As expectativas dos clientes, a natureza imprevisível dos ambientes de trabalho modernos e os recursos limitados tornam o gerenciamento de clientes, de sua equipe e de projetos desafiador.
Assim, os gestores de projetos tornaram-se uma parte essencial de quase todos os negócios, independentemente do seu tamanho ou setor, para gerir projetos e facilitar a comunicação entre a equipa cliente e o cliente.
Neste artigo, explicaremos o que é o triângulo de gerenciamento de projetos, como ele funciona, por que funciona e como você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar a implementar esse triângulo em sua função como gerente de projetos.
O que é o Triângulo de Gerenciamento de Projetos e como ele funciona?
Após décadas de pesquisa dedicada às melhores práticas de gerenciamento de projetos, um dos pilares fundamentais do trabalho passou a ser conhecido como Triângulo de gerenciamento de projetos (PMT).
O PMT, também conhecido como Triângulo Dourado, Triângulo de Ferro e Triângulo de Restrições Triplas, é a arma secreta no arsenal do gerente de projeto, pois fornece um auxílio visual e uma estrutura conceitual e prática para um gerenciamento bem-sucedido.
O Triângulo de Gerenciamento de Projetos existe desde 1950 e continua a evoluir. Hoje, existe uma versão britânica, bem como uma versão americana (sendo esta última o nosso foco), bem como algo chamado Agile Triangle reconstruído especificamente para equipes Agile. No entanto, 70 anos depois, os princípios fundamentais do Triângulo de Ferro permanecem os mesmos e tão eficazes hoje como eram no seu início.
Agora, vamos ver como funciona.
O Triângulo Dourado do gerenciamento de projetos é um auxílio visual com um triângulo cujos três lados representam as três principais restrições que afetam a qualidade geral do produto final de um projeto (representado pelo espaço plano no meio do triângulo).
Aqui estão os três elementos de um Triângulo de Projeto:
- Custo
- Tempo
- Escopo
É função do gerente de projeto gerenciar esses três fatores, pois eles afetam a equipe do projeto, a qualidade do produto final e, em última análise, o sucesso do projeto.
O PMT funciona porque demonstra como esses três fatores estão ligados à simplicidade, o que o torna ideal para a comunicação com o cliente. Cada projeto é estabelecido com um orçamento (custo), um prazo (custo) e uma meta final de tamanho, magnitude e complexidade variados (escopo do projeto).
Este triângulo também representa o equilíbrio que deve ser mantido entre as restrições triplas. Por outras palavras, se uma variável mudar, devem ser feitos ajustes nas outras duas para restaurar o equilíbrio.
Por exemplo, se um prazo for prorrogado e diminuir o tempo disponível, então os custos deverão ser aumentados ou o escopo reduzido para garantir que o novo prazo seja cumprido e que o produto permaneça com qualidade.
As triplas restrições do triângulo de gerenciamento de projetos
O PMT também é chamado de Triângulo de Ferro porque os três lados diferentes (tempo, custo do projeto, escopo) podem ser considerados como exercendo forças opostas entre si.
Em outras palavras, os pontos do PMT gravitarão naturalmente para longe uns dos outros. Por exemplo, se ocorrer um aumento no escopo ou se os custos começarem a subir, o triângulo se tornará desproporcional e quebrará, e a qualidade nele contida será perdida.
Para uma execução bem-sucedida do projeto, o gerente do projeto precisa negociar cuidadosamente a relação entre as restrições triplas para manter um triângulo forte e rígido. No entanto, existem tipos específicos de relações entre certas restrições que não podem ser alteradas:
- Relação diretamente proporcional
- Relação inversamente proporcional
É importante saber a diferença entre os dois.
A relação entre escopo e custo e tempo é diretamente proporcional. Se você aumentar o escopo de um projeto, o custo e/ou tempo também será tem que aumentar. Da mesma forma, se você decidir diminuir o escopo de um projeto, haverá espaço para uma diminuição paralela de custo e/ou tempo.
