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Estratégias de gerenciamento de processos com modelos e exemplos de BPM

O negócio é o seguinte: na Hive, somos pessoas que processam. E você também deveria estar! Você sabe por quê?

Processos de neg√≥cios bem definidos ajudam as organiza√ß√Ķes a identificar como operam. E tamb√©m ajudam os l√≠deres a compreender como gerir as empresas de forma mais eficiente.

Mas a maior beleza dos processos empresariais reside na sua capacidade de alavancar os negócios. Afinal, que negócio de sucesso tem um funcionamento ineficiente? Isso mesmo! Nenhum.

Ent√£o, tudo o que voc√™ precisa fazer √© aprender os fundamentos do gerenciamento de processos ‚Äď gerenciamento de processos de neg√≥cios (BPM), para ser mais espec√≠fico. E √© por isso que elaboramos este artigo para voc√™.

Voc√™ aprender√° o que √© gerenciamento de processos de neg√≥cios, por que √© importante e o que isso implica. E voc√™ vai adorar os modelos e exemplos que compilamos para voc√™ e nossas sugest√Ķes para otimizar seus processos de neg√≥cios com as ferramentas certas.

Vamos começar agora mesmo para que você possa agilizar seus processos de negócios o máximo possível!

O que é gerenciamento de processos de negócios?

O que é gerenciamento de processos?

O gerenciamento de processos analisa os processos existentes em uma organização, define e descreve novos e controla a execução dos processos existentes e novos para garantir que sejam concluídos conforme descrito.

E o objetivo final de fazer tudo isso √© melhorar ‚Äď ou otimizar ‚Äď os processos de neg√≥cios. Agora, o que √© exatamente um processo de neg√≥cios?

Um processo de neg√≥cios √© uma sequ√™ncia de tarefas (ou etapas) executadas por uma ou mais fun√ß√Ķes para produzir resultados e, assim, atingir uma meta. E se, por exemplo, o objetivo √© atingir um marco, ent√£o um processo de neg√≥cio √© uma defini√ß√£o de como passar de um marco para o seguinte.

Exemplo de gerenciamento de processos de negócios

Você pode facilmente concluir que o gerenciamento de processos de negócios é uma expressão do trabalho em equipe, pois pode envolver várias pessoas. E é o trabalho conjunto deles como equipe ou organização que dá vida ao processo de negócios.

Aqui está um exemplo de processo de negócios para atender um pedido on-line de donuts:

  1. Um cliente faz um pedido on-line de 100 donuts
  2. O gerente da loja aceita o pedido e o cliente pode verificar o status do pedido
  3. H√° donuts suficientes prontos para embalar
    • Sim: sua equipe embala os donuts
    • N√£o: um funcion√°rio faz donuts suficientes para atender o pedido, enquanto outro os prepara
  4. Um funcion√°rio emite um recibo, embala os donuts e atualiza o status do pedido para Preparar
  5. Um funcion√°rio entrega os donuts embalados ao mensageiro
  6. O transportador atualiza o status do pedido para Entregue

Se você está se perguntando o que está faltando ou o que poderia acontecer de diferente no processo, estamos orgulhosos de você! Porque você está entrando em sintonia com o espírito do gerenciamento de processos de negócios.

B√īnus: ferramentas de mapeamento de processos

Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?

Se voc√™ leva a efici√™ncia do trabalho a s√©rio ‚Äď como acreditamos que voc√™ faz ‚Äď voc√™ deve estar interessado em gerenciamento de processos de neg√≥cios. √Č assim que voc√™ atingir√° suas metas de neg√≥cios de maneira suave, r√°pida e com menos recursos.

Sem um gerenciamento adequado dos processos de negócios, nem todo mundo sabe quem foi responsável por quais tarefas em um projeto. Isso só fica mais desafiador quando equipes adicionais são adicionadas à equação.

As equipes precisam absolutamente de visibilidade do processo em todas as fases quando v√°rios grupos est√£o envolvidos. E o gerenciamento de processos vincula todas as partes m√≥veis de uma organiza√ß√£o para agregar valor √†s partes interessadas do projeto e, em √ļltima an√°lise, ao neg√≥cio.

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Quais s√£o as etapas do gerenciamento de processos?

Os processos de gerenciamento de processos que desperdiçam tempo ou recursos desnecessários são ineficientes. E você deve torná-los eficientes ou eliminá-los.

Mas aqui está o problema: identificar e melhorar processos ineficientes é um desafio. Porque você sabe que quando um processo se enraíza em uma organização, mudá-lo desencadeia resistência, para dizer o mínimo. Infelizmente, você precisa melhorar continuamente os processos da sua empresa de qualquer maneira.

Para fazer isso, siga o ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócios:

Est√°gio 1: Plano

Nesta fase, voc√™ deve come√ßar analisando a estrat√©gia de neg√≥cios da empresa. Essa √© a dire√ß√£o que sua organiza√ß√£o deseja seguir para atingir seus objetivos no futuro. E esse conhecimento orientar√° todo o ciclo de vida do gerenciamento de processos de neg√≥cios ‚Äď √© a sua pedra angular.

