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O que é aumento de escopo? 7 Maneiras de evitá-lo em seu próximo projeto

A chave para um gerenciamento bem-sucedido do aumento do escopo é encontrar o equilíbrio entre estabelecer limites e incentivar a exploração.

Ao combinar o pensamento criativo e a disciplina organizacional, as equipes estão em posição de aproveitar o aumento do escopo a seu favor.

O escopo adicional geralmente resulta em projetos mais interessantes para você e sua equipe. Então, em vez de ficar desanimado, por que não adotar o aumento do escopo para nos ajudar a permanecer ágeis e adaptáveis? É uma oportunidade de desenvolver nossas habilidades criativas e encontrar soluções que levarão o projeto ao próximo nível. ⚡️

Vamos falar sobre o que causa o aumento do escopo e aprender dicas práticas para mantê-lo sob controle sem limitar a inovação. Ao longo do caminho, lançaremos modelos e recursos gratuitos de gerenciamento de projetos que você pode usar, desde pequenos projetos criativos até grandes atualizações de software!

Aumento do escopo: como gerenciar proativamente qualquer projeto

O que é aumento de escopo?

O aumento do escopo é um fenômeno que ocorre quando são feitas alterações ou acréscimos aos objetivos originais de um projeto, com ou sem a aprovação das principais partes interessadas e gerentes de projeto.

Num contexto positivo, o aumento do âmbito pode ajudar a expandir os parâmetros de um projeto, permitindo-lhe tornar-se mais ambicioso e explorar novas possibilidades. Num contexto negativo, pode criar atrasos significativos, aumento de despesas e insatisfação por parte dos clientes ou de outras partes interessadas.

Obter clareza quando confrontado com exigências em evolução pode ser um desafio. Mas se nos lembrarmos de que é uma parte necessária do processo, estaremos no controle. É importante manter o foco e a curiosidade diante de mudanças no cronograma ou orçamento do projeto. Para cada desvantagem, há uma vantagem!

Tabela explicando as desvantagens e vantagens do aumento do escopo do projeto

❌ Desvantagens do aumento do escopo ✅ Vantagens do aumento do escopo
Distrai-se do objetivo inicial de um projeto, tornando difícil priorizar tarefas Promove a colaboração entre os membros da equipe
Aumenta os custos e sobrecarrega os orçamentos devido a requisitos novos ou modificados Abre possibilidades para soluções mais criativas à medida que as ideias se baseiam em componentes existentes
Introduz recursos adicionais que podem causar conflitos entre partes interessadas com interesses diferentes Descobre antecipadamente custos e requisitos de recursos imprevistos e evita surpresas no futuro
Atender a todas as solicitações pode significar menor qualidade e detalhes negligenciados Aumenta a satisfação do cliente, uma vez que os clientes têm a oportunidade de ter suas necessidades atendidas de forma mais eficaz quando são incluídos no processo
Leva à insatisfação das partes interessadas quando suas solicitações não são atendidas Insights para ajudar a refinar o projeto e torná-lo mais eficiente ou econômico no futuro
Amplia o cronograma do projeto e faz com que prazos sejam perdidos ao adicionar novos trabalhos ou ajustar as cargas de trabalho atuais Cria novas oportunidades de negócios, já que o escopo ampliado muitas vezes abre caminhos para a geração de receitas não consideradas anteriormente

O que causa o aumento do escopo?

O aumento do escopo acontece quando um projeto começa a se tornar mais complexo, desnecessariamente grande ou leva mais tempo do que o esperado durante o processo de desenvolvimento. Pode resultar da falta de requisitos e objetivos claros do projeto e de um processo formal de gerenciamento de mudanças.

Mas mesmo os planos de projeto mais bem elaborados correm o risco de aumentar o escopo. Você pode tomar todas as decisões certas com as melhores intenções. Então surge o inesperado e você tem que navegar por níveis mais elevados de ambigüidade no escopo do projeto. 🔍

A boa notícia é que se você detectar os sinais precocemente, terá mais chances de prevenir escopos indesejáveis!

Vamos examinar os sinais internos e externos mais comuns de aumento no escopo do projeto.

Sinais internos

Mais solicitações de reuniões de equipe para alinhar o propósito do projeto

Eu queria entrar em contato porque a equipe está se sentindo um pouco sobrecarregada com o projeto e realmente precisaria de outra reunião. Gostaríamos de dedicar algum tempo para entender melhor o que o projeto envolve, onde podemos encontrar informações e quais são nossas funções.

Ao responder às solicitações de reunião da equipe, considere os alinhamentos com o propósito geral do projeto. Pergunte a si mesmo: “Qual seria a contribuição desta reunião para o panorama geral?”

