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Como ser mais organizado no trabalho? 15 estratégias e modelos

A jornada inteira de trabalho já passou e você trabalhou como um campeão, mas ainda não conseguiu tudo o que deveria. Seu nível de estresse está nas alturas e o trabalho continua se acumulando, então você está em um ponto em que pensa que pode pegar fogo.

Voc√™ se pergunta, ‘Como todos os outros podem realizar seu trabalho com tanta facilidade? Meus colegas de escrit√≥rio, Jim e Dwight, s√£o simplesmente mais espertos do que eu?’ N√£o, eles n√£o s√£o. A chave para o seu o sucesso no trabalho reside na boa organiza√ß√£o. ūüí°

Voc√™ provavelmente est√° pensando, ‘Eu sei disso, mas simplesmente n√£o tenho isso dentro de mim.’ Voc√™ faz. Organiza√ß√£o n√£o √© algo com que voc√™ nasce ‚Äď voc√™ pode desenvolv√™-la atrav√©s da pr√°tica.

Neste artigo, ofereceremos 15 dicas pr√°ticas em ser mais organizado no trabalho e conseguir mais em menos tempo.

Como ser mais organizado no trabalho: dicas e truques pr√°ticos

Como a desorganização no trabalho está impactando sua equipe?

M√° organiza√ß√£o no trabalho diminui sua produtividade e aumenta seu estresse. Em um ponto ou outro, voc√™ perde o controle sobre sua carga de trabalho, perde prazos e oportunidades de crescimento e fica esgotado. √Č claro que isso aumenta ainda mais seus n√≠veis de estresse e voc√™ acaba preso em um c√≠rculo sem fim.

As coisas ficam muito piores quando você trabalha em equipe. A falta de organização de um membro pode levar a uma comunicação deficiente, alocação injusta ou ineficiente de recursos, moral baixo, prazos perdidos, insatisfação do cliente e até mesmo conflitos.

Quando voc√™ faz parte de uma equipe, voc√™ √© uma engrenagem da roda: se uma pe√ßa estiver quebrada, a roda n√£o poder√° se mover. Ao melhorar suas habilidades organizacionais, voc√™ mantenha a m√°quina da equipe bem oleada e avan√ßando em dire√ß√£o aos seus objetivos. ‚öôÔłŹ

Benefícios de ser organizado no trabalho

Uma organiza√ß√£o de alto n√≠vel leva √† redu√ß√£o do estresse, maior produtividade e efici√™ncia e conclus√£o oportuna das tarefas. Com o tempo, boas habilidades organizacionais podem gerar promo√ß√Ķes e oportunidades de crescimento e ajud√°-lo a criar uma reputa√ß√£o como um funcion√°rio dedicado com excelentes h√°bitos de trabalho.

Se você fizer parte de uma equipe, seus colegas de trabalho o reconhecerão como confiável e não terão medo de trabalhar com você em projetos. Além disso, você não terá problemas para se comunicar com colegas e concluir seu trabalho no prazo, garantindo que o projeto não fique para trás.

15 técnicas práticas para ser mais organizado no trabalho

Nós compilamos 15 dicas e estratégias organizacionais para aprimorar suas habilidades para ajudá-lo a atingir metas relacionadas ao trabalho.

1. Centralize seu trabalho com uma plataforma de gerenciamento de documentos

Saltar entre aplicativos e plataformas para encontrar as informa√ß√Ķes necess√°rias pode ser mentalmente desgastante e perturbador. Aumente suas habilidades de organiza√ß√£o mantendo seu trabalho centralizado com Hive Docs.

Este excelente recurso √© um hub de gerenciamento de documentos ‚Äď permite criar, gerenciar, editar e compartilhar documentos relacionados ao trabalho.

Manuais de funcion√°rios, informa√ß√Ķes de projetos, documenta√ß√£o t√©cnica, contratos, relat√≥rios de folha de pagamento, faturas ou registros de despesas – garanta que eles estejam seguros e protegidos no Hive Docs. Trabalhe com sua equipe para aprimorar os documentos existentes e criar novos com o m√°ximo de personaliza√ß√£o.

