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O guia definitivo para documentação de fluxo de trabalho para empresas

Os trabalhadores do conhecimento dos EUA desperdi√ßam 5.3 horas por semana aguardando informa√ß√Ķes ou recriando o conhecimento institucional existente. Isto n√£o s√≥ representa um desperd√≠cio de produtividade de todos os funcion√°rios, mas tamb√©m leva a atrasos nos projetos, entregas abaixo dos padr√Ķes e, o mais importante, ao desinteresse entre os funcion√°rios.

Em ambientes remotos, esta falta de acesso à informação/conhecimento institucional pode ser bastante prejudicial, levando muitas vezes ao abandono silencioso.

Voc√™ pode evitar isso com um sistema simples, repet√≠vel e consistente para mostrar aos funcion√°rios como realizar suas tarefas e tomar as decis√Ķes corretas no local de trabalho. Em outras palavras, com fluxos de trabalho.

Um fluxo de trabalho normalmente é uma sequência de etapas pelas quais um projeto ou tarefa passa do início ao fim. Isso pode ser tão complexo quanto implantar microsserviços personalizados na nuvem ou tão simples quanto aprovar uma despesa comercial.

Existem tamb√©m fluxos de trabalho n√£o sequenciais, como fluxos de trabalho de m√°quinas de estado ‚Äď que podem ir e voltar ‚Äď ou fluxos de trabalho orientados por regras.

Seja qual for o tipo, um bom fluxo de trabalho funciona como um roteiro para concluir a tarefa, dando-lhes as dire√ß√Ķes corretas e colocando prote√ß√Ķes adequadas.

No entanto, um fluxo de trabalho √© t√£o bom quanto a documenta√ß√£o que possui. Sem uma documenta√ß√£o clara, concisa e completa, seus fluxos de trabalho provavelmente ser√£o esquecidos ‚ÄĒ se n√£o ignorados ‚ÄĒ e voc√™ voltar√° √† estaca zero.

Neste artigo, explicaremos por que você precisa de uma documentação de fluxo de trabalho eficaz, como criá-la e quais ferramentas você pode usar para facilitar o trabalho.

O guia definitivo para documentação de fluxo de trabalho para empresas

O que é documentação de fluxo de trabalho?

A documentação do fluxo de trabalho é o processo de anotar o conhecimento organizacional e torná-lo facilmente acessível a todos que precisam dele. Normalmente é um conjunto de documentos, disponíveis através de uma interface segura, que descreve como você conduz cada aspecto do seu negócio.

Os principais recursos de uma boa documentação de fluxo de trabalho são:

Granular: um bom documento de fluxo de trabalho descreve cada etapa do processo sem suposi√ß√Ķes. Se estiver criando um documento de fluxo de trabalho para aprova√ß√£o de despesas, voc√™ precisar√° cobrir o formato da solicita√ß√£o de reembolso, a plataforma para envi√°-la, nomes/designa√ß√Ķes dos aprovadores, SLA para resposta, matriz de escalonamento, ponto de contato, etc.

Acessível: A documentação do fluxo de trabalho que não pode ser encontrada não tem valor. Portanto, um bom documento de fluxo de trabalho deve ser facilmente acessível, de preferência por meio de pesquisa, em uma plataforma centralizada, como um drive compartilhado, uma intranet local ou um link seguro.

Claro e conciso: Ningu√©m gosta de ler p√°ginas intermin√°veis ‚Äč‚Äčde documenta√ß√£o para realizar as tarefas mais simples. Portanto, fa√ßa uma documenta√ß√£o curta, com instru√ß√Ķes claras. Use ferramentas visuais como fluxogramas, se√ß√Ķes/listas de verifica√ß√£o acion√°veis, destaque o que fazer ou n√£o fazer com emojis, etc.

Atualizada: Em organiza√ß√Ķes em hipercrescimento, as coisas mudam rapidamente. Certifique-se de revisar seus fluxos de trabalho regularmente. Defina uma cad√™ncia como uma vez por trimestre ou uma que funcione para sua organiza√ß√£o. Se for um projeto em evolu√ß√£o, atualize os documentos em tempo real.

Se isso parece muita papelada para o que suas equipes fazem diariamente sem esfor√ßo, deixe-nos mostrar como a documenta√ß√£o do fluxo de trabalho pode economizar quase seis horas por pessoa e milh√Ķes de d√≥lares no longo prazo.

Benefícios da documentação eficaz do fluxo de trabalho

Muitas vezes, quando falamos de fluxos de trabalho, visamos eficiência de processos, melhoria de produtividade, economia de tempo, etc.