Para implementar um plano de gerenciamento de processos, primeiro você precisa:

  1. Compreenda as metas, objetivos e estratégia de negócios atuais da empresa
  2. Identificar os processos de negócios existentes na organização e distinguir entre o que já foi analisado, definido e descrito e o que não foi
  3. Descubra as regras de negócios que regem todos esses processos
  4. Descubra se e onde cada processo tem pontos fracos, como gargalos, redund√Ęncias ou gastos elevados
  5. Determine se cada processo est√° alinhado com suas descobertas do n¬ļ. 1

Ent√£o, dependendo dos insights que essas etapas fornecem, voc√™ ter√° algumas op√ß√Ķes sobre o que fazer a seguir. Voc√™ tamb√©m pode:

  • O design e o processo de neg√≥cios documentam os processos existentes identificados
  • Atualizar ou concluir os processos que n√£o est√£o alinhados com suas metas, objetivos ou estrat√©gia, que ignoram regras de neg√≥cios importantes ou que cont√™m fraquezas e inefici√™ncias

ENXAGUE E REPITA
Dica profissional: Certifique-se de repetir a etapa de planejamento do processo pelo menos uma vez por ano, pois novos processos podem surgir. Dessa forma, você está sempre atualizado sobre o seu processo de negócios.

Est√°gio 2: Modelo

Nesta fase, voc√™ deve projetar e representar processos de neg√≥cio, tendo em mente que eles orquestram as a√ß√Ķes de diferentes fun√ß√Ķes, sistemas (nem sempre tecnol√≥gicos), informa√ß√Ķes e objetos (dependendo do seu neg√≥cio).

E por projetando queremos dizer conceituar cada processo e literalmente desenhar um fluxo de trabalho (ou conjunto de fluxos de trabalho) para ele. Visualmente, são diagramas ou fluxogramas, que podem ser integrados em ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos como Hive!

Se você leu ou ouviu falar sobre gerenciamento de fluxo de trabalho, é porque os processos de negócios são representados por fluxos de trabalho (às vezes, muitos fluxos de trabalho). Mas o gerenciamento de processos de negócios é mais do que criar e otimizar fluxos de trabalho, que é o foco do gerenciamento de fluxos de trabalho.

Além disso, esteja ciente de que, muitas vezes, os profissionais de gerenciamento de processos criam diagramas de fluxo de trabalho com o Modelo e notação de processos de negócios (BPMN).

Confira nossa melhor seleção de exemplos de fluxo de trabalho!

Est√°gio 3: Executar

Para implementar os processos de negócios que você projetou anteriormente, você deve usar uma ferramenta de BPM. E aqui estão os dois passos de ouro que recomendamos que você siga ao executar os processos com a ferramenta que você escolher:

  1. Teste cada processo rec√©m-projetado com alguns participantes de uma √ļnica equipe ou departamento
  2. Permita gradualmente que o resto da sua organização adote o processo
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Esta abordagem cautelosa na execução do processo minimizará o impacto de possíveis falhas de projeto.

Est√°gio 4: Monitor

Seus processos de negócios estão funcionando? OK. Então você deve analisá-los para ver exatamente como estão funcionando.

O monitoramento de processos ajuda a identificar gargalos, tarefas repetitivas e outros problemas que você deve corrigir. Num nível mais profundo, monitorar um processo atual significa examinar minuciosamente cada uma de suas partes. A automação dos processos de negócios elimina o trabalho manual dessas tarefas repetitivas.

O objetivo é identificar quais partes estão funcionando bem e quais precisam ser melhoradas (além do tipo de melhoria que precisam). Analisar o processo de integração do seu cliente ou cliente é uma forma eficaz de determinar como sua execução pode estar afetando os níveis de envolvimento do cliente.

E você pode receber sinais de que algo está errado com o processo, extraindo dados de log de eventos dos sistemas de informação envolvidos na integração. Essa seria uma abordagem baseada em dados para compreender o desempenho do processo.

E pode permitir que você descubra automaticamente novos processos a partir de dados analíticos de processos. Mas como você realmente analisa os processos? Com uma ferramenta de monitoramento de processos de negócios.

Assim como um relat√≥rio de exame de sangue, essa ferramenta avalia a sa√ļde dos seus processos. Por exemplo, pode avaliar a satisfa√ß√£o do cliente, tempo de cicloreceita, produtividade e muitas outras m√©tricas.

No entanto, assim como um exame de sa√ļde, voc√™ deve repeti-lo a cada poucas semanas ou meses. Caso contr√°rio, voc√™ s√≥ poder√° perceber que seus processos t√™m inefici√™ncias at√© que seja tarde demais para evitar falhas nos processos (com todos os custos e desvantagens associados).