A relação entre custo e tempo, no entanto, é inversamente proporcional. Estas duas restrições devem ser equilibradas movendo-as em direções opostas.
Por exemplo, se você reduzir o orçamento de um projeto, terá que adiar (aumentar) o prazo. Da mesma forma, se você enfrentasse repentinamente uma crise de tempo, os custos teriam que ser aumentados para atender às novas demandas.
Vamos decompor cada restrição um pouco mais.
1. Tempo
As restrições de tempo impostas a um projeto costumam ser as mais difíceis de controlar e podem até estar fora de seu controle desde o início. O tempo, no triângulo do projeto, quase sempre se refere principalmente ao prazo estabelecido pelo cliente. É a data em que eles desejam ter em mãos as entregas finalizadas do projeto.
No entanto, existem muitos outros elementos que também contribuem para a restrição de tempo da qual o gestor do projeto deve estar ciente.
O tempo também inclui o seguinte:
- O número de horas que sua equipe precisará gastar no trabalho
- O prazo entre cada marco individual do projeto
- O tempo base necessário para concluir determinados processos
- O tempo adicional necessário como buffer de segurança
Fatores como o tempo de entrega de recursos e materiais influenciam o gerenciamento da primeira restrição do Triângulo de Ferro.
Mesmo que o prazo estabelecido permaneça fixo, atrasos ou perturbações em outros elementos dentro da restrição de tempo exigirão ajustes no custo ou no escopo para reequilibrar o projeto e garantir o seu sucesso.
Aqui está uma rápida olhada em algumas das ocorrências mais comuns que podem impactar a restrição de tempo de um projeto:
- Atrasos na entrega de recursos e materiais de fornecedores terceirizados
- A adição de novas entregas ao escopo de um projeto pelo cliente
- Má estimativa do tempo necessário para determinadas tarefas ou marcos do projeto
- Doença ou ausência de membros importantes da equipe
Embora o PMT exija que os gerentes de projeto equilibrem as três restrições para funcionar com sucesso, também é importante lembrar que há coisas que você pode fazer de forma proativa para minimizar interrupções de tempo e administrar melhor o tempo. Esses incluem:
- Canalizar recursos e talentos adicionais para uma tarefa para concluí-la mais rapidamente
- Reavaliando a necessidade do seu cronograma de tarefas e removendo aquelas que não são mais necessárias
- Montar uma equipe que possa realizar multitarefas com competência
- Triagem de suas tarefas de acordo com o talento da equipe (ou seja, atribuir as tarefas mais complexas aos trabalhadores mais qualificados)
- Gerenciando as expectativas de prazo dos clientes desde o início
2. Custo
Quase todos os projetos terão um orçamento definido no início do trabalho. Como gerente de projeto, você será frequentemente responsável por estabelecer esse orçamento com base nos custos percebidos e estimados relacionados a diversos fatores diferentes, incluindo matérias-primas, instalações, estoque, equipamentos, ferramentas e talentos (equipe).
Um bom orçamento é realista e leva em conta a carteira do cliente, enquanto um orçamento ruim não consegue acompanhar seus KPIs financeiros e é superado nas primeiras mudanças de tempo e/ou escopo.
Porém, nem sempre cabe a você, como gerente de projeto, sugerir um orçamento. Muitas vezes, o cliente estabelece o orçamento.
Por exemplo, um cliente que se aproxima de uma oficina mecânica personalizada para reformar o carro antigo de seu pai pode estar disposto a gastar apenas US$ 20.000. Isso deixa a cargo do gerente de projeto da oficina manipular o escopo e o prazo do projeto para atender às demandas orçamentárias do cliente.
Se neste cenário o cliente também definir o prazo (e digamos que o prazo seja apertado), então o gerente do projeto terá que fazer restrições severas no escopo geral da reforma para promover um equilíbrio entre tempo e custo.
