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O que é execução de projetos? 10 estratégias da fase de execução do projeto

Vamos definir o cen√°rio. ūüé≠

Você é um gerente de projeto cuja equipe está pronta para dar o próximo passo no processo de planejamento de um projeto. Vocês trabalharam juntos para desenvolver o conceito e criar a estratégia de gerenciamento de projetos perfeita para dar vida à sua ideia.

Agora √© hora de agir. ūü•≥

Depois que cada etapa do plano do projeto estiver mapeada e √† sua frente, ele estar√° pronto para entrar na fase de execu√ß√£o do projeto. Mas antes de arrecadar US$ 200 e passar no ‚ÄúGo‚ÄĚ, √© importante estar ciente dos desafios e mudan√ßas que podem atrasar o projeto ou at√© mesmo interromp√™-lo indefinidamente.

Deixe este guia fazer fluir sua essência estratégica para que você possa conquistar a execução do projeto como um verdadeiro profissional. Acompanhe tudo o que você precisa saber sobre a execução bem-sucedida de projetos, lacunas que podem atrapalhar seu progresso e 10 estratégias de execução de gerenciamento de projetos para ajudar os gerentes a permanecerem no caminho certo.

O que é execução de projetos?

A execu√ß√£o do projeto acontece depois que voc√™ conclui o est√°gio de idealiza√ß√£o por meio do roteiro do projeto. √Č a parte boa ‚Äď quando voc√™ est√° pronto para realmente colocar as coisas em movimento e concretizar o projeto. Esta tamb√©m pode ser a fase mais assustadora porque √© a mais longa, mais exigente e complexa.

Os gerentes de projeto precisam permanecer focados, prontos para dinamizar e informados sobre o progresso e os contratempos do projeto. Enquanto a equipe atua de acordo com as etapas que você criou, você, como gerente de projeto, supervisiona e apoia o progresso da equipe:

  • Supervisionar, encorajar e celebrar a equipe enquanto ela executa o escopo do projeto
  • Gerenciando o progresso conforme ele acontece
  • Sugerir corre√ß√Ķes de curso ou mudan√ßas de cronograma
  • Gerenciando relacionamentos e correspond√™ncia com as partes interessadas
  • Documentar e registrar todos os problemas, altera√ß√Ķes e atualiza√ß√Ķes importantes

√Č mais f√°cil falar do que fazer, certo? ūüėÖ

Mas, como regra geral, se você simplesmente priorizar seus pessoas, processose comunicação, você estará em boa forma! Não importa o tipo de projeto, o gerenciamento eficaz dessas três áreas garante que o projeto permaneça no caminho certo, dentro do orçamento e atinja seus principais marcos.

Isso √© fundamental porque tamb√©m √© responsabilidade do gerente de projeto ajudar os membros a compensar o tempo perdido, redirecionar ou dinamizar se alguma parte do plano der errado ‚Äď tamb√©m conhecidas como lacunas de execu√ß√£o do projeto.

O que são lacunas na execução do projeto

Também conhecidas como lacunas estratégicas, as lacunas de execução do projeto acontecem quando o plano do projeto que você criou não sai conforme o esperado.

Quer o seu projeto tenha sido interrompido devido à falta de clareza, redução de prazos, diminuição de recursos ou mudança de metas, todos eles são considerados lacunas na execução do projeto.

Embora a falta de recursos seja a culpada pela maioria das lacunas ‚Äď incluindo or√ßamento, materiais e largura de banda ‚Äď existem alguns outros obst√°culos importantes a ter em conta antes da fase de execu√ß√£o do projeto:

  • Falta de apoio ou ades√£o de superiores ou partes interessadas
  • Cronogramas elevados ou irrealistas
  • Uma vis√£o de projeto indefinida
  • Falta de prioriza√ß√£o que leva a gargalos

E mais. ūüę£

Como gerente de projetos, pode ser dif√≠cil encontrar o equil√≠brio entre supervisionar a execu√ß√£o do projeto e evitar lacunas sem microgerenciar sua equipe ou ficar pairando sobre seus fluxos de trabalho. Em √ļltima an√°lise, isso √© improdutivo porque envia a mensagem de que os membros n√£o s√£o confi√°veis ‚Äč‚Äčpara gerenciar seu trabalho e, simplesmente, n√£o √© bom para o moral.

Estamos aqui para solucionar esse problema com 10 estratégias para ajudar os gerentes de projetos a contornar possíveis lacunas de execução e entregar projetos sem problemas.

B√īnus: Planejamento de Conting√™ncia

O que acontece durante uma fase de execução bem-sucedida do projeto?

