Você já se pegou coçando a cabeça por causa do prazo calendário de recursos no mundo do gerenciamento de projetos?
Bem, é hora de esclarecer o mistério. 🕵️♀️
A princípio, os calendários de recursos podem parecer apenas mais um modelo que você prefere evitar. Afinal, você já tem um fluxo de trabalho perfeitamente eficiente graças à sua ferramenta preferida de gerenciamento de projetos, certo?
Mas dê-nos alguns momentos para explicar por que os calendários de recursos podem mudar o jogo no planejamento do seu projeto, e você pode se tornar um grande fã. Se seus objetivos incluem otimizar os cronogramas da equipe, garantir a alocação eficiente de recursos e liderar sua equipe ou gerente de projeto para entregar projetos de alto nível no prazo, você vai querer manter este artigo sempre à mão.
Neste guia, você descobrirá:
- O que é um calendário de recursos?
- Por que você precisa de um calendário de recursos no gerenciamento de projetos
- Quando usar um calendário de recursos
- 6 coisas para incluir em um calendário de recursos
- Como criar seu primeiro calendário de recursos
Então, vamos mergulhar.
O que é um calendário de recursos?
Um calendário de recursos é uma ferramenta que mostra os recursos disponíveis com os quais um gerente de projeto ou líder de equipe pode trabalhar durante um período específico. Este tipo de calendário de projeto demonstra quantas horas de trabalho os membros da sua equipe e equipamentos estão disponíveis em um determinado período de tempo.
Por exemplo, se um trabalhador está trabalhando oito horas por dia e já está gastando três horas de seu tempo no Projeto A, você tem cinco horas adicionais de seu tempo para atribuir tarefas como Projeto B e Projeto C. É aqui que um o calendário de recursos mostra essas horas exatas.
Da mesma forma, os calendários de recursos também contabilizam quantas horas seu maquinário pode trabalhar. Esses calendários de projeto também anotam outros detalhes, como dias de folga, feriados nacionais, tempo de descanso, nomes de tarefas e nomes dos principais membros da equipe e máquinas.
No gerenciamento de projetos, as equipes precisam de calendários de projetos para alocação de recursos. Ajuda a visualizar onde o trabalho pode ser realocado ou atribuído, sem se aprofundar muito no gerenciamento do tempo.
Qual é a diferença entre um calendário de recursos e um calendário de projeto?
Como tanto os calendários de recursos quanto os calendários de projetos ajudam a gerenciar partes críticas do ciclo de vida do projeto, é perfeitamente possível ficar confuso entre os dois. Portanto, antes de prosseguirmos, vamos abordar brevemente o assunto para entender as principais diferenças:
- Calendários de recursos são criado por gerentes de recursosenquanto calendários de projetos são criado por gerentes de projeto. É importante observar que os gerentes de projeto também podem criar calendários de recursos, se nenhum gerente estiver disponível
- O primeiro é responsável por recursos, como pessoas, máquinas e equipamentos. Por outro lado, este último acompanha os cronogramas dos projetos
Benefícios dos calendários de recursos para gerentes de projeto
Se você não tiver uma compreensão precisa dos recursos disponíveis, poderá superestimar ou subestimar quantas tarefas você e os membros de sua equipe podem realizar em X período de tempo.
Seu próprio calendário de recursos pode fornecer uma visão microscópica e macroscópica de seus recursos. Os calendários de projetos e recursos permitem determinar com precisão quanto trabalho você pode realizar em um cronograma limitado.
