Bem, isso aconteceu. Você concluiu o trabalho para um cliente, solicitou pagamento e… grilos. Talvez eles tenham oferecido várias explicações, como impossibilidade de pagar no momento, problemas com o processador de pagamentos ou ausência do contador.
Independentemente dos motivos, o resultado permanece consistente: você concluiu o trabalho, mas o pagamento não foi realizado, deixando você com uma pilha de faturas não pagas.
Quer você administre uma pequena empresa, trabalhe como freelancer ou gerencie projetos para uma grande empresa, manter um fluxo de caixa saudável é essencial. Alcançar esse objetivo depende de sua capacidade de receber pagamentos prontamente, ao mesmo tempo em que mantém o profissionalismo.
Em vez de recorrer a táticas agressivas, este guia irá ensiná-lo a pedir pagamentos aos clientes educadamente e evitar situações embaraçosas. Afinal, você se esforçou e merece ser recompensado pelo trabalho! 🌻
Solicitações de pagamento: como solicitar pagamentos profissionalmente
Por que é difícil solicitar pagamentos de clientes?
Esta é uma situação delicada e complicada: você precisa que o cliente pague o valor devido, mas não quer assediá-lo ou constrangê-lo.
E você certamente não quer deixá-los com raiva por eles fantasiarem você ou se recusarem a pagar a fatura.
Muitos de nós nos sentimos estranhos em solicitar pagamento porque não queremos parecer rudes ou agressivos. Muitos profissionais temem enviar o e-mail “Só verificando se você viu esta fatura”.
Geralmente se resume a:
- Medo da rotatividade de clientes: Se você depende muito de um único cliente para obter uma grande parte da receita, é compreensível ficar ansioso com a possibilidade de incomodá-lo e perder trabalhos futuros. Mas contanto que você lide com a situação de maneira profissional, você poderá reter o cliente e ser pago. Além disso, você realmente deseja interagir com um cliente que atrasa pagamentos constantemente? Mesmo que decidam se separar, esta situação pode acabar sendo vantajosa
- Desafios de comunicação: Você sabe que precisa solicitar o pagamento, mas é difícil encontrar as palavras certas. O gerenciamento de clientes geralmente se resume a uma comunicação cuidadosa, mas se você não tiver um roteiro para essa situação, é fácil confundir as palavras e errar
- Desconforto pessoal: Se você tende a evitar conflitos, pode achar mais atraente realizar uma tarefa desagradável do que solicitar o pagamento integral de uma fatura de um cliente. Evitar conflitos transforma o problema em uma bola de neve ainda pior. O crescimento pessoal faz parte de ser um profissional de sucesso, então trate isso como uma oportunidade para fortalecer suas habilidades
- Condições de pagamento pouco claras: Se você não definiu claramente as datas de vencimento do pagamento, as taxas de atraso no pagamento e as opções de pagamento antecipadamente, isso criará ambiguidade – e você não quer ambiguidade quando se trata de receber o pagamento. Você não pode obter pagamentos pontuais se não definir os termos, e é por isso que todo relacionamento com o cliente deve começar com um contrato por escrito.
- Ramificações legais: Alguns clientes podem compartilhar ameaças legais vagas ou dizer coisas como: “Terei que pedir ao meu advogado para analisar isso”. Não permita que a perspectiva de uma ação legal o detenha. Nesse caso, entenda a legalidade do processo de pagamento em seu estado para conhecer seus direitos ao pagamento
Por mais desafiador que seja, devemos superar o medo de sermos vistos como “difíceis” ou “assertivos”. Porém, isso representa uma oportunidade de lidar com a situação com profissionalismo, o que leva a um relacionamento com o cliente mais respeitoso e produtivo!
Os atrasos nos pagamentos prejudicam significativamente o fluxo de caixa – especialmente para proprietários de pequenas empresas – e levam a problemas operacionais que poderiam ter sido evitados se as pessoas pagassem quando deveriam.
O que fazer e o que não fazer sobre como solicitar pagamento de maneira profissional e educada
Cada situação é diferente, mas de modo geral, é aconselhável seguir estas dicas para obter a solicitação de pagamento mais educada possível.
Faça: Defina as expectativas desde o início
Quanto mais transparente você for desde o início, menor será a probabilidade de os clientes atrasarem os pagamentos. A partir do momento em que você integra um cliente, informe-o sobre seus preços e condições de pagamento.
