O documento de escopo de trabalho é uma peça simples, mas necessária, do processo de gerenciamento de projetos.
Como gerente de projeto, é fundamental que todos os envolvidos em uma iniciativa futura se sintam informados, ouvidos e incluídos em cada etapa do processo. Um documento de escopo de trabalho (SOW) é fundamental para conseguir isso antes mesmo de terminar a fase de planejamento.
Pense no escopo do trabalho como uma ferramenta – algo que você, a equipe do projeto e todos os principais participantes revisarão várias vezes ao longo do processo de gerenciamento do projeto e algo que evolui à medida que o cronograma avança.
Antes de abrir um novo documento para embarcar no processo de redação do seu escopo de trabalho, consulte este guia detalhado para informar sua estrutura.
Encontre análises detalhadas, exemplos e práticas recomendadas para escrever um valioso documento de escopo de trabalho. Além disso, acesse um modelo de escopo de trabalho gratuito para padronizar seu processo e contribuir junto com a equipe!
O que é um escopo de trabalho?
O escopo do trabalho define claramente os controles, serviços e resultados do projeto que você fornecerá em um projeto futuro. Funciona como um acordo escrito e é um dos documentos mais importantes e detalhados nas fases iniciais de qualquer projeto.
Com os recursos certos em mãos, criar um documento de escopo de trabalho pode ser um processo bastante simples! Mas é importante ter em mente seus elementos essenciais e obrigatórios para manter sua equipe na mesma página quando se trata de:
Especificar esses fatores no início ajudará você a gerenciar projetos com mais sucesso e evitar contratempos no cronograma do projeto, falta de recursos ou aumento de escopo posteriormente no processo de gerenciamento de projetos. Além disso, um escopo de trabalho completo garante que a equipe do projeto saiba exatamente o que se espera dela, incluindo a finalidade do projeto, os gastos gerais, os marcos do projeto e os prazos.
Melhores práticas ao escrever um escopo de trabalho
Aqui está seu novo mantra de escopo de trabalho: Em caso de dúvida, seja específico, visual e totalmente transparente.
- Específico: O que significam os termos-chave? Quem faz quais tarefas e quando? Ser claro sobre as especificidades do projeto é uma maneira infalível de evitar confusão, falta de comunicação e desalinhamento. Tudo isso pode ser prejudicial à execução de um projeto
- Visual: Como será realmente a entrega? Os recursos visuais ajudam os principais participantes a evitar leituras ou interpretações erradas das expectativas do projeto desde o início
- Transparente: Certifique-se de que as principais partes interessadas aprovem o que está planejado, reconheçam os principais marcos à medida que acontecem e, em geral, mantenham-se informados
Essas três estratégias garantirão que você envie sempre as informações corretas para qualquer projeto. Mas se você quiser dar um passo adiante, comece a investir seu tempo de forma mais produtiva no processo de planejamento, usando um modelo de escopo de trabalho para lidar com o trabalho pesado quando se trata de escrever seu escopo de trabalho.
Como escrever um escopo de trabalho
Agora que discutimos as melhores práticas de um escopo de trabalho, vamos nos aprofundar em como escrevê-lo. Aqui está uma lista passo a passo de como escrever um escopo de trabalho:
- Defina o projeto: Comece definindo o projeto e seus objetivos. Isto deve incluir o que você está tentando alcançar, por que está empreendendo o projeto e quais benefícios ele trará.
- Listar resultados: Faça uma lista de todas as entregas que serão necessárias para o projeto. Isso deve incluir quaisquer documentos, relatórios, software ou outros itens que serão necessários.
- Determine tarefas e cronogramas: Divida o projeto em tarefas menores e determine o cronograma de cada uma. Isso deve incluir as datas de início e término de cada tarefa e o cronograma geral do projeto.
- Identifique os recursos: Identifique os recursos que serão necessários para o projeto, incluindo pessoal, equipamentos e orçamento.
- Defina padrões de qualidade: Descreva os padrões de qualidade que precisarão ser atendidos para o projeto. Isto deve incluir quaisquer requisitos de testes, controle de qualidade e garantia de qualidade.
- Determine os procedimentos de comunicação: Definir os procedimentos que serão utilizados para comunicação durante o projeto. Isto deve descrever a frequência com que a comunicação ocorrerá, quem estará envolvido e quais métodos serão utilizados.
- Identifique os riscos: Identifique quaisquer riscos potenciais que possam impactar o projeto. Isso deve incluir riscos relacionados a prazos, recursos, qualidade e outros fatores.
