Como gerente de projetos, é sua função liderar equipes, gerenciar prazos e ficar de olho no seu orçamento. A boa notícia é que a comunicação eficaz da equipe pode facilitar muito o seu trabalho – e gerar um produto de trabalho melhor.
Mas a maioria dos mal-entendidos no trabalho acontece devido à má comunicação. Em algum lugar, de alguma forma, os fios se cruzam e é fácil para o seu time deixar a bola cair.
Ninguém quer isso, e é por isso que é tão importante que os gerentes de projeto criem um plano de comunicação de projeto documentado no início de qualquer grande projeto. Pode parecer um passo extra, mas esta estratégia é essencial para evitar confusões, aumentar a coesão da equipe e melhorar a qualidade do trabalho.
Se você nunca elaborou um plano de comunicação eficaz antes, não se preocupe. Confira este guia para saber o que é um plano de comunicação de projeto, por que ele é tão importante e como criar um.
Apresentaremos até alguns exemplos – além de modelos de planos de comunicação de projetos – para acelerar sua estratégia de comunicação.
Como criar um plano de comunicação de projeto para sua equipe
O que é um plano de comunicação do projeto?
Um plano de comunicação do projeto é um documento que explica como as partes interessadas do projeto compartilharão informações entre si. Um plano de comunicação do projeto deve incluir:
- Uma lista dos membros da equipe do projeto ou das principais partes interessadas
- O tipo de informação que você compartilhará e com quais membros da equipe
- Métodos de comunicação, incluindo cenários de quando usar cada método
- Frequência de comunicação
- Informações de contato de cada membro da equipe
A comunicação pode parecer senso comum, mas honestamente? Não é.
Ninguém nos ensina como nos comunicar, e explicar por escrito ajuda sua equipe a evitar erros bobos e evitáveis.
Por exemplo, se um membro da equipe prefere enviar mensagens pelo Slack, mas outro se preocupa em enviar e-mails rápidos, há uma boa chance de um deles perder uma atualização importante do outro. Criar um plano de comunicação do projeto antes de trabalharem juntos coloca todos na mesma página e cria normas acordadas sobre como vocês colaborarão no futuro.
Benefícios de um plano de comunicação de projeto eficaz
Claro, a qualidade do trabalho e os prazos são importantes, mas o sucesso do projeto geralmente se resume a uma boa comunicação. A má comunicação, por outro lado, leva ao retrabalho, à frustração e ao estouro de orçamentos.
Isso não parece divertido, não é?
Os planos de comunicação do projeto ajudam sua equipe a evitar problemas comuns de comunicação, mas também ajudam você a realizar muito mais do que isso.
Simplifique fluxos de trabalho e cronogramas
Os planos de comunicação fornecem orientações e expectativas claras para que todos saibam o que precisam fazer. Isso agiliza seu fluxo de trabalho e mantém o projeto dentro do prazo.
Melhore a colaboração da equipe
Facilite um melhor trabalho em equipe, dando a todos uma compreensão clara de suas funções e responsabilidades. A clareza também aumenta o engajamento, mantendo a equipe informada sobre o andamento e as mudanças do projeto.
Pare de falhas de comunicação
Falhas de comunicação podem transformar um projeto aparentemente simples em uma comédia dramática de Shakespeare. Mas um plano de comunicação de projeto sólido reduz significativamente mal-entendidos e confusões, o que evita que atrasos e erros no projeto deixem sua equipe de lado.
Ganhar confiança
A comunicação é a base da confiança. A transparência do projeto e a comunicação aberta fazem com que todos se sintam parte da equipe. E quando sua equipe confia uma na outra, a comunicação saudável acontece com mais naturalidade.
Minimize conflitos
Como gerente de projetos, você sabe como os projetos podem ser estressantes. Um plano de comunicação inclui uma estrutura integrada para resolução de conflitos, para que você tenha um manual para resolver quaisquer problemas que surjam durante o projeto.
