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Os 10 principais modelos de funções e responsabilidades para delinear trabalhos

Contratar uma equipe de especialistas não garante o sucesso se você não estabelecer com precisão as funções e responsabilidades da equipe. 🧑‍🤝‍🧑

Definições de trabalho inadequadas podem levar a mal-entendidos, foco reduzido, entregas malfeitas, sobreposições de trabalho, utilização inadequada de recursos e insatisfação dos funcionários. De acordo com uma pesquisa realizada Efetivo75% dos funcionários com clareza de função relatam melhores níveis de satisfação no trabalho.

Definir funções, responsabilidades e até procedimentos faz parte do manual de todo líder. Mas o processo pode ser exaustivo e demorado, especialmente se você dirige uma equipe grande. Felizmente, você não precisa começar do zero, graças aos modelos de funções e responsabilidades.

Discutiremos o 10 principais modelos para estabelecer funções e fluxos hierárquicos dentro de sua organização. Nossas análises nítidas ajudarão você a encontrar o modelo certo rapidamente!

10 modelos de funções e responsabilidades bem definidas para estabelecer responsabilidades

O que é um modelo de funções e responsabilidades?

O sucesso de qualquer empresa, independentemente da sua dimensão e ramo de atuação, depende da forma como os seus colaboradores compreendem e desempenham as suas funções. Líderes e gerentes de RH podem usar um modelo de funções e responsabilidades para apresentar uma gama completa de deveres, responsabilidades de trabalho e expectativas de entrega para a função.

Isso é seções padrão normalmente vêm com diretrizes para ajudá-lo a esclarecer:

  1. O cargo com as competências e habilidades desejadas
  2. Departamento(s) de relatórios ou gerentes de projeto para alinhar com
  3. Fluxos de comunicação hierárquica (ou seja, a quem o funcionário se reporta)
  4. Uma análise das principais responsabilidades e funções de outros membros da equipe
  5. KPIs e métricas para avaliação

Um modelo de responsabilidade ajuda você a projetar tarefas de trabalho de acordo com metas e objetivos da equipe. Além de evitar falhas de comunicação, é útil para:

  • Avaliação de desempenho: as métricas de desempenho definidas ajudam a medir o desempenho dos membros da equipe em relação às funções marcadas
  • RH: Descrições de cargos objetivas ajudam o departamento de RH a encontrar contratações adequadas
  • Desenvolvimento de funcionário: Colegas de equipe conscientes dos deveres têm maior probabilidade de desenvolver suas habilidades e participar de processos de tomada de decisão com confiança
  • Baixa rotatividade: Papéis claramente definidos eliminam o elemento de confusão da equação, promovendo uma sensação de segurança no emprego e reduzindo a rotatividade de funcionários

O que constitui um bom modelo de funções e responsabilidades?

Um bom modelo de funções e responsabilidades deve ter as seguintes características:

  1. Estrutura clara: O modelo deve ser fácil de seguir e ter seções claras que discutem vários aspectos de uma função, desde responsabilidades até predefinições hierárquicas
  2. Monitoramento do progresso: muitos modelos principais oferecem opções para acompanhar o progresso dos funcionários, tornando o documento útil para exercícios de avaliação
  3. Recursos de personalização: Como o perfil do cargo pode mudar devido a eventos de expansão ou reestruturação, o modelo deve ter espaço para atualizações de seção sem esforço
  4. Acessibilidade: Colegas de equipe relevantes, como avaliadores de desempenho e líderes de equipe, devem poder acessar o documento
  5. Apoio colaborativo: O modelo deve permitir contribuições de diferentes chefes de projeto, especialmente se o trabalho envolver funções que abrangem vários departamentos

10 modelos de funções e responsabilidades para usar em 2023

Verificamos dezenas de modelos de funções e responsabilidades e selecionou os 10 primeiros opções que podem ser aplicadas a uma variedade de funções modernas. Vamos direto ao assunto! 🤩

1. Modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos Hive

O sucesso de qualquer projeto depende da organização – deve haver uma descrição clara de quem faz o quê, como e quando. O modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos Hive ajuda você a criar um resumo conciso, porém abrangente, de cada envolvimento do funcionário em um projeto e garantir a máxima transparência.

O encanto do modelo reside na sua versatilidade—pode ser usado em todos os nichos, desde o desenvolvimento de software de IA até a fabricação de bonecas Barbie. 💗

Suas seções cuidadosamente criadas ajudam você a definir funções, atribuir responsabilidades e planejar projetos. Você começa com um geral Nome do Projeto seção descrevendo as metas e objetivos do seu projeto.