- Defina critérios de aceitação: Defina os critérios de aceitação que serão utilizados para avaliar o sucesso do projeto. Isto deve incluir métricas ou medidas específicas que serão usadas para determinar se o projeto foi concluído com sucesso.
- Revise e finalize: Revise o escopo do trabalho com todas as partes interessadas para garantir que ele reflita com precisão os requisitos do projeto. Depois de finalizado, distribua o escopo do trabalho a todas as partes interessadas e use-o como referência ao longo do projeto.
Exemplo e modelo de escopo de trabalho
Procurando padronizar suas práticas de planejamento? Comece com um modelo de gerenciamento de projetos para agilizar o escopo do processo de trabalho. Como regra geral, seu modelo de escopo de trabalho deve ter pelo menos estas cinco seções criadas para conectar e usar as informações do seu projeto:
- Um glossário para termos relevantes
- A declaração do problema que seu projeto está resolvendo
- Metas SMART, objetivos do projeto, resultados, KPIs e assim por diante
- Necessidades administrativas e aprovações necessárias
- Um cronograma ou cronograma de projeto personalizável
Mas TBH, essas cinco seções são o mínimo.
Com o editor e modelo de documentos corretos, você também poderá colaborar em seu escopo de trabalho junto com a equipe, personalizar as configurações de compartilhamento e permissão, conectar o documento aos seus fluxos de trabalho e muito mais. 👀
Tudo isso é possível com o modelo de escopo de trabalho da Hive para iniciantes – sem nenhum custo.
Este modelo detalhado do Hive Doc vem organizado em seções claramente formatadas, incluindo:
- Antecedentes e objetivos do projeto
- Entregáveis
- Responsabilidades da agência e do cliente
- Cronograma e marcos
- Administração
- Aprovações
Além disso, planejamento completo de gerenciamento de recursos e objetivos do projeto. 🏆
O índice fixo facilita a navegação pelas diversas seções deste documento, enquanto as tabelas pré-construídas mantêm as informações concisas e fáceis de entender.
A maior vantagem deste modelo é que ele foi criado usando Hive Docs. A detecção colaborativa em tempo real e o histórico de versões salvo automaticamente garantem que todos com acesso visualizem sempre a versão mais recente do escopo de trabalho. E como o texto pode ser convertido diretamente em tarefas Hive, os membros da equipe podem atuar no plano do projeto a partir do próprio escopo do trabalho.
Além do mais, as tarefas do Hive podem ser incorporadas ao Docs junto com conjuntos de dados de outros softwares, para que as informações necessárias do projeto nunca estejam longe de ser alcançadas.
O que incluir em um documento de escopo de trabalho?
Vamos examinar mais de perto os elementos essenciais de um documento de escopo de trabalho eficaz e as melhores práticas a serem adotadas antes de seu próximo projeto.
Principais resultados
Você está fornecendo um produto ou serviço? Avise a equipe do projeto! Mesmo que pareça óbvio para você, é útil manter um registro de todas as entregas do projeto para mantê-lo em mãos e consultá-lo mais tarde. Além disso, este documento não é apenas para a equipe do projeto – os principais participantes, como partes interessadas, outros chefes de departamento e superiores, também podem acessar este documento, tornando crítico o processo de compreensão do escopo do projeto.
Incorporar imagens, diagramas ou mídia para contexto e recursos visuais adicionais é uma ótima maneira de transmitir detalhes sobre seus resultados. Especialmente se sua equipe cria wireframes usando software de quadro branco digital ou usa documentos de relatórios específicos para quebrar sua estrutura de trabalho, torne essas informações o mais acessíveis possível.
A opção de incorporar informações de outras ferramentas é um grande benefício do uso de um editor de documentos dinâmico para gerenciar seu escopo de registros de trabalho, aprovações de partes interessadas, SOPs e muito mais.
No Hive Docs, você tem o poder de incorporar praticamente qualquer coisa, incluindo tarefas, tabelas, mídia, ativos de outras ferramentas e muito mais. Com comandos Slash para atalhos de teclado rápidos, edição colaborativa ao vivo, formatação avançada e compartilhamento fácil via URL, Hive Docs são ideais para criar um escopo completo de documentos de trabalho com facilidade.
O cronograma do projeto
O cronograma de gerenciamento de projetos é a jornada do início ao fim do desenvolvimento de um projeto. Esta seção descreverá as fases pelas quais seu projeto passará e detalhará as entregas esperadas ao longo do caminho.