Gerenciar riscos
As responsabilidades legais e financeiras são sempre uma preocupação. Afinal, ninguém quer receber uma carta do departamento jurídico. Felizmente, os planos de comunicação trabalham lado a lado com o gerenciamento de riscos para identificar e corrigir possíveis problemas o mais rápido possível.
Em última análise, um plano de comunicação de projeto bem executado é essencial para o sucesso do projeto. Se você quiser que todos remem na mesma direção, um plano de comunicação alinha todos para que trabalhem em direção aos mesmos objetivos do projeto.
Como criar um plano de comunicação do projeto
Você é novo nos planos de comunicação de gerenciamento de projetos? Sem problemas. Siga este guia passo a passo para criar um plano de comunicação de projeto sólido para sua equipe.
Decida primeiro uma estratégia geral de comunicação
Em primeiro lugar, decida uma abordagem geral para o plano de comunicação do seu projeto. Tomar decisões sobre:
- As estratégias de comunicação que a equipe seguirá
- Quais membros da equipe trabalharão no projeto
- Com que frequência a equipe se reunirá e quem conduzirá as reuniões
- Como você agendará reuniões
Nesta primeira etapa, você deve decidir o tipo e a frequência da comunicação. Por exemplo, você deseja atualizações de status diárias ou semanais? Você fornecerá atualizações do projeto verbalmente ou a equipe espera relatórios formais de status?
Como gerente de projeto, você tem a palavra final sobre o plano de comunicação, mas isso não significa que deva construí-lo sozinho. Faça uma reunião inicial com a equipe para obter a adesão de todos.
Bônus: confira 10 modelos de lançamento de projeto para reuniões em Documentos e PPT
Durante a reunião, estabeleça metas de comunicação e obtenha feedback da equipe. Por exemplo, você pode definir uma meta de se reunir com sua equipe de projeto todas as segundas-feiras de manhã para analisar as tarefas da semana, além de um acompanhamento na sexta-feira para acompanhar seu progresso.
Planeje canais de comunicação síncronos e assíncronos
A seguir, decida quais formas de comunicação você usará neste projeto. De modo geral, seu plano deve levar em conta a comunicação síncrona (que acontece em tempo real, como o chat) e a comunicação assíncrona (que é mais atrasada, como o e-mail).
A menos que você trabalhe em uma área onde emergências terríveis acontecem 24 horas por dia.7sua equipe usará uma combinação de métodos de comunicação imediatos e tardios.
O plano de comunicação do seu projeto deve especificar todos os canais potenciais que sua equipe pode usar e quando é apropriado usar cada canal. Cada equipe é diferente, mas seu plano pode incluir:
- Reuniões presenciais: Isso depende se sua equipe trabalha remotamente ou no escritório. Especifique quando é apropriado convocar uma reunião presencial. Isso pode ser apenas para chamadas formais de clientes para algumas equipes ou como prática padrão para outras.
- Telefonemas: Às vezes, um telefonema faz mais sentido do que uma mensagem de bate-papo ou e-mail. Se você estiver escrevendo o próximo grande romance da América, basta ligar para alguém para economizar tempo. Se você precisar registrar a conversa por escrito, envie a todos um e-mail após a ligação como uma recapitulação do que você discutiu
- Tempo real bater papo: Este método de comunicação é ideal para mensagens rápidas ou questões muito urgentes. Como funcionam de forma semelhante aos textos SMS, as ferramentas de chat também ajudam sua equipe a se manter conectada quando estiver em trânsito
- E-mail: Parece que todo mundo tem uma relação de amor e ódio com o e-mail. É uma ótima maneira de armazenar tópicos de mensagens e manter um registro das conversas, mas também é um poço sem fundo onde as mensagens morrem. Se você deseja algo parecido com e-mail sem as dores de cabeça do e-mail, considere alternativas de e-mail, como software de gerenciamento de projetos
Bônus: modelos de planos de contingência!