Vamos supor que a primeira parte desta seção seja verdadeira (ou seja, você não entende seus recursos), você pode acabar:
- Criar conflitos entre membros internos da equipe (por exemplo, recursos humanos e vendas podem querer acesso a determinados membros da equipe ao mesmo tempo)
- Manter menos trabalho programado do que o necessário
- Concordar com mais trabalho do que você pode fazer
Mas o inverso disso significa que os gerentes de projeto podem:
- Melhore os cronogramas do projeto e obtenha uma compreensão precisa dos marcos do projeto
- Gerencie soluços (como licenças inesperadas ou disfunção de equipamento)
- Crie uma carga de trabalho equilibrada para cada membro da equipe em um calendário de projeto
- Refine a qualidade do trabalho para garantir o sucesso do projeto
- Ajude a equipe do projeto a cumprir o cronograma do projeto
- Aloque recursos e atribua tarefas de forma eficiente em um calendário de projeto
- Reduzir o esgotamento entre os membros da equipe (crítico para equipes de recursos humanos)
- Certifique-se de que nenhuma máquina esteja sob pressão
- Otimize os fluxos de trabalho em todo o calendário do projeto
Para que são usados os calendários de recursos?
Muitos especialistas sugerem a criação de um calendário de recursos no início de um projeto, idealmente durante a fase de planejamento do projeto. No entanto, se isso não for possível para os gerentes de projeto, ou se você aloca tarefas com meses ou semanas de antecedência, também pode criar um calendário de recursos mensal ou semanal.
Vamos imaginar que sua empresa esteja lidando com vários projetos com prazos escalonados, então você planeja criar um calendário de recursos antes de iniciar um novo projeto para alocar adequadamente os recursos disponíveis.
Para fazer isso, talvez seja necessário verificar quem pode fazer parte da equipe adicional do projeto com base nas habilidades necessárias para a tarefa, na disponibilidade da equipe atual e em quais máquinas e softwares são capazes de atingir seus objetivos antes. você pode iniciar o projeto.
Nesse sentido, outras tarefas de gerenciamento de projetos, como criar um calendário de projeto, analisar diferentes marcos do projeto, criar um cronograma de projeto, etc., idealmente também devem ser realizadas pelo gerente de projeto durante a fase de planejamento.
Em certos casos, porém, um calendário de recursos também é criado antes do início de um projeto.
Por exemplo, se uma empresa de construção solicitou um empréstimo hipotecário e está aguardando a aprovação, também terá que anotar o que fazer com o maquinário, a mão de obra e as finanças disponíveis até que o empréstimo seja concedido. e tudo isso só pode ser feito com um calendário de recursos em mãos.
6 Recursos para incluir em um calendário de recursos
Agora, vamos entrar em detalhes e explorar o que deve estar em um calendário de recursos — antes de prosseguirmos e compartilharmos um guia passo a passo sobre como criar um calendário de recursos e o que é necessário nele.
1. Nomes e funções dos membros da equipe
Todo calendário de recursos deve ter o nomes e funções dos principais membros da equipe. Algumas empresas preferem dar um passo à frente e até incluir outros detalhes, como telefone comercial ou endereço de e-mail do membro da equipe, para um calendário de projeto mais eficiente.
Mas, verdade seja dita, você pode fazer apenas o básico – já que você precisa dos nomes e horários de trabalho dos membros da equipe para saber sua disponibilidade, por que divagar? Crie um documento de comunicação de equipe ou use um modelo simples como o modelo Hive Team Communication and Meeting Matrix.
Além disso, ao anotar os nomes e funções das equipes, não se esqueça de adicione os nomes dos líderes de equipe para o modelo. Caso o gerente de recursos precise mudar os cronogramas aqui e ali, ele saberá com qual líder de equipe falar para qual tarefa no calendário do projeto.
2. Disponibilidade, incluindo horário de trabalho, turnos e dias de folga
Esta é a parte mais importante do seu calendário de recursos – acompanhar disponibilidade, turnos, dias de folga, feriados nacionais, etc.. Você pode anotar a disponibilidade diária de um funcionário ou, se estiver criando um calendário semanal, a disponibilidade semanal (e assim por diante).
Por exemplo, com disponibilidade diária, você saberá quantas horas por dia o membro da equipe A está livre. Da mesma forma, com disponibilidade semanal, você saberá os dias da semana em que o membro da equipe B está livre.
