este termo é um acrônimo que significa Responsável, Responsável, Consultado e Informado. O RACI descreve essencialmente as diferentes funções atribuídas aos membros da equipe envolvidos no projeto e detalha quem faz o quê.
Responsável: Como você já pode sugerir, essa pessoa é responsável por agir e garantir que as tarefas do projeto estejam sendo executadas.
Normalmente, trata-se de um membro da equipe ou gerente de projeto que se reporta a um A. Você pode ter mais Rs em um RACI, e alguns deles também podem estar envolvidos no processo de tomada de decisão.
No entanto, é altamente aconselhável não exagerar nas proporções e atribuir excessivamente o número de Responsáveis na sua matriz de atribuição de responsabilidades.
Responsável: É alguém que garante que todas as responsabilidades sejam atribuídas corretamente, aprova ou rejeita trabalhos ou decisões (basicamente, essa pessoa é um tomador de decisões) e garante que tudo seja entregue com sucesso e no prazo. De acordo com a matriz RACI, deveria haver apenas um A.
Consultado: É a pessoa que a equipe consulta sobre diversos temas e ações, um especialista. Essa pessoa, ou várias pessoas, fornece feedback e avalia para que as tarefas possam ser executadas.
Informado: Alguém que deve ser atualizado sobre o progresso depois que tudo estiver pronto e limpo, mas não está diretamente envolvido no processo. Esta pessoa não contribui para a tomada de decisões ou entrega de tarefas nem é consultada sobre qualquer assunto.
Sabemos que as equipes de gerenciamento de projetos adoram abreviações: PMP, KPI, SOW e SME. A lista é infinita, mas o gráfico de matriz RACI facilita o esquema de decisões, tarefas, marcos e funções importantes.
Vantagens do modelo de gráfico RACI
Quando se trata de grandes equipes de gerenciamento de projetos, onde os membros da equipe estão distribuídos por vários departamentos e dependem de outras equipes, é natural sofrer confusão de funções.
Em uma situação como essa, cabe ao gerente de projeto ou à equipe líder do projeto intervir e garantir que cada membro de cada equipe esteja bem ciente do que se espera deles. As coisas podem ficar ainda mais desafiadoras se o trabalho for gerenciado e realizado remotamente. Porém, é aí que a matriz RACI vem em socorro! 🚀
O modelo de gráfico RACI oferece uma infinidade de benefícios a esse respeito:
- Elimina a confusão de papéis e a confusão sobre quem toma as decisões (pode ser que o responsável ou a parte responsável seja o tomador de decisão, por isso deve ficar claro desde o início)
- Incentiva o trabalho em equipe e a comunicação entre todos os envolvidos no projeto, o que leva a definir as expectativas
- Evita a alocação excessiva e insuficiente de recursos de um membro da equipe e garante uma realocação suave de recursos quando necessário
- Pode garantir que mesmo em caso de realocação de recursos, nenhuma tarefa seja esquecida
- Ao usá-lo, você agilizará as comunicações, eliminará a resolução de conflitos, inspirará confiança e garantirá um alto nível de envolvimento
- Em última análise, melhora a eficiência do projeto e economiza tempo
Vale ressaltar que o gráfico RACI pode garantir que todo relacionamento seja gerenciado de forma adequada, seja com clientes, patrocinadores, clientes VIP, usuários internos, fornecedores, investidores, executivos, analistas ou reguladores governamentais.
É por isso que este modelo atende a todos os requisitos para empresas B2B e B2C. ✅
Quando usar o modelo de gráfico RACI
A matriz RACI pode ser usada para gerenciamento de todos os aspectos do projeto, desde esclarecer as funções e tarefas dos membros da equipe até eliminar qualquer tipo de confusão e processos paralisados.
O melhor é que ele é incrivelmente flexível e você pode usá-lo independentemente do setor em que atua.