Seja proativo e mencione as condições de pagamento em seus contratos. Cada folha de pagamento deve incluir:
- Nome legal do cliente
- Suas informações de contato, incluindo seu número de telefone e endereço de entrega
- Prazo de pagamento ou datas de vencimento
- Método de pagamento e moeda
- Políticas para reembolso de despesas
- Taxas atrasadas e seus termos
- Perguntas frequentes explicando como você lida com pagamentos atrasados
Para mais forçasolicite que os clientes rubricam junto às condições de pagamento.
Para evitar atrasos crônicos nos pagamentos, adicione uma cláusula em seu contrato que diga que você se reserva o direito de cancelar clientes que paguem atrasados um certo número de vezes.
Não: diga algo do qual você se arrependerá
Um tom adversário prejudicará o relacionamento com o cliente e você não quer queimar pontes.
Em vez de reagir no calor do momento, crie um plano de comunicação para lidar com pagamentos atrasados. Inclua um manual sobre como aumentar os atrasos nos pagamentos – com scripts – para não dizer algo negativo que faça você perder a conta.
O que fazer: fornecer vários métodos de pagamento
Talvez os clientes estejam atrasados no pagamento porque você só aceita pagamentos por meio de cheques em papel. Existem tantos métodos de pagamento e processadores de pagamento que é melhor aceitar o maior número possível. 💸
No mínimo, aceite:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Cartão de crédito ou cartão de débito
- Transferências ACH de conta bancária
Certifique-se de adicionar um mini SOP no documento de integração do cliente sobre como usar seu instrumento de pagamento para que eles conheçam o processo antecipadamente.
Não: surpreenda os clientes
Os itens de linha em uma fatura realmente não deveriam ser uma surpresa. Se você deseja que os clientes paguem em dia, envie um lembrete amigável antes da data de vencimento.
Um rápido lembrete de pagamento por e-mail, telefonema ou mensagem de texto – com uma cópia da fatura – é um lembrete educado para pessoas que honestamente se esqueceram e não tiveram a intenção de deixar o pagamento sem pagar.
O que fazer: enviar lembretes para receber o pagamento
Algumas pessoas se esquecem de pagar uma fatura mesmo após o vencimento. A vida é agitada e as caixas de entrada estão lotadas, então não é incomum que os clientes percam uma mensagem de lembrete.
Crie um fluxo de trabalho interno em seu software de gerenciamento de tarefas para enviar lembretes periódicos de faturas em diferentes estágios:
- Antes da data de vencimento
- No prazo de pagamento
- Quando o pagamento está vencido
Não: esqueça faturas não pagas
A única coisa pior do que um cliente esquecer uma fatura é você esquecendo um pagamento pendente! Acompanhe todas as faturas pendentes usando uma ferramenta inteligente de gerenciamento de clientes que rastreia faturas, pagamentos, avisos de falha de pagamento e muito mais.
O que fazer: crie um formulário de solicitação de pagamento
Torne o mais fácil possível para as pessoas pagarem a você. Crie um formulário de solicitação de pagamento online para agilizar o processo de pagamento.
Talvez você precise trabalhar com seu pessoal de TI para integrar uma API de solicitação de pagamento – ou um simples formulário DIY também pode resolver o problema. Incorpore isso em uma página da web com um pouco de HTML e voilá! Seus clientes simplesmente visitam o portal e pagam o saldo devedor.
Como evitar ter que pedir pagamento
Perseguir faturas não é o melhor uso do seu tempo e podemos garantir que seus clientes também não gostam de ser perseguidos. 👀
Minimize complicações e evite solicitações de pagamento com estas pequenas alterações:
- Solicite pagamentos adiantados: Se você já conhece o escopo, peça ao cliente que pague antes de concluir qualquer trabalho. Se isso não for possível, peça depósitos ou adiantamentos
- Oferecer inscrição Serviços: Se você entregar o mesmo nível de serviço todos os meses, cobre do cliente uma taxa de assinatura recorrente por meio de um cartão cadastrado
- Envie faturas imediatamente: Não adie o envio de faturas. Envie-os sempre rapidamente, enquanto o projeto ainda está fresco na mente do cliente
- Oferecer planos de pagamento: Alguns clientes podem ter dificuldade em pagar, especialmente faturas maiores. Nesse caso, ofereça planos de pagamento que permitam o parcelamento. As parcelas mostram aos clientes que você está disposto a trabalhar com eles
Modelos de solicitação de pagamento para receber pagamentos de clientes
Neste ponto, você já sabe como superar o “ick” de pedir pagamentos. Entendemos que é difícil encontrar as palavras certas para e-mails de solicitação de pagamento, por isso é importante usar um modelo de solicitação de pagamento.
