Como gerente de projeto, você tem um simples desejar:
Deixe isso projeto seja um sucesso, por favor. 🤞
Mas a jornada para realizar esse desejo precisa Não tão simples coisas como criar um plano de projeto, definir um cronograma de projeto, mapear o escopo do projeto, planejar recursos, gerenciar clientes, etc.
Felizmente, agora você pode usar um software de planilha para lidar com tudo isso e não se preocupar com essas tarefas.
Neste artigo, descobriremos o que é uma planilha de gerenciamento de projetos, seus benefícios e alguns modelos de planilha. Sugeriremos também uma alternativa que pode ser sua solução para quaisquer desvantagens do gerenciamento de projetos em planilhas.
Vamos alimentar sua curiosidade sobre planilhas.
O que é uma planilha de gerenciamento de projetos?
Se você criar um cronograma de projeto, gráfico de Gantt, painel, relatório ou uma lista de suas tarefas em uma planilha, ela se tornará uma planilha de gerenciamento de projetos.
Em palavras mais simples, o gerenciamento de projetos em planilhas é tudo o que você faz em uma planilha para facilitar o gerenciamento de projetos.
Muitas pessoas os utilizam para gerenciar projetos pela familiaridade que oferecem.
A maioria de nós já viu ou usou uma planilha do Microsoft Excel ou do Google Sheet pelo menos uma vez na vida, certo?
Eles são flexíveis e você pode gerenciar projetos manualmente usando fórmulas e gráficos.
A melhor parte é você pode pule o esforço manual porque alguém surgiu com uma inovação engenhosa chamada modelos.
Mas o que faz o gerenciamento de projetos em planilhas realmente se destacar?
Vamos descobrir!
5 Benefícios do gerenciamento de projetos de planilhas
Independentemente de você escolher o gerenciamento de projetos em planilhas do Excel ou o gerenciamento de projetos em planilhas do Google, você se beneficiará de algumas coisas.
Vamos explorar alguns deles:
1. Organização
Uma planilha costuma ser a escolha certa para coletar e organizar dados: dois de seus usos mais simples.
E se você adora coisas super organizadas, uma planilha é o seu lugar feliz.
Você pode colocar todos os dados do seu projeto em colunas e linhas simples e organizadas e, em seguida, classificar as coisas com fórmulas para encontrar rapidamente o que deseja.
2. Orçamento
Se o Microsoft Excel fosse para a escola, todos nós sabemos a matéria que ele dominaria: matemática!
Isso porque os cálculos do Excel são impressionantes e precisos.
Quando você se senta para criar um orçamento de projeto, uma planilha do Excel pode ajudá-lo a fazer cálculos rápidos. Você pode fazer a maioria desses cálculos em um gerenciamento de projetos Google planilha também.
3. Pode ser barato
Você pode realizar o gerenciamento de projetos em planilhas a custo zero.
Como?
Você pode usar o Planilhas Google…
Tudo que você precisa é de uma conta do Google para começar a usar o Planilhas para gerenciar projetos.
Ao contrário do Planilhas Google, o Excel não é gratuito. No entanto, você ainda pode ter o pacote Microsoft 365 Personal por um preço acessível de US$60,99/mês.
Quer aprender como gerenciar projetos no Planilhas Google?
Dê uma olhada em nosso Planilhas Google gerenciamento de projetos guia.
4. Ótimo para listagem de tarefas
As células da planilha são realmente úteis quando você precisa fazer listas.
E isso significa que você pode criar quantas tarefas de projeto ou listas de tarefas desejar.
Já sabemos como as planilhas podem ser organizadas, por isso será prático e fácil gerenciar suas próprias atividades no dia a dia.
Não, sua equipe não precisa ficar de fora.
Você pode criar listas de tarefas para sua equipe todos os dias para garantir que seus projetos continuem no caminho certo.
A maneira óbvia de fazer isso é:
- Liste cada tarefa
- Adicione uma descrição da tarefa e comentários sobre o que precisa ser feito
- Mencione o nome do funcionário responsável
- E assim por diante
Quer fazer mais do que apenas criar tarefa listas em um planilha?
Dê uma olhada em nosso Projeto Excel gerenciamento guia.