Manter tudo em um só lugar pode reduzir o estresse e garantir que você não perca tempo procurando arquivos importantes.

2. Divida sua carga de trabalho em tarefas

Digamos que voc√™ seja jornalista e precise entregar um artigo enorme at√© o final da semana. Em vez de entrar em p√Ęnico com a quantidade de palavras que voc√™ precisa produzir, divida sua carga de trabalho em tarefas.

Digamos que você tenha 9.000 palavras para escrever em cinco dias. O artigo tem 30 subtítulos, o que significa que você pode completar seis por dia. Ou você pode definir uma contagem diária de palavras-alvo. Alcançar essas metas diárias ajudará você a permanecer no caminho certo e monitore seu progresso.

Tarefas Hive pode ajud√°-lo a organizar e gerenciar sua carga de trabalho sem se sentir sobrecarregado. O recurso √© adequado para aqueles voando sozinhos e em equipes. Adicione respons√°veis, defina prioridades, divida tarefas em subtarefas, controle e gerencie o tempo, adicione detalhes com campos personalizados e embarque no trem da organiza√ß√£o. ūüöā

3. Organize seus dias em um quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos, mas o que ele tem a ver com a organização? Se você usar direito, o conselho pode ajudar visualizar fluxos de trabalho e melhore suas habilidades de gerenciamento de tarefas.

Divida seu trabalho em tarefas e agrupe-as por status ou outro critério de escolha. Por exemplo, você pode criar três categorias:

  1. Pendência
  2. Em andamento
  3. Completo
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Classifique suas tarefas na categoria correspondente e mova-as conforme você as risca da lista para manter o foco e controlar sua carga de trabalho.

Quadros Kanban Hive oferecer um interface de arrastar e soltar e in√ļmeras op√ß√Ķes de personaliza√ß√£o, ent√£o voc√™ n√£o pode errar com elas. Al√©m disso, eles apoiam a colabora√ß√£o em equipe e s√£o adequados para projetos mais complexos.

4. Refine a organização da sua mesa

Pesquisa mostra que desordem pode causar estresse, levando √† m√° organiza√ß√£o, procrastina√ß√£o e caos. Al√©m do mais, um Mesa bagun√ßada pode ser um sinal de alerta para seus colegas de trabalho‚Äď eles podem consider√°-lo desorganizado e indiferente.

Limpar sua mesa n√£o resolver√° a raiz do problema. Mas √© certamente o primeiro passo para voltar aos trilhos. Muitas pessoas relatam que sinta-se mais produtivo quando eles limpam suas mesas. Isso n√£o √© uma surpresa: quando voc√™ tem um ambiente de trabalho organizado, voc√™ pode navegar facilmente, ter menos distra√ß√Ķes e se sentir menos sobrecarregado. Isso tamb√©m se estende aos seus dispositivos digitais. Remova a desordem digital do seu desktop e aplicativos m√≥veis para liberar espa√ßo para informa√ß√Ķes de alto valor.

Limpe a papelada desnecess√°ria, organize seus documentos em gavetas com etiquetas, use recipientes de armazenamento e transforme-se em uma m√°quina de produtividade. ūü§Ė

5. Visualize fluxos de trabalho com mapas mentais

Se você é do tipo visual, tente aprimorar suas habilidades de organização com mapas mentais.diagramas que descrevem suas ideias, pensamentos e fluxos de trabalho.

Você pode colocar seu plano no papel ou usar uma opção avançada como Mapas mentais Hive. Além de deixar você visualmente mapeie seus processos, esse recurso permite conectar tarefas, criar dependências e convidar membros da equipe para contribuir. Isso garante que você esteja sempre em dia com suas tarefas atuais e futuras!

Se você não quer ou não sabe como construir mapas mentais do zero, use um dos modelos de mapas mentais do Hive.

6. Melhore o foco com Pomodoro

Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que normalmente envolve trabalhando por 25 minutos e fazendo uma pausa de cinco minutoscom intervalo maior (geralmente 15 minutos) após quatro intervalos de trabalho.

