Todo e qualquer projeto tem partes interessadas – pessoas que têm interesse ou influência no trabalho. Saber quem é afetado por um projeto é fundamental para obter adesão e apoio para o sucesso do projeto. Uma maneira pela qual os gerentes de projeto podem realizar essa etapa crítica de gerenciamento é fazendo análises das partes interessadas.
Parte de um plano mais amplo de envolvimento das partes interessadas, esta análise permite saber quem são essas pessoas. Também mostra como o projeto os impacta e qual o papel que desempenham para garantir que as metas sejam alcançadas.
Neste artigo, mostraremos o que é a análise das partes interessadas e por que ela é importante. Você também aprenderá como fazer análises das partes interessadas e encontrar um exemplo do mundo real para referência ao criar o seu próprio. 🛠️
O que é análise das partes interessadas? Exemplos e dicas para gerentes
O que é análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas é o processo de identificação dos indivíduos que são afetados por um projeto e suas necessidades. Esta análise inclui etapas para organizar e priorizar os diferentes tipos de grupos de partes interessadas.
O processo se concentra em agrupar partes interessadas semelhantes no projeto com base no quanto elas participarão, no seu nível de interesse e no seu nível de influência. Há também um foco em como se comunicar com cada um dos diferentes tipos de partes interessadas.
O objetivo da análise das partes interessadas é identificar grupos internos e externos que possam ter impacto nas iniciativas do projeto em termos de poder ou interesse. É o primeiro passo na gestão das partes interessadas e um componente crítico na obtenção de apoio para um projeto. ✨
Por que a análise das partes interessadas é importante?
A análise das partes interessadas é vital para garantir resultados bem-sucedidos do projeto. Ele fornece alinhamento antecipado, ajuda a evitar possíveis obstáculos e cria um roteiro de comunicação para atingir seus objetivos. Aqui está uma visão mais detalhada do que torna a análise das partes interessadas tão importante. 👀
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Ele cria um propósito e uma estratégia claros
Os estágios iniciais dos projetos costumam ser caóticos. A realização de análises das partes interessadas fornece um propósito claro e estabelece uma estratégia para atrair indivíduos-chave desde o início. Isso torna as reuniões iniciais e iniciais mais fáceis de organizar e mais eficazes.
Além disso, o monitoramento do projeto é perfeito, pois você tem uma visão clara.
Cada parte interessada saberá o que se espera deles e como se beneficiarão dos objetivos do projeto. Você também terá um roteiro de processo para guiá-lo ao longo do caminho quando precisar fornecer atualizações a diferentes grupos de possíveis interessados.
Ajuda você a ganhar suporte
Quando você está no modo de planejamento de projeto, saber quem seu trabalho impactará e obter suporte é fundamental durante os estágios iniciais. A análise das partes interessadas fornece informações sobre quem ajudará e quem pode precisar de algum incentivo para apoiar sua visão e seus objetivos.
Ao trabalhar com pessoas que influenciam o seu projeto, você pode aproveitar seu conhecimento e experiência para criar resultados. Esses indivíduos fornecem uma forma de apoio para apoiar seu projeto e influenciar outras partes interessadas a aderirem.
Evita conflitos
Nada é pior do que iniciar um projeto por algumas semanas e descobrir que uma das principais partes interessadas não apoia sua abordagem e deseja destinar recursos para outro lugar. Identificar antecipadamente as partes interessadas internas e externas significa que você evitará esses contratempos.
Com uma análise bem-sucedida das partes interessadas, você identificará possíveis detratores e suas preocupações. Em seguida, é hora de formular um plano que atenda às suas objeções e mostre como este projeto os beneficia. Se eles ainda decidirem não participar, você não desperdiçou o tempo da equipe do projeto e pode procurar uma nova abordagem.
Como fazer uma análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas parece muito diferente dependendo do setor em que você atua ou do tipo de projeto em que está trabalhando. Em geral, as etapas básicas permanecem as mesmas, mesmo que o processo geral varie. Aqui está uma olhada em como a maioria das organizações conduz uma análise das partes interessadas. ✍️
1. Identifique as partes interessadas
O primeiro passo é identificar as partes interessadas que têm interesse financeiro ou emocional no projeto. É uma boa ideia tornar esta lista o mais abrangente possível. Você sempre pode restringir mais tarde, se necessário, mas definitivamente não quer deixar de fora nenhum jogador importante.
Para identificar as partes interessadas, comece com uma sessão de brainstorming com os membros da equipe. Você deseja definir rapidamente o escopo do projeto e trabalhar em conjunto para identificar as principais partes interessadas.
