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9- Lista de verificação de gerenciamento de projetos pontuais para gerentes

Na Hive, nosso foco é processos e produtividade.

Como gerentes de projeto, sabemos que esses também são dois dos seus objetivos.

Para ajudá-lo no planejamento do projeto, você pode usar esta lista de verificação para cada parte do processo. Use-o com equipes de projeto ou compartilhe com outros PMs da sua organização.

Você pode até adicionar uma lista de verificação como esta ao Hive (mais sobre isso em um segundo).

Como gerente de projeto, suas responsabilidades incluem ter um plano para elaborar o plano do projeto.

Primeiro, aqui estão os elementos essenciais para qualquer lista de verificação de gerenciamento de projetos perfeita.

Lista de verificação de gerenciamento de projetos

1. Defina a visão, metas e objetivos

Um dos noções básicas de gerenciamento de projetos é definir metas e objetivos para o seu projeto.

Com suas metas e objetivos, tente responder a estas duas perguntas de alto nível:

  • O que você está tentando fazer?
  • Que problema você está resolvendo?

Essas perguntas o ajudarão a definir as entregas do projeto e a determinar como elas resolvem o problema que você deseja corrigir.

Definindo metas alcançáveis ​​como gerente de projeto

Definir metas alcançáveis ​​é parte integrante dos processos de alta gestão. Muitas equipes empregam o uso de metas SMART.

  • Específico
  • Mensurável
  • Alcançável
  • Realista
  • Tempo limite.

Com Hive, os gerentes de projeto podem usar metas para definir objetivos para toda a equipe e, em seguida, definir metas como tarefas a serem concluídas.

A partir daí, você também pode estabelecer uma declaração de visão e determinar o esforço necessário para a equipe, para que as partes interessadas e os trabalhadores estejam envolvidos para concluí-la. As metas também ajudam todos a entender o que o projeto pode fazer. Inclua pontos como:

  • Qual é o caso de negócio e como este projeto ajuda nos objetivos gerais de negócios?
  • Qual é o benefício do projeto?
  • Quais são os recursos necessários?

Uma lista de verificação de gerenciamento de projetos pode ser implementada para ajudar a atingir marcos e atingir as metas do projeto.

Aprender mais sobre Metas no Hive.

Bônus: gerenciamento de projetos de sites

2. Reunir-se com as partes interessadas e outros gerentes de projeto

Estas são as pessoas que investiram pessoalmente no progresso e nos resultados finais do projeto. Eles têm expectativas em relação aos métodos de planejamento do projeto e é sua função como gerente de projeto atendê-las. Mais uma vez, uma lista de verificação de gerenciamento de projetos vem em socorro!

As partes interessadas do projeto podem incluir:

  • Clientes
  • Fornecedores
  • Gestão interna
  • Líderes de outros departamentos
  • Colaboradores individuais do projeto

Aprenda mais termos de gerenciamento de projetos!

3. Reúna especificações e requisitos para a equipe do projeto

A próxima etapa em sua lista de verificação de gerenciamento de projetos é reunir as especificações e requisitos do seu projeto. Isso dependerá do tipo de projeto em que você está trabalhando.

Em geral, suas especificações e requisitos devem incluir alguns critérios orientados para resultados:

  • Fatores de sucesso do projeto (Como saber se esta construção foi satisfatória?)
  • Fatores de falha do projeto (como saber se esta construção foi insatisfatória?)
  • Especificações do teste (como a forma como o teste será administrado)
  • Relatórios sobre o teste e os fatores de sucesso.

4. Faça o plano do projeto

Você fez sua pesquisa, entendeu os requisitos e agora está pronto para traçar um plano de trabalho.

Sua inclinação natural pode ser pular direto para faça uma linha do tempo e agendar as tarefas.

Mas antes de criar o cronograma do projeto, você deve considerar quais etapas específicas precisam ser executadas.

Desde a escrita do código até o pedido de peças ou a criação de sinalização, as peças e peças serão diferentes com base no seu projeto específico. Não existem duas listas de verificação de gerenciamento de projetos iguais, e esta etapa é crucial para você e para o sucesso do seu projeto.