Ligue os pontos e mostre como cada item da agenda tem uma ligação lógica com a missão do projeto. Além disso, tenha uma noção de quanto tempo a conversa precisa durar para alcançar o resultado desejado. Se você acha que deveria ser uma reunião de uma hora, tente 40 minutos! 🧑‍💻

Seja flexível e use seu bom senso ao oferecer ideias ou soluções alternativas que possam ajudar a equipe a se aproximar de seu objetivo. E, por último, certifique-se de acompanhar os membros da equipe após cada reunião para garantir que todos estejam na mesma página e apoiem o progresso contínuo em direção ao objetivo final do projeto.

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Aprenda como discutir os resultados esperados em sua próxima reunião de lançamento do projeto!

O número de tarefas “urgentes” ou “urgentes” com estimativas de tempo agressivas aumenta

Quando um projeto tem tarefas urgentes e apressadas a cada poucos dias, isso impacta significativamente o cronograma porque enfatiza a velocidade e a precisão ao mesmo tempo. Isso significa que as equipes precisam encontrar maneiras de concluir as tarefas com rapidez e com o mais alto nível de qualidade. 🤩

Muitas vezes, isso é mais difícil do que parece e pode fazer com que as equipes concluam tarefas além das horas estimadas, encontrem obstáculos ou estimem incorretamente a quantidade de tempo necessária para concluir a tarefa. Uma porta giratória para comunicação abre o espaço de trabalho de um membro da equipe para constante dings e pings.

Para minimizar o número de tarefas aceleradas, trabalhe com as partes interessadas para definir prazos apropriados e gerir as suas expectativas. Em seguida, documente um processo para filtrar solicitações e delegar tarefas aos membros da equipe. (Mas falaremos mais sobre isso mais tarde!)

Má comunicação/Sem documentação

Ter uma documentação clara de cada fase de um projeto é essencial para o seu sucesso. Sem ele, a equipe pode ignorar detalhes e processos cruciais para cumprir prazos e expectativas orçamentárias. As partes interessadas não serão capazes de compreender por que determinadas decisões foram tomadas ou acompanhar o progresso do projeto, o que dificultará a tomada de decisões informadas ou a avaliação do sucesso. 🏆

Informações e instruções bem escritas permitem que novos membros da equipe comecem a trabalhar rapidamente, sem prejudicar a produtividade de outros membros ou gerentes do projeto.

Sinais externos

Um escopo mal definido e aberto à interpretação

Escopos de projeto mal definidos causam dores de cabeça para todos os envolvidos, ao mesmo tempo que impactam negativamente prazos e orçamentos. Faça perguntas sobre quaisquer itens pouco claros para que o escopo do projeto seja claro, conciso e detalhado.

Estabelecer barreiras de proteção para maximizar a produtividade e a vibração do escritório da sua equipe é essencial.

Elevar o processo de integração do cliente ou das partes interessadas é o primeiro passo.

Eventos imprevistos

Nenhum projeto está imune a interrupções e eventos inesperados que podem ter um grande impacto no progresso:

  • Ausências não planejadas de funcionários
  • Desastres naturais
  • Problemas técnicos ou legais imprevistos
  • Mudanças repentinas no mercado
  • Mudanças de fornecedor
  • Microsoft Windows atualizações automáticas que ninguém pediu

Nestas situações, a utilização de um plano de contingência minimiza qualquer dano potencial para que o projeto possa permanecer no alvo tanto quanto possível. Também é importante que todos os envolvidos sejam flexíveis e estejam dispostos a fazer mudanças para manter o projeto avançando.

Outras partes interessadas são trazidas tarde

Quando novas partes interessadas ingressam num projeto numa fase tardia do processo, isso pode introduzir complexidade devido à sua falta de conhecimento sobre as decisões que já foram tomadas.

Isto pode levar à introdução de novos indicadores-chave de desempenho (KPIs) e marcos do projeto, o que pode acabar alterando os resultados existentes. (Abordaremos os planos de sucessão mais tarde!)

DICA PRO
Usar um documento de escopo de trabalho ajuda você a obter uma compreensão clara das entregas de sua equipe. Baixe o modelo de escopo de trabalho do Hive e use nossa plataforma gratuita para gerenciar qualquer projeto!

7 Dicas para gerenciar e evitar aumento de escopo

O gerente de projeto é a primeira e a última pessoa envolvida em um projeto. Eles não apenas supervisionam todas as fases do projeto, mas também são os guardiões do processo. 🔑

Os processos são o que mantém tudo e todos organizados, mesmo nas situações de maior pressão. Se você estiver entrando em um projeto sem os sistemas mínimos instalados, será difícil aproveitar o aumento do escopo.