Essa t√©cnica pode ajudar a reduzir distra√ß√Ķes, aprimorar o foco, manter a motiva√ß√£o e diminuir a fadiga mental e a exaust√£o.

Dependendo da sua linha de trabalho e nível de foco, você pode ajuste a duração dos seus intervalos. Por exemplo, você pode trabalhar por 30 minutos e fazer uma pausa de sete minutos se achar que isso funciona melhor para você.

Embora Pomodoro tenha se mostrado √ļtil para muitas pessoas, n√£o √© do agrado de todos. Se n√£o estiver funcionando para voc√™, n√£o force ‚Äď h√° muitas outras op√ß√Ķes para impulsionar a organiza√ß√£o.

7. Use aplicativos de rastreamento de metas

Alcançar metas é satisfatório e motivador. Se você tiver problemas de organização, poderá se beneficiar de aplicativos de rastreamento de metas. Eles deixaram você divida seu dia de trabalho em metas menores e risque-os da sua lista à medida que avança.

Recursos como lembretes e rastreadores de tempo evitam que você se desvie do seu caminho. Use aplicativos com gráficos de progresso para se manter responsável e ver como você melhorou ao longo do tempo.

A vantagem desses aplicativos, em vez de escrever seus objetivos em um pedaço de papel, é que eles flexibilidade. Você pode alterar rapidamente seus marcos à medida que avança e se esforça para melhorar continuamente.

8. Aprenda a priorizar

A raiz dos seus problemas organizacionais pode estar na m√° prioriza√ß√£o. A verdade √© que nem tudo que voc√™ faz tem a mesma import√Ęncia. Tentar conciliar tudo simultaneamente leva √† falta de foco e ao desperd√≠cio de energia e tempo em tarefas que voc√™ n√£o precisa concluir imediatamente.

Hive e suas mais de 15 visualiza√ß√Ķes podem ajud√°-lo priorize as tarefas certas. Voc√™ come√ßa montando uma lista de todas as suas tarefas. Ent√£o voc√™:

  • Compare-os entre si
  • Determine a prioridade usando campos personalizados
  • Classifique suas tarefas usando cores, tags ou escalas
  • Classifique-os com base na urg√™ncia

Você pode definir prazos, determinar o esforço necessário para concluir as tarefas ou adicionar outro critério para ajudá-lo a priorizar com eficiência. Volte às suas listas de vez em quando e reorganize-as se necessário.

9. N√£o tenha medo de delegar

Tentar conseguir tudo sozinho e recusar a ajuda de colegas de trabalho mostra dedicação, mas pode desgastar você rapidamente. Se você trabalha em equipe, não tenha medo de delegar tarefas aos seus colegas de trabalho.dividindo a carga de trabalho ajudará no equilíbrio entre vida pessoal e profissional e garantirá que você tenha tempo suficiente para organizar seus dias sem se sentir sobrecarregado ou estressado.

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Delegar trabalho pode ser mais desafiador se você estiver trabalhando remotamente. Felizmente, ferramentas como Hive permita que você e sua equipe trabalhem como um só e se comuniquem com clareza, mesmo que não estejam no mesmo local.

10. Crie listas de tarefas

As listas de tarefas são os pilares de uma boa organização. Esteja você fazendo uma lista de compras ou resumindo seu horário de trabalho, montar uma lista de tarefas pode ajudá-lo a passar o dia sem soluços.

Voc√™ pode seguir o caminho tradicional: pegue uma caneta e um peda√ßo de papel e anote suas tarefas para manter o foco e a organiza√ß√£o. Ou voc√™ pode pegar um Modelo Hive com se√ß√Ķes pr√©-fabricadas para gerenciar seus fluxos de trabalho. Seja qual for sua escolha, √© aconselh√°vel priorizar as tarefas e definir um prazo para sua conclus√£o, para evitar a procrastina√ß√£o.

11. Reduza as distra√ß√Ķes

As distra√ß√Ķes s√£o o seu pior inimigo ‚Äď o seu telefone, a TV, o ambiente desordenado e as redes sociais mant√™m-no. afastando voc√™ do seu trabalho.