5. Modelos
Os modelos facilitam sua vida, economizando muito tempo.
Felizmente, você encontrará inúmeras opções de modelos do Excel e do Planilhas Google.
Existe um modelo para tudo e para todos.
O Planilhas Google ainda vem pré-carregado com modelos úteis gratuitos para ajudar seu projeto a permanecer dentro do prazo, orçamento e organização.
O Excel também possui muitos modelos para calendários, acompanhamento de tarefas, acompanhamento de vendas e muito mais.
Vamos dar uma olhada em alguns deles:
4 Modelos de planilha de gerenciamento de projetos
Um modelo de gerenciamento de projetos é uma ferramenta eficaz para projetos simples ou complexos.
Afinal, quem não quer uma vantagem inicial? 🏃
No entanto, encontrar o modelo certo pode levar uma eternidade!
Para sua sorte, listamos três opções de modelos gratuitos para que você possa começar agora mesmo!
1. Modelo de rastreador de problemas do projeto
Em vez de criar uma planilha Excel de gerenciamento de projetos do zero, use este modelo Excel para gerenciar os riscos do projeto registrando problemas.
Baixe isto Modelo de rastreador de problemas de projeto do Excel.
2. Modelo de Balanço Patrimonial
Este modelo de balanço pode ajudá-lo a controlar seus ativos, passivos e patrimônio líquido. Use-o para entender melhor a situação financeira da sua empresa e planejar adequadamente seus projetos futuros.
Baixe este Planilhas Google modelo de balanço.
3. Modelo de gráfico de Gantt
Este é um modelo de gráfico de Gantt para uma Planilha Google que o ajudará a acompanhar o progresso do seu projeto e do cronograma. É uma maneira fácil de visualizar o plano do seu projeto e verificar se as entregas serão apresentadas no prazo.
Baixe isto Gráfico de Gantt do Planilhas Google modelo.
4. Modelo de orçamento de projeto
Use este modelo de orçamento de projeto do Excel para rastrear entregas, fornecedores, custos estimados e reais, etc.
Baixe este Excel simples modelo de orçamento do projeto.
Estas são apenas algumas opções.
Você pode pesquisar online outros modelos, como:
Precisa de mais opções?
Confira esta lista de projeto gerenciamento modelos.
Infelizmente, as planilhas não são a ferramenta mais fácil para gerenciamento de projetos.
Vamos descobrir o porquê.
7 Desvantagens do gerenciamento de projetos em planilhas
Todos nós conhecemos um grupo de pessoas que lutará contra você para provar que as planilhas podem fazer qualquer coisa.
E se você é um deles, tudo bem.
Todos nós temos favoritos.
No entanto, há uma série de desvantagens que não podemos ignorar.
Problema #1: Preso com a mesma visão
Se você adora planilhas, provavelmente sonha com linhas e colunas. 💭
Mas adivinhe?
Seu sonho logo se transformará em pesadelo, já que você não terá outras opções de interface.
Você ficará preso a tabelas cheias de células que não permitirão que você empregue metodologias de projeto como ágil ou kanban.
É aí que entra o Hive!
É uma das ferramentas de produtividade mais bem avaliadas, usada por inúmeras organizações e freelancers em todo o mundo.
Solução Hive: múltiplas visualizações
Ao contrário das planilhas, Hive tem múltiplas visualizações porque levamos em consideração as escolhas de todos.
Você vê, nós não quero tirar seus sonhos felizes cheios de linhas e colunas.
E é por isso que vamos apresentar nossa visualização de tabela.
Use-o para visualizar suas tarefas em formato de planilha, arrastar e soltar para organizá-las e até mesmo compartilhar a tabela com outras pessoas para manter a comunicação fluindo.
É ótimo para armazenar grandes bancos de dados, inventários e orçamentos.
Precisa de matemática um pouco mais?
Use cálculos de coluna para calcular soma, média ou intervalo.
E se você ainda sente falta da sua planilha, use a visualização Incorporada para trazer seu arquivo favorito para o Hive com um URL simples.
Dessa forma, você não precisará sair da ferramenta de gerenciamento de projetos para acessar sua planilha.