Outro ótimo recurso para usar aqui seria o modelo de programação de funcionários Hive. Isso permite que você registre facilmente as horas e a disponibilidade de cada membro principal da equipe para gerenciar melhor os recursos e saber o status geral do projeto.
Também recomendamos que, em vez de apenas monitorar o tempo individual de cada membro da equipe, você cria agendamento de pessoal eventos isso o ajudará a contabilizar o tempo de uma equipe como um todo (que é necessário para sessões de brainstorming, abordar o feedback do cliente, compreender os detalhes do projeto e trabalhar de forma eficaz).
3. Equipamento ou software necessário para o projeto
Recursos como equipamentos, softwares específicos, matérias-primas, etc.também são aspectos cruciais da condução de um projeto.
Por exemplo, se você assumiu uma tarefa de fabricação de móveis e não tem pregos suficientes para construir os móveis que prometeu ao seu cliente, você precisará contabilizar isso em seu calendário de recursos para poder comprá-los. antes do projeto começar.
Nota lateral: Existem outros tarefas aparentemente inconsequentescomo escolher a embalagem do produto, escrever descrições do produto ou até mesmo criando uma política de privacidade para o site, o que pode ser importante no grande esquema das coisas ao tentar concluir um projeto, mas geralmente não são contabilizados porque não estão diretamente relacionados à tarefa em si.
Então, aqui está um aviso para anote todas essas tarefas em seu calendário de recursos! Os pequenos detalhes são importantes e é muito fácil para eles escaparem sem a documentação adequada em um calendário de projeto.
4. Capacidade para novas tarefas
Se você estiver usando um software sofisticado (como Hive) para criar um calendário de recursos, o ideal é que você saiba quanto tempo, disponibilidade, membros da equipe e recursos você tem para assumir novos projetos.
Se você ainda está preso à caneta e ao papel, use suas habilidades de resolução de quebra-cabeças para encontrar a capacidade ideal para novas tarefas. E se você está cansado dessa abordagem, não o culpamos. E Hive está aqui para fazer o trabalho pesado para você.
5. Habilidades ou especializações
Muitas empresas preferem anotar as habilidades ou conhecimentos de um membro da equipe ao lado de seu nome e função, principalmente porque, quando surge um novo projeto, elas podem combinar o membro da equipe com o habilidades certas para a tarefa certa.
Por exemplo, imagine que você é uma agência de marketing digital e recebe um novo projeto de reformulação do site de um corretor de imóveis. Agora, você pode ter muitos redatores de conteúdo na equipe para realizar a tarefa.
Mas se você soubesse quais redatores são especializados em que tipo de conteúdo, seria capaz de combinar o redator cuja experiência é imobiliária com este projeto.
6. Custos de recursos
Os custos dos recursos são outro ótimo detalhe para adicionar ao seu calendário de recursos, pois permitem que você saiba quanto você pagaria por um projeto considerando a quantidade de recursos que entraram.
Mantendo o mesmo exemplo acima, se você perceber que há dois redatores imobiliários na equipe, um cobrando US$ 40/hora e o outro cobrando US$ 50, talvez seja necessário atender uma ligação para saber qual redator colocar no projeto.
Você também pode adicione mais detalhes depois disso. Por exemplo, qual software de processamento de folha de pagamento o membro da equipe prefere, quais são suas condições de pagamento, em quais horários e fusos horários trabalha, etc.
Como criar um calendário de recursos (com software de calendário de recursos)
Vamos começar a criar seu próprio calendário de recursos!
1. Reúna todos os detalhes dos seus recursos
Para criar um calendário de recursos eficaz, comece contando todos os recursos que você tem. Por exemplo, anote o seguinte:
- Quantas horas os membros da sua equipe trabalham por mês versus quantas horas eles estão disponíveis?
- De quais máquinas você precisa para concluir este projeto versus quais estão disponíveis (e por quantos dias/horas)?
- Se precisar de algum equipamento, quais são os requisitos versus o que você tem em mãos?
- Alguma outra disponibilidade de recurso versus a quantidade de tempo que você precisará dele?