Aqui estão alguns exemplos de quando o modelo de gráfico RACI pode ser útil:
- A confusão de funções normalmente atrapalha o progresso e atrapalha o processo de aprovação ou quando as decisões são tomadas aparentemente arbitrariamente, novamente, devido à falta de transparência em torno das funções
- Quando autoridade, responsabilidades, funções e tarefas não estão claramente definidas
- Quando não há clareza sobre quem deve executar as tarefas, o que resulta em várias pessoas trabalhando na mesma tarefa ou nenhuma delas trabalhando nas tarefas do projeto nas quais deveriam estar trabalhando
Por exemplo, qualquer gerente de projeto ou proprietário de produto é de alguma forma (erroneamente) visto como responsável por cada pequeno detalhe e pelo sucesso de uma equipe de projeto em geral.
O gráfico RACI assume o peso dessas funções. Ele permite que desenvolvedores e designers sejam responsáveis por seu escopo de trabalho.
No entanto, observe que o RACI não é a solução única para todos.
Faz maravilhas com projetos maiores e complexos que envolvem múltiplas partes interessadas. Por outro lado, isso simplesmente não é suficiente para equipes menores de gerenciamento de projetos e projetos em rápida evolução, uma vez que só pode retardar o processo de tomada de decisão e o projeto como um todo.
Como criar um modelo de gráfico RACI
Antes de realmente começar a criar um gráfico RACI, leve esses fatores em consideração:
- Idealmente, uma pessoa deveria ter apenas um tipo de responsabilidade
- A pessoa responsável deve ter autoridade e ser capaz de fornecer orientação e ajuda na conclusão das tarefas
- Atribuir um único responsável por entrega
- Cada tarefa deve ser associada a funções de Responsável e Responsável, embora não seja obrigatório solicitar informações externas se a tarefa não for excessivamente complexa
- As partes interessadas devem ser informadas mesmo sobre pequenas alterações e atualizações no projeto
Agora, veja como criar um gráfico RACI:
1. Definir resultados
Defina e liste as principais tarefas do projeto que precisam ser concluídas e liste-as todas no lado esquerdo do gráfico RACI, uma abaixo da outra.
Não inclua todas as entregas do projeto no gráfico, caso contrário você ficará muito granular e complexo demais para usar e entender.
2. Identifique as funções do projeto
Identifique os membros da equipe do projeto e suas funções (Responsável, Responsável, Consultado e Informado) e adicione-os ao topo do gráfico, um ao lado do outro.
Por exemplo, você pode optar por algo assim: executivo de projeto, gerente de projeto, analista de negócios, arquiteto técnico e desenvolvedor de aplicativos.
Como alternativa, você pode especificar funções por nome. Isto é particularmente útil porque esclarece quem faz o quê e se múltiplas partes interessadas recebem funções semelhantes.
3. Ligue os pontos
Agora é a hora de conectar tarefas e funções. ♻️
Atribuir responsáveis e responsáveis por tarefa é uma obrigação, mas você também deve pensar cuidadosamente sobre quem precisa ser consultado e quem é informado sobre os resultados.
4. Resolva quaisquer conflitos caso eles ocorram
Idealmente, um membro da equipe deve ser designado para apenas algumas responsabilidades (duas a três no máximo).
Se houver muitas células vazias, tente realocar recursos (alterar Responsável para Consultado).
Além disso, se houver muitos responsáveis, isso poderá retardar o processo de tomada de decisão, portanto, procure ter apenas um responsável por tarefa.
Muitos Cs também podem causar atrasos para os gerentes de projeto, uma vez que alguns que desempenham a função de consultor podem muitas vezes ser transferidos para Informados. Não ter funções C e I geralmente indica falta de comunicação dentro da equipe.
Exemplos e casos de uso da matriz RACI
Exemplos de cliques
Para nossos primeiros exemplos em lote, usaremos nossa adorada ferramenta, Hive. Você pode personalizar cada parte da plataforma, tornando mais fácil do que nunca a criação de sua matriz RACI ideal. Quando você precisar de inspiração ou orientação, aproveite o modelo de planejamento RACI editável e pronto para usar no Hive para ajudá-lo a começar.