Mas prometemos que não deixaríamos você ficar preso às celas.
Isso significa que você pode trocá-lo sempre que quiser.
Mude para a visualização Gráfico de Gantt para criar seu plano de projeto, definir o cronograma do projeto de acordo com seu cronograma e acompanhar o progresso.
Você pode até gerenciar todas as dependências de tarefas com facilidade devido à nossa funcionalidade de arrastar e soltar.
Como gerente de projetos, você provavelmente trabalhou dia e noite para encontrar a metodologia de projeto que melhor se adapta à sua equipe.
Não podemos deixar esse esforço ser desperdiçado!
É por isso que o Hive possui uma visão de quadro para que você possa aplicar a metodologia kanban. Personalize-o de acordo com as necessidades da sua equipe com Status Personalizados.
Pode estar ‘pendente’, ’em andamento’, ’em aprovação’… qualquer coisa que você quiser.
Ou experimente a visualização Box.
É ótimo para acompanhar seus sprints enquanto desfruta de uma visão de alto nível das atividades do seu projeto.
Problema #2: Criar painéis pode ser cansativo
Um painel é o melhor amigo do gerente de projeto.
Pelo menos deveria ser.
Mas um painel de planilha é mais parecido com um amigo falso ou até mesmo um valentão.
Experimente criar um e você saberá do que estamos falando.
Você terá que procurar um guia no Google e ler tudo.
Em seguida, siga etapas intermináveis e ajuste as células o dia todo.
Pensando em um painel modelo pular o trabalho?
Hah!
Boa sorte na procura de um modelo que:
- Atende às suas necessidades
- Na verdade é funcional
- E é grátis
Alguns deles nem permitem personalizar ou editar. Argh!
Solução Hive: Painéis
Não se preocupe. Os painéis do Hive ajudam você.
Sem guias. Sem etapas. Não há modelos não confiáveis.
Apenas três cliques. 🖱
- Clique no Ícone de painéis
- Clique em + para adicionar seu novo painel
- Clique + Adicionar widget para trazer seus dados
FÁCIL!
Traga todos os tipos de dados para o seu Dashboard com:
Quer ter controle total dos seus Dashboards?
Use widgets personalizados e visualize seus dados na forma de gráficos de barras, gráficos de pizza, cálculos, etc.
Problema #3: Sem habilidades de fluxo de trabalho
Conversa real? Planilhas são planilhas.
Pronto, nós dissemos isso.
Assim como você não pode forçar uma torradeira a fazer waffles 🧇, você não pode usar planilhas para gerenciar suas necessidades de fluxo de trabalho.
Não permitirá que você crie ou atribua tarefas.
Ou atualize automaticamente os status das tarefas.
Ou deixe você automatizar tarefas repetitivas.
Solução Hive #1: tarefas
Se os fluxos de trabalho são como waffles deliciosos, Hive é a máquina de waffles que você precisa.
É um software gratuito de gerenciamento de projetos projetado para oferecer suporte a todos os tipos de fluxos de trabalho.
Você pode criar tarefas com subtarefas e listas de verificação.
E até mesmo atribuí-los.
Adicione vários responsáveis a uma única tarefa ou até mesmo a uma equipe inteira.
Temos um buffet de café da manhã cheio de opções para você!
Solução Hive #2: Status
Se você deseja visualizar a jornada de sua tarefa, desde a tarefa até a conclusão, Status é o caminho a percorrer.
Você pode usar status simples quando as tarefas precisam ser concluídas ou não.
Outras vezes, personalize os status das tarefas dependendo de seus requisitos em Listas, Pastas e Espaços.
O que? Você achou que restringiríamos os status personalizados apenas à visualização do quadro?
Sem chance!
Problema #4: Esforço manual
Planilhas são CANSATIVAS!
Quase tudo que você faz tem que ser uma entrada manual, seja para criar um painel de gerenciamento de projetos, construir um relatório, controlar o tempo, fazer uma tarefa…
Como gerente de projeto, você equilibra vários projetos, tarefas e reuniões.
Depois de todo esse trabalho, você tem tempo para digitar furiosamente em uma planilha?