Se quiser manter o foco, voc√™ deve dizer adeus √†s distra√ß√Ķes. Claro, isso n√£o significa jogar fora seus dispositivos. Em vez disso, coloque seu telefone no modo DND (n√£o perturbe), desligue a TV e pause as notifica√ß√Ķes de m√≠dia social. Organize sua mesa e o espa√ßo ao seu redor para garantir que nada prejudique seu foco.

12. Use um calend√°rio para acompanhar suas tarefas

Se você quer melhorar sua organização, precisa começar a pensar com antecedência e anotar as coisas em um calendário pode ser o seu caminho para o sucesso. Você tem uma grande reunião em duas semanas? Anote para não esquecer. Anote tudo, desde tarefas menores até grandes projetos e eventos.

Voc√™ tamb√©m pode adicionar itens pessoais e atribuir tarefas no calend√°rio. Dessa forma, voc√™ evitar√° sobreposi√ß√Ķes e confus√Ķes e criar√° uma ideia clara de sua disponibilidade e carga de trabalho.

Visualização do calendário Hive pode ajudar você planejar e gerenciar cronogramas e cronogramasentradas com códigos de cores para facilitar a navegação e definir prioridades.

13. Faça pausas regulares

Voc√™ n√£o √© uma m√°quina e n√£o pode trabalhar sem parar ‚Äď pausas regulares s√£o uma grande parte de um dia de trabalho saud√°vel. Durante os intervalos, voc√™ tem tempo para descomprima, concentre-se novamente e descanse sua mente. Al√©m disso, voc√™ pode se esticar e tomar um pouco de ar fresco.

Quando você não faz pausas, seu foco pode cair em algum momento. Você se sentirá sobrecarregado e exausto, então seu desempenho diminuirá. Suas tarefas se transformarão em uma bola de neve e você perderá o controle de suas prioridades e carga de trabalho, levando à desorganização.

As pausas podem parecer uma perda de tempo, mas na verdade aumentam a sua produtividade. Programe-os com sabedoria e acerte seus dias de trabalho.

14. Experimente o bloqueio de tempo

Criar um cronograma detalhado mant√©m voc√™ respons√°vel e organizado? Voc√™ pode tentar o bloqueio de tempo ‚Äď uma t√©cnica de produtividade que depende de dividindo seu dia em intervalos de tempo dedicado a diferentes tarefas. Este h√≠brido de lista de tarefas e calend√°rio pode minimizar o desperd√≠cio de tempo e mant√™-lo focado em seus objetivos.

Crie seus horários do zero ou use um dos Modelos de bloqueio de tempo do Hive. Descreva todas as tarefas pessoais e relacionadas ao trabalho, adicione intervalos de tempo e aproveite a sensação de realização que você sentirá ao cumprir sua programação.

15. Crie uma rotina di√°ria

Hor√°rios flex√≠veis e trabalho remoto d√£o a voc√™ a liberdade de trabalhar quando se sentir mais produtivo. Isso n√£o significa ficar por a√≠ e adiar o trabalho at√© o √ļltimo momento.

Muitas pessoas acham √ļtil criar rotinas. Pesquisa mostra esse comportamento pode se tornar habitual quando executado de forma consistente. Isso significa que se voc√™ come√ßar a trabalhar em 9 estou todos os dias, eventualmente se tornar√° um h√°bito, desde que voc√™ cumpra o cronograma.

Crie uma rotina que n√£o se concentre exclusivamente no trabalho. D√™ um passeio antes de come√ßar o dia de trabalho, programe intervalos e recompense-se por seguir seus planos assistindo a um novo epis√≥dio daquele programa de TV que est√° na sua lista! ūüďļ

3 Modelos para se manter organizado no trabalho

Modelos com se√ß√Ķes predefinidas podem ajudar voc√™ a se manter organizado, planejar seus dias e manter o foco. Confira estes tr√™s modelos Hive isso o transformar√° em um assistente organizacional! ūüßô

1. Modelo de plano de trabalho simples Hive

Precisa visualizar suas tarefas e cronogramas? O modelo de plano de trabalho simples Hive fornece a base para a criação de cronogramas detalhados, organização de sua carga de trabalho e colaboração com sua equipe.

