Introdução
Tanto para profissionais quanto para usuários regulares, o e-mail é um dos modos de comunicação mais comuns disponíveis. No contexto de trabalho, os funcionários usam o e-mail para redigir e enviar mensagens e notificações importantes a outros trabalhadores, superiores ou clientes. Por exemplo, muitos usam e-mails como meio de promoção e transmitem alertas específicos para clientes, como notificações de compra de produtos.
Também se pode utilizar outro software para Arquivar e-mails mais antigos sem excluí-los ou transformá-los em spam. Estão disponíveis etapas para manter os e-mails mais antigos seguros sem custos adicionais. Leia mais adiante para saber mais sobre isso.
Métodos para arquivar e-mails em diferentes provedores de serviços gratuitamente
Existem diferentes tipos de provedores de serviços disponíveis que as pessoas usam para redigir e enviar seus e-mails. Alguns, como o Outlook ou o Gmail, são usados igualmente por organizações e indivíduos. Experimentamos os métodos para Arquivar e-mails mais antigos para vários desses provedores e detalhou as etapas envolvidas aqui. Para saber sobre eles, leia mais adiante.
Método 1: Arquivar e-mails via Outlook
O Outlook é uma escolha comum para muitos usuários devido à sua alta capacidade de conteúdo de e-mail, compatibilidade com vários sistemas operacionais e usabilidade simples. Após arquivar os e-mails, as mensagens são transferidas para a pasta Arquivo no Outlook. No entanto, eles estão abaixo do limite de armazenamento alocado, portanto, mantenha o conteúdo de e-mail mais importante para evitar problemas de armazenamento posteriormente.
No Outlook, pastas como Arquivo, Itens Enviados e Itens têm configurações padrão e os usuários não podem fazer nenhuma modificação. Contudo, é possível arquivar e-mails mais antigos para titulares de contas IMAP e POP. Isso ocorre porque é possível criar uma nova pasta ou transformar uma pasta antiga na seção de arquivo.
Como fazer isso?
Etapa 1: acesse o aplicativo Outlook em sua área de trabalho.
Etapa 2: abra a seção Caixa de entrada e clique na mensagem que deseja arquivar.
Etapa 3: Escolha Início > Arquivar.
Etapa 4: Depois, você pode acessar a seção de arquivo de e-mail do Outlook para encontrar o e-mail armazenado. Você pode abri-lo através da pasta Arquivo no painel esquerdo da tela.
Etapa 5: Na versão do aplicativo móvel ou Outlook Online, você pode encontrar a opção “Arquivar” na barra de ferramentas superior após escolher o e-mail na Caixa de entrada.
Método 2: Arquivar e-mail via Gmail
O Gmail é outro importante provedor de serviços de e-mail em todo o mundo e possui uma ampla base de usuários. Oferece aos usuários 15 GB de armazenamento em nuvem gratuitamente, e uma pequena seção dele é alocada para e-mails arquivados. No geral, o conteúdo do armazenamento em nuvem vem de todos os aplicativos Google associados de um usuário. Portanto, saber a maneira correta de organizar e-mails arquivados é vital para evitar a perda de alguma mensagem importante por engano.
Quando você arquivar e-mails mais antigos no Gmail, eles não aparecem mais na Caixa de entrada, mas não são excluídos. No entanto, eles estão disponíveis em Todos os e-mails. Caso você receba uma resposta a um e-mail arquivado, ele aparecerá automaticamente na pasta Caixa de entrada. Arquivar as mensagens as mantém armazenadas até que um usuário as exclua ou mova intencionalmente.
Como fazer isso?
Etapa 1: Abra sua conta do Gmail.
Etapa 2: passe o cursor sobre uma mensagem ao abrir a versão desktop do Gmail – vários ícones aparecerão no lado direito da mensagem selecionada. Escolha a opção “Arquivar” deles.
Na versão do aplicativo móvel, você pode manter a mensagem pressionada para mostrar os ícones na parte superior dela e selecionar Arquivar.
Etapa 3: Mais tarde, você pode encontrar a guia “Todos os e-mails” no painel esquerdo para encontrar as mensagens que você arquivou.
Etapa 4: clique no campo de texto da barra de pesquisa para todas as conversas e digite palavras-chave específicas para a mensagem. Por exemplo, se procura o seu email de férias, pesquise por “Férias” ou “Férias”, como havia mencionado no email original.
Etapa 5: Caso seja difícil encontrar a mensagem certa, adicione termos como
“has:nouserlabels”, “in:Sent”, etc.
Método 3: Arquivar e-mails por meio do aplicativo Mac
Em dispositivos Mac, um aplicativo Mail especializado está disponível para os usuários se registrarem. Também há uma caixa de correio de arquivo para armazenar e-mails gratuitamente. Ele está disponível na barra lateral do e-mail e eles não saem da caixa de correio até que alguém os remova intencionalmente.
Como fazer isso?
Etapa 1: acesse o aplicativo Mail no seu dispositivo Mac.
Etapa 2: clique em uma mensagem ou sequência de mensagens. Para o último, todas as mensagens nesse tópico de conversa são transferidas para a pasta de arquivo.
Etapa 3: abra a barra de ferramentas do aplicativo Mail e escolha Arquivar.
Etapa 4: você pode abrir as mensagens arquivadas na caixa de correio Arquivar.
Etapa 5: para movê-los da seção de notificação do Mac Mail, acesse o aplicativo > Preferências de visualização. Encontre “Mover mensagens descartadas” na lista resultante e opte por Arquivar.
Método 4: Arquivar e-mails via iCloud.com
Você pode arquivar e-mails mais antigos no iCloud por meio do aplicativo Mail. Aqui, você pode armazenar gratuitamente mensagens de e-mail de outros provedores de serviços de e-mail seguindo algumas etapas.
Como fazer isso?
Etapa 1: Na barra lateral do Mail, escolha a pasta Arquivo para abrir.
Etapa 2: arraste uma mensagem que deseja arquivar para esta pasta. Caso a pasta não apareça abertamente, escolha o ícone Pasta e clique na opção Arquivar.
Etapa 3: para ver os e-mails arquivados, abra a pasta Arquivo na barra lateral e escolha a mensagem que deseja visualizar novamente. Arraste-o diretamente para a pasta da caixa de entrada (ou para outras pastas, se necessário).
Conclusão
A sobrecarga de e-mail pode se tornar um grande problema para muitas empresas e usuários regulares. Isso ocorre porque os usuários precisam se concentrar mais no gerenciamento de e-mail do que em outras atividades cruciais. Com os métodos de etapas aqui, você pode arquivar centenas de e-mails diferentes com alguns cliques e tornar o processo de gerenciamento de e-mail mais simples.
Assim, outros guias estão disponíveis aqui; leia essas postagens para saber sobre outros tópicos.