  • Atribui√ß√£o de tarefas: O gerente de projeto atribui tarefas espec√≠ficas aos membros da equipe com base em suas habilidades e conhecimentos.
  • Implementa√ß√£o do trabalho: Os membros da equipe executam as tarefas atribu√≠das, seguindo o plano e o cronograma do projeto.
  • Acompanhamento do progresso: O gerente de projeto monitora o andamento de cada tarefa, garantindo que o trabalho esteja sendo conclu√≠do conforme planejado.
  • Comunica√ß√£o e colabora√ß√£o: Os membros da equipe se comunicam regularmente para compartilhar atualiza√ß√Ķes, enfrentar desafios e coordenar esfor√ßos.
  • Controle de qualidade: Processos de garantia de qualidade s√£o implementados para garantir que as entregas do projeto atendam aos padr√Ķes desejados.
  • Gerenciamento de riscos: A equipe do projeto identifica e aborda os riscos potenciais que podem surgir durante a execu√ß√£o para minimizar o seu impacto.
  • Gest√£o de recursos: O gerente do projeto garante que os recursos necess√°rios, como equipamentos, materiais e pessoal, estejam dispon√≠veis e sejam utilizados de forma eficaz.
  • Envolvimento das partes interessadas: A equipe do projeto mant√©m comunica√ß√£o regular com as partes interessadas, mantendo-as informadas e abordando quaisquer preocupa√ß√Ķes.
  • Mudar a gest√£o: Se ocorrerem altera√ß√Ķes no escopo ou nos requisitos do projeto, elas ser√£o documentadas, avaliadas e gerenciadas de acordo com os procedimentos estabelecidos.
  • Documenta√ß√£o e relat√≥rios: O progresso, os marcos e quaisquer problemas encontrados s√£o documentados e relatados √†s partes interessadas relevantes.
  • Resolu√ß√£o de problemas: A equipe do projeto identifica e resolve quaisquer problemas ou conflitos que surjam durante a execu√ß√£o, garantindo o bom andamento do projeto.
  • Monitoramento e ajuste cont√≠nuos: O gerente de projeto monitora continuamente o progresso do projeto, fazendo os ajustes necess√°rios para mant√™-lo no caminho certo.
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10 estratégias de execução de projetos

Há muitas etapas proativas a serem tomadas antes da fase de execução do projeto para preencher a lacuna entre quaisquer metas, estratégias ou tarefas desalinhadas. O segredo é implementá-los em seu processo de gerenciamento de projetos bem antes da hora de agir! Aqui estão 10 de nossas estratégias favoritas de execução de projetos de sucesso para manter sua equipe motivada, no caminho certo e sempre avançando.

1. Utilize software de gerenciamento de projetos

Se voc√™ est√° em d√ļvida se o software de gerenciamento de projetos √© necess√°rio para executar projetos com efic√°cia – √©.

Especialmente se voc√™ passa muito tempo se conectando com as partes interessadas, trabalhando com equipes multifuncionais ou gerenciando v√°rios projetos ao mesmo tempo, essas ferramentas ajudar√£o a trazer transpar√™ncia total do projeto para todos os envolvidos, sem a necessidade de enviar um √ļnico e-mail.

O software de gerenciamento de projetos √© essencial at√© mesmo para gerentes de projetos experientes supervisionarem o tempo, as cargas de trabalho, os projetos e sua sanidade da maneira mais produtiva poss√≠vel. Essas ferramentas foram projetadas para eliminar o trabalho intenso e agilizar os processos de planejamento de projetos por meio da automa√ß√£o do fluxo de trabalho, depend√™ncias de tarefas, interfaces de arrastar e soltar e muito mais. ūüėć

As melhores ferramentas de gerenciamento de projetos s√£o escalon√°veis, flex√≠veis e intuitivas ‚Äď portanto, n√£o importa o tamanho da sua equipe ou a complexidade do seu projeto, o software sempre gerar√° resultados. Os principais recursos espec√≠ficos a serem procurados em um software de gerenciamento de projetos de alta qualidade incluem:

Embora esses sejam apenas alguns de nossos recursos favoritos de gerenciamento de projetos, h√° mais para ficar de olho, dependendo da sua situa√ß√£o espec√≠fica. A facilidade de uso, o or√ßamento da sua equipe e as ferramentas nas quais voc√™ j√° investiu s√£o itens essenciais a serem considerados antes de escolher a solu√ß√£o certa. Mas nesta ind√ļstria em crescimento, √© importante saber que voc√™ tem muitas op√ß√Ķes!

2. Use modelos de planejamento e execução de projetos

Você pode encontrar um modelo para qualquer coisa hoje em dia.