Não se esqueça do gerenciamento de riscos e de como você lidará com quaisquer problemas desafiadores ou solicitações de mudança que surgirem. Você também desejará definir o escopo do projeto em seu plano de gerenciamento de projetos para que nada saia dos trilhos. Sempre haverá surpresas, mas contanto que você esteja comprometido com a comunicação e execução do projeto e use a ferramenta de gerenciamento de projetos Hive, você e sua equipe de projeto estarão prontos para o sucesso!

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Consideração para dependências no planejamento do projeto

Para este item da lista de verificação, considere também as dependências – quais tarefas devem ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. Ordene suas tarefas e configure dependências de tarefas para gerenciar marcos e economizar tempo.

No Hive, crie uma pasta para o seu projeto e a seguir inicie uma lista das diferentes partes. Talvez você tenha listas diferentes com base nas linguagens de código usadas. Você pode ter um para front-end e outro para back-end. Design e redação também funcionam! Qualquer que seja o grupo de tarefas que você tenha, uma Lista pode ajudar a mantê-lo unido.

Em seguida, crie tarefas individuais para cada um dos itens que precisam ser finalizados. Não estabeleça datas de vencimento! Mas você pode adicionar quaisquer detalhes ou arquivos relevantes. Hive fornece um editor de rich text para ajudá-lo a enfatizar certos pontos, copiar código ou até mesmo citar seções em itálico.

5. Crie o orçamento do projeto

Depois de terminar o plano do projeto, é hora do essencial: o orçamento.

Esta é uma estimativa baseada no tempo de quanto custará tudo para o projeto.

Esperançosamente, suas partes interessadas lhe deram algum tipo de número para trabalhar.

Mas aqui vai uma dica: não olhe para isso.

Pense no que seria necessário para concluir o projeto da melhor maneira possível e dentro do escopo e, em seguida, reflita sobre o número.

Então você saberá o que cortar e o que manter. Comece com uma estimativa grande e, em seguida, vá descendo até uma iteração mais específica.

Custos Diretos e Indiretos

Cada orçamento terá custos diretos e indiretos.

Os custos diretos incluem mão de obra, hardware, software de gerenciamento de projetos e quaisquer custos relacionados à pesquisa (como viagens ou grupos focais).

Os custos indiretos podem não precisar ser considerados (dependendo do projeto). Isso tem ramificações além do seu projeto, como aluguel de espaço de escritório ou material de escritório. Estes poderiam ser usados ​​e beneficiar outros projetos também.

Com o recurso Campos personalizados do Hive, você pode criar colunas de tarefas exclusivas para gerenciar seu orçamento ou qualquer outro valor numérico.

Você pode até determinar todos os custos, calcular os campos do seu orçamento nos relatórios para encontrar sua soma, média ou intervalo. Esta é a maneira perfeita de gerenciar custos e ter uma perspectiva da eficiência geral do seu projeto. que você pode criar um plano de recursos para seu projeto.

6. Aloque seus recursos

Quem trabalhará em quê?

Esta é a parte onde você começa a atribuir trabalho ou tarefas a membros específicos da equipe. Pense no conjunto de habilidades de cada pessoa, na sua experiência anterior e nas suas funções e responsabilidades dentro da empresa.

Muitas vezes, é certo que um determinado membro da equipe trabalhará em um projeto. Outras vezes, você pode estar criando uma equipe especializada onde cada um desses fatores será mais importante.

Alocação de recursos e equipamentos

Além do pessoal, talvez seja necessário pensar em horários e equipamentos. Você precisa encomendar mais peças? Qual é o seu estoque atual e é suficiente para realizar o trabalho? Qual software adicional você precisa?

Estas considerações fazem parte da alocação de recursos. Você é responsável por alinhar os horários com a quantidade de pessoas que possui.

Pode significar solicitar contratações adicionais ou contratar outros fornecedores para concluir o projeto dentro do prazo.

7. Crie um cronograma

Depois de determinar quais tarefas precisam ser realizadas e os recursos necessários para realizá-las, você pode criar um cronograma e um cronograma para seus projetos.

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Isso envolve estimar a quantidade de tempo que cada tarefa levará e, em seguida, traçar um gráfico para fornecer uma data de conclusão do projeto razoavelmente estimada.

Você pode querer que colaboradores específicos estimem o tempo para você ou revisar o cronograma do projeto assim que tiver algumas estimativas em vigor.