Aqui estão sete dicas para gerenciar o aumento do escopo:

Dica #1: Exigir um formulário de admissão preenchido para cada solicitação de projeto

A caixa de entrada de e-mail é uma das portas preferidas do scope creep para se convidar e assumir o controle do seu projeto. A quantidade de tempo gasto enviando e-mails está tirando horas de trabalho valiosas. Você está enviando uma lista de perguntas, interpretando informações e aguardando respostas para elaborar um resumo formal.

Com um formulário de entrada de projeto como Hive Forms, você protege proativamente a produtividade de sua equipe 24 horas por dia.

Os formulários são previsíveis. Os formulários armazenam dados. Os formulários economizam dinheiro.

Quando um cliente ou parte interessada responde às perguntas do formulário, ele vê seu próprio processo de pensamento refletido. Isso os ajuda a liberar as informações necessárias que você precisa como gerente de projeto para entender sua solicitação antes que a equipe se envolva em qualquer trabalho. 👥

Estas perguntas foram elaboradas para fornecer orientação e inspiração para o formulário de solicitação de seu projeto:

  • Existem recursos visuais (fotos, infográficos, logotipos, etc.) que precisam ser usados ​​no projeto?
  • Existe algum conteúdo existente (redações, relatórios, pesquisas, resultados de estudos, etc.) que precisa ser usado no projeto?
  • Como o sucesso será medido? Liste quaisquer OKRs e KPIs relevantes da empresa.
  • Você tem uma lista das principais mensagens ou pontos a serem incluídos no projeto?
  • Há alguma restrição ou consideração técnica a ser observada?
  • Existem diretrizes de marca ou estética que devem ser consideradas?
  • Existem regulamentos legais ou padrões de conformidade a serem cumpridos?
  • Há conteúdo ou recursos visuais a serem excluídos do projeto?
  • Qual é o objetivo deste projeto?
  • Qual é o cronograma e o orçamento do projeto?
  • Quem é o público-alvo deste projeto?
  • Quem são as partes interessadas do projeto?
  • Quando você precisa que isso seja entregue?
  • Este é um projeto novo ou atualizado?
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Bônus: modelos de declaração de trabalho!

Dica #2: Prepare tarefas no backlog antes de atribuí-las

Quando todas as tarefas têm o mesmo nível de prioridade, pode ser difícil para os membros da equipe saberem em quais tarefas focar primeiro. A atribuição de níveis de prioridade permite que as equipes do projeto organizem o trabalho com base em seus conhecimentos, experiências e habilidades individuais para que cada tarefa seja concluída da melhor maneira possível. 🎯

As prioridades nos lembram de olhar além do momento imediato e planejar o futuro. Ao delinear nossos principais objetivos, criamos clareza e nos concentramos em como alcançar nossos objetivos de longo prazo. Isso pode nos ajudar a priorizar tarefas, eliminar distrações e permanecer motivados ao perseguir objetivos importantes.

Para que um sistema prioritário tenha um impacto positivo nas equipes multifuncionais, torne-o um processo fundamental em seu fluxo de trabalho. Comunique à sua equipe de projeto os sinalizadores de prioridade que os ajudarão a gerenciar sua energia e tempo nas tarefas certas todos os dias.

No entanto, se você estiver gerenciando um projeto complexo com diversas partes móveis, atualizar manualmente cada tarefa não será um bom uso do seu tempo. (Dica: aumento do escopo!) É aqui que entra a automação.

Dica #3: Automatize o trabalho repetitivo tanto quanto possível

As tarefas mundanas e administrativas não estão descritas no plano do projeto, por isso são muitas vezes tidas como certas. Arquivar, organizar e atualizar tarefas manualmente todos os dias adiciona tempo ao projeto.

A automação permite que as equipes de projeto se concentrem no trabalho criativo, para que não fiquem atoladas em tarefas repetitivas e tediosas, mas necessárias. 🔁

Novo na automação? Veja como começar:

  1. Defina um cronômetro para 30 minutos
  2. Escolha um fluxo de trabalho no plano de projeto da sua equipe
  3. Anote cada etapa do processo – até mesmo as menores tarefas
  4. Destaque as tarefas mais demoradas no fluxo de trabalho para tirar vantagem (por exemplo, marcar gerentes para revisão de ativos)
  5. Confira o guia Hive Automation para começar a automatizar seu fluxo de trabalho hoje mesmo!

Dica #5: Estabeleça um processo de gerenciamento de mudanças

Um processo de controle de mudanças é uma parte essencial do gerenciamento de projetos e envolve o estabelecimento de procedimentos padrão para lidar com solicitações de mudanças. Sem esse processo, o aumento do escopo adicionará confusão ao projeto.