Estes podem incluir partes interessadas do projeto como:
- Executivos
- Equipes de desenvolvimento
- Consultores
- Equipes financeiras
- Funcionários de marketing
- Reguladores
- Patrocinadores do projeto
Seja minucioso na identificação das partes interessadas e certifique-se de documentar seu processo de gerenciamento de projetos com software de gerenciamento de projetos. Use ferramentas de análise das partes interessadas, como software de mapeamento mental, para agilizar seu processo de brainstorming e acompanhar a discussão da equipe.
Certifique-se de levar em conta os diferentes tipos de partes interessadas, incluindo partes interessadas internas e externas. Aqui está uma análise rápida dos três principais tipos de partes interessadas:
- Os principais interessados: Pessoas que têm impacto direto no seu projeto
- Principais partes interessadas: Indivíduos que são afetados pelo projeto de alguma forma, positiva ou negativa
- Partes interessadas secundárias: Pessoas que são impactadas indiretamente pelo projeto
2. Categorize as partes interessadas
Depois de determinar os principais participantes e criar uma lista de partes interessadas, é hora de categorizá-los. O objetivo é dividir as partes interessadas em grupos com base em interesses ou incentivos comuns.
Existem diversas metodologias para fazer isso, mas vamos nos concentrar nas duas mais comuns: a rede poder/juros e o Modelo de Saliência. Você também pode usar ferramentas como modelos de mapeamento de partes interessadas para facilitar o processo. 🙌
Grade de poder/interesse
Esta metodologia, também conhecida como matriz de interesses, divide os stakeholders com base no seu nível de interesse e poder. A análise os divide em quatro quadrantes e fornece uma abordagem visual clara do nível de influência e nível de envolvimento de cada pessoa.
À medida que você elabora sua lista de partes interessadas identificadas, divida-as nas quatro categorias da seguinte forma:
- Alto poder, alto interesse: Estas são as partes interessadas mais poderosas – e, portanto, as partes interessadas mais importantes. Muito do seu tempo deve ser gasto para garantir que eles estejam satisfeitos com o progresso do projeto
- Alto poder, juros baixos: Esses indivíduos têm grande influência na empresa, mas podem não querer ser adicionados à comunicação diária do seu projeto
- Baixo consumo de energia, alto interesse: Essas pessoas não têm muita autoridade, mas investem no seu projeto. Trabalhe para manter as partes interessadas de alto interesse informadas para garantir que não tenham problemas ao longo do caminho
- Baixo poder, baixos juros: São membros da equipe que não têm um alto nível de interesse ou poder sobre o seu trabalho. Você deseja mantê-los informados, mas eles serão sua prioridade mais baixa
O modelo de saliência
A segunda metodologia é chamada de Modelo de Saliência, que utiliza três parâmetros e oito classificações de stakeholders. É ideal se sua empresa for maior ou se você estiver trabalhando com grupos de partes interessadas mais complexos.
O Modelo de Saliência divide as partes interessadas usando três atributos:
- Poder: Pessoas com autoridade e influência no projeto em si, bem como na empresa em geral
- Legitimidade: Indivíduos que são obrigados a fazer parte do projeto (pense: pessoas com obrigações morais ou legais)
- Urgência: Membros da equipe cujas funções envolvem sensibilidade ao tempo
Esses três atributos criam a base de um Diagrama de Venn com três grandes círculos. Existem então oito áreas onde você categoriza as partes interessadas com base em seus atributos.
3. Priorize as partes interessadas
A etapa final no processo de análise das partes interessadas é a priorização. Você sabe quem é impactado pelo projeto, dividiu-os em categorias e agora é hora de atribuir maior prioridade àqueles com maior influência e interesse. ✅
Essa priorização pode mudar ao longo do projeto. No início, talvez seja necessário atender primeiro às necessidades das partes interessadas financeiras.
Mais tarde, poderá ser necessário dar prioridade às partes interessadas no sector do desenvolvimento. Saber quem são suas partes interessadas e o que elas precisam constituirá a base do seu processo de priorização.
Depois de priorizar as partes interessadas, trabalhe com outros membros da equipe para criar estratégias de comunicação para as diferentes partes interessadas. Alguns exigirão atualizações regulares de alto nível, enquanto outros precisarão apenas de breves resumos para se atualizarem.
Exemplo de análise das partes interessadas
Procurando um exemplo de análise das partes interessadas para usar como referência ao elaborar a sua própria? Estamos protegendo você. Aqui, orientaremos você no processo de criação de uma análise das partes interessadas usando o modelo de matriz de análise das partes interessadas Hive.
Digamos que você trabalhe em uma empresa de marketing e esteja executando uma análise das partes interessadas para um projeto futuro que veicula anúncios em uma plataforma importante. Este será um projeto totalmente novo. Para garantir o sucesso do projeto, você precisa da adesão dos executivos da empresa, bem como de outros membros da equipe do departamento de marketing.
