Num mundo perfeito, cada projeto começaria, permaneceria e terminaria dentro do prazo e exatamente como planejado. Todos os membros da sua equipe concluiriam suas tarefas e resultados antes do tempo.
O orçamento permaneceria o mesmo durante todo o projeto. As partes interessadas ficariam completamente satisfeitas com a qualidade do seu trabalho.
Certamente podemos sonhar, mas na realidade nenhum projeto é perfeito. O planejamento adequado ajuda sua equipe a evitar contratempos comuns no gerenciamento de projetos, como prazos perdidos e solicitações inesperadas de trabalho adicional.
Minimize esses obstáculos definindo o escopo do seu projeto antes de iniciar qualquer trabalho. Com expectativas claras definidas e responsabilidade estabelecida, você e o cliente têm uma base sólida para iniciar o projeto e evitar o aumento do escopo.
Este guia orienta você sobre como construir uma declaração de escopo de projeto forte e fornece alguns dos melhores recursos para começar! Nossos modelos de gerenciamento de projetos e ferramentas de produtividade completas ajudarão você a turbinar a forma como gerencia e implementa o escopo do projeto.
Preparar?
O que é escopo do projeto?
O escopo do projeto é uma declaração documentada de tudo isso é necessário para tornar um projeto bem-sucedido. Ele define o escopo completo do trabalho e os requisitos de um projeto, explicando o que está incluído e o que não está.
Todas essas especificações são registradas e armazenadas em uma declaração do escopo do projeto. E, para simplificar, um declaração do escopo avalia e delineia um projeto na sua totalidade antes mesmo de alguém começar a trabalhar. Ele fornece uma análise detalhada de todo o trabalho que sua equipe de projeto realizará e estabelece expectativas sobre como e quando esse trabalho será concluído.
Um documento de escopo serve como seu planta do projeto. É uma etapa importante no gerenciamento de projetos porque consolida todas as informações importantes que os principais interessados devem saber.
Um documento de escopo do projeto normalmente inclui o seguinte:
- Metas do projeto: uma visão geral de alto nível dos objetivos do seu projeto
- Partes interessadas do projeto: as pessoas envolvidas no projeto
- Recursos alocados: como membros da equipe, orçamentos e tecnologia
- Restrições do projeto: limitações de tempo, pessoas e custos que você deve operar dentro
- Linha do tempo: prazos dentro dos quais você deve concluir cada parte do projeto
- Entregáveis: os resultados tangíveis do seu projeto concluído
- Exclusões: O que seu projeto não incluirá, também conhecido como trabalho fora do escopo
Os benefícios de definir o escopo do projeto
Sem um escopo de projeto claramente definido, sua equipe pode facilmente se perder. O escopo do projeto protege sua equipe contra falhas no projeto e mantém você avançando em direção aos seus objetivos finais.
Aqui estão alguns motivos principais pelos quais definir o escopo do projeto antes de iniciar qualquer trabalho é benéfico para sua equipe:
- Evitar Oportunista: Evite que o trabalho se expanda além dos seus limites, esclarecendo exatamente o que está incluído e o que não está. Defina os limites do projeto e evite que sua equipe se estenda demais ou se esgote.
- Estabeleça diretrizes para mudanças: Ninguém gosta de mudar os requisitos do projeto, mas isso acontece. Implemente processos sobre como alterar o escopo de uma forma que não cause impacto significativo e inesperado em sua equipe.
- Mantenha os projetos sob controle: Cronogramas de projetos claros criam responsabilidade e mantêm seus projetos em andamento. Ele também estabelece maneiras de medir o progresso da sua equipe em direção às metas por meio de prazos, marcos e resultados.
- Gerenciar expectativas: Mantenha sua equipe, clientes e partes interessadas em sintonia para que todos conheçam as responsabilidades, os resultados esperados e os prazos críticos.
- Reduza o risco: Ouça e monitore possíveis fatores de risco, como gastos excessivos no orçamento ou atrasos no cronograma. A conscientização é essencial para antecipar e evitar facilmente o fracasso do projeto.
Como redigir uma declaração do escopo do projeto em 7 Passos
Qualquer pequena lacuna no escopo do seu projeto deixa espaço suficiente para que o projeto se desvie do curso. É por isso que o documento de escopo do seu projeto precisa cobrir todos os parâmetros que as partes interessadas devem saber Sobre o projeto.