Algumas seções dignas de nota para projetos incluem:

  • Conheça o time: é aqui que você mencionará as pessoas envolvidas no projeto e discutirá suas responsabilidades. Você pode ser tão detalhado quanto quiser – não há limite máximo de caracteres com que se preocupar!
  • Cronograma do projeto: Divida o trabalho em partes (tarefas) menores e mais fáceis de gerenciar, defina metas e represente-as em uma linha do tempo
  • Orçamento e Recursos: Estime quanto custará cada atividade e deixe espaço para apresentar as despesas gerais reais. Você pode comparar os dois para a alocação adequada de recursos no futuro
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Anexe o modelo às tarefas e crie um repositório centralizado de informações do projeto para sua equipe. Você pode use este modelo como um documento externo— compartilhe-o com suas partes interessadas e parceiros para informá-los sobre seus projetos mais recentes, apresentá-los à sua equipe e mantê-los informados sobre as atualizações.

2. Funções Hive e modelo de matriz de permissão

Definir as responsabilidades de cada indivíduo da sua equipe não é suficiente – você precisa delinear como diferentes papéis interagem entre si e explique o nível de acesso e permissões de cada funcionário.

Faça isso com o modelo de matriz de permissões e funções Hive e garanta um trabalho em equipe eficiente e uma comunicação de alto nível que flua na direção certa. 🌊

O modelo garante que cada membro da equipe saiba a quem se reporta e evita confusões, definindo uma cadeia de comando hierárquica transparente. Oferece duas visualizações de lista (Tarefas Internas e Tarefas Externas) e um Visualização do quadro (Tarefas do Departamento).

O Visualização Tarefas Internas define tarefas juntamente com as funções internas necessárias para fluxos de trabalho baseados em aprovação. Forneça informações sobre o departamento (como Vendas, Operações ou Marketing) e marque as funções envolvidas em uma tarefa. Determine o responsável e deixe comentários adicionais no campo Observações. O Visualização Tarefas Externas é semelhante ao anterior, só que neste caso o foco está em funções externas como atacadistas, freelancers e varejistas.

O Visualização de Tarefas do Departamento é um quadro Kanban onde as tarefas das visualizações anteriores são exibidas como cartões e agrupadas pelo departamento responsável (como Marketing, RH ou Atendimento ao Cliente). Use-o para visualizar as cargas de trabalho da equipe.

O modelo oferece vários cargos por padrão, como CEO, vice-presidente, líder de equipe e chefe de RH, mas você pode atualizar o banco de dados para alinhá-lo à estrutura da sua empresa.

3. Modelo de matriz de controle de acesso baseado em função Hive

A implementação de protocolos de segurança é uma parte crítica da proteção dos ativos digitais de uma organização, mas pode ser cansativo definir os níveis de acesso dos funcionários. O modelo de matriz de controle de acesso baseado em função Hive simplifica o processo de atribuição de controles de acesso adequados.

O modelo foi projetado mantendo o controle de acesso baseado em função (RBAC) abordagem em mente. Você pode definir o nível de acesso de cada funcionário a informações confidenciais para evitar violações de segurança e melhorar os processos de tomada de decisão baseados em dados.

Este modelo ajuda principalmente a definir esses protocolos com a ajuda de três visualizações.

A visão mais útil é a Visualização da Matriz de Controle de Acesso. É aqui que você define itens específicos para sua linha de trabalho e personaliza os níveis de acesso de cada um. Hive fornece sete níveis de controle de acesso:

  1. Autorizar
  2. Criar
  3. Visualizar
  4. Atualizar
  5. Reverter
  6. Excluir
  7. Configurar

Escolha o que cada função de usuário pode fazer com itens específicos selecionando um ou mais níveis de controle de acesso na lista suspensa.

O outras duas visualizações (Visualização Usuários Externos e Usuários Internos) permite ver tarefas agrupadas de acordo com o tipo de função. Personalize as funções com base na hierarquia da sua organização.

4. Modelo de matriz de atribuição de responsabilidade Hive

Uma matriz de atribuição de responsabilidades (RAM) é um gráfico de gerenciamento de projetos que descreve as funções de todas as pessoas envolvidas em uma iniciativa. O modelo de matriz de atribuição de responsabilidades do Hive configura um gráfico pronto que ajuda a visualizar como cada membro da equipe contribui para um projeto.