Isso é uma perda de tempo e todos sabemos que pode custar dinheiro. 💰
Solução Hive #1: Automações
Esqueça as planilhas e experimente as automações do Hive para nunca mais refazer tarefas repetitivas.
Tudo que você precisa fazer é definir uma combinação de:
- Gatilhos: decida o que deve acontecer para a Automação iniciar
- Condições: defina as circunstâncias para a Automação continuar
- Ações: defina o que deve acontecer como resultado dos gatilhos e condições
Então?
Sente-se e relaxe enquanto o Hive faz o trabalho para você. 🥂
Solução Hive #2: Modelos
Os modelos no Hive são uma ótima maneira de trabalhar inteligente.
Você pode usar e criar modelos para:
Ver!
Você pode modelar literalmente qualquer coisa.
E diferente modelos de planilha, você pode personalizar facilmente ou até mesmo criar seus próprios modelos Hive sem guia.
Problema #5. A visualização móvel não é conveniente
Algumas coisas simplesmente não foram feitas para telas de dispositivos móveis.
Como aquela foto embaraçosa em que seu melhor amigo vai marcar você ou planilhas em um aplicativo móvel.
Sua vida terá muitos olhares semicerrados e rolagens porque telas minúsculas não são para planilhas.
Salve sua visão com…
Solução Hive: aplicativos móveis bem otimizados
Felizmente, Hive é uma solução de gerenciamento de projetos descomplicada. Com seus aplicativos móveis otimizados para Android e iOS, você pode:
Problema #6: Sem controle de tempo
O controle do tempo em uma planilha é tão antigo quanto os telefones flip.
Com a automação assumindo o controle, quem faz entradas manuais de horas em 2021?
E mesmo que você use uma planilha para controle de tempo, lamento dizer isso, mas você está perdendo tempo no processo de controle de tempo.
Por que não automatizá-lo?
Solução Hive: Controle de tempo do projeto
Hive traz o gerenciamento de tarefas do projeto e controle de tempo para a mesma plataforma.
Acerte o jogar ícone para rastrear automaticamente a duração da tarefa enquanto você trabalha e fique à vontade para alternar entre as tarefas quando quiser.
Nosso rastreador de tempo nativo também é um temporizador global.
O que é isso?
Isso significa que você pode iniciar o cronômetro em um dispositivo e interrompê-lo em outro. 🤯
Problema #7: Integrações limitadas
Para um gerenciamento de projetos eficaz, você deseja uma ferramenta que possa:
- Ou faça tudo
- Ou comunique-se com outras ferramentas de produtividade
O primeiro ponto está longe de ser verdade para planilhas.
Mas e quanto integrações?
Desculpe quebrar seu coração, mas as planilhas também não oferecem muito suporte para integrações.
Por exemplo, o Excel não se integra a nenhuma ferramenta que não seja da Microsoft. Não diretamente, pelo menos.
Você concorda que por um planilha de gerenciamento de projetos Excel não é o ideal?
Então confira esta lista de principais alternativas de Excel.
Solução Hive: toneladas de integrações
Hive é um país das maravilhas da integração. Você pode integrar diretamente com várias ferramentas populares, incluindo Github, Toggl, Box e muito mais!
Se você não encontrar a ferramenta que deseja, nossa integração Zapier está pronta para ajudar a conectar o Hive com mais de 1000 ferramentas.
Mas ei! Ainda não terminamos.
Hive tem mais recursos reservados para você:
Liberte-se das células da planilha
Planilhas simplesmente não foram criados para gerenciamento de projetos.
Por que você iria querer gastar seu precioso tempo tentando forçar uma ferramenta fazer algo que nunca deveria fazer?
Em vez disso, use um software de gerenciamento de projetos poderoso que pode reduzir sua carga de trabalho e permitir que você acompanhe os projetos de maneira organizada.
Basicamente, use Hive.
Ele oferece suporte ao gerenciamento de projetos, tarefas, tempo, documentos e recursos com infinitas possibilidades de personalização.
Se esta solução completa não significa final projeto gerenciamentonão sabemos o que acontecerá.
Então o que você diz?
Cadastre-se gratuitamente no Hive hoje para realizar todos os seus desejos de gerenciamento de projetos!
Explore os tópicos do artigo