Veja como estabelecer um processo de controle de mudanças:

1. Desenvolva um formulário de solicitação de mudança: comece criando um formulário que inclua todos os detalhes necessários para enviar uma solicitação de alteração

2. Identifique um comitê de controle de mudanças: Selecione os indivíduos responsáveis ​​por aprovar ou rejeitar a solicitação de mudança. Este comitê deve incluir membros da equipe de vários departamentos que possam ser afetados pela mudança

3. Crie fluxos de trabalho de controle de alterações: Determinar quais etapas precisam ser tomadas para avaliar uma solicitação de mudança, como coletar feedback das partes interessadas relevantes, avaliar os riscos da mudança proposta e considerar seu efeito no cronograma e no orçamento

4. Implementar um sistema de rastreamento de alterações: Configure um sistema eficiente para rastrear cada solicitação junto com documentação como aprovações, modificações, itens de ação e o impacto

5. Documente e compartilhe diretrizes: Todas as partes interessadas envolvidas devem ter acesso à documentação

6. Comunique à sua equipe as mudanças: Explique por que a mudança é necessária para o projeto, como ela melhorará seu trabalho e onde encontrar os recursos de mudança

Bônus: software de gerenciamento de mudanças!

Dica #6: Envolver a equipe do projeto

Ter uma equipe ativamente envolvida nas decisões e na estratégia é essencial para o sucesso do gerenciamento de projetos. Quando todos os membros da equipe são capazes de contribuir, isso cria um sentimento de propriedade e aumenta seu comprometimento e motivação em relação ao projeto.

Múltiplas perspectivas podem levar a novas soluções e ideias criativas. Convidar a equipe para a tomada de decisões e discussões estratégicas permite atingir mais rapidamente as metas do projeto. Também torna mais fácil conversar sobre decisões difíceis porque elas receberam contexto em primeira mão. 🤝

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Existem desafios que vão além das habilidades de um gerente de projeto para resolver. Conte com a experiência e orientação de sua equipe para delegar o trabalho certo. Eles informarão o nível de esforço necessário e minimizarão o aumento do escopo!

Dica #7: Estabeleça um ciclo de feedback semi-estrito

Obter feedback oportuno garante que as equipes possam se antecipar a quaisquer problemas antes que eles se transformem em problemas graves nos momentos mais críticos do projeto: as revisões.

Se não estabelecermos pontos de verificação ao longo do caminho, as chances de aumento de escopo aumentam.

Um ciclo de feedback alcançável deve ser um diálogo entre o gerente do projeto, os membros da equipe que realizam o trabalho e as partes interessadas.

O resultado? Uma estrutura estruturada para avaliar o progresso, discutir mudanças e determinar se novos objetivos são necessários.

5 Exemplos de aumento de escopo

Esses 5 cenários são exemplos de aumento de escopo no gerenciamento de projetos:

  1. Mudança nos requisitos: Quando os requisitos iniciais de um projeto são alterados no meio do caminho, gerando trabalho e custos extras para todas as partes interessadas envolvidas. Um exemplo disso seria quando um desenvolvedor de software é encarregado de criar um aplicativo móvel que requer uma integração de API, mas após o andamento do projeto, o cliente solicita recursos adicionais, como a incorporação de reconhecimento facial na API.
  2. Mudança nos Contatos: Quando o contato designado para o projeto muda durante o curso e eles têm requisitos diferentes daqueles originalmente especificados. Um exemplo disso seria quando uma equipe de engenharia é contratada para construir uma ponte, mas no meio da construção, seu gestor muda o responsável pela supervisão do projeto e deseja que sejam acrescentadas algumas funcionalidades que não estavam incluídas no escopo original.
  3. Mudança nos recursos: Quando os recursos alocados para um projeto mudam, levando a custos extras ou restrições de tempo. Um exemplo disso seria quando uma empresa de web design é solicitada a criar um site do zero, mas depois de já ter começado a trabalhar nele, o cliente solicita a compra de software adicional que não estava incluído no orçamento inicial.
  4. Mudança no cronograma: Quando o cronograma de um projeto é alterado no meio do caminho, resultando em trabalho ou custos extras para todos os envolvidos. Um exemplo disso seria quando uma equipe de desenvolvimento de software é solicitada a criar um aplicativo que precisa ser concluído em um prazo específico, mas posteriormente são adicionados mais recursos que consomem tempo e recursos adicionais.
  5. Mudança nas especificações: Quando as especificações técnicas de um projeto são modificadas depois de ele já ter sido iniciado, gerando trabalho ou custos extras para todas as partes interessadas envolvidas. Um exemplo disso seria quando uma equipe de construção é solicitada a construir um prédio de escritórios que atenda a determinados requisitos de tamanho e design, mas o cliente solicita recursos adicionais, como piscina coberta e teatro, que não estavam originalmente incluídos no escopo.

Agora que você tem um recurso disponível com dicas para aproveitar o aumento do escopo, o que vem a seguir?

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