No entanto, a documentação eficaz do fluxo de trabalho também beneficia os funcionários. Ele serve como um guia de autoajuda para cada funcionário navegar em seu trabalho. Veja como.

Compartilhando conhecimento organizacional: um fluxo de trabalho claramente documentado garante que todos em sua equipe saibam o que precisam saber para realizar bem seu trabalho.

Os novos colaboradores terão acesso ao conhecimento tácito e às melhores práticas, evitando que repitam os mesmos erros. Isso irá acelerar a integração dos funcionários, seja na organização ou em novos projetos.

Melhor colaboração: os fluxos de trabalho descrevem cada etapa do processo, informando a cada membro da equipe o que acontece antes e depois de concluir sua tarefa.

Isso os ajuda a coletar todas as informa√ß√Ķes necess√°rias, concluir seu trabalho com efici√™ncia e repass√°-las para a pr√≥xima pessoa.

Velocidade de entrega: Quando todos sabem o que precisam fazer e como fazer, podem concluir suas tarefas sem distra√ß√Ķes.

Uma boa documenta√ß√£o de fluxo de trabalho tamb√©m especifica os problemas que podem ser encontrados e as poss√≠veis solu√ß√Ķes para eles, resolvendo problemas no processo.

Alinhamento da equipe: quando toda a equipe segue um fluxo de trabalho padr√£o, ela comete menos erros e sempre entrega resultados consistentes.

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Isto, por sua vez, também torna a experiência do cliente consistente, fortalecendo a percepção da marca e levando a mais vendas, maiores lucros e crescimento mais rápido.

Responsabilidade: Um bom fluxo de trabalho não envolve apenas as etapas do processo, mas também as partes interessadas envolvidas.

Ele descreve as responsabilidades de cada membro da equipe, responsabilizando-os pela entrega de um trabalho que atenda aos padr√Ķes organizacionais.

Segurança: De acordo com o Fórum Económico Mundial, 95% dos problemas de segurança cibernética são atribuídos a erro humano. Isso pode ser cair em um golpe de phishing ou verificar acidentalmente segredos em código.

Um fluxo de trabalho bem documentado descreve o que não deve ser feito, lembrando aos funcionários as medidas de segurança que devem seguir.

Melhoria continua: a documentação dos fluxos de trabalho oferece uma visibilidade cuidadosa de como cada tarefa é executada.

Isso ajuda as organiza√ß√Ķes a revisar seus processos e a melhor√°-los continuamente. Isso permite que as organiza√ß√Ķes estejam atentas √†s suas pr√°ticas e as ajustem regularmente.

Em ess√™ncia, os fluxos de trabalho s√£o o ‚Äúcomo‚ÄĚ fazer neg√≥cios. Elas s√£o suas receitas ‚Äď as maneiras √ļnicas pelas quais voc√™ entrega seus projetos.

Eles são sua propriedade intelectual. A documentação adequada de seus fluxos de trabalho ajuda toda a sua organização a aproveitar seu IP. Veja como você pode fazer isso acontecer.

Como criar um processo de documentação de fluxo de trabalho

Você pode estar pensando: ainda não temos fluxos de trabalho; o que documento?

Todo mundo tem algum tipo de fluxo de trabalho que segue deliberada ou inconscientemente. Documentar fluxos de trabalho é outra questão. Vamos ver como fazer isso bem.

1. Re√ļna fluxos de trabalho j√° documentados

Um bom processo de documenta√ß√£o de fluxo de trabalho re√ļne as ideias mais dispersas pela organiza√ß√£o em um sistema robusto que capacita todos.

Procure qualquer documentação ou mapas de processos existentes. Lembre-se de que estes não precisam ser escritos no software de gerenciamento de fluxo de trabalho ou como um documento.

Eles tamb√©m podem estar em e-mails enviados pelos gerentes aos membros de sua equipe, fluxogramas desenhados em quadros brancos ou apresenta√ß√Ķes criadas para integra√ß√£o/treinamento.

Mantenha sua mente aberta sobre os formul√°rios em que existe a documenta√ß√£o atual do fluxo de trabalho. Consolide todas essas informa√ß√Ķes. Organize-os passo a passo.

2. Fale com as equipes

Em todas as organiza√ß√Ķes, existe conhecimento t√°cito entre os membros da equipe ‚Äď conhecimento que eles n√£o sabem que possuem. Falar com eles sobre seus processos de neg√≥cios esclarece coisas que podem n√£o estar evidentes na documenta√ß√£o do processo.