Veja como escrever uma declaração de escopo de projeto abrangente e clara em sete etapas simples:
1. Identifique suas partes interessadas
Mantenha todos na mesma página, obtendo a aprovação do escopo de todas as partes interessadas do projeto – todos Quem tem uma palavra a dizer sobre como seu projeto deve ser executado. Este é o melhor processo de gerenciamento de projetos para garantir que sua declaração de escopo seja realista e alcançável.
Crie um mapa das partes interessadas para listar todas as pessoas importantes envolvidas no projeto para ter uma ideia das pessoas que podem ajudá-lo a correr em direção ao sucesso do projeto. Felizmente, o modelo de mapa de partes interessadas do Hive torna o mapeamento e o planejamento das partes interessadas fáceis de organizar!
Identifique todas as partes interessadas que tomam decisões que afetam o seu projeto, incluindo:
- Partes interessadas internas: Membros da equipe, gerentes de projeto e executivos
- Partes interessadas externas: Clientes, seus clientes ou usuários, fornecedores e investidores
Envolva essas partes interessadas durante a definição do escopo do projeto, para que todos tenham clareza sobre o que esperar do projeto e como podem contribuir para o seu sucesso. Obtenha feedback, faça brainstorming de ideias e reformule metas conforme necessário.
2. Defina claramente os objetivos essenciais do projeto do seu cliente
A palavra “projeto” pode começar com “P”, mas todo projeto, na verdade, começa com um “porquê”. 😏
Esclarecer os objetivos do seu projeto deve ser o primeiro passo na definição do escopo do projeto, pois explica por que o trabalho é necessário.
Depois de entender por que o cliente está realizando esse projeto, você e sua equipe sabem no que se concentrarão ao avaliar seu trabalho. Adapte suas entregas com base nesses objetivos e há uma boa chance de o cliente ficar satisfeito.
Os objetivos do projeto também moldam o seu papel como consultor estratégico. Além de resultados tangíveis, você também pode oferecer dicas sobre como os clientes podem atingir seus objetivos para conquistá-los.
Faça a si mesmo estas perguntas para ajudar a definir seus objetivos:
Depois de definir suas metas específicas, use-as para ajudar sua equipe a criar um trabalho de alta qualidade dentro do escopo. Os clientes – especialmente os novos ou exigentes – podem tentar atribuir tarefas à sua maneira ou fazer sugestões que não se relacionam com o objetivo maior do projeto. Talvez eles demorem para receber feedback a tempo.
Lembre o cliente dos seus objetivos da Estrela do Norte quando surgirem problemas (e talvez até antes disso). É sempre uma ótima ideia mostrar como as entregas e as tarefas – se forem concluídas dentro dos prazos atribuídos – contribuem para atingir esses objetivos!
E, se necessário, recue nas sugestões de última hora dos clientes que não se alinham com sua estrela norte, mostrando-lhes exatamente como as alterações sugeridas podem alterar o cronograma do projeto.
Ao mostrar especificamente a um cliente o impacto de uma mudança pequena ou grande no projeto, você fornece uma visão imparcial sobre o que isso causa no fluxo de trabalho. E nós entendemos: alguns clientes são exigentes.
Felizmente, você não precisa ceder a demandas aleatórias ou de última hora, mostrando claramente o impacto das solicitações e o melhor caminho para manter os projetos dentro do escopo e no caminho certo.
Ao escrever as metas do seu projeto, tenha em mente a estrutura de metas SMART. Defina metas que sejam:
- Sespecífico
- Mmensurável
- Aalcançável
- Relevado
- Tvinculado ao tempo
Isto garantirá que o escopo do projeto seja realista ao mesmo tempo que estabelece padrões para avaliar o seu sucesso.
3. Alocar recursos para minimizar o esgotamento e aumentar os lucros
Você não pode decidir no que sua equipe trabalhará até saber quais recursos estão disponíveis. E a menos que esteja jogando Minecraft no modo criativo, você não terá recursos infinitos.
Cada empresa é limitada pelo tamanho de suas equipes, orçamento e tecnologia.
O escopo do projeto envolve a alocação de recursos para garantir que seu projeto tenha membros suficientes da equipe, todos tecnologia necessária, e o orçamento certo atribuído a ele para ter sucesso. A alocação de recursos é essencial para planejar exatamente como sua equipe concluirá seus projetos.