No Hive, você tem muitas opções de horários e horários:

8. Defina seu plano de comunicação

Neste plano, você criará marcos do projeto para check-ins e atualizações. Isso pode ser feito por meio de reuniões diárias, como gerenciamento ágil de projetos, reuniões semanais ou reuniões de lançamento do projeto.

Além disso, pense em como você manterá as partes interessadas, os patrocinadores do projeto e outras partes interessadas informadas de maneira clara, já que provavelmente estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo.

Bônus: confira nossos 10 principais modelos de lançamento de projeto para reuniões

Parte do plano de comunicação será como você documentará cada uma das fases do projeto.

Hive permite anexar arquivos, conectar-se ao Google Drive/Dropbox e até mesmo incorporar planilhas ou outros documentos diretamente dentro do Hive. Hive pode ser o aplicativo que substitui todos eles no gerenciamento de documentos, eliminando o atrito de outras ferramentas.

Comunicação com conversas no Hive

As conversas no Hive melhoram sua capacidade de comunicação. Adicione uma conversa a uma pasta ou lista e mencione seu colega ou membro da equipe do projeto. Uma notificação aparecerá na seção de notificações e eles poderão responder ali mesmo. As conversas são ótimas para perguntas rápidas.

Você também pode considerar as apresentações formais como atualizações.

Certifique-se de planejar bem seus projetos, use estes modelos de planejamento de projeto como ponto de partida e certifique-se de ter um plano de comunicação e um registro de riscos em vigor antes de iniciar a lista de verificação do projeto.

Lembre-se: um projeto bem-sucedido começa com uma visão do projeto na qual todas as partes interessadas têm uma firme adesão e entendem a estrutura analítica do projeto (EAP), os principais indicadores de desempenho (KPIs) e o cronograma do projeto.

Leia mais sobre projeto eficaz comunicação da equipe e ferramentas de estrutura analítica do trabalho.

9. Monitore seu progresso

Você está no caminho certo?

Você cumpriu o prazo?

Essas são questões importantes quando você inicia seu projeto. Pense nas entregas que você precisa e aplique isso ao cronograma do seu projeto. Além disso, considere as lições aprendidas em projetos anteriores que você gerenciou e certifique-se de que todas as informações pertinentes do projeto estejam disponíveis para sua equipe. Quanto mais detalhes você fornecer antecipadamente, melhor!

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Existem várias maneiras de monitorar o progresso do seu projeto no Hive.

Os gráficos de Gantt no Hive lhe darão uma visão geral de quais projetos estão no caminho certo, o que está por trás e o Caminho crítico para mostrar os itens mais importantes a serem realizados.

Relatórios em Hive também mostrará quem está trabalhando em quê, quantas tarefas foram concluídas e muito mais.

Você também pode usar Metas no Hive para monitorar o progresso do seu projeto. Defina um objetivo e adicione uma pasta, lista ou tarefas como alvos. Você pode ver quanto progresso você fez.

Outro recurso que pode ajudá-lo a monitorar o progresso é Portfólios. Esse recurso permite que você obtenha uma visão geral de alto nível do que está acontecendo em sua equipe, permitindo vincular listas selecionadas em um local coeso. Você pode personalizar as visualizações do seu portfólio e até mesmo compartilhá-las com outras pessoas para que todos estejam alinhados à medida que o cronograma do projeto avança.

Bônus: exemplos de gerenciamento de projetos

Conclusão

Agora que passamos pelas nove etapas críticas de uma lista de verificação de gerenciamento de projetos, ainda há outro recurso útil da ferramenta PM para ajudá-lo.

Sim, mostramos como o Hive pode ajudá-lo – desde datas de vencimento até relatórios de progresso e desempenho do projeto – mas há outra parte do processo também.

Você pode criar uma lista de verificação de tarefas no Hive que inclui cada parte deste processo. Cada vez que você quiser iniciar um projeto, você pode ter uma lista de verificação salva para ajudá-lo em cada etapa.

É um plano de projeto para iniciar projetos.

Aqui está um que criei para isso:

Para tornar isso ainda mais fácil, você pode salvar modelos de lista de verificação como modelos de gerenciamento de projetos e recarregá-los quando estiver pronto para usá-los em seu próximo projeto.

Hive torna o planejamento de projetos mais simples e produtivo para PMs.

Reúna todo o seu trabalho em um só lugar e comece a economizar um dia por semana com Hive!

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