Seriamente! N√£o √© nenhum segredo que toda ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos vem com um conjunto robusto de recursos a serem adotados. Em √ļltima an√°lise, esses recursos ser√£o seus melhores amigos. Mas no momento? Aprender uma nova ferramenta pode ser um processo por si s√≥. Os modelos eliminam esse problema com uma estrutura pr√©-constru√≠da e personaliz√°vel para iniciar o processo de execu√ß√£o do seu projeto da maneira mais produtiva poss√≠vel.

Além disso, os modelos são uma ótima maneira de mostrar para que os recursos do seu software de gerenciamento de projetos foram criados. Status predefinidos, tabelas quase completas, listas de tarefas de planejamento de projetos e documentos de ajuda são algumas das muitas maneiras pelas quais os modelos podem guiar sua equipe para o sucesso.

A melhor dica de template que podemos dar é começar aqui, com o Template de Plano de Execução de Projeto da Hive.

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Este Hive Doc para iniciantes vem com sete p√°ginas de se√ß√Ķes personaliz√°veis ‚Äč‚Äč‚Äč‚Äčpara definir estrat√©gica e completamente o escopo do projeto, metas, requisitos, cronograma, plano de comunica√ß√£o, e mais. √Č o recurso ideal para ajudar os gerentes de projeto a padronizar o processo de execu√ß√£o do projeto usando o editor de documentos din√Ęmico e colaborativo do Hive – e j√° mencionamos que √© gratuito? ūüíł

Aqui est√£o alguns dos recursos que mais amamos no Hive Docs:

E como o Hive Docs permanece atualizado automaticamente e salva seu hist√≥rico de vers√Ķes, seu modelo de execu√ß√£o de projeto sempre atuar√° como uma fonte confi√°vel de verdade para a equipe do projeto consultar a qualquer momento. ūüėć

3. Alinhe-se com as metas de execução do projeto

Não se trata apenas de chegar a um acordo sobre as entregas finais do projeto, trata-se de saber como o projeto se relaciona com a visão de longo prazo da sua organização.

Compreender o ‚Äúporqu√™‚ÄĚ do seu projeto manter√° a equipe do projeto alinhada com a estrat√©gia geral e garantir√° que as tarefas certas sejam priorizadas. A comunica√ß√£o clara come√ßa com o entendimento das coisas antes do in√≠cio da execu√ß√£o.

As reuni√Ķes iniciais do projeto, a defini√ß√£o de metas SMART e as atualiza√ß√Ķes de progresso s√£o √≥timas para promover a transpar√™ncia e a confian√ßa em toda a equipe quando se trata de atingir metas de curto e longo prazo. Al√©m disso, refor√ßa a colabora√ß√£o em todas as etapas do seu projeto, garantindo que cada membro da equipe n√£o fique preso em seus pr√≥prios silos, dia ap√≥s dia.

4. Seja inovador

Quando se trata de novas ideias, nunca h√° muitos cozinheiros na cozinha ‚Äď √© fundamental, como gerente de projeto, capacitar os membros para compartilharem suas id√©ias.

Os membros da sua equipe s√£o os que est√£o no centro de tudo ‚Äď navegando no roteiro, seguindo o cronograma e cumprindo suas promessas. Eles sabem do que est√£o falando!

Ao entrar na fase de execu√ß√£o, voc√™ pode hesitar em aceitar novas ideias por medo de comprometer a estrat√©gia que acabou de criar. Mas a articula√ß√£o √© uma parte natural do processo do projeto. Voc√™ e sua equipe compartilham os mesmos resultados, e ser√° importante para eles saberem que t√™m o poder de expressar seus pensamentos, sugest√Ķes e poss√≠veis preocupa√ß√Ķes enquanto ainda h√° tempo para fazer algo a respeito.

Formul√°rios de ideias, sess√Ķes de brainstorming e canais de comunica√ß√£o designados incentivam a discuss√£o aberta entre a equipe e mostram que voc√™ se preocupa com o que eles t√™m a dizer ao dar o primeiro passo. Em vez de simplesmente dizer a eles que voc√™ √© receptivo aos pensamentos deles, d√™-lhes a oportunidade de trazer ideias ou problemas que estejam enfrentando em qualquer ponto da fase de execu√ß√£o ‚Äď seu projeto sempre ser√° melhor no longo prazo.

5. Incentive o compartilhamento de ideias

Isso vale para os dois lados! Incentivar a equipe a compartilhar suas ideias é tão importante quanto garantir que eles se sintam ouvidos. Como gerente de projetos, você tem o poder de ajudar sua equipe a fazer mudanças positivas por meio de ideias. Seja receptivo e flexível com suas ideias, mesmo que sejam diferentes da estratégia original.