Para gerentes de projeto e líderes de equipe, é essencial usar ferramentas de gerenciamento de carga de trabalho para que os membros da equipe não gastem muitas horas em um cliente específico. Também é útil ter uma Visualização da Carga de Trabalho que possa impedir que um funcionário trabalhe mais ou menos que outro.
Bônus: modelos de planejamento de recursos
Seus recursos também podem ser várias coisas diferentes. Alguns dos recursos mais comumente definidos incluem:
- Membros do time: O número total de funcionários da sua equipe, as responsabilidades atribuídas a cada membro e o número de horas necessárias por semana para cada tarefa
- Tecnologia: Quais equipamentos, software e ferramentas você precisa para concluir este projeto
- Orçamento do projeto: Orçamentos, restrições ou pools disponíveis do cliente ou do projeto interno
Você tem que trabalhar com o que tem – e um pouco de planejamento ajuda muito! Descobrir quais recursos você tem disponíveis torna mais fácil trabalhar dentro dessas diretrizes.
Confira esses modelos de estatuto de equipe!
4. Identifique as entregas exatas que seus clientes precisam
Agora que você sabe quais recursos estão à sua disposição, você está pronto para determinar o que o projeto produzirá para seus clientes: entregas. O documento do escopo do projeto deve identificar claramente as entregas do projeto para que sua agência e seus clientes saibam exatamente o que será criado.
Consulte os objetivos do seu projeto ao identificar suas entregas. Precisa de ajuda para organizá-los? Use o modelo de serviços profissionais Hive para acelerar o processo de integração do cliente ao determinar exatamente o que precisa ser entregue.
Suas entregas devem servir como trampolins para cumprir o propósito mais elevado do seu projeto e satisfazer os requisitos do seu projeto. Que resultados mensuráveis seu projeto entregará ao ser concluído?
As entregas definidas podem ser tangíveis ou intangíveis para a equipe do projeto. O gerenciamento do escopo do projeto pode significar muitas coisas diferentes para várias agências, mas alguns exemplos comuns de resultados incluem:
- Postagens de blog, estudos de caso e white papers
- Relatórios
- Consultas
- Auditorias
- Novo recurso ou produto
- Programa de treinamento para ensinar funcionários a usar um novo software
5. Determine toda e qualquer restrição do projeto
Então você sabe qual é o seu projeto, mas e o que é não? E quanto ao fatores de risco que poderia causar o fracasso do seu projeto? Uma etapa importante – embora muitas vezes ignorada – da elaboração do escopo é definir essas restrições e exclusões do projeto.
As restrições são fatores que limitam seu projetocomo:
- Tempo limites, datas de vencimento e prazos
- Custos para várias partes do projeto versus o orçamento alocado do projeto
- Aumento do escopo e mudanças no escopo de trabalho previamente acordado
As exclusões são resultados que não são parte do projeto! Quais são as tarefas que você especificamente não quero ou não pode fazer?
Por exemplo, você pode especificar que sua equipe de marketing de mídia social não será responsável por agendar as postagens que criar. Ao reduzir o tempo que de outra forma seria gasto no gerenciamento de mídias sociais, sua equipe pode se concentrar em suas áreas de especialização: estratégia e criação de conteúdo.
Saber no que você não vai se concentrar irá mantê-lo focado no que é mais importante! Isso significa que você pode priorizar as entregas que ajudarão seu cliente a atingir os objetivos do projeto.
Com esses limites, você e os membros de sua equipe não precisam fazer tudo o que o cliente pede. Você pode decidir como agência como distribuir seu tempo e energia entre clientes específicos. Aloque seus recursos de forma mais eficaz, em vez de tentar demais e correr o risco de excesso de trabalho (e esgotamento).
Estabelecer limites sólidos para seus gerentes de projeto ou membros da equipe, o que, por sua vez, os preparará para o sucesso! Funcionários mais felizes, clientes mais felizes – e menos chances de fracasso no projeto!
6. Crie um cronograma de projeto completo e sempre atualizado
Se as entregas do projeto forem “o que”de um projeto, então o cronograma do seu projeto é o“quando.” O escopo do seu projeto deve incluir uma divisão cronológica dos eventos e tarefas envolvidas no seu projeto.