Vamos ver quanta flexibilidade podemos ter ao criar gráficos RACI no Hive.
Gráfico RACI simples na visualização de documento
Aqui está um exemplo perfeito do que explicamos acima. A visualização Doc do Hive pode ser usada para criar um gráfico RACI sem complicar demais as coisas.
Stakeholders à esquerda, funções no topo e à direita. Jack, Sabrina e Selena são responsáveis pelo gerenciamento do programa, Caroll é responsável, Samatha é consultada e Ahmed é informado.
É ótimo que exista apenas uma pessoa responsável que desempenhe a função de Responsável quando se trata de gerenciamento de programas. Isso também acontece com o marketing de campanha, design, marketing de produto, análise de dados, marketing de marca e sucesso do cliente!
Também é fácil perceber que nenhum recurso está superalocado. Jack é o responsável pelo gerenciamento do programa, marketing da marca e sucesso do cliente, enquanto é responsável pelo marketing da campanha, informado pelo marketing do produto e consultado pela análise de dados.
Matriz RACI codificada por cores na visualização de lista
A visualização de lista do Hive nos permite entrar em mais detalhes com o gráfico RACI. Ele também permite que você dê um toque de cor a todo o conceito para tornar o gerenciamento de projetos às vezes enfadonho mais revigorante. 🌈
Na verdade, você pode escolher entre várias cores de função. Usamos azul para Responsável, verde para Responsável e assim por diante. Depende totalmente de você personalizar a mesa e as funções ao seu gosto.
Aqui, também temos um posicionamento ligeiramente diferente de funções e tarefas. As tarefas do projeto estão listadas à esquerda, uma abaixo da outra, enquanto os nomes e responsabilidades estão localizados na parte superior e à direita (se você preferir esse tipo de visualização, tudo bem).
Você também pode ver sinalizadores de prioridade que podem orientar todos e apontar tarefas que precisam ser realizadas o mais rápido possível e aquelas que podem esperar um pouco. 🚩
Modelo RACI em visualização de tabela
A visualização de tabela permite obter mais detalhes sobre seu gráfico RACI. Além de ver funções, tarefas e prioridades, você também pode acompanhar o status de cada tarefa no gráfico. Os status são totalmente personalizáveis; este é apenas um exemplo de como você pode nomear e colorir cada um.
Exemplo de gráfico RACI agrupado por status
Na visualização de tabela, Hive também permite filtrar e agrupar tarefas por nome, função, status, prioridade, etc. Isso permite que você obtenha mais detalhes do seu gráfico RACI e veja quais tarefas estão em andamento, quais ainda precisam ser trabalhados e quais estão concluídos.
Por fim, como já se sabe, as visualizações Hive e o Whiteboard estão entre os nossos favoritos! 😍
Funções RACI na visualização do quadro branco
O Hive Whiteboard facilita a visualização de tarefas, funções e funções separadamente, tudo com um toque de cor. Isso garante que todos trabalhem em equipe. Isto praticamente não deixa espaço para conflitos ou baixa moral.
Exemplos de Miró
A seguir vem a infame ferramenta de mapeamento mental, Miro. Vamos ver que tipo de magia RACI podemos criar.
Mapa de partes interessadas da RACI
Miro é outra ferramenta excelente que você pode usar para atribuir funções, responsabilidades e tarefas. Neste exemplo específico, Miro mostra que você pode criar facilmente uma matriz de partes interessadas RACI para equipes de design de serviços.
Você pode dizer que há algo diferente aqui? 🤔
Exatamente! Em vez de seguir o gráfico RACI normal, Miro decidiu adotar uma nova abordagem e ter tudo, desde funções e responsabilidades até tarefas, bem organizado usando a visualização do mapa. 🗺️
Você pode ver as partes interessadas e as tarefas à esquerda, suas funções (tomador de decisão, grandes influenciadores, gerenciamento próximo) visualizadas abaixo, e todas elas juntas em um mapa circular.