Infelizmente, existem outros fatores que podem influenciar o custo e o sucesso do projeto. Aqui está uma lista de fatores comuns que afetam negativamente a restrição de custos de um projeto:
- Mudanças repentinas no preço das matérias-primas
- Custos adicionais de recrutamento após mudanças na equipe
- Requisitos adicionais de treinamento por parte da equipe para tarefas especializadas do projeto
- Novas entregas sendo adicionadas ao escopo do projeto por um cliente
Aqui estão algumas coisas que você, como gerente de projeto, pode fazer para gerenciar melhor os custos:
- Aprenda como alocar (e realocar) recursos de maneira eficaz entre cada tarefa e marco do projeto
- Negocie seus custos com empreiteiros e fornecedores para reduzi-los ao máximo possível
- Considere alternativas de baixo custo para recursos caros
- Reduza o escopo do projeto removendo tarefas desnecessárias
Use estes modelos de propostas de orçamento!
3. Escopo
O escopo se refere ao tamanho geral do projeto. É a restrição que é mais difícil de definir, mas talvez possa ser considerada simplesmente como a visão final do cliente.
Muitos fatores diferentes influenciam o escopo ou tamanho de um projeto. Isso inclui o seguinte:
- A qualidade geral do projeto
- Sua complexidade, o número ou tamanho de suas entregas
- O nível de detalhe necessário
- O número de recursos que o produto final terá
- A capacidade desse produto final (por exemplo, o número de festivaleiros que um local pop-up pode acomodar)
Essencialmente, quanto mais complexo e envolvente for um projeto (digamos, o lançamento de um novo satélite ao espaço), maior será o seu escopo e mais tempo e recursos terão de ser alocados para manter o equilíbrio do triângulo do projeto.
Em contraste, quanto mais simples, direto e testado for um projeto (digamos, construir um modelo de satélite para um filme ambientado no espaço), menor será seu escopo e menos tempo e recursos o projeto precisará para alcançar. sucesso do projeto.
Muitas vezes, o escopo é a variável que pode ser ajustada com mais flexibilidade para levar em conta alterações imprevistas e inevitáveis feitas pelo cliente ou por terceiros.
A restrição de escopo do Triângulo de Gerenciamento de Projetos pode ser afetada por muitas coisas, incluindo:
- Adição de entregas pelo cliente
- Oportunista
- Redução no orçamento do cliente
- Uma mudança no prazo do projeto
- Mau planejamento dos requisitos do projeto no início
Alguns dos métodos que você pode usar como gerente de projeto para manter o escopo de um projeto são:
Os benefícios de usar um triângulo de gerenciamento de projetos
O Triângulo de Gerenciamento de Projetos não é apenas uma forma de pensar sobre planejamento e gerenciamento de projetos; é uma ferramenta comprovadamente útil com a qual você pode ser um gerente de projeto mais bem-sucedido.
A beleza do triângulo do projeto é que ele oferece flexibilidade, entre outros benefícios, incluindo:
1. Comunicação com o cliente
Os clientes podem chegar até você com uma visão clara o suficiente, mas isso não significa que eles necessariamente estarão cientes das inúmeras complexidades, como sua linha de fornecimento para requisitos de treinamento especializado. Você pode usar o Triângulo de Gerenciamento de Projetos como um auxílio visual claro e conciso para ajudar na integração do cliente e para apreciar melhor a interação entre orçamento, escopo e prazo.
2. Mudar a gestão
Um triângulo de projeto permite que você veja e atue com eficiência em quaisquer alterações em uma das três restrições do projeto. Usar o PMT no gerenciamento de projetos permite criar planos abrangentes de gerenciamento de mudanças, garantindo que sua equipe esteja preparada e resiliente às mudanças.
3. Esclarecimento prioritário
Estar ciente do push-pull entre as três restrições de custo, tempo e escopo permite que você estabeleça rapidamente as principais prioridades de qualquer projeto. Isso permitirá que você reconheça imediatamente seus KPIs ou marcos para ajudá-lo a entender claramente o que você e cada membro da equipe devem atingir para manter a qualidade do produto final e garantir o sucesso do projeto.