3. Entreviste membros individuais da equipe

Embora ajude a realizar reuni√Ķes de grupo para compreender a din√Ęmica, as entrevistas individuais oferecem informa√ß√Ķes detalhadas. Aqui est√£o algumas perguntas para orientar essas conversas.

  • Quais s√£o as etapas que voc√™ segue como parte de todo o seu fluxo de trabalho?
  • Em que ordem essas etapas fluem?
  • Quem s√£o as partes interessadas em cada etapa?
  • Que desafios voc√™ enfrentou em cada etapa e como os superou?
  • Onde est√£o as lacunas no seu fluxo de trabalho? Como voc√™ os preenche atualmente?
  • Quais s√£o seus resultados?
  • Quais s√£o seus resultados e medidas de sucesso?

4. Documente o fluxo de trabalho

Fa√ßa um registro abrangente de todas as informa√ß√Ķes que voc√™ coletou at√© o momento. Estruture-o como um fluxo de processo, do in√≠cio ao fim, passo a passo.

Inclua o máximo de detalhes possível em cada etapa. Alguns fatores a serem considerados ao documentar fluxos de trabalho são:

  • Acompanhamento de metas: O que este processo pretende alcan√ßar e como isso √© medido
  • Partes interessadas: Quem √© respons√°vel por cada etapa, qual √© a matriz de escalonamento e quem contatar em caso de preocupa√ß√Ķes/d√ļvidas
  • Depend√™ncias: Se o resultado de cada etapa depende das a√ß√Ķes ou aprova√ß√Ķes de algu√©m
  • Acesso: Quais permiss√Ķes para ferramentas, ambientes, ativos e recursos precisam ser concedidas para concluir o fluxo de trabalho
  • Entreg√°veis: Resultado esperado no final de cada etapa, incluindo as m√©tricas de cada
  • Marco: Est√°gios espec√≠ficos no fluxo de trabalho que precisam ser conclu√≠dos
  • Prazo: SLAs e prazos razo√°veis ‚Äč‚Äčpara cada etapa do fluxo de trabalho
  • Avalia√ß√Ķes: Cad√™ncia de revis√Ķes/reuni√Ķes para acompanhar o progresso
  • Gloss√°rio: Diretrizes de significado e uso para termos espec√≠ficos do escopo do projeto

5. Projete o documento de fluxo de trabalho

Enquanto passo 3 explica os detalhes granulares do fluxo de trabalho, pode n√£o ser o mais √ļtil se for apenas paredes de texto.

Portanto, é essencial projetar a documentação do fluxo de trabalho de forma que seja fácil de usar e consultar posteriormente. Algumas maneiras simples de projetar seu fluxo de trabalho são:

  • Fluxogramas para visualizar o processo
  • Listas de verifica√ß√£o para definir tarefas e subtarefas
  • Gr√°ficos de Gantt para visualizar cronogramas e tarefas sobrepostas
  • T√≠tulos e subt√≠tulos para destacar etapas cruciais
  • Caixas de alerta para enfatizar fatores cr√≠ticos
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6. Use um software de documentação de fluxo de trabalho

Um software robusto de documentação de fluxo de trabalho irá ajudá-lo principalmente em três coisas:

  • Simplifica√ß√£o: D√™ uma estrutura ao fluxo de trabalho, tornando-o mais f√°cil de ler e seguir
  • Conex√Ķes: conecte v√°rios fluxos de trabalho relacionados para mapear melhor o panorama geral
  • Interatividade: torne mais simples a cria√ß√£o de etapas acion√°veis, como a cria√ß√£o de tarefas ou o envio de notifica√ß√Ķes

Voc√™ pode fazer isso com ferramentas comumente dispon√≠veis, como planilhas, apresenta√ß√Ķes ou software de mapeamento de processos. No entanto, um software de documenta√ß√£o de fluxo de trabalho projetado especificamente ser√° muito mais eficaz.

Hive Mind Maps oferece uma maneira simples e visual de projetar fluxos de trabalho. Voc√™ pode usar modelos existentes para projetar instantaneamente um diagrama de fluxo de trabalho ou arrastar e soltar facilmente conex√Ķes entre etapas para sugerir depend√™ncias. Voc√™ pode usar n√≥s para criar pontos de refer√™ncia que oferecem recursos para qualquer etapa.

Hive Docs oferece uma solução abrangente para registrar, compartilhar e colaborar em documentos de fluxo de trabalho. Com páginas aninhadas, marcadores e documentos conectados, você pode usar Hive Docs para criar documentação para processos complexos.

