Os gerentes de projeto são as pessoas indicadas para realizar as tarefas de maneira eficiente e eficaz. Eles garantem que os projetos permaneçam no caminho certo, que as equipes permaneçam coordenadas e que as metas sejam alcançadas. Mas o que é um bom gerente de projetos?
Um gerente de projeto bem-sucedido deve ter uma combinação de habilidades técnicas, de liderança e de comunicação. Abaixo estão 10 habilidades essenciais de gerenciamento de projetos que todos os grandes gerentes de projetos precisam possuir para ter sucesso:
1. Simplifica a comunicação
Bons gerentes de projeto são capazes de comunicar de forma clara e eficaz o que precisa ser feito e quando, para que todos os envolvidos saibam o que se espera deles. Isso inclui manter os membros da equipe informados sobre quaisquer alterações no projeto, bem como fornecer feedback e orientação.
O PMI diz que se esse nível de comunicação continuar, “existe o perigo de perder os resultados ou outros resultados.”
Ai. Muita comunicação pode ser ruim? Sim, quando não é sistematizado ou claro ou quando a sua “comunicação” consiste em alguns e-mails não encadeados. A capacidade de comunicação faz uma enorme diferença no sucesso ou fracasso de um projeto.
Você poderia pensar que gerentes de projetos eficazes saberiam como fazer isso com bons ferramentas de gerenciamento de projetos. Essa habilidade é uma habilidade de comunicação negligenciada.
Uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos como Clique para cima ajuda a agilizar a comunicação, fornece atualizações às partes interessadas/patrocinadores e delineia claramente quando o trabalho e as tarefas são devidos.
2. Positivo sobre o trabalho
Se o gerente de projeto achar que o trabalho não é razoável ou viável, como se sentirão os demais membros da equipe?
Um grande gerente de projetos tem a capacidade de compreender as prioridades da organização, traduzir esses valores para sua equipe de projeto e conectar como eles se relacionam com projetos e tarefas individuais. Esses gerentes de projeto também trabalham com a equipe nas estratégias para alcançar essa visão.
Para cumprir os prazos, prazos e manter o projeto dentro do cronograma, o gerente do projeto deve ser positivo em relação ao trabalho em questão, ajudando toda a equipe a alcançá-lo.
Equilibrar a positividade com a realidade sobre os riscos e as questões exige intuição e experiência, o que nos leva ao próximo ponto:
3. Resolve Problemas
Isto pode parecer óbvio, mas um bom gerente de projetos pode resolver problemas. E melhor ainda, eles estão capacitados para resolver desafios de gerenciamento de projetos. A resolução básica de problemas envolverá estas cinco etapas.
- Identifique o problema
- Determine as causas
- Gerar soluções
- Analise as soluções
- Tome uma atitude
Essas cinco etapas parecem simples, mas muitas vezes não reservamos tempo para executá-las com clareza. Podemos conhecer o problema, mas não avaliar de todos os ângulos ou documentar as ideias da equipe sobre o que fazer a seguir.
Isso pode significar pegar papel e caneta para realmente focar e pensar sobre o que aconteceu. Anote cada etapa do processo e anote ideias sobre o que funcionou e o que não funcionou em cada etapa.
Aqui está um exemplo de uso desta lista de verificação de gerenciamento de projetos para resolver um problema de funcionários:
Etapa um: identificar o problema
O funcionário está tendo dificuldade em cumprir seus prazos.
Etapa dois: determinar as causas
Eles têm muito trabalho a fazer e não têm tempo suficiente para concluir tudo.
Etapa três: gerar soluções
As possíveis soluções podem incluir delegar tarefas a outros membros da equipe, estabelecer prazos realistas ou usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciar melhor as cargas de trabalho.
Etapa quatro: analise as soluções
A análise das soluções envolverá pesar os prós e os contras de cada solução e determinar o que funciona melhor para cada membro da equipe.
Etapa cinco: agir
Depois de determinar qual solução é a melhor, é hora de agir e implementar um plano de gerenciamento de projetos bem-sucedido.
Seguir esta lista de verificação simples de solução de problemas pode transformar um gerente de projeto decente em um gerente confiável.
4. Permanece calmo
Bem, não está no mesmo nível de ser médico de emergência ou policial. Mas o gerente de projeto também precisa equilibrar as necessidades do projeto, juntamente com as prioridades organizacionais, os resultados da equipe e quaisquer contribuições pessoais que devam fazer. Sem mencionar quaisquer elementos frustrantes que possam estar fora do controle do gerente de projeto, como sistemas ou fluxos de trabalho desatualizados.
Isso pode ser estressante.
Mas um bom gestor de projetos tem a capacidade de dar um passo atrás, analisar as próximas opções e aprender lições mesmo em meio aos contratempos.
O gerente do projeto é quem deve limpar e abordar o projeto novamente – talvez de uma perspectiva diferente. Mas neste caso, o gestor do projeto tem que saber o que deu errado e não cometer o mesmo erro novamente. Um bom gerente de projeto deve ser capaz de identificar o que deu errado e oferecer soluções alternativas (ver ponto #3).
Mantenha a compostura e lidere bem. Colabore com sua equipe para encontrar a solução certa para todos.
5. Delega bem
Por que delegar bem é importante? Um gerente de projeto pode conseguir mais. Você pode assumir a função e contribuir por um tempo, mas, eventualmente, as demandas de seu tempo irão sobrecarregá-lo.