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O modelo oferece duas visualiza√ß√Ķes: Plano do Projeto e Gantt do Projeto.

O Visualiza√ß√£o do Plano do Projeto √© onde voc√™ vai liste todas as suas tarefas e forne√ßa informa√ß√Ķes sobre eles usando campos personalizados. Por padr√£o, voc√™ obt√©m Respons√°vel, Data de in√≠cio e vencimento, Prioridade, Fase do projeto, Progresso do projeto e Coment√°rios. Voc√™ pode ser o mais detalhado poss√≠vel e manter todos informados.

O Visualiza√ß√£o de Gantt do projeto visualiza a tarefa da visualiza√ß√£o anterior em um gr√°fico de Gantt. Isso ajuda voc√™ a entender os cronogramas e evitar sobreposi√ß√Ķesimpulsionando assim a organiza√ß√£o em todos os n√≠veis.

2. Modelo de tarefas simples Hive

Organizar e gerenciar fluxos de trabalho não é complicado quando você usa as ferramentas certas. O modelo Hive Simple To-Dos é a opção perfeita para quem deseja crie resumos de tarefas fáceis de seguir.

Com este modelo, voc√™ obt√©m duas visualiza√ß√Ķes de lista e uma visualiza√ß√£o de quadro. A primeira vis√£o, mais geral, √© Todas as tarefas, onde voc√™ inserir√° suas fun√ß√Ķes e as de sua equipe. Voc√™ pode adicionar:

  • Cession√°rios
  • Datas de vencimento
  • Status
  • Prioridade
  • Coment√°rios

A visualização categoriza automaticamente as tarefas por status (Tarefas pendentes, Em andamento, Bloqueadas ou Concluídas) para facilitar a navegação.

Para melhor ordenar as tarefas, o Visualização de Tarefas Priorizadas filtra as tarefas urgentes que você marcou como de alta prioridade. Ajuda você a eliminar o ruído e a se concentrar em tarefas que exigem sua atenção imediata.

O Visualiza√ß√£o do quadro de status √© um quadro Kanban que transforma suas tarefas em cart√Ķes agrupados por status. Use Hive’s interface de arrastar e soltar para mover os cart√Ķes e organizar seu trabalho.

3. Modelo de planejador di√°rio Hive

Uma das coisas mais produtivas que você pode fazer para aumentar suas habilidades organizacionais é criar um plano detalhado de suas tarefas. Dessa forma, você permanecerá responsável, terá o máximo controle sobre o seu dia e minimizará o risco de algo cair na rede. O modelo Hive Daily Planner é simples solução para seus problemas organizacionais.

Por padr√£o, o modelo concentra-se em seus objetivos pessoais. O Visualiza√ß√£o de todas as tarefas mostra tarefas agrupadas em duas categorias ‚Äď Habit Tracker e Personal Tasks. Mas, como os modelos Hive s√£o conhecidos por seus personaliza√ß√£ovoc√™ tamb√©m pode alterar isso para capturar tarefas atrasadas.

Use campos personalizados (como status, responsável, data de vencimento e prioridade) para fornecer detalhes sobre suas tarefas e gerenciar fluxos de trabalho com confiança.

O Visualiza√ß√£o do quadro visualiza suas tarefas em um quadro Kanban, enquanto o Visualiza√ß√£o do calend√°rio ajuda voc√™ a planejar cronogramas e programa√ß√Ķes.

Mantenha seu trabalho organizado com Hive

A m√° organiza√ß√£o pode impedir que voc√™ brilhe como a estrela que √©. ‚≠ź

Qualquer que seja a causa da sua falta de organiza√ß√£o, Hive pode ajudar. Seus modelos, integra√ß√Ķes com 1Mais de .000 aplicativos, mais de 15 visualiza√ß√Ķes, op√ß√Ķes de mapeamento de processos e ferramentas de gerenciamento de tempo podem ajud√°-lo a permanecer no caminho certo e se tornar um especialista organizacional.

Experimente a vers√£o gratuita do Hive e descubra por que o mundo enlouqueceu com esta plataforma f√°cil de usar!

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