4. Redução de risco
O Triângulo de Gerenciamento de Projetos reduz o risco geral de fracasso do projeto. Ao gerenciar as expectativas do cliente, garantir que mudanças inesperadas nas principais restrições possam ser facilmente absorvidas e definir prioridades claras para o escopo do projeto com um PMT, os gerentes de projeto podem controlar melhor o projeto e ajustá-lo adequadamente.
O que é um Triângulo Ágil?
Semelhante em design e função ao Triângulo de Gerenciamento de Projetos, as equipes e profissionais ágeis desenvolveram sua própria abordagem sobre ele, que chamam de Triângulo de Gerenciamento de Projetos. Triângulo Ágil.
A motivação por trás da criação do Triângulo Ágil foi criar mais flexibilidade. O tradicional Triângulo de Gerenciamento de Projetos era muito rígido e poderia ser sensível a mudanças dentro das restrições triplas.
No Triângulo Ágil, os três lados (ou pontos) são rotulados: Valor, Qualidade e Restrições. Observe que aqui todo o Triângulo de Gerenciamento de Projetos foi confinado a apenas um lado ou canto do Triângulo Ágil.
O benefício do Triângulo Ágil é que ele dá maior peso à qualidade do projeto e ao valor do produto final do projeto para o cliente. As restrições, embora ainda existam três, tornam-se um fator singular no gerenciamento geral de um projeto.
Por exemplo, se uma equipe estiver desenvolvendo um aplicativo usando o Triângulo Ágil para gerenciamento de projetos e o cliente quiser aumentar o número de funções que o usuário final pode concluir com o aplicativo (ou seja, aumentar o valor), o gerente do projeto terá que diminuir a qualidade geral do aplicativo e/ou aumentar algumas ou todas as restrições (mais dinheiro, mais tempo, maior escopo).
Implementando o Triângulo de Gerenciamento de Projetos
Então, você chegou até aqui. Mas conhecer a teoria por trás do Triângulo de Gerenciamento de Projetos e ser capaz de colocar essa teoria em prática são duas coisas diferentes.
Dominar o PMT e todos os benefícios associados pode levar anos e é algo que muitas pessoas estudam na universidade ou faculdade para obter diplomas em administração, gestão, empreendedorismo e finanças.
Passaremos esta seção discutindo como você pode aplicar seu conhecimento teórico recém-adquirido ao mundo real dos negócios e do gerenciamento de projetos. Antes, porém, vale ressaltar que você não precisa fazer isso sozinho. Hoje, tanto os gerentes de projeto quanto os clientes têm acesso a alguns recursos realmente impressionantes e sérios. útil ferramentas de negócios digitais on-line.
Um dos softwares de gerenciamento de projetos digitais mais populares é o Hive, que oferece aos usuários várias funções essenciais para o equilíbrio eficaz de restrições, gerenciamento de mudanças e organização de equipes.
Os gerentes de projeto podem contar com o Hive para ajudá-los a planejar, gerenciar e acompanhar seus projetos. E como toda a plataforma é personalizável, as equipes podem configurá-la para dar suporte às suas preferências de fluxo de trabalho, seja uma abordagem de gerenciamento de projetos tradicional ou ágil ou qualquer outra.
Aqui estão alguns dos recursos mais notáveis que o Hive oferece:
- Visualização clara de recursos por meio de visualizações personalizadas, como a visualização de carga de trabalho
- Um rastreador de tempo global que funciona em qualquer lugar
- Uma série de modelos para gerenciar fluxos de trabalho de equipe
- Ferramentas de colaboração, como quadros brancos, visualização de bate-papo, comentários atribuídos e muito mais
- Recurso de e-mail no aplicativo que permite enviar e receber e-mails no Hive
- Acompanhe o progresso do seu projeto através de uma visualização intuitiva do quadro
- Gerencie tempo e recursos com gráficos de Gantt
Vamos dar uma olhada em como Hive pode ajudá-lo a implementar os ensinamentos do Triângulo de Gerenciamento de Projetos em vários cenários.