Especifique normas para diferentes tipos de comunicação
Há uma grande diferença entre as informações compartilhadas em uma reunião de equipe e as informações que você compartilha com o alto escalão ou com seus clientes.
Por exemplo, talvez você não queira compartilhar os detalhes básicos de um projeto – ou o drama dos bastidores – com um cliente. Nesse caso, você pode reservar os detalhes detalhados apenas para comunicações internas.
Um bom plano de comunicação detalha o tipo de comunicação que você tem com determinados públicos. Isso deve incluir:
- O nome da parte interessada
- Mensagens principais
- Canal de comunicação
- Formatação das entregas (Excel, PDF, etc.)
Crie seções separadas em seu plano de comunicação para comunicações com clientes, check-ins de gerentes e comunicação interna para que todos concordem com as informações que você compartilhará, incluindo onde e como você as compartilhará.
Escolha suas ferramentas e software favoritos
Depois de especificar quais canais você usará e quem os usará, é hora de especificar quais ferramentas de comunicação sua equipe usará. Algumas das opções mais comuns incluem:
- Reuniões presenciais: As reuniões presenciais são bastante simples, mas você ainda precisa de um software para encontrar um horário para uma reunião. Use opções como Google Workspace e Calendly para encontrar rapidamente um horário para todos se reunirem
- Reuniões virtuais: O zoom é obviamente um dos pilares do nosso #COVIDdays, mas o Microsoft Teams também é uma opção sólida para chat de vídeo
- Telefonemas: Não há necessidade de compartilhar o número de celular pessoal de todos. Use ferramentas como o RingCentral para atribuir a todos um número comercial que eles possam usar em seus smartphones pessoais
- Bater papo: Slack, Google Workspace, Pumble e Troop Messenger são ideais para bate-papos síncronos entre equipes
- E-mail: Isso depende do tipo de organização em que você trabalha. Se você usa o Google, escolha o Google Workspace. Se você aposta tudo na Microsoft, escolha o Microsoft Teams
Mas isso é apenas a ponta do iceberg. Você também precisa de ferramentas de fluxo de trabalho sólidas que registrem todas as suas tarefas, projetos, bate-papos e notas de reuniões em um só lugar.
Não quero me gabar, mas Hive faz tudo isso e muito mais. O software de gerenciamento de projetos Hive oferece um painel intuitivo para acompanhar o progresso do projeto, além de modelos de projeto que economizam tempo, 1Mais de 000 integrações com outros aplicativos e muito mais.
Apoie a colaboração entre equipes
Por mais unida que seja sua equipe, você precisa colaborar com outras equipes, dentro e fora da empresa. Se o seu projeto tiver um escopo amplo, você provavelmente estará trabalhando com uma equipe multifuncional que inclui pessoal de TI, contabilidade, marketing e muito mais.
O plano de comunicação do seu projeto precisa definir, em termos inequívocos, como sua equipe irá interagir entre si, bem como com outros departamentos. Por exemplo, as normas da sua equipe podem ser a comunicação via chamada Zoom, mas talvez o pessoal da contabilidade aceite apenas documentação escrita.
É por isso que é tão importante envolver todas as partes interessadas desde o início do processo de redação do plano de comunicação. Quando você entende as nuances – e, sejamos realistas, peculiaridades estranhas—de todas as equipes com as quais você colaborará, você pode contabilizar isso no plano de comunicação.
O resultado? Uma equipe coesa e menos gargalos.
Atribuir indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Como qualquer plano, o plano de comunicação do seu projeto também precisa incluir métricas e KPIs para medir o sucesso. As métricas são a única maneira de saber com certeza se o seu plano de comunicação está realmente funcionando.
Antes de finalizar o plano, escolha métricas quantitativas para avaliar o quão bem sua equipe está se comunicando. Isso pode incluir métricas como:
- Tempo médio de resposta
- Taxas de uso móvel
- Taxas de engajamento dos funcionários
- Taxas de abertura
- Ler recibos
Sabemos que pode parecer que você tem peixes maiores para fritar, mas verificar os KPIs do seu plano de comunicação de vez em quando lhe dirá muito sobre como sua equipe trabalha em conjunto. É a melhor maneira de provar, em preto e branco, se a comunicação do seu projeto é um sucesso ou um fracasso.