Isso cria marcos que sua equipe deve atingir dentro de prazos específicos para progredir em direção aos seus objetivos. A declaração do escopo do seu projeto não precisa ter um cronograma granular diário para cada pequena tarefa. No entanto, deve incluir:
- Datas de início e término do projeto
- Lista das principais tarefas envolvidas no seu projeto
- Datas de vencimento para essas tarefas
- Quantidade de tempo necessário para concluir cada tarefa
- Dependências de tarefas que podem bloquear os marcos acima
O cronograma do seu projeto ajuda sua equipe visualizar o quadro geral do seu projeto e como seus componentes afetam uns aos outros. Ele mantém sua equipe no caminho certo e concede visibilidade sobre quaisquer gargalos.
7. Defina um processo de gerenciamento de escopo gerenciável e realista
Você sabe o que dizem: os planos mais bem elaborados de ratos e homens muitas vezes dão errado. Apesar do seu excelente plano de projeto, seu projeto vai mudar de rumo ao longo do caminho.
Mesmo as melhores equipes de gerenciamento do escopo do projeto estarão sujeitas a mudanças devido a fatores como cortes orçamentários, rotatividade de funcionáriose requisitos adicionais. Embora a declaração do escopo do projeto deva evitar trabalhos fora do escopo, às vezes a mudança no escopo é inevitável.
Veja como você pode configurar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que pode ajudá-lo a controlar o aumento do escopo:
- Definir limitaçãos: O número de vezes que você mudará certas coisas
- Atribuir membros da equipe: Defina os pontos de contato para coordenar as mudanças
- Estabeleça processos: Garantir que as solicitações de mudança estejam sujeitas à aprovação de todas as partes interessadas relevantes
- Orçamento de tempo e recursos: Prepare-se para várias rodadas de mudanças
Finalmente, depois que todos tiverem a oportunidade de revisá-la, faça com que sua declaração de escopo seja assinada por todas as partes interessadas. Certifique-se de que todos tenham uma cópia para consultar após o início do projeto.
Além disso, você pode adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos como Agile ou Scrum, ambas desenvolvidas para lidar com qualquer mudança repentina de escopo!
Relacionado: Como redigir uma proposta de projeto
Exemplo de declaração do escopo do projeto em ação
Você é Jane, gerente de uma agência de marketing, e foi incumbida de administrar um campanha de marketing de conteúdo para Sugar-O’s, um novo cereal que seu cliente está prestes a lançar. Doce!
Sua primeira tarefa é definir o escopo do seu projeto. O exemplo de escopo do seu projeto poderia ser assim:
Metas do projeto
Aumente o conhecimento da marca Sugar-O’s criando artigos de marketing de conteúdo destacando seu valor, ou seja, seus benefícios para a saúde e seu sabor tão delicioso que é amado por crianças e adultos.
Partes interessadas do projeto
Definir o escopo para toda a equipe ajudará no processo de planejamento do projeto. Definitivamente, os requisitos do projeto para as partes interessadas e tente listar todos assim:
| Nome | Papel | Responsabilidades |
| Jane | Gestor de projeto | Mantenha o escopo do projeto sob controle |
| Susana | Gerente de sucesso do cliente | Comunicar-se com os clientes sobre os requisitos do projeto |
| Mary | Gerente de Marketing de Conteúdo | Pesquise e escreva blogs |
| Jeri | Vice-presidente de marketing | Aprovar e fornecer feedback sobre o escopo do projeto |
| Raio | Especialista em SEO | Encontre palavras-chave de alto valor, escreva resumos e forneça feedback |
Recursos alocados
- Um CMM, 30 horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um CSM, cinco horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Uma da tarde, duas horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um editor, cinco horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um revisor, cinco horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Orçamento: $ 10.000
Entregáveis
- Quatro (4) artigos de marketing de conteúdo prontos para publicação otimizados para SEO (1,500–3.000 palavras cada)
Restrições
- O feedback do cliente deve ser fornecido dentro de uma semana após a entrega
- Cronograma de feriados do cliente se os revisores estiverem fora do escritório
Linha do tempo
- Data de início do projeto: outubro 1
- Susan organiza uma chamada inicial para outubro 1
- Ray entrega resumos de SEO para a agência até 14 de outubro
- Mary entrega o primeiro artigo até 21 de outubro
- Feedback do cliente sobre o primeiro artigo até 28 de outubro
- Revisões finais entregues até novembro 1
- Mary entrega o segundo artigo até 28 de outubro
- Feedback do cliente sobre o segundo artigo até novembro 4
- Revisões finais entregues até novembro 7
- Mary entrega o terceiro artigo em novembro 4
- Feedback do cliente sobre o terceiro artigo até 11 de novembro
- Revisões finais entregues até 14 de novembro
- Mary entrega o quarto artigo até 11 de novembro
- Feedback do cliente sobre o quarto artigo até 18 de novembro
- Revisões finais entregues até 21 de novembro
- Sugar-O’s publica todos os artigos até 30 de novembro
Exclusões
- Sem design gráfico
- Não mais do que uma rodada de revisões por artigo
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Modelos adicionais de escopo de projeto para você começar
Escrever um documento de escopo de projeto não é fácil, mas você não precisa começar do zero. Confira nossos modelos gratuitos de escopo de projeto para ajudá-lo solidifique o planejamento do seu projeto o mais rápido possível.