Você começará descobrindo quem são suas partes interessadas. Reúna sua equipe para debater ideias e destacar qualquer pessoa que possa ter interesse ou influência sobre o projeto declarado. Use mapas mentais para documentar o processo ou apenas anote nomes e funções em uma lista.
Algumas partes interessadas que você pode considerar incluem:
- O CFO ou controlador
- O gerente de marketing
- Profissionais de marketing de sua equipe que escreverão e publicarão os anúncios
- Gerentes de projeto que supervisionarão o trabalho diário
Depois de ter uma lista, registre tudo em um só lugar. Use a matriz para adicionar informações sobre cada indivíduo. O modelo apresenta uma grade colorida destacando os vários interesses e níveis de poder. À direita, você preenche a lista de stakeholders e os plota diretamente no modelo de matriz.
Trace os diferentes intervenientes no gráfico com base no seu nível de interesse e poder. Cada caixa de grade é codificada por cores para ver facilmente quais membros da equipe precisam ser priorizados e quais devem ser monitorados ou informados ao longo do caminho.
Para este exemplo de empresa de marketing, você colocaria o gerente e controlador de marketing em altos níveis de poder. No entanto, o nível de interesse do controlador seria inferior ao do seu gerente de marketing.
O mesmo vale para todos os outros jogadores da sua lista. Os gerentes de projeto provavelmente teriam grande interesse, mas menos poder. Os redatores que criam seus anúncios ainda são partes interessadas, embora tenham menos poder e menos interesse.
Você também pode usar o modelo de análise de partes interessadas do Hive para fazer uma lista de suas partes interessadas. Para começar, baixe o modelo e clique em “Adicionar tarefa”. Preencha o nome, função, e-mail, nível de suporte, influência e ação da parte interessada.
Entre na visualização Stakeholders by Action para ver quais indivíduos contribuem para qual aspecto do projeto. Use os filtros para ver apenas os indivíduos que afetam as ações financeiras — como o controlador — ou aqueles que desempenham um papel no gerenciamento dos controles e do planejamento do projeto, como os gerentes de projeto.
A visualização Stakeholders by Support permite ver quem está apoiando seu projeto e quem tem uma visão negativa do trabalho. Usando essas informações, priorize a comunicação com as pessoas que precisam de mais orientação. Certifique-se de abordar as preocupações para que eles apoiem o projeto.
Além disso, aproveite o apoio das principais partes interessadas para fornecer apoio e ajudar a atrair outras pessoas. Esses indivíduos têm mais influência sobre os colegas, fornecendo suporte valioso quando você mais precisa.
Por exemplo, digamos que seu gerente de marketing considere que o projeto publicitário é uma ótima maneira de gerar receita e construir sua marca. Porém, o controlador pensa que você está jogando dinheiro ao vento. Conseguir que o gerente de marketing ajude a explicar as implicações financeiras do projeto ao controlador pode ajudar a gerar apoio.
A visualização Participantes por influência permite ver quem são os participantes mais poderosos. Dessa forma, você pode concentrar seus esforços de comunicação nessas pessoas. Isso inclui lançamentos iniciais, bem como atualizações regulares ao longo do projeto.
Agora que você sabe a posição de cada um, é hora de traçar um plano de comunicação para cada um. Adicione tarefas no Hive para monitoramento e comunicações regulares, especialmente para as partes interessadas mais importantes.
Você vai querer reservar um tempo para garantir que seu controlador esteja atualizado, principalmente porque eles estão céticos em relação ao projeto. Para indivíduos com menor interesse, você pode planejar atualizações menos frequentes. Aqueles com alto interesse e alto poder devem ser atualizados com mais frequência.
Automatize reuniões e relatórios de progresso para ficar por dentro do sucesso e dos resultados do projeto. Você pode planejar previamente reuniões semanais ou bimestrais para manter as partes interessadas informadas. Tenha em mente que diferentes grupos de partes interessadas precisarão de uma cadência diferente quando se trata de relatórios.
Realize uma análise eficaz das partes interessadas
Para ser um gerente de projetos eficaz, você precisa saber como seus projetos afetam os indivíduos de sua equipe e da empresa. Com uma análise eficaz das partes interessadas, você será capaz de criar uma estratégia clara, evitar conflitos e obter o apoio dos principais participantes da sua organização.
Experimente o Hive hoje e comece a elaborar análises informativas das partes interessadas para todos os seus principais projetos. Com as ferramentas Hive, você economizará tempo elaborando listas de partes interessadas e desenvolvendo as melhores abordagens para cada uma delas!
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