2. Inscreva-se no Hive
Próximo, inscreva-se no Hive ou software especializado semelhante que pode ajudá-lo a visualizar a carga de trabalho da sua equipe. Hive é uma opção segura de escolha porque possui modelos prontos, tem a confiança de milhares de clientes e também possui medidas de segurança como autenticação multifator no lugar.
Se ainda não se sente confortável em comprar a versão paga do Hive, você também pode prosseguir com a versão gratuita.
PS: Você também pode usar uma planilha do Excel ou um calendário ou planilhas do Google para obter uma visão geral de alto nível da carga de trabalho de todos.
3. Usar o modelo de agendamento e planejamento de recursos
Depois de se inscrever com sucesso, a próxima etapa da lista seria aproveite o gratuito Modelo de planejamento de recursos Hive (você pode encontrar outros modelos semelhantes na biblioteca de modelos do Hive).
Por aqui, também exporte seus dados se você já trabalha no Hive ou preencher manualmente os campos.
4. Visualize a capacidade dos seus recursos usando a visualização Workload
O calendário de recursos é um modelo extremamente abrangente, então você poderá obter uma imagem precisa da capacidade de seus recursos compartilhados de muitas maneiras e formas.
Por exemplo, você pode acompanhe os recursos verificando a carga de trabalho dos membros da equipe, equipes inteiras, clientes, etc..
A partir daí, você pode dar um passo adiante, analisando qual funcionário está trabalhando em qual projeto do cliente e em que momento, quais são os prazos e entregas desses projetos complexos, qual é o orçamento alocado para cada recurso, qual é o cronograma que você deve seguir. , e quem são os coordenadores no ambiente do projeto.
Se você deseja acompanhar membros individuais da equipe ou cargas de trabalho de recursos, clique em Exibir > Carga de trabalho para obter uma visão geral visualizar.
5. Gerencie a capacidade da carga de trabalho arrastando e soltando na visualização da equipe
A única tarefa que resta na sua lista é gerenciar os recursos para que eles não afetem o fluxo de trabalho, acelerar o tempo de entrega e manter o moral da equipe em alta.
Depois de obter um resumo visual do tempo disponível de cada membro da equipe, você pode então mudar os cronogramas ou adicionar tarefas diferentes de acordo para garantir que tudo corra bem.
Para fazer isso, você precisa vá em “Visualizar” e selecione “Equipe”.
Calendário de recursos para facilitar a execução tranquila do projeto
Vamos encarar. Os recursos podem ser imprevisíveis. Você pode descobrir que um membro vital da equipe ficará doente por uma semana. Ou um mau funcionamento do sistema, fazendo com que o trabalho seja interrompido bruscamente.
Na verdade, tais cenários podem parecer o pior pesadelo de qualquer gestor de projeto (e com razão), mas o poder de um calendário de recursos pode transformar rapidamente estes desafios. Calendários de recursos capacitar-nos com uma visão clara da disponibilidade e alocação de recursosfacilitando a execução tranquila do projeto.
Serve como um farol, guiando-nos através da tempestade e permitindo uma rápida reviravolta mesmo diante das adversidades. Eles ajudam a evitar a alocação excessiva, auxiliam na atribuição eficiente de tarefas e contribuem para um cronograma de projeto mais realista..
O que há para não amar?
E lembre-se: um calendário de recursos não é apenas um documento estático, mas uma ferramenta dinâmica que evolui com o seu projeto. Então, comece a criar seu calendário de recursos hoje mesmo. Em breve você apreciará o controle e a visibilidade aprimorados dos recursos compartilhados que ele traz para seus projetos.
Escritor Convidado:
Comerciante Juwaria é um redator freelance especializado nas áreas de SaaS, marketing e saúde/bem-estar. Apoiado com mais 3 anos de experiência, ela ajuda marcas a construir conteúdo que agregue valor aos seus negócios. Em seu tempo livre, você pode vê-la lendo seus livros favoritos ou estudando as últimas tendências online.
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