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Estratégias eficazes de gerenciamento de trabalho colaborativo para equipes

Quando se trata de produtividade, as equipes estão sempre em busca de uma vantagem. A forma como trabalhamos está em constante evolução e, com isso, também estão as ferramentas que usamos para realizar o trabalho.

O objetivo do software de gerenciamento de trabalho colaborativo é ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência, o que faz sentido.

Quem não gosta de fazer mais em menos tempo? Quando usadas corretamente, essas ferramentas ajudam as equipes a aproveitar ao máximo os recursos com os quais estão trabalhando para levar os projetos até a linha de chegada com sucesso.

Este guia é um mergulho mais profundo em como tudo isso realmente acontece.

O que é gestão colaborativa do trabalho?

O que é gestão colaborativa do trabalho?

Gestão colaborativa do trabalho é o processo de planejamento, rastreamento e execução de tarefas por uma equipe de indivíduos para atingir um objetivo comum.

Felizmente, existem ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho para facilitar o planejamento de tarefas ‚Äď embora nem todas ofere√ßam uma combina√ß√£o de recursos que funcionem para todas as necessidades colaborativas.

Qualquer ferramenta colaborativa que se preze oferece um conjunto comum de recursos que permitem o trabalho em equipe coordenado, como:

  • Atribuindo tarefas
  • Rastreando e mantendo o progresso
  • Compartilhando arquivos
  • Mensagens
  • Agendamento
  • Criando listas de tarefas

No final das contas, o melhor software de gerenciamento de trabalho colaborativo ajuda os gerentes de projeto a simplificar processos e integrar um conjunto abrangente de ferramentas intuitivas.

Vamos falar sobre as vantagens de trabalhar com as ferramentas certas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

Melhora o gerenciamento de projetos

Considere um projeto que exige que uma equipe trabalhe em diversas tarefas simultaneamente. Sem um software de gerenciamento de trabalho colaborativo, é fácil que as coisas se percam na comunicação ou que os membros da equipe não estejam cientes do que os outros estão fazendo.

As ferramentas certas mantêm todos informados e permitem-lhes atualizar o seu progresso conforme necessário, tornando mais fácil para os gestores acompanharem o estado do projeto e fazerem os ajustes necessários.

Permite independência de localização

Ferramentas e software colaborativos oferecem aos membros da equipe a capacidade de trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora. Habilitar a colaboração assíncrona ou ao vivo resulta em um cronograma de trabalho mais flexível para os membros da equipe.

O progresso √© monitorado e os problemas s√£o identificados rapidamente. As altera√ß√Ķes s√£o feitas em tempo real para manter todos informados com uma √ļnica fonte de verdade.

Melhora a comunicação e a colaboração

Ferramentas como o Hive Whiteboard permitem uma comunica√ß√£o r√°pida e f√°cil entre os membros da equipe por meio de recursos de chat ao vivo. Ele permite que as equipes compartilhem atualiza√ß√Ķes em tempo real e centralizem seu hist√≥rico de bate-papo em torno de decis√Ķes cr√≠ticas do projeto.

B√īnus: modelos de plano de comunica√ß√£o

Custos de projeto reduzidos

Economizar dinheiro é um grande problema!

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Quando as equipes trabalham juntas com mais eficiência, isso resulta na redução dos custos do projeto porque os recursos são gerenciados melhor. Quanto mais valor uma equipe extrai de seus recursos, mais todos ganham.

Aumenta a produtividade cumprindo prazos

Quando os membros da equipe colaboram de forma eficaz, eles realizam mais trabalho em menos tempo. Isso leva ao aumento da produtividade da equipe como um todo. Os prazos também são mais fáceis de cumprir porque uma ferramenta centralizada de gerenciamento de trabalho elimina falhas de comunicação ou contratempos, como documentos perdidos, que só funcionam para atrasar as equipes.