Voc√™ pode compartilhar documentos com seguran√ßa, colaborar em tempo real, editar dinamicamente e conect√°-los a fluxos de trabalho para alterar o status do projeto. Tamb√©m ajuda o fato de Hive Docs ter v√°rias op√ß√Ķes de formata√ß√£o para tornar a documenta√ß√£o do fluxo de trabalho mais utiliz√°vel.

As tarefas Hive permitem que voc√™ transforme os fluxos de trabalho de seus mapas mentais ou documentos em itens acion√°veis ‚Äč‚Äč‚Äč‚Äčem seu software de gerenciamento de projetos.

Se você já usa o Hive para tarefas, pode conectá-los aos mapas mentais para mapeá-los. Se você está apenas começando com Hive, também pode criar tarefas a partir da ferramenta Mind Maps baseada em nós.

7. Revise e atualize regularmente

A documenta√ß√£o do seu fluxo de trabalho precisa ser um documento vivo, com atualiza√ß√Ķes regulares e melhorias feitas √† medida que o processo evolui. Em cada revis√£o, envolva a equipe para reunir insights mais profundos sobre seus fluxos de trabalho e fazer os ajustes necess√°rios.

Exemplos e modelos de documentação de fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho de integração de funcionários

Em todos os fluxos de trabalho de recursos humanos, a integra√ß√£o de funcion√°rios √© a mais complexa e extensa. Se quiser escrever um fluxo de trabalho para integra√ß√£o de funcion√°rios, as etapas a seguir podem ser √ļteis.

Mantivemos este exemplo esquelético com amplas oportunidades para você personalizar/expandir conforme necessário.

Mantenha-os engajados até que se juntem: normalmente, passam algumas semanas entre alguém aceitar uma oferta e ingressar na organização.

  • Durante esse per√≠odo, mantenha contato por e-mail uma vez por semana

Responsabilidade: Executivo de RH | Linha do tempo: Da aceitação da oferta à adesão | Dependências: Nenhum

No primeiro dia: conclua as tarefas administrativas a seguir.

  • Discuta o contrato de trabalho e assine-o
  • D√™ um pacote de boas-vindas
  • Provisione ativos ‚Äď esta√ß√£o de trabalho, e-mail, Slack, HRMS, cart√Ķes de visita, estacionamento, etc.
  • Coletar detalhes da conta de folha de pagamento
  • Conecte-se com um amigo/mentor
  • Compartilhar cronograma de orienta√ß√£o
  • Leve-os para almo√ßar ou tomar um caf√© virtual

Responsabilidade: Executivo de RH | Linha do tempo: Um dia | Dependências: Jurídico, RH, folha de pagamento, TI, amigo

Orientação: Prepare-os para o sucesso na função com o seguinte.

  • Certifique-se de que eles se inscrevam em todas as sess√Ķes de orienta√ß√£o/treinamento relevantes para sua fun√ß√£o
  • Se eles precisarem viajar para uma sess√£o presencial, tome as provid√™ncias correspondentes
  • Conecte-os √† equipe de orienta√ß√£o em caso de d√ļvidas.
  • Apresente-os a outros novos funcion√°rios que possam se juntar a eles para orienta√ß√£o

Responsabilidade: Executivo de RH | Linha do tempo: Três dias | Dependências: RH, treinadores

Agende reuni√Ķes relevantes

  • Reuni√£o do gerente de relat√≥rios para discutir o seguinte
    • Pap√©is e responsabilidades
    • Metas de 30/60/90 dias
    • Conversa sobre carreira
    • Medidas de sucesso
    • Mecanismo de retorno
    • Atribui√ß√Ķes imediatas
  • Agende reuni√Ķes com as equipes que o novo funcion√°rio trabalharia com objetivos espec√≠ficos para cada conversa

Responsabilidade: Gerente de relatórios | Linha do tempo: Duas semanas | Dependências: Disponibilidade de partes interessadas relevantes

Modelo de fluxo de trabalho de documentação do projeto Hive

Todo projeto precisa de um wiki ‚Äď documenta√ß√£o que descreve todo o conhecimento institucional sobre o projeto, juntamente com marcos, tarefas, depend√™ncias e responsabilidades. Este modelo de fluxo de trabalho de documenta√ß√£o de projeto da Hive tem tudo para prepar√°-lo para o sucesso. Ele usa:

  • Documentos para vis√£o geral do projeto
  • Metas para objetivos e marcos
  • Tarefas para cada etapa
  • Prazos para cada tarefa
  • Visualiza√ß√£o do gr√°fico de Gantt para visualizar o progresso
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Modelo de processo e procedimentos Hive

Quer se trate de integra√ß√£o de funcion√°rios, aprova√ß√£o de despesas, publica√ß√£o de conte√ļdo, negocia√ß√Ķes de vendas ou implanta√ß√£o de software, a documenta√ß√£o de processos de neg√≥cios pode ajudar as equipes a realizarem seu trabalho com confian√ßa.

