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Turbine sua lista de tarefas

Fui viciado em produtividade durante toda a minha vida. Lembro-me claramente de meu av√ī me dando um caderninho pautado quando eu tinha seis anos e lutando para soletrar corretamente ‚Äúprograma√ß√£o‚ÄĚ no topo de uma p√°gina.

Quando adulto, mergulhei em praticamente todos os sistemas que afirmam ter o caminho perfeito para maximizar meu tempo. Ent√£o, enquanto trabalhava em uma empresa de software, descobri o framework Agile conhecido como Scrum.

Este sistema foi originalmente projetado para ajudar as equipes de software a trabalharem melhor juntas, mas tudo é impulsionado pelo melhor amigo dos viciados em produtividade: uma lista de tarefas.

Mas n√£o qualquer lista de tarefas.

Uma vers√£o Agile, muitas vezes chamada de backlog, vem com distin√ß√Ķes sutis que a tornam muito mais poderosa do que aquelas que eu usava desde que eu, aos seis anos de idade, descobri a alegria de verificar as coisas.

Tendo usado um backlog por mais de seis anos, bem como implementado com dezenas de equipes Agile, não posso exagerar seu impacto. Portanto, seja você um solopreneur ou membro de uma equipe em dificuldades, veja como pegar sua enorme lista de tarefas e transformá-la em um backlog Agile.

Como funcionam os backlogs √°geis

A ideia central por trás de um backlog é tirar tudo da cabeça das pessoas e colocá-lo em uma lista visualizada e compartilhada. Dedicamos tempo extra à construção do backlog em momentos pré-determinados para evitar atrasos posteriores.

Embora √†s vezes possa ser um desafio conseguir esse tempo, pense em quantos projetos voc√™ iniciou apenas para v√™-los paralisados ‚Äč‚Äčno meio quando voc√™ percebeu que n√£o tinha todas as informa√ß√Ķes necess√°rias para terminar.

Reunir todos os envolvidos na realização do trabalho e garantir que todos concordem sobre o que pertence ao backlog economizará horas de tempo (e frustração).

Mas lembre-se, um backlog n√£o √© apenas uma lista de tarefas pendentes. √Č melhor.

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O backlog não é apenas um documento compartilhado que reflete a compreensão de todos sobre o trabalho, mas também é priorizado implacavelmente. Isso significa que o trabalho de alto valor vai para o topo. O trabalho de baixo valor cai para o fundo.

Com o tempo, à medida que você ou sua equipe terminam o trabalho do topo, um espaço é criado e um novo trabalho entra na posição superior.

Esse fluxo cont√≠nuo ajuda a manter o backlog din√Ęmico e refletido no que √© mais importante para voc√™ ou sua equipe a qualquer momento.

Criando um backlog bem ritmado

Para dar uma vis√£o mais completa dos backlogs e como eles funcionam, em meu livro “Mastering Marketing Agility”, uso a sigla PACED:

  • Priorizado
  • Preciso
  • Atual
  • Educado
  • Detalhado

Vejamos cada um deles.

Priorizado

Não pode haver prioridades lado a lado em um bom backlog. Ela deve ser priorizada implacavelmente, o que significa que há uma prioridade máxima, uma segunda prioridade e assim por diante, até a base.

A equipe (ou você mesmo, se for uma equipe de apenas um) sempre puxará o trabalho do topo da lista de pendências, então liste as tarefas mais importantes lá. O líder da equipe é responsável por manter a priorização com base no entendimento dos objetivos estratégicos maiores.

Em geral, as prioridades do backlog devem garantir que a equipe faça o trabalho certo na hora certa.

Preciso

O conte√ļdo de qualquer item do backlog deve refletir com precis√£o o entendimento atual daquele trabalho. Se novas informa√ß√Ķes surgirem ap√≥s a chegada dos dados, o item precisa de uma atualiza√ß√£o.

Se pensássemos que o vencimento seria no próximo mês, mas os requisitos de entrega mudaram, o item precisa refletir isso.