Melhor tomada de decis√£o

Permitir uma melhor tomada de decis√Ķes √© uma necessidade num mundo em ritmo acelerado. Quando os membros da equipe trabalham juntos com bastante visibilidade em suas ferramentas regulares de gerenciamento, eles liberam tempo para tomar melhores decis√Ķes.

E, como todos sabemos, melhores decis√Ķes equivalem a melhores resultados… o que equivale a melhores resultados financeiros.

Colaboração ao vivo

Com uma plataforma de produtividade, as equipes usam a detecção de colaboração Hive ao vivo que vai além de um Google Doc separado. Por exemplo, vocês podem editar e adicionar comentários ao trabalho uns dos outros em tempo real e ver o que o outro membro da equipe está adicionando à medida que avançam.

Hive torna mais fácil fazer isso em seu espaço de trabalho. Nenhuma ferramenta de documento externa é necessária!

Exemplos de gerenciamento de trabalho colaborativo

Agora que você conhece os benefícios de um gerenciamento de trabalho colaborativo eficaz, vamos dar uma olhada em alguns exemplos reais de como as equipes estão usando ferramentas colaborativas para gerenciar seu trabalho.

Equipes de cria√ß√£o de conte√ļdo

Para equipes de cria√ß√£o de conte√ļdo, √© crucial ter um hub central onde todos os membros da equipe possam colaborar em projetos de forma eficiente. Usando ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho como Hive, as equipes podem planejar, atribuir tarefas e acompanhar o progresso em tempo real.

Equipes remotas ou distribuídas

As equipes remotas ou distribuídas precisam de uma maneira de permanecer conectadas e gerenciar seu trabalho de maneira eficaz, sem estarem no mesmo local físico. As ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho oferecem recursos de comunicação em tempo real, rastreamento de tarefas e recursos de compartilhamento de arquivos que tornam mais fácil para equipes remotas permanecerem conectadas e produtivas.

Equipes de planejamento de eventos

O planejamento de eventos requer coordenação e colaboração de vários membros da equipe. Com ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho, os planejadores de eventos podem criar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e acompanhar o progresso para garantir que tudo esteja dentro do cronograma do evento.

Equipes de marketing

As equipes de marketing precisam trabalhar juntas de forma integrada para criar e executar campanhas. As ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho oferecem recursos como calend√°rios compartilhados, cronogramas de projetos e atribui√ß√Ķes de tarefas que ajudam as equipes de marketing a se manterem organizadas e no caminho certo com suas campanhas.

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Escolher uma ferramenta colaborativa é uma tarefa difícil quando há muitas para escolher.

Mas uma tarefa difícil não significa necessariamente impossível. Ajuda começar descrevendo as especificidades de sua equipe. Usar as necessidades da sua equipe e os objetivos do projeto como critérios de referência cruzada é uma forma de garantir que você obtenha tudo o que precisa em uma solução colaborativa de gerenciamento de trabalho. Pense sobre:

  • O tamanho e os fluxos de trabalho da sua equipe: assim como voc√™ n√£o quer pagar por uma ferramenta com recursos que sua equipe de duas pessoas talvez nunca alcance, voc√™ tamb√©m n√£o quer integrar uma ferramenta que limite o que uma equipe em crescimento √© capaz de fazer
  • seu or√ßamento: Quanto mais complexas forem suas necessidades de gerenciamento de projetos, mais voc√™ precisar√° pagar por recursos premium
  • Suas necessidades futuras: √© importante escolher agora uma ferramenta que atenda √†s necessidades da sua equipe. Mas para onde sua equipe est√° indo e de quais ferramentas ela precisar√° quando chegar l√°?

√Ä medida que voc√™ se aprofunda no processo de verifica√ß√£o real, aqui est√£o algumas quest√Ķes gerais para refletir:

Você precisa integrar com outras ferramentas de software?