Você pode ver que as funções estão dispostas em círculos, indo daquelas com, digamos, menos responsabilidade (por exemplo, Informadas) até as Responsáveis.
Não sei sobre você, mas adoramos post-its digitais! Os nomes de todos os membros da equipe estão escritos nesses post-its, enquanto suas funções são indicadas por meio de emojis.
Bônus: modelos de mapeamento de partes interessadas
Modelo de equipe de marketing RACI
Este gráfico RACI foi criado especificamente para as necessidades das equipes de marketing. O gerenciamento de projetos, campanhas, produtos e marketing de marca, bem como o sucesso do cliente, também conhecido como resultados, estão posicionados à esquerda.
As responsabilidades e funções são claramente definidas por tarefa, enquanto os membros da equipe são agrupados e organizados de acordo, para que todos saibam o que estão fazendo e o que todos os outros estão fazendo.
Há um único Responsável por cada tarefa, enquanto o número de Responsáveis é relativamente equilibrado.
Exemplo de códigoé
Por último, mas não menos importante, na linha de ferramentas, temos o novo garoto no bloco de gerenciamento de projetos, Coda. Vamos ver como ele se compara aos nossos modelos RACI anteriores.
Exemplo de matriz RACI por divisão de tarefas
Coda dá um exemplo prático de como é criar e usar um gráfico RACI, mesmo que você não esteja necessariamente trabalhando em um projeto excessivamente complexo.
Todas as tarefas estão claramente definidas, assim como todas as funções (CEO, CTO, VP de produto, gerente de produto, designer de UI, redator de conteúdo e analista financeiro) e responsabilidades exibidas em cores vivas. Isso permite melhor visibilidade e diferenciação, e também podemos integrá-lo com terceiros software para agendar consultorias ou até mesmo acompanhar o andamento de cada projeto.
Exemplo de gráfico RACI por status de tarefa
O Coda também permite rastrear o status de cada tarefa (não iniciada, em andamento, concluída) no gráfico RACI, codificar cada status com cores e adicionar notas para esclarecer quem está trabalhando em qual tarefa e quantos recursos estão disponíveis.
Em vez de começar do zero, você pode escolher entre vários outros modelos de gráfico RACI absolutamente incríveis que economizarão um tempo valioso e deixarão sua equipe pronta para acelerar desde o primeiro segundo!
Bônus: modelos de matriz e exemplos de estrutura organizacional de matriz
Quem se beneficia com o uso de um gráfico RACI?
Gerentes de projeto: Um gráfico RACI é uma ferramenta útil para gerentes de projeto que precisam rastrear as diversas tarefas e funções associadas a um projeto. Ao rastrear essas funções, ajuda a garantir que todos os envolvidos no projeto sejam responsabilizados por suas tarefas individuais.
Líderes de negócios: Um gráfico RACI também é útil para líderes empresariais que precisam definir claramente as funções e responsabilidades de cada membro da equipe. Este gráfico também pode ser usado para identificar lacunas nas funções e responsabilidades e ajudar a desenvolver um plano eficaz para alocar recursos adequadamente.
RACI é o caminho a seguir!
O RACI não é um plano de projeto, mas sim um documento usado para definir funções e responsabilidades – ele fornece mais do que um esboço claro, portanto, sua função é garantir que o trabalho e as responsabilidades sejam alocados de forma justa. Também descreve as tarefas do projeto que precisam ser concluídas com antecedência para eliminar confusões e gargalos.
Agora que você sabe mais sobre a Matriz RACI, é sua vez de experimentá-la! Carregue um dos modelos como o modelo Hive RACI, por exemplo, personalize-o ao seu gosto e comece a delegar tarefas e responsabilidades de forma mais eficaz.
Boa sorte! 😊
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