Modelo de escopo de trabalho Hive
Precisa criar um documento de escopo do projeto rapidamente? O modelo de escopo de trabalho do Hive ajuda você a fazer exatamente isso, fornecendo espaço para delinear os elementos principais:
- Visão Geral e Objetivos do Projeto
- Lista de tarefas
- Marcos do projeto
- Reuniões do Projeto
- Relatório de status do projeto
- Aprovação de Projeto
Com este modelo, você pode dividir seu projeto em tarefas menores e realizáveis. Este documento define expectativas ao criar um cronograma que estabelece a responsabilidade pelas entregas do seu projeto.
Inclui também um espaço para as partes interessadas assinarem o escopo do projeto, para que todos saibam que o trabalho descrito no documento foi visto e aprovado.
Modelo de quadro branco de escopo do projeto Hive
Quem não gosta um toque de cor? Este modelo de escopo de projeto organiza todos os componentes importantes do projeto em um quadro branco claro e limpo.
Você pode definir facilmente os detalhes que precisa saber enquanto visualiza quais elementos ainda precisam de mais informações. Defina o escopo de seu projeto como um todo: crie seus objetivos de negócios, defina entregas e registre exclusões e suposições do projeto.
Anote as informações adicionando notas adesivas e arraste-as entre as colunas e por todo o quadro branco da maneira que fizer sentido para você. O modelo de quadro branco de escopo do projeto do Hive classifica as informações nas seguintes colunas:
- Informação sobre o que é o projeto e seu objetivo principal
- Justificação de por que o projeto é importante
- Escopo de quais tarefas devem ou não ser incluídas no projeto
- Objetivos de negócios que definem os objetivos
- Entregáveistambém conhecido como quais resultados serão produzidos
- Exclusõestrabalhar fora do escopo do projeto
- Premissasou uma lista de recursos necessários para o projeto
Personalize essas colunas! Você pode adicionar novos, remover os existentes e alterá-los para melhor atender às suas necessidades! Este modelo é totalmente personalizável para se adequar aos seus fluxos de trabalho.
Gerencie o escopo do projeto e muito mais no Hive
Elaborar a declaração do escopo do projeto é apenas uma das primeiras etapas no gerenciamento de projetos. Depois de ter o projeto, você precisa realmente construir, alcançar e entregar.
Toda equipe de sucesso precisa da ferramenta certa para ajudá-la nesse processo, e não há software de gerenciamento de projetos melhor do que Hive. Na verdade, Hive é a ferramenta de gerenciamento de projetos líder mundial! Possui todos os recursos que você precisa para executar o projeto dos seus sonhos! Veja como:
- Divida seu projeto em itens de ação realizáveis com tarefas, subtarefas e listas de verificação
- Documente tudo em rich text com Hive Docs, incluindo o termo de abertura do projeto, o escopo do projeto e os requisitos
- Mantenha-se informado sobre o que todos estão fazendo e gerencie recursos com o Box view e o Pulse
- Comunique-se com as partes interessadas e atribua comentários via chat
- Priorize o trabalho e garanta que as tarefas sejam sempre concluídas na ordem certa com Prioridades e Dependências
- Obtenha uma visão panorâmica de todo o projeto com Dashboards
Com o Hive, oferecemos cobertura durante todo o ciclo de vida do projeto, desde o escopo do projeto até a entrega final. Experimente o Hive gratuitamente hoje!
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