Se voc√™ n√£o tiver certeza, d√™ uma olhada em como sua equipe realiza o trabalho atualmente. Existem ferramentas de colabora√ß√£o que fazem grande parte do trabalho pesado quando se trata de gerenciamento de projetos que voc√™ n√£o deseja substituir? Suas solu√ß√Ķes de gerenciamento de trabalho colaborativo precisam integrar software de videoconfer√™ncia dedicado?

Confira as melhores integra√ß√Ķes do Hive!

Existe uma curva de treinamento?

Algumas ferramentas de colaboração são feitas para equipes menores e são mais fáceis de usar, enquanto outras são mais complexas e levam algum tempo para sua equipe aprender. Considere a curva de aprendizado e o comprometimento de tempo necessários para que suas equipes comecem com o pé direito.

Como é o suporte ao cliente?

O suporte ao cliente √© f√°cil de ignorar, mas √© uma parte cr√≠tica do processo de verifica√ß√£o. Voc√™ deseja entrar em contato facilmente com algu√©m se tiver d√ļvidas, tiver problemas ou precisar de assist√™ncia t√©cnica. Algumas ferramentas de software chegam a oferecer sess√Ķes de treinamento personalizadas para grandes equipes.

Hive é a melhor ferramenta colaborativa de gerenciamento de trabalho para startups, empresas e tudo mais por vários motivos. Aqui está um rápido resumo de ferramentas e recursos poderosos de gerenciamento de trabalho colaborativo no Hive:

Veja o trabalho do seu jeito com mais de 10 visualiza√ß√Ķes de projeto

Colaboradores individuais que trabalham em tarefas como parte de uma equipe maior podem criar visualiza√ß√Ķes para detalhar o trabalho atribu√≠do a eles. As visualiza√ß√Ķes mais populares incluem:

  • Exibi√ß√£o de lista: organize suas tarefas em uma lista classificando, filtrando, agrupando e personalizando colunas
  • Visualiza√ß√£o do quadro: Arraste e solte facilmente tarefas entre diferentes colunas (semelhante a um quadro Kanban)
  • Visualiza√ß√£o do calend√°rio: planeje, programe e gerencie suas tarefas e recursos em formato de calend√°rio
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Trabalhe de forma multifuncional com tarefas e relacionamentos

As tarefas s√£o os blocos de constru√ß√£o fundamentais do Hive. Voc√™ pode atribuir tarefas a v√°rios membros da equipe, acompanhar arquivos, definir status e adicionar coment√°rios para atualizar todos sobre o progresso. Dentro de uma tarefa, voc√™ pode executar estas a√ß√Ķes para uma colabora√ß√£o perfeita no local de trabalho:

O software de colabora√ß√£o do Hive usa um recurso de depend√™ncias de tarefas para facilitar a visualiza√ß√£o de quais tarefas dependem de outras e o planejamento adequado. Isso √© √ļtil ao tentar criar um cronograma de projeto ou ao tentar identificar poss√≠veis gargalos.

Distribua recursos de forma eficaz com visualização diária

No processo de cria√ß√£o de fluxos de trabalho colaborativos, os recursos de gerenciamento de recursos n√£o devem ser negligenciados. Eles permitem que os gerentes de projeto observem o uso de recursos ‚Äď sejam pessoas, dinheiro ou tempo ‚Äď e fornecem √†s equipes uma vis√£o pr√°tica sobre o que √© necess√°rio para levar um projeto at√© a linha de chegada.

Re√ļne equipes com gerenciamento de trabalho colaborativo

Com o início do trabalho remoto e todas as rápidas mudanças que acontecem no local de trabalho, as equipes precisam de uma maneira confiável de permanecerem conectadas, alinhadas e produtivas.

As ferramentas de colabora√ß√£o diminuem ou aumentam a produtividade da equipe, ent√£o se voc√™ est√° procurando uma plataforma √ļnica para alinhar suas equipes, experimente o Hive gratuitamente e pare de alternar entre v√°rios aplicativos e ferramentas para realizar seu trabalho.

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