Modelos de solicitação de pagamento Hive
Por que gastar horas formatando formulários e acordos de pagamento? Confie nos modelos do Hive para usar a linguagem certa para solicitações de pagamento – completas com cores bonitas e formatação clara. ✨
Para começar, peça aos seus clientes que assinem o modelo de contrato de pagamento simples Hive. Use este modelo para rastrear pagamentos, acompanhar status de clientes e criar campos personalizados para seus registros.
O modelo de formulário de pagamento Hive facilita a coleta on-line de informações de pagamento do cliente com segurança. Ele ainda envia alertas automáticos para manter todos atualizados sobre os pagamentos.
Curioso sobre seus dados de pagamento? Acompanhe-o com o modelo de histórico de pagamentos Hive. Registre todos os detalhes de pagamento do cliente, bem como os pagamentos feitos aos fornecedores. O modelo monitora os dados de pagamento ao longo do tempo para identificar possíveis problemas e fornecer uma visão rápida de sua saúde financeira.
Escreva solicitações de pagamento com Hive AI
Embora modelos sólidos forneçam uma base sólida, redigir um e-mail educado de consulta de pagamento pode ser um desafio.
Felizmente, você não precisa escrever uma mensagem de solicitação de pagamento. Use Hive AI para escrever uma mensagem educada, mas firme para você – tudo sem sair da plataforma de gerenciamento de projetos. Use-o para escrever sequências de e-mail, scripts telefônicos e textos que explicam suas necessidades sem queimar pontes.
Se você já possui uma solicitação de pagamento e deseja ajustá-la para ter um tom mais amigável, peça ao Hive AI para analisá-la para você. Se o texto parecer muito agressivo, a IA irá sugerir alterações para tornar a mensagem menos picante.
Receba pagamentos por meio de formulários Hive
Procurando uma interface de pagamento elegante? Experimente os formulários Hive! É a maneira mais rápida de incentivar pagamentos rápidos e seus clientes também apreciarão a conveniência.
Hive Forms capturam respostas que se conectam às tarefas da sua equipe. Crie um formulário personalizado para orientar os clientes durante o processo de pagamento em um portal on-line sofisticado. Receber o pagamento é tão fácil quanto seus clientes tocarem no botão de pagamento.
O último recurso: procure um advogado
Neste ponto, você fez tudo o que podia para promover a boa vontade e se comunicar com seu cliente. No caso de persistirem em evitar o pagamento ou recusarem totalmente o cumprimento das suas obrigações financeiras, o próximo passo poderá ser envolver uma acção judicial.
Seu advogado provavelmente enviará uma carta com palavras fortes ao cliente descrevendo a possibilidade de recurso legal caso o pagamento não seja feito prontamente. Em muitos casos, a menção de uma acção judicial pode levar os clientes a liquidar as suas dívidas. Mas atenção: isso quase certamente perderá a conta, então não tome essa decisão levianamente.
Se contratar um advogado não for financeiramente viável, você poderá solicitar o pagamento por meio de tribunal de pequenas causasmas isso depende do seu estado, dos termos do contrato e do valor do pagamento.
Adeus, pagamentos atrasados
Alguns profissionais se sentem constrangidos ao pedir o pagamento que merecem por direito, e entendemos que isso pode parecer nojento. Siga as dicas deste guia para superar o medo de pedir pagamento. Contanto que envie e-mails educados e profissionais, você poderá preservar o relacionamento enquanto expande seu negócio.
Você pode fazer solicitações de pagamento DIY, mas se quiser economizar tempo e evitar problemas de comunicação, escolha Hive. Modelos, ferramentas de IA, formulários e muito mais facilitam as solicitações de pagamento para que você possa se concentrar nas tarefas que realmente movem o ponteiro. Inscreva-se no Hive!
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