Certifique-se de que ferramentas de automa√ß√£o de processos de neg√≥cios sejam usadas para reduzir o tempo necess√°rio para realizar seu trabalho di√°rio. Todo o seu plano de gerenciamento de processos precisa de aten√ß√£o em espa√ßos espec√≠ficos ‚Äď mais do que em outros.

Est√°gio 5: Otimizar

O est√°gio de otimiza√ß√£o ‚Äď ou est√°gio de controle ‚Äď trata do ajuste fino do processo de neg√≥cios necess√°rio para melhorias. √Č assim que voc√™ os mant√©m eficientes e atinge as metas de neg√≥cios da sua empresa e seu plano geral de gerenciamento de processos.

Alguns exemplos de otimização de gerenciamento de processos podem incluir:

E não esqueça de monitorar os processos que você otimizou! Afinal, isso é um ciclo.

Modelos de gerenciamento de processos para começar agora

Voltemos à ideia de que você pode otimizar os processos de negócios simplificando os fluxos de trabalho. E que você agilize os fluxos de trabalho com automação.

Bem, os modelos de gerenciamento de processos são uma das bases da automação do fluxo de trabalho. E os três modelos abaixo são aqueles que recomendamos que você dê uma olhada quando entrar no gerenciamento de fluxo de trabalho pela primeira vez.

1. Modelo de quadro branco de processo Hive PDCA

Se voc√™ gosta de gerenciamento de qualidade, j√° conhece o ciclo planejar, fazer, verificar e agir (PDCA) ‚Äď ou ciclo de melhoria cont√≠nua. Mas este modelo de quadro branco Hive PDCA elevar√° seu plano de gerenciamento de processos PDCA a um outro n√≠vel.

Use-o para categorizar tarefas nos quatro estágios do ciclo PDCA. Pode parecer bobagem usar um modelo em vez de caneta e papel, mas confie em nós.

Este modelo de quadro branco usa software de gerenciamento de processos de negócios e faz mais do que dividir tarefas em etapas menores. O quadro branco PDCA suporta a execução de processos PDCA para um melhor gerenciamento de projetos.

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2. Modelo de documento de processos da empresa Hive

Com o modelo de documento de processo do Hive, documentar processos de negócios ficou muito mais fácil. Use o modelo para documentar procedimentos operacionais padrão (SOPs), como as etapas para solicitar folga para melhoria do processo.

Porque uma coisa é definir as tarefas em seu fluxo de trabalho, outra coisa é saber exatamente o que fazer para concluir a tarefa.

Para saber mais, experimente estes modelos de documentos de processo!

3. Processo e procedimentos Hive Modelo

Assim que sua empresa começar a executar processos de negócios com software BPM, use este modelo de processos e procedimentos da Hive para obter uma visão geral de seus processos internos:

  • Obter detalhes de melhoria de processos por meio de prazos, prioridades, taxas de conclus√£o e n√ļmero de tarefas conclu√≠das (com os processos agrupados, por exemplo, por departamento)
  • As tarefas que exigem a cria√ß√£o de documentos e a fase em que esses documentos s√£o
  • Como os processos ir√£o fluir uns para os outros atrav√©s de um sistema de gerenciamento de projetos

B√īnus: software SOP!

Um pacote de BPM ‚ÄĒ composto por muitas op√ß√Ķes de software de BPM ‚ÄĒ ajuda voc√™ a implementar todas as etapas do gerenciamento de processos de neg√≥cios. Portanto, antes de prosseguirmos, deixe-nos falar sobre alguns pontos fortes do BPM e das ferramentas de gerenciamento de projetos (como Hive).

  • Eles automatizar fluxos de trabalho: D√™ vida a todos os processos de neg√≥cios de uma empresa e elimine o trabalho manual e repetitivo com automa√ß√Ķes predefinidas e personalizadas.
  • Eles apoiam a colabora√ß√£o: Esclare√ßa procedimentos sem perder o contexto do processo ou e-mails como uma agulha num palheiro. As ferramentas de BPM permitem que os membros da equipe comentem as tarefas e anexem arquivos a essas tarefas. Eles ainda permitem que voc√™ converta coment√°rios em tarefas!
  • Eles oferecem relat√≥rios: Forne√ßa dados de processo abrangentes nos quais voc√™ pode confiar para verificar se voc√™ projetou seus processos de maneira eficaz. Esses relat√≥rios detalham o desempenho de uma equipe, permitindo verificar sua produtividade durante um determinado per√≠odo.

E normalmente, voc√™ pode customizar os relat√≥rios com widgets que informam sobre tarefas conclu√≠das, n√ļmero de tarefas trabalhadas, membros com tarefas inacabadas, estimativas de tempo, tempo monitorado e tantas outras medidas.

Experimente o Hive e envie-nos uma mensagem para dizer o que você acha dele. Mal podemos esperar para saber onde você precisa chegar com o gerenciamento de processos de negócios!

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