Na verdade, você conseguirá mais se capacitar as pessoas imediatamente.
“O limite máximo do que é possível aumentará somente com cada colaborador que você capacitar para contribuir com seu melhor trabalho para suas prioridades compartilhadas. Da mesma forma, seu poder diminui a cada iniciativa que você mantém desnecessariamente”, observa Jesse Sostrin, da PwC, no Revisão de negócios de Harvard.
Para esse fim, os gestores de projetos bem-sucedidos compreendem os pontos fortes e fracos das pessoas que gerem e depois utilizam e implementam os seus pontos fortes para aumentar a produção.
Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Hive ajuda a delegar com seu recurso de transparência, relatórios, detalhes e comentários. E sua hierarquia é fácil de usar – robusta o suficiente para equipes multifuncionais, mas com compartilhamentos de privacidade que podem ser personalizados para gerentes ou apenas para colaboradores selecionados.
6. Prioriza o trabalho
Cada item não pode ser a prioridade número um. Pela sua própria definição, algo tem que cair para o número dois. Um bom gerente de projeto entenderá como priorizar o trabalho para a equipe e então fazer a escolha certa.
A chave aqui? Entenda o que é urgente e importante e elimine o ruído. Um patrocinador ou parte interessada no projeto pode gritar sobre o mais rápido possível, mas um bom gerente de projeto mantém a calma e sabe como priorizar o que é mais importante.
Por que isso é importante? Porque tarefas importantes agregam valor. É o valor da matriz de Eisenhower. A matriz de Eisenhower é um sistema baseado em quadrantes onde as tarefas são separadas por sua importância e valor.
Depois de compreender a importância e o valor de cada tarefa, um bom gerente de projeto estimará o tempo envolvido em cada tarefa e, a partir daí, classificá-las-á por importância.
7. Colabora e ouve
Colaborar significa trabalhar em conjunto e, para fazer isso com sucesso, é fundamental ouvir ativamente. Não se pode colaborar sem ouvir e procurar compreender.
Se você estiver trabalhando com uma equipe de projeto de desenvolvimento e o código estiver falhando ou não conseguir passar no controle de qualidade, você deverá avaliar a situação antes de tirar uma conclusão. A ou duas perguntas iniciais podem não levar você à resposta exata que você precisa; em vez disso, você pode ter que usar abordagens diferentes para encontrar a solução.
Trabalhar juntos ajuda você a experimentar coisas novas, experimentar e encontrar uma solução futura.
Um bom gerente de projeto incentivará isso Colaboração em equipe e criar um ambiente edificante, em vez de isolar cada pessoa no seu próprio silo.
Boas ferramentas – como Clique para cima e essas outras ferramentas de colaboração online podem ajudá-lo a realizar esse trabalho.
Por ter um conjunto transparente de projetos e tarefas, os membros da equipe podem ver o que precisam fazer e as datas em que precisam concluí-los. Boas ferramentas de colaboração devem promover a produtividade e não prejudicá-la.
8. Gerencia o tempo
Uma das principais funções de um gerente de projeto é garantir que a equipe cumpra os prazos e acompanhe o cronograma do projeto.
Isso não significa monitorar cada minuto gasto em tarefas ou microgerenciar cada movimento (isso seria um pesadelo), mas sim entender o que precisa ser feito e quando deve ser concluído.
O gerenciamento do tempo também inclui acompanhar o que está acontecendo no momento e quais recursos estão disponíveis para quais tarefas. É aqui que uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Hive brilha, porque você pode dividir o trabalho em partes gerenciáveis que alimentam os objetivos maiores da sua equipe.
9. Foco nas partes interessadas
Uma parte interessada é qualquer pessoa que impacta ou é impactada pelo seu projeto e seus resultados.
Essas pessoas têm interesse no que você está fazendo, então você precisa ter certeza de que elas estão atualizadas com o que está acontecendo. Um bom gerente de projeto manterá as partes interessadas informadas, mas também explicará o que é necessário para entregar o que procuram.
Isso é o que um bom gerente de projeto faz: ele constrói relacionamentos com as partes interessadas e os membros da equipe. Dessa forma, quando surgirem mudanças ou desafios, o PM poderá tomar a iniciativa antes que se torne um problema maior.
10. Motivador
Finalmente, um bom gerente de projeto deve compreender o que é possível e quais são os limites.
Quando se deparam com um desafio, devem ser criativos o suficiente para conceber as suas próprias soluções e formas de enfrentá-lo. Eles também devem pensar fora da caixa quando se trata de gerenciamento de projetos, a fim de acompanhar os tempos. Veja o que a nova tecnologia pode fazer para tornar o projeto mais rápido e melhor.
Gerentes de projetos inovadores e criativos são o que impulsionam os projetos. Eles apresentam soluções para problemas que as pessoas não sabiam que existiam e encontram maneiras de tornar possível o que antes era impossível.
Estas dicas e técnicas de gerenciamento de tempo ajudarão:
Torne-se um ótimo gerente de projetos para sua equipe
Gerentes de projeto eficazes sabem o que é necessário para transformar um projeto enfadonho em um projeto verdadeiramente bem-sucedido. Isso requer uma combinação de habilidades interpessoais, gerenciamento e liderança, juntamente com o conjunto de habilidades técnicas certas para priorizar o trabalho e tomar as decisões corretas.
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