Este é um modelo de quadro branco. Para os não iniciados, os Hive Whiteboards são altamente personalizáveis ferramentas digitais ideais para visualizar ideias, fazer brainstorming e trabalhar com sua equipe em tempo real, independentemente de sua localização.

Este modelo oferece uma Quadro branco com um design especializado matriz. Suas colunas representam processos diferentes, enquanto as linhas mostram funcionários individuais. Basta baixar o modelo gratuito e renomear os nomes das colunas e linhas de acordo com sua necessidade.

Adicione um toque visual à sua RAM com a ajuda de emojis. Por padrão, Hive oferece quatro emojis para descrever quem é:

  1. Responsável ⚒️
  2. Responsável 🦾
  3. Consultado 💼
  4. Informado 🤳
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Depois de concluída, a grade visual se torna uma fonte comum de identificação de pessoal-chave e exercícios de comunicação.

5. Modelo de matriz Hive RACI

Você adivinhou: o modelo de matriz Hive RACI é baseado no RACI (Responsável, Responsável, Consultado e Informado) matriz. Fundamentalmente, é semelhante em espírito ao modelo anterior que discutimos. Mas este tem um design mais complexo para suportar o monitoramento de tarefas.

Usar o modelo é bastante simples, mesmo se você for novo na filosofia RACI. Recomendamos começar pelo Visualização de matriz—é aqui que você atribuirá funções de equipe aos quatro elementos RACI. Edite as funções de acordo com a estrutura da sua empresa.

O modelo oferece diferentes configurações de visualização para monitorar as tarefas. Por exemplo, o Status do projeto view é ideal para definir prazos realistas e monitorar o andamento de cada tarefa. Você pode criar e atribuir tarefas para cada função e adicionar atributos de status como Bloqueado, Concluído, Em andamento, Revisão interna e A fazer.

O Equipe do Projeto é mais apropriada para rastrear atribuições de tarefas individuais. O Liderança de Projeto A visualização oferece aos membros da sua equipe uma visão rápida sobre quem é responsável por uma tarefa ou subtarefa específica. Quanto ao Recurso Externo view, ele compila todos os ativos externos necessários para entregar seu trabalho.

6. Modelo de modelo Hive DACI

O modelo DACI é uma estrutura de tomada de decisão baseada na atribuição de funções específicas aos membros da equipe para acelerar e agilizar processos e evitar confusão. ‘DACI’ é um acrônimo para Motorista, Aprovador, Colaborador e Informado. O modelo de modelo Hive DACI segue esta estrutura para o T.

Suas múltiplas visualizações permitem atribuir os rótulos certos à sua equipe e mapear a linha de responsabilidade. Comece com o Visualização de lista DACI para adicionar tarefas aos membros da equipe, definir um status de prioridade e a etapa de tomada de decisão. Outras visualizações práticas incluem:

  • Visualização de prioridades: Para definir quais tarefas devem ser concluídas primeiro. Você pode adicionar notas para explicações adicionais ou dicas valiosas
  • Visualização da placa DACI: Este é um quadro Kanban que exibe tarefas da visualização Lista DACI como cartões. Ele classifica os cartões de tarefas com base no estágio de tomada de decisão (como Fundo, Coleta de dadose Alternativas). Altere os critérios de classificação pressionando o botão Agrupar por botão no canto superior direito da tela
  • Visualização do quadro: Este quadro Kanban classifica as tarefas com base em seu status, que pode ser não foi iniciado, Em andamentoe Completo

Como outros modelos Hive, este é 100% personalizável— personalize seus campos personalizados, adicione novas visualizações e edite seções para garantir que seu exercício DACI esteja alinhado ao seu negócio.

7. Modelo de planejamento Hive RACI

Se você adora layouts RACI para definir funções de equipe, temos outra opção excelente para você! O modelo de planejamento Hive RACI pode ser a sua escolha para fornecer clareza de funções, visualizar e melhorar processos e identificar as pessoas responsáveis ​​por concluir tarefas, dar conselhos ou tomar decisões.