1. Gestão de custos
Em qualquer projeto, grande parte do orçamento inicial é rapidamente consumida, graças à ineficiência. Seja gastando muito tempo trabalhando em tarefas de baixa prioridade ou atribuindo recursos de maneira eficaz e reduzindo custos por meio da simplificação das atividades da equipe, o gerenciamento de custos é fundamental para manter um triângulo de projeto equilibrado.
Os recursos de gerenciamento de recursos do Hive são projetados especificamente para aumentar a eficiência de equipes de qualquer tamanho, especialmente aquelas que trabalham remotamente. Ele oferece recursos para ajudá-lo a visualizar os recursos rapidamente, melhorar a comunicação e colaboração da equipe e acompanhar o progresso.
2. Gerenciamento de tempo
Nem sempre é possível alterar um prazo definido e nem agilizar processos de terceiros, como entrega de materiais, por exemplo. Algumas coisas simplesmente estão fora de suas mãos. É por isso que, como gerente de projeto, é crucial gerenciar cuidadosamente seu tempoo cronograma geral do projeto e o tempo da sua equipe.
Hive oferece dois recursos exclusivos que permitem aos gerentes de projeto se destacarem no gerenciamento de tempo. Você e sua equipe podem usar o rastreador de tempo global do Hive, que funciona de forma ativa e retroativa. O rastreador de tempo está disponível em todos os dispositivos, incluindo smartphones o que significa que sua equipe pode acompanhar seu trabalho, não importa onde esteja, maximizando sua eficiência e minimizando interrupções no cronograma do seu projeto.
Além disso, você pode usar os modelos de carga de trabalho do funcionário para ajudá-lo a gerenciar o tempo da sua equipe, alocar recursos e reavaliar a capacidade de membros individuais da equipe assumirem novas tarefas semanalmente. Monitorar a carga de trabalho da sua equipe pode ajudá-lo a atribuir tarefas novas ou mais complexas a membros da equipe ou pessoas que estão ficando para trás ou sobrecarregadas com tarefas.
Bônus: modelos de planejamento de capacidade
3. Gerenciamento do escopo
Finalmente, para ser um gerente de projetos bem-sucedido, você deve ser capaz de negociar o equilíbrio entre custo e tempo, manipulando e gerenciando também o escopo geral do seu projeto. Isso pode significar expandir seu escopo se você tiver mais tempo e dinheiro em mãos do que pensava anteriormente ou reduzir o escopo em certas áreas-chave se estiver pressionado por recursos ou se seu prazo estiver se aproximando rapidamente.
Hive ajuda enormemente no gerenciamento de escopo com o modelo de escopo de trabalho Hive. Você pode usar este recurso para orientá-lo ao coletar e documentar o escopo, as entregas, os marcos do projeto e muito mais.
Além disso, você pode usar o modelo de detalhamento do escopo de trabalho do Hive para permitir que você divida de maneira organizada a versão macro das entregas do seu projeto em micro tarefas e marcos e acompanhe o progresso da sua equipe em cada uma delas.
Bônus: Software de Estrutura Analítica de Trabalho (EAP)
Comece a usar o triângulo do projeto e clique para gerenciar seus projetos
Sem um gerente de projetos eficaz, até mesmo os projetos mais simples falharão; o fracasso é medido pela extensão em que um projeto cumpriu ou não seu orçamento, prazo e escopo. Curiosamente, embora empresas e corporações maiores tenham gerentes de projeto dedicados em funções com o título, na verdade, toda empresa tem um.
Mesmo que o pequeno café independente da esquina da sua rua tenha apenas três funcionários, um deles atuará como gerente de projeto, provavelmente sem perceber.
E como toda empresa precisa de um gerente de projeto (e um bom gerente), é fundamental que todo gerente de projeto tenha acesso às ferramentas certas para o trabalho. O Project Management Triangle, combinado com software de gerenciamento como Hive, é uma combinação vencedora. 🤝
Escritor Convidado:
Veselin Mladenov é o gerente de conteúdo do ThriveMyWay.
Ele tem mais de 10 anos de experiência em marketing corporativo e vendas e decidiu seguir sua paixão por marketing digital e criação de conteúdo.
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