Atual

O backlog n√£o √© uma ferramenta do tipo ‚Äúconfigure e esque√ßa‚ÄĚ.

N√£o o refinamos uma vez por trimestre. N√≥s o atualizamos constantemente √† medida que novas informa√ß√Ķes surgem.

Quer um l√≠der de equipe opte por refinamento cont√≠nuo ou reuni√Ķes semanais recorrentes, o backlog nunca deve ficar desatualizado ou obsoleto.

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Educado

Em um ambiente Agile, uma parte importante do trabalho de um l√≠der de equipe √© buscar requisitos e especifica√ß√Ķes para o trabalho que sua equipe foi solicitada a realizar. Alguns dos elementos essenciais ser√£o revelados durante as sess√Ķes de planeamento, mas outros ter√£o de ser recolhidos antes do in√≠cio do trabalho.

Quando aceitamos que não podemos criar um plano perfeito antecipadamente, também temos que adotar a prática de ajustar continuamente os projetos em resposta aos dados recebidos. Todas essas atividades devem se refletir em um bom backlog.

Detalhado

As tarefas parecem diferentes dependendo de onde elas se enquadram no backlog. A equipe ou indivíduo que usa o backlog começará a trabalhar nas coisas de cima muito em breve, o que significa que essas tarefas precisam de um nível de detalhe muito maior do que as tarefas de baixo.

Na verdade, gastar muito tempo buscando informa√ß√Ķes sobre itens de baixa prioridade √© uma forma de desperd√≠cio, porque alguns deles podem nunca chegar ao topo da lista de pend√™ncias.

Embora o backlog represente quase todo o trabalho que conhecemos, queremos ser √°geis. √Ä medida que as coisas mudam, itens de baixa prioridade podem ser retirados. Eles tamb√©m podem ser atrasados ‚Äč‚Äčpor oportunidades emergentes. Em ambos os casos, n√£o precisamos nos preocupar em coletar requisitos detalhados para tarefas at√© que elas cheguem ao quarto superior do backlog.

Construindo e refinando seu backlog

Se você estiver em uma organização menor, onde não é necessário delinear o fluxo detalhado de trabalho, desde as estratégias executivas até as atividades da equipe, você pode gerar um backlog simplesmente listando todas as suas atividades futuras e priorizando-as impiedosamente.

Lembre-se de que seu backlog contém todo o trabalho que você está realizando, não apenas grandes projetos.

Quando é criado para uma equipe ou indivíduo que irá executá-lo no dia a dia, um backlog deve conter trabalho do tamanho certo. Em geral, isso significa que cada item de trabalho ou tarefa levaria alguns dias para ser concluído.

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√Č f√°cil ficar preso ao n√≠vel certo de granularidade, mas lembre-se de que nem todos os itens do seu backlog precisam ser exatamente do mesmo tamanho. Colocamos coisas em nosso backlog para obter visibilidade de todo o trabalho que poder√≠amos estar fazendo, o que nos permite priorizar essas coisas umas em rela√ß√£o √†s outras.

Os backlogs revelam o verdadeiro escopo do trabalho que uma equipe est√° realizando, permitindo-nos evitar solicita√ß√Ķes externas, se necess√°rio. Podemos alcan√ßar ambos os resultados sem precis√£o no tamanho das tarefas.

Um backlog com qualquer outro nome…

Em meu livro, abandonei o nome ‚Äúbacklog‚ÄĚ e, em vez disso, me referi a essa lista de tarefas sobrecarregada como fila. Eles funcionam praticamente da mesma maneira ‚Äď √© apenas uma quest√£o de marca.

Para algumas pessoas, ‚Äúatraso‚ÄĚ significa um lugar onde o trabalho morre. Denota neglig√™ncia ou trabalho hipot√©tico, quando na verdade √© o motor que impulsiona todo o trabalho que est√° sendo realizado.

Portanto, se o backlog vier com muita bagagem, sinta-se à vontade para renomear sua nova lista como fila ou qualquer termo que lhe seja adequado. Você pode descobrir que, agora que é muito mais produtivo, não importa muito como você chama sua arma secreta.