Simplificando: fazer anotações torna qualquer reunião de brainstorming, processo ou projeto melhor para todos.
É um motor poderoso para construir uma cultura de trabalho produtiva para o futuro. Mas os humanos não são máquinas, por isso precisamos dos sistemas certos para lembrar e recuperar informações que ouvimos.
Você sabia que sua memória começa a diminuir nas primeiras 24 horas em que você aprendeu alguma coisa? Isso é chamado a curva do esquecimento. Mede a rapidez com que esquecemos informações ao longo do tempo se não tentamos retê-lo.
Não depende apenas da força da nossa memória reter as informações das reuniões, mas também da abordagem para capturar e comunicar as informações para nós mesmos e para os outros.
Neste guia, fornecemos modelos, ferramentas e dicas para transformar a produtividade de suas reuniões virtuais e presenciais, para que você se sinta confiante em seu sistema de anotações!
Como fazer as melhores anotações de reuniões (com modelos)
Antes do encontro
Dica 1: Compartilhe as responsabilidades da agenda da reunião
Em Reclaim.ai Relatório de tendências de produtividadeaprenderam que os profissionais gastam em média 21.5 horas em reuniões – mais de metade de uma semana de trabalho padrão!
Reuniões produtivas são essenciais para o sucesso de um negócio saudável e em crescimento. Como líder de equipe, gerente de projeto ou executivo, você tem a tarefa de nutrir processos e atividades para que cada funcionário tenha as ferramentas e os recursos de reunião necessários para realizar o trabalho.
Use um modelo de itinerário para planejar sua próxima reunião!
Permita que os participantes da reunião contribuam para a agenda da reunião. Isso realizará duas coisas importantes:
- Seus participantes têm uma boa ideia da cadência da reunião e de como seu tempo será gasto
- Suas anotações serão mais ricas em informações e autoridade porque diferentes perspectivas, experiência no assunto e conhecimento estão organizados em um só lugar
Dica 2: Use a agenda da reunião para fazer anotações
A agenda da sua reunião é o melhor ambiente para fazer anotações da reunião porque você já delineou todos os tópicos, pontos-chave, dúvidas e objetivos em um só lugar. Especialmente quando você está facilitando a reunião e tomando notas, é um desafio conciliar as duas atividades.
A agenda ajuda você a navegar de um tópico para outro enquanto monitora o andamento da reunião. Se acontecerem muitas conversas paralelas e os participantes da reunião saírem do assunto, você poderá direcionar todos de volta ao caminho certo. Se você estiver atrasado, poderá pular ou acelerar tópicos menos importantes.
Mais importante ainda, você deve evitar o problema (e o estresse desnecessário) de alternar entre a agenda da reunião e uma página em branco para anotações.
Se você tem a responsabilidade de fazer atas de reuniões – notas e decisões capturadas em reuniões formais que exigem aprovação da liderança sênior – confira nossos vários modelos gratuitos de atas de reuniões:
Durante o encontro
Dica 3: Filtre as informações mais importantes
Em algum lugar entre o humm e gosta, há detalhes importantes aos quais devemos prestar atenção quando uma pessoa está falando em um fluxo de consciência. Mas com um pouco de contexto, confiança e criatividade, você será um mago em fazer anotações em qualquer cenário de reunião.
Esta é a aparência:
Ouça as pistas e sugestões que o palestrante está lhe dando para contextualizar
A regra é estar preparado para tudo. Mas preste atenção em qualquer ênfase colocada no que eles estão dizendo, nas perguntas feitas e nas explicações compartilhadas que afetarão o projeto/tarefa/objetivo.
Seja confiante e peça ao palestrante para esclarecer o que está dizendo
Resumir um ponto e não ouvir os principais detalhes do próximo é algo que todos nós experimentamos enquanto tomamos notas! Se você está perdido com o que o palestrante está dizendo, é provável que outros participantes também estejam! O última coisa o que você quer fazer é compartilhar informações erradas. Essas notas da reunião serão referenciadas posteriormente, então você precisa da verdade e nada além da verdade! (Os membros da sua equipe agradecerão mais tarde.)
Seja criativo e observe as pessoas ao seu redor
Existe alguém em seu local de trabalho que sempre acerta em cheio na produtividade? Quem faz ótimas anotações de reuniões e conversas parecerem tão fáceis? Pegue uma página mental do livro deles e observe como eles deixam as pessoas na sala engajadas e motivadas. O que resulta da qualidade de suas reuniões são notas claras que inspiram ações.
Se você não tem uma pessoa que lhe venha à mente, nós pegamos você! Na Hive, somos obcecados em focar na eficiência e nos resultados.