Exemplo e modelos de plano de comunicação do projeto
A grande vantagem dos planos de comunicação do projeto é que não existe uma maneira certa ou errada de redigir um plano para sua equipe. Mesmo assim, sabemos que é muito mais fácil escrever um plano de comunicação de gerenciamento de projetos quando você pode olhar um exemplo para se inspirar.
Para iniciar sua pesquisa, obtenha um exemplo de plano de comunicação de projeto com o qual você pode aprender e copiar e colar para seu próprio projeto. Os modelos de plano de comunicação do projeto Hive incluem seções úteis para:
- Metas do projeto
- Conquistas
- Status do projeto
- Gerenciando entregas
- Horários de reuniões
- Configurações de notificação
1. Modelo de plano de comunicação Hive
Use o modelo de plano de comunicação gratuito para preencher as lacunas do Hive para iniciar o plano de comunicação do seu projeto. Acesse facilmente sua hierarquia corporativa, conduza uma análise PEST e uma análise SWOT e liste as ferramentas de sua equipe neste modelo click-and-go. Inclui ainda uma seção de avaliação para coletar feedback de sua equipe e melhorar seu plano de comunicação ao longo do tempo.
Embora o modelo seja um bom ponto de partida, Hive oferece a liberdade de adaptar o modelo para se adequar aos canais de comunicação, objetivos e muito mais da sua equipe. Pense nisso como uma ferramenta gratuita para acelerar a formatação para que você possa se concentrar na essência do seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos.
2. Modelo de relatório de matriz de comunicação Hive
Se você está procurando uma maneira fácil de permanecer na mesma página com sua equipe, o modelo de relatório de matriz de comunicação do Hive é um ótimo plano de comunicação para manter seus principais interessados informados.
Este relatório detalhado ajuda a mapear quem é responsável pela comunicação com quais partes e garante que todos conheçam suas funções. O modelo inclui seções para anotar atividades de comunicação, propósito e contexto, o que é útil para equipes virtuais.
3. Modelo de plano de lista de verificação de lançamento de produto Hive
O modelo de plano de lista de verificação de lançamento de produto Hive foi elaborado para garantir um planejamento de comunicação perfeito, nunca perdendo uma etapa. Dada a natureza complexa do processo de lançamento de produtos, o monitoramento constante é crucial.
Se a sua equipe opera de forma assíncrona e nem sempre colabora em tempo real, esta lista de verificação, que consolida tarefas críticas em um único local, pode eliminar qualquer ambiguidade para todos os membros da equipe.
Quem se beneficia com o uso de um plano de comunicação do projeto?
- Agências: As agências geralmente têm a tarefa de gerenciar vários projetos e precisam garantir que todos os envolvidos no projeto estejam na mesma página. Um plano de comunicação do projeto permite que as agências coordenem os seus esforços e garantam que todas as partes interessadas tenham acesso às mesmas informações.
- Departamentos: Departamentos de qualquer tamanho podem se beneficiar com a implementação de um plano de comunicação do projeto. Isso permite que os membros da equipe se mantenham atualizados sobre as mudanças mais recentes e recebam as informações relevantes de que precisam em tempo hábil.
Compartilhe informações do projeto em menos tempo com modelos
A comunicação da equipe tem um impacto direto no sucesso do gerenciamento de projetos. Uma comunicação sólida é essencial, quer você esteja trabalhando em seu próprio departamento, em uma equipe remota ou como uma equipe multifuncional.
Antes de enviar um e-mail do projeto, crie primeiro um plano de comunicação do projeto para colocar sua equipe na mesma página. Felizmente, você não precisa gastar horas criando o plano de comunicação perfeito.
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