Este é um modelo de documento e não vem com múltiplas visualizações, mas isso não o torna menos valioso. É uma ferramenta ideal para líderes que desejam crie um esboço visual de fonte única de atividades do projeto e funções de usuário. Como é baseado na abordagem RACI, você categoriza os usuários com base nas seguintes categorias:

  1. Responsável: Este é o proprietário da tarefa, a pessoa responsável pela conclusão
  2. Responsável: Para usuários que se espera que participem da tomada de decisão central
  3. Consultado: use esta classificação para usuários que oferecem informações, mas não participam da tomada de decisões. Eles não serão responsáveis ​​pela conclusão ou sucesso do projeto
  4. Informado: destina-se a usuários que se mantêm atualizados sobre o andamento do projeto, mas normalmente não participam da tomada de decisões

Este modelo oferece uma tabela com cargos e atividades do projeto. Determine a função de cada pessoa envolvida no projeto colocando R, A, C ou I no campo correspondente. Codifique os campos por cores para facilitar a distinção e compartilhe a tabela com sua equipe para manter todos na mesma página.

8. Modelo SOP de responsabilidade do trabalho Hive

Para a maioria das empresas, os procedimentos operacionais padrão (SOPs) são os mapas do tesouro para o sucesso. 🪙

O modelo SOP de responsabilidade do trabalho Hive permite criar um SOP detalhado baseado em função. Pode conter instruções sobre como concluir diferentes tarefas, manter um trabalho de qualidade e ser eficiente. O modelo garante que seus funcionários adotem uma abordagem padronizada em seu trabalho, minimizando o risco de erros.

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O modelo SOP oferece seções pré-fabricadas com textos padrão da indústria para definir POPs em alto e bom som. Preencha as seções de propósito, escopo e procedimento e adicione recursos extras na parte inferior do documento (se necessário).

Se você é novo na escrita de SOPs, siga o guia integrado do modelo para prosseguir. Você pode facilmente delinear cadeias de delegação e incluir precursores de comunicação que espera que sejam seguidos.

Para tornar seu SOP mais orientado para a ação, ajuste a seção de propósito do modelo e use-a como uma declaração de trabalho (SOW). Defina ainda mais o SOW adicionando o escopo do projeto, os objetivos, os cronogramas e as entregas do projeto e explicando quem faz o quê e quando.

9. Modelo de descrição de trabalho do Microsoft Word da Betterteam

Tem uma vaga aberta para preencher? O modelo de descrição de cargo do Microsoft Word da Betterteam ajuda a descrever o cargo em detalhes por meio de uma estrutura organizada.

Você tem quatro seções—Relatórios para, visão geral do trabalho, responsabilidades e deveres e qualificações. Cada seção vem com orientações sobre o que escrever e como. Por exemplo, na parte Qualificações, o modelo instrui você a incluir marcadores como nível de escolaridade, experiência ou habilidades específicas que você procura para atrair candidatos adequados.

O formato Microsoft Word do modelo torna-o 100% personalizável. Adicione seções extras, altere fontes e ajuste o modelo para combinar com a marca da sua empresa.

10. Modelo de funções e responsabilidades do Microsoft Word por Template.net

Aumente a clareza sobre os cargos em sua empresa e facilite a transparência das funções com o modelo de funções e responsabilidades do Microsoft Word da Template.net.

O modelo fornece o estrutura perfeita para criar anúncios de emprego—define o cargo, tipo de cargo, departamento e cadeia de comando. A essência do modelo se concentra em definir uma descrição detalhada do trabalho. É aqui que você inclui todas as informações sobre o trabalho que o ajudarão a atrair os candidatos certos.

O modelo de documento de funções e responsabilidades é disponível em formato Microsoft Word e Google Docs, para que você possa escolher o que preferir. Embora possa não oferecer opções avançadas de colaboração e visualização, o modelo é ideal para quem deseja uma solução sem sinos e assobios. 🔔

Você pode ajustar suas seções para obter os resultados desejados. Por exemplo, inclua uma seção sobre habilidades especiais que o trabalho exige, seja possuir um certificado específico ou falar uma língua estrangeira.

Construa sua equipe perfeita com estes modelos de funções e responsabilidades

Equipes perfeitas não são formadas aleatoriamente – elas são formadas com cuidado.

Sem funções e responsabilidades definidas para os funcionários, sua empresa é como um navio no mar sem bússola e com um convés cheio de marinheiros não treinados. Não importa o quanto tentem, o navio nunca chegará ao seu destino. ⛴️

Use nossos modelos listados para orientar sua equipe e aproveitar ao máximo suas habilidades. Explorar 1Mais de .000 outros modelos na biblioteca do Hive e encontre ferramentas para oferecer suporte a vários processos de negócios em um instante!

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