Al√©m disso, a equipe se sentir√° mais respons√°vel por seu trabalho se souber que suas opini√Ķes ser√£o levadas seriamente em considera√ß√£o durante todo o processo.

6. Delegar tarefas para execução do projeto

Ao contrário da crença popular, os gerentes de projetos não deveriam carregar o peso do mundo sobre os ombros. Eles já têm o suficiente com que se preocupar e, como líderes do projeto, delegar tarefas a outros membros promoverá o crescimento e a confiança, compartilhando a responsabilidade por toda a equipe.

Ao dividir até mesmo as pequenas responsabilidades, os gerentes de projeto têm mais tempo para compreender o panorama geral das coisas, incluindo o progresso do projeto, as cargas de trabalho da equipe e o status.

7. Incentive a colaboração da equipe

√Č responsabilidade do gerente de projeto manter todos informados, desde outros membros da equipe at√© as partes interessadas.

O discurso construtivo e aberto √© outra maneira pela qual o software de gerenciamento de projetos pode ajudar os gerentes a economizar tempo e ser mais eficientes em seus dias, mas nem sempre precisa ser reservado para reuni√Ķes e e-mails. Mantenha o status do seu projeto totalmente transparente, dando aos seus principais participantes acesso para visualizar, comentar ou at√© mesmo editar relat√≥rios de alto n√≠vel ou documentos de progresso conforme achar necess√°rio.

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8. Identifique dependências de tarefas

Saber quais tarefas devem ser concluídas em uma ordem específica ajuda os projetos a permanecerem no caminho certo e os recursos alocados adequadamente. Considerando que a maioria das lacunas estratégicas se resumem à falta de gerenciamento de recursos em algum nível, manter o controle das dependências das tarefas, dos marcos e do caminho crítico pode, às vezes, ser a diferença entre um projeto passar pela fase de execução.

9. Acompanhe o progresso da execução do projeto

√Č melhor optar por solu√ß√Ķes de gerenciamento de projetos mais visuais quando se trata de pain√©is, relat√≥rios e insights. Existem v√°rias maneiras de determinar o status geral do seu projeto, at√© mesmo no n√≠vel granular, ao usar o software certo.

Recursos como status de tarefas personalizados s√£o excelentes para obter rapidamente atualiza√ß√Ķes de tarefas individuais, mas para um progresso de alto n√≠vel, pain√©is, diagramas e quadros brancos digitais s√£o a escolha de todo gerente de projeto. Outra vantagem de usar formas de relat√≥rio altamente visuais √© que elas s√£o mais f√°ceis de ler e mais acess√≠veis para as partes interessadas, superiores e outros chefes de departamento entenderem rapidamente.

10. Revise os resultados com as partes interessadas

Seguir qualquer uma dessas estratégias leva a um melhor gerenciamento do tempo e ao aumento da produtividade, evitando lacunas de execução no gerenciamento de projetos. Então, o que você deve fazer com o tempo recém-descoberto que você economizou? Use-o para garantir que as principais partes interessadas estejam satisfeitas em cada etapa do processo!

Embora nem sempre seja necessário ou possível, a revisão das entregas do projeto com as partes interessadas durante a fase de execução garante que elas ficarão satisfeitas quando o projeto for dito e concluído. Além disso, faz você parecer bem!

Especialmente se você estiver trabalhando com novos clientes, esse gesto promove relacionamentos mais fortes com as partes interessadas e garante à sua equipe que eles estão caminhando na direção certa.

Como o software de gerenciamento de projetos ajuda na execução de projetos

Se voc√™ tirar alguma coisa deste guia, seja a import√Ęncia do software de gerenciamento de projetos din√Ęmico para agilizar e automatizar o processo de execu√ß√£o do projeto.

Investir seu tempo e recursos no software certo o ajudará a seguir todas essas 10 estratégias de execução com facilidade e eficiência, independentemente do tipo ou complexidade do seu projeto.

Com uma vasta biblioteca de modelos para complementar seu rico conjunto de recursos, Hive √© o software ideal para ajudar gerentes e equipes a executar projetos, agilizar processos e alinhar objetivos principais. √Č a √ļnica plataforma de produtividade poderosa o suficiente para centralizar seu trabalho entre aplicativos em um hub colaborativo.

E com recursos que incluem Hive Docs, Hive Whiteboards, m√ļltiplas visualiza√ß√Ķes e status personalizados dispon√≠veis em todos os planos de pre√ßos, Hive cria solu√ß√Ķes para equipes de qualquer or√ßamento. Inscreva-se no Hive hoje e comece a us√°-lo com a equipe sem nenhum custo.

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