Com mais escritórios oferecendo opções híbridas e remotas para os funcionários do que nunca, a necessidade de eficiência é essencial.
A produtividade no local de trabalho é diminuindo no ritmo mais rápido em décadas, apesar dos funcionários trabalharem mais. Os especialistas citam muitas razões, que vão desde um maior estresse financeiro até um patamar após o aumento da produtividade no início da década de 2000. As interrupções na jornada de trabalho também são inevitáveis com a sazonalidade da COVID-19 e outras doenças.
Uma maneira de corrigir o curso é estudar como os gerentes de projeto ajudam as organizações e aplicá-lo à sua vida pessoal ou de trabalho em casa. Entre as competências cruciais para a gestão de projetos estão a gestão do tempo e o pensamento crítico – duas das barreiras mais significativas à produtividade.
Um gerente de projetos bem-sucedido também sabe como entregar um produto ou serviço para uma empresa com recursos e tempo limitados.
Outro elemento do gerenciamento de projetos envolve a comunicação, que é crucial para o sucesso de qualquer empreendimento. Examinar métodos de comunicação e avaliar áreas de melhoria pode reduzir erros e ajudar na responsabilização. Além de obter uma compreensão mais profunda das partes interessadas, a comunicação aumenta a produtividade.
Adicionar técnicas de gerenciamento de projetos à sua vida diária traz muitos benefícios além da produtividade, especialmente para pessoas que lutam com gerenciamento de tempo. Por isso, Hive reuniu uma lista de técnicas utilizadas pelos gerentes de projetos após analisar recursos do Instituto de Gerenciamento de Projetos.
Embora os métodos sejam para negócios, eles podem ser aplicados a praticamente qualquer ambiente relacionado a tarefas.
1. Estabeleça metas e defina ‘sucesso’
O sucesso parece diferente para cada pessoa, e toda equipe de gerenciamento de projetos bem-sucedida entende isso. Antes que uma metodologia possa começar, o resultado desejado deve estar claro.
O objetivo final ou medida de sucesso deve refletir a realidade, com a contribuição de toda a equipe, e também não ser imutável. Ter uma meta dá aos gerentes de projeto uma maneira de escalar o sucesso.
Se avaliarem a meio do projecto e descobrirem que o objectivo é inalcançável à taxa de produção actual, irão ajustar a abordagem e reavaliar o plano.
2. Identifique obstáculos e riscos
No início de um projeto, pode parecer que o único risco é não conseguir concluí-lo.
Mas compreender o que realmente significa risco pode ajudar a evitar resultados ruins. É essencial definir o risco antes de começar.
Em um escritório, converse com seu gestor ou cliente para entender os objetivos e o pior cenário; compreender ambos pode ajudá-lo a visualizar melhor o que evitar e como planejar o sucesso.
Em casa, pode ser um projeto como a reforma de um porão, onde você deve avaliar como a construção colocará em risco a sua segurança. Na gestão de projetos, um gestor envolveria as partes interessadas para avaliar os riscos; portanto, nesta situação, uma parte interessada poderia ser o contratante. Depois que o empreiteiro delinear o escopo da obra, ficará mais claro quais são os riscos.
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3. Avalie as partes interessadas
Stakeholders são aqueles impactados pelo lançamento de um produto ou evento, mesmo que não tenham envolvimento direto. Eles também podem incluir o grupo de pessoas que trabalham na realização do projeto, bem como os usuários finais, clientes ou clientes aos quais o projeto se destina.
Uma boa equipe de gerenciamento de projetos avaliará as expectativas de cada parte interessada em relação ao projeto, como prazos e resultados. As partes interessadas que investem na criação da entrega precisarão estar satisfeitas com o cronograma de produção, a qualidade e o processo de fluxo de trabalho.
Eles também precisam saber que o produto irá satisfazer o usuário final. Os usuários finais também terão que saber que o produto final atenderá às suas expectativas sobre o que desejam comprar ou do que desejam se beneficiar.