A chave para o sucesso da nossa produtividade em reuniões é organizando para a ação. Nossos Hive Docs são sempre mobilizados para que equipes em todos os fusos horários obtenham as informações necessárias imediatamente.
Aqui está uma olhada nas quatro seções padrão em nossas notas de reunião: Itens de ação, Recursos necessários, Acompanhamento e Recapitulação da conversa.
Dica 4: Marque os membros da equipe no documento para acompanhamento
Trabalhar com equipes multifuncionais e com vários fusos horários exige um responsabilidade ajudando mão. As pessoas estão pulando de uma reunião para outra e podem esquecer de concluir seus itens de ação ou acompanhamentos.
Lembra da Curva do Esquecimento?
As equipes do Hive usam os recursos de @menção e comentários regularmente no Documentos para rastrear, atualizar e colaborar no trabalho. Isso é perfeito para manter juntas nossas conversas paralelas relacionadas e o “Acabei de me lembrar!” pensamentos.
Quando as pessoas são marcadas em um comentário, elas verão seus nomes destacados nos feeds de notificação.
Depois da reunião
Dica 5: Mantenha o ritmo com uma recapitulação da reunião
Aborde esta dica com a mentalidade de que ninguém tem tempo para ler as notas da reunião. Especialmente se a gestão precisar de um rápido status ou recapitulação sobre o que aconteceu, você desejará fornecer esta breve visão geral em um local sem atritos.
Cada reunião deve ter uma tarefa dedicada e recorrente para unir membros relevantes da equipe, documentos e até mesmo outras tarefas para reuniões passadas, presentes e futuras.
Como funciona: publique uma recapitulação dos pontos-chave da tarefa junto com as notas da reunião vinculadas. Você economizará tempo para você e outras pessoas no futuro ao procurar informações. Isso conecta todo o trabalho em um espaço de trabalho central e fora das caixas de entrada.
Se você está curioso sobre o Hive e deseja começar com a organização básica, crie tarefas para organizar todas as notas de suas reuniões – início de projetos, cerimônias ágeis e integração de novos contratados – comece com o modelo Reunião!
Construir esse recurso também é uma ferramenta valiosa para os líderes de equipe monitorarem o número e a qualidade das reuniões nas quais todos participam!
Quem se beneficia ao fazer anotações de reuniões?
- Empreiteiros: As notas das reuniões são essenciais para que os contratantes acompanhem quaisquer decisões que foram tomadas ou alterações que precisam ser implementadas. Fazer anotações durante uma reunião permite que eles se mantenham organizados e garantam que tenham os detalhes corretos da discussão.
- Empresas Corporativas: Tomar notas de reuniões permite que as empresas acompanhem conversas e decisões importantes que foram tomadas. Isso ajuda a garantir que todos os envolvidos na reunião estejam em sintonia e que todos os membros da equipe estejam cientes de quaisquer alterações ou atualizações.
Dica bônus: capture instantaneamente notas curtas de reunião
O seu Google Drive está assim?
Acontece com os melhores de nós!
Às vezes, você desejará fazer anotações rápidas apenas para seus olhos ou despejar pensamentos enquanto estiver em uma ligação ou reunião do Zoom. O problema é que se torna quase impossível encontrar aquela informação que você saber você se conectou.
Para esses cenários, não use um Documento Google. Em vez disso, use o Hive Notepad – o companheiro de bolso digital perfeito para fazer anotações.
Acesse o Bloco de Notas do seu navegador ou dispositivo móvel para construir um repositório de pensamentos, listas de verificação e tarefas quase prontas em um só lugar! O bloco de notas Hive também inclui:
- Comandos /barra: Formate sua nota com cabeçalhos, fontes em negrito, listas e muito mais
- Arrastar e soltar: adicione imagens, gifs, vídeos e outros arquivos diretamente em suas notas
- Procurar: pesquise suas notas por palavras-chave encontradas no título ou na descrição de uma nota
- Arquivar/Desarquivar: Arquive ou desarquive sua nota
- Converter: converta sua nota em uma tarefa — ou em um documento!
Uma consideração final para as melhores experiências de anotações de reuniões: suas estratégias e preferências para fazer anotações evoluirão com o tempo. Ao analisar as opções da ferramenta de anotações perfeita, priorizar personalização e flexibilidade.
A ferramenta de sua escolha deve economizar seu tempo e não gastar sua energia. Gastar sua energia em coisas como manutenção de notas o afasta do trabalho de movimentar o ponteiro em suas tarefas e projetos.
Sabemos que você vai adorar o Hive Notepad e o Docs para criar seu melhor sistema de anotações. Se você precisar superar algum desafio de produtividade, entre em contato conosco a qualquer momento!
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