Aqui está um modelo de processos Hive que você pode personalizar. Este modelo usa status personalizados, campos personalizados, visualização de quadro/tabela e recursos de gerenciamento de projeto para atender a qualquer processo que você precisar.

Modelo de quadro branco de fluxo de processo Hive

O modelo de quadro branco de fluxo de processo oferece uma maneira simples e visual de apresentar fluxos de trabalho complexos às suas equipes. Ele elimina a pressão de uma tela em branco, fornecendo um fluxograma para iniciar o design do seu fluxo de trabalho.

Você pode converter facilmente as várias etapas do seu fluxo de trabalho em tarefas, adicionar prazos e atribuir membros da equipe para elas.

Melhore a documentação do fluxo de trabalho com Hive

Uma boa documentação do fluxo de trabalho é a base da eficiência organizacional. O gerenciamento e a documentação do projeto são integrados no Hive.

Escreva melhor documentação de fluxo de trabalho

Divida as informa√ß√Ķes e adicione dicas visuais com op√ß√Ķes de formata√ß√£o para que sua documenta√ß√£o seja consumida e n√£o ignorada.

Comece a documentar fluxos de trabalho com Hive Docs. Formate-os para destacar o que √© importante e adicione bot√Ķes, banners ou at√© mesmo blocos de c√≥digo para enfatizar pontos importantes.

Torne os fluxos de trabalho acion√°veis

Visualize seus fluxos de trabalho com Hive Mind Maps. Crie tarefas diretamente dos fluxos de trabalho e converta-as em projetos. Use subtarefas e listas de verificação aninhadas para obter qualquer nível de detalhe necessário.

Identifique os funcion√°rios respons√°veis ‚Äč‚Äčpor cada tarefa, dando-lhes uma vis√£o clara. Basta replicar o fluxo de trabalho sempre que precisar.

Revise e resolva fluxos de trabalho

Use qualquer uma das mais de 15 visualiza√ß√Ķes poderosas para entender o status de cada um dos seus fluxos de trabalho.

  • Visualiza√ß√£o de quadro para ver o status de seus fluxos de trabalho
  • Visualiza√ß√£o em caixa para obter uma perspectiva de alto n√≠vel
  • Visualiza√ß√£o de calend√°rio para tarefas vencidas, atuais e futuras
  • Visualiza√ß√£o de atividades para rastrear atualiza√ß√Ķes/conversas
  • A visualiza√ß√£o da carga de trabalho para ver o desempenho dos membros da equipe

Use a visualização com a qual você se sente mais confortável para identificar obstáculos e intervir conforme necessário.

Colabore com a equipe

Se o fluxo de trabalho envolver uma equipe, a documentação também deverá envolver. Compartilhe documentos de fluxo de trabalho com sua equipe, peça feedback e permita que eles editem/deixem comentários.

Deixe a IA fazer o trabalho para você

Use Hive AI para resumir fluxos de trabalho longos documentados, gerar itens de ação, editar/formatar texto, automatizar tarefas/subtarefas e muito mais.

A documenta√ß√£o do fluxo de trabalho √© a base de um bom processo. Pilotos de longa dist√Ęncia para enfermeiros de UTI usam documenta√ß√£o de fluxo de trabalho para fazer seu trabalho corretamente.

Por exemplo, com uma lista de verifica√ß√£o robusta e algum apoio administrativo, Peter Pronovost, especialista em cuidados intensivos do Hospital Johns Hopkins, ajudou a prevenir 43 infec√ß√Ķes e salvou oito vidas e dois milh√Ķes de d√≥lares.

Empresas maduras economizam milh√Ķes de d√≥lares e melhoram a efici√™ncia de v√°rias maneiras com documenta√ß√£o de fluxo de trabalho clara e acess√≠vel.

Voc√™ tamb√©m pode fazer isso com Hive. Acesse documentos, tarefas, mapas mentais, quadro branco, dezenas de modelos de documenta√ß√£o de fluxo de trabalho, IA e muito mais gratuitamente, para sempre no Hive! ūü¶ĄňÄ

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