Presumir que você sabe o que as partes interessadas esperam pode criar decepção e desacordo, portanto, reservar um tempo para avaliar as expectativas das partes interessadas quando o projeto começar ajuda a garantir um projeto mais tranquilo e melhor gerenciado no futuro. Compreender como todos sentirão o impacto de cada etapa do projeto evitará conflitos.
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Se você já ouviu a frase “preparando-se para o sucesso”, então entende a importância de ter as ferramentas certas.
O gerenciamento de projetos requer ferramentas adequadas para monitorar resultados e criar novas abordagens. Certas ferramentas facilitam a comunicação entre os membros da equipe, portanto, reservar um tempo para encontrar as ferramentas certas para você ajudará muito a aumentar a produtividade. Certifique-se de avaliar o fluxo de trabalho de sua equipe e identificar ineficiências para que você possa identificar as ferramentas certas com soluções. Para muitas equipes, isso geralmente inclui um sistema de gerenciamento de conteúdo ou projeto para acompanhar o progresso, uma melhor abordagem de organização de e-mail ou um aplicativo de mensagens para facilitar a comunicação.
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5. Avalie o impacto
Um gerente de projetos com muita experiência profissional entende o impacto que qualquer evento ou lançamento de produto terá em uma organização. Os PMs podem prever como o lançamento de um evento afetará todos os setores.
Eles sabem como influências externas, como a economia ou o comportamento de compra, podem alterar o resultado de um projeto. A análise de impacto pode ajudar em qualquer coisa que envolva mais de uma pessoa.
Se um membro da equipe precisar colaborar em um projeto ou se um cronograma de produção precisar ser revisado para dar conta de problemas, avalie como isso afetará o curto prazo. Um gestor de projeto determinaria o custo financeiro e de reputação das interrupções e o impacto dos diferentes cenários que poderiam resultar de diferentes táticas para resolvê-los.
6. Implementar métodos ágeis
O Método ágil trata-se de buscar consistentemente melhores maneiras de atingir as metas de uma organização de maneira que melhor beneficie os membros da equipe. Este aspecto do gerenciamento de projetos envolve verificar constantemente as partes interessadas e os membros da equipe para ajustar um sistema ou processo.
Se estiver gerenciando uma equipe, esse método incluiria colegas e gerentes dando suas contribuições. Cada vez que um membro intervém, o método Ágil exigiria adaptação. Como o método Ágil enfatiza a colaboração e a comunicação, ele pode ser benéfico em um projeto em grupo para aumentar a produtividade.
7. Implementar a Estrutura Seis Sigma
Sigma é uma palavra que vem da curva em sino nas estatísticas, onde se refere ao desvio do centro.
Sempre que os planos dão errado, a melhor aposta é descobrir o desvio do resultado pretendido, e é por isso que o Seis Sigma abordagem é popular entre os gerentes de projeto. Esta metodologia visa definir o motivo da saída e identificar os erros.
Depois de avaliar a cadeia de valor e envolver as partes interessadas, o Seis Sigma processa formas para o negócio funcionar com mais eficiência. A capacidade de destacar áreas fracas de um projeto pode economizar tempo e frustração.
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Pode ser difícil manter a produtividade e equilibrar todos os aspectos da sua vida, especialmente com os atuais ambientes de trabalho remotos e híbridos. Mas com as técnicas e ferramentas certas, você será capaz de administrar seu tempo, energia e prioridades com mais eficiência.
E para ajudá-lo com isso, você pode implementar essas estratégias de gerenciamento de projetos junto com uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Hive para mantê-lo organizado, alinhado com suas equipes, medir o progresso e focado em seus objetivos.
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Além de tudo, ele se integra com mais 1.000 ferramentas de trabalho, incluindo os aplicativos mais usados, como Gmail, Zoom e Slack. Conecte seus aplicativos para reunir todo o seu trabalho em um local centralizado, agilizar ainda mais seu fluxo de trabalho e aumentar sua produtividade.
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