Você precisa mapear seu cronograma para definir o escopo de um projeto, mas pode construí-lo de várias maneiras. Gráficos de Gantt, tabelas e fluxogramas, como mapas mentais, são soluções de gerenciamento de projetos altamente visuais para criar seu cronograma e garantir que todos os detalhes principais sejam incluídos. Esses recursos também são excelentes para identificar relações e dependências de tarefas que tornarão a fase de execução do projeto mais eficiente em geral!
A visualização de Gantt no Hive facilita atingir esse nível de gerenciamento de tempo com uma interface intuitiva de arrastar e soltar para traçar relacionamentos entre tarefas, visualizar gargalos e priorizar itens de ação. Calcule até mesmo seu caminho crítico ou acompanhe suas porcentagens de progresso para ter uma visão geral do que está acontecendo e do que está por vir.
Principais marcos
Especialmente para projetos complexos, o cronograma por si só pode ser assustador. Nessas situações, pode ser útil dividir e definir um cronograma maior de acordo com os prazos principais quando o projeto passa de uma etapa para a próxima. Esses momentos principais são conhecidos como marcos do projeto.
Alcançar um marco do projeto é uma ótima oportunidade para se reagrupar, voltar à mesma página e reavaliar o rumo do seu projeto. É o momento perfeito para entrar em contato com partes interessadas importantes e garantir que o projeto esteja se desenvolvendo conforme o esperado ou discutir quaisquer problemas enfrentados ao longo do caminho.
Os modelos de marcos ajudam a eliminar algumas das suposições envolvidas na identificação dos marcos mais significativos em um projeto, ao mesmo tempo que garantem que sua equipe esteja fazendo o melhor uso deles. No Hive, os marcos são representados visualmente por um ícone em forma de diamante em sua linha do tempo ou gráfico de Gantt. Isso ajuda você a identificar rapidamente suas principais conquistas e pode ser criado a partir de qualquer tarefa Hive.
Relatórios de progresso
Os relatórios não são uma tarefa única em sua lista. Insights confiáveis e relatórios atualizados são elementos-chave de qualquer bom documento de escopo de trabalho, já que muitos gerentes e partes interessadas irão consultá-los diversas vezes durante o processo de gerenciamento do projeto, não apenas na fase de planejamento.
Esta é outra área em que é melhor recorrer a recursos mais visuais. Ninguém quer perder tempo decifrando longos conjuntos de dados ou clicando em pesquisas adicionais. Resuma os pontos mais importantes e baseados em dados de uma forma que seja fácil de digerir.
Os painéis no Hive se destacam nessa frente. Escolha entre mais de 50 widgets para obter dados atualizados sobre atividades recentes do projeto usando gráficos personalizados, acompanhamento de progresso, cálculos, tabelas e até mesmo outros aplicativos para criar painéis prontos para apresentação para seus projetos.
Quem se beneficia com o uso de um escopo de trabalho?
- Empreiteiros: Ter um escopo de trabalho é essencial para que os empreiteiros definam os resultados esperados e o cronograma. Este documento permite-lhes compreender o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e como deve ser concluído.
- Marketing: As equipes de marketing precisam ter um escopo de trabalho para garantir que seus projetos sejam concluídos no prazo e com a qualidade esperada. Este documento descreve as etapas necessárias para concluir um projeto do início ao fim, tornando mais fácil para os membros da equipe permanecerem no caminho certo.
Defina seu escopo de trabalho em ação
Então você escreveu seu documento de escopo de trabalho, e agora?
Fácil: você o conecta ao seu fluxo de trabalho em seu software de gerenciamento de projetos para começar a executar os planos que você traçou agora.
Com mais de 15 visualizações exclusivas, incluindo Gantt, Lista, Kanban, Linha do tempo, Calendário e muito mais, Hive torna possível visualizar seu trabalho de todos os ângulos. Além disso, seu editor de documentos dinâmico Hive Whiteboard e o recurso Docs integrado permitem que as equipes ajam de acordo com suas ideias no momento em que elas acontecem.
Não importa o tamanho da sua equipe, estilo de projeto ou orçamento, Hive é a única plataforma de produtividade poderosa o suficiente para criar soluções completas para gerentes de projeto em todos os setores. Acesse todos os recursos listados neste guia, uma vasta biblioteca de modelos e muito mais 1.000 integrações quando